Как сделать контур диадок

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 05.10.2024

Как подключить ЭДО

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО.

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только перенести его из бумажного формата в электронный.
Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами.

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации.

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

Веб-версия. Не требует установки специального ПО, так как работает в любом браузере.
Модуль для 1С. Это модуль, позволяющий после установки работать в привычном интерфейсе 1С.
Интеграция с другими учетными системами. Можно интегрировать ЭДО в одну или несколько выбранных систем, например SAP, Oracle, Directum. То есть систему электронного документооборота можно интегрировать в учетную систему организации и автоматизировать процессы.

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО.

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т. д.

Документы для подключения

Документы для получения КЭП:

паспорт.
свидетельство/уведомление о постановке на учет,
свидетельство ОГРН,
СНИЛС,
заявление на выдачу сертификата (образец есть в сервисном центре).

документ о назначении,
доверенность,
учредительные документы,
договор на управление,
информационное письмо.

Полный перечень лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких центров указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Также операторы электронного документооборота могут выступать посредниками в получении КЭП, благодаря этому вы сможете подключиться к ЭДО быстрее.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

После получения КЭП можно подключиться к оператору ЭДО.

Отправьте заявление на подключение к ЭДО. Потребуется указать:
1. как компания будет использовать электронный документооборот — для обмена документами или только для получения,
2. Ф. И. О. и контакты ответственного лица,
3. название, ИНН, КПП организации.
Подробнее о заявлении расскажем дальше.

Заявление на подключение ЭДО

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.

Сколько стоит подключить ЭДО

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и получение входящих документов в Диадоке бесплатное. То есть если компании нужно только получать электронные документы, она может бесплатно подключиться к сервису.

Дальше организация выбирает тариф, по которому отправляет оператору ЭДО оплату за отправку документов. Стоимость рассчитывается в пакетах документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит отправка одного документа.

На сайте Диадока есть калькулятор, который поможет подобрать оптимальный тариф.

Платной является интеграция с информационными системами организации. Попробовать работу в ЭДО можно с бесплатной веб-версии сервиса. У нее простой интерфейс, а принцип работы напоминает электронную почту. Вам не придется тратить время на долгое обучение. С сертификатом КЭП можно сразу же подключиться и начать обмениваться электронными документами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Описание системы

Контур Диадок электронный документооборот позволяет решать важные вопросы компаний без дополнительных манипуляций. Система ДО позволяет формирование, отправку, получение и подписание бумажных аналогов документации, сила которой не снижается из-за электронного формата. Можно легко взаимодействовать не только с предприятиями, которые пользуются Контур.Диадоком, но также обмениваться данными с предприятиями, которые работают в другой программе, и государственными учреждениями. Например, отправлять отчеты для ФНС.

На данный момент система насчитывает более 1 500 000 компаний, которые активно пользуются сервисом. Даже имея на руках бумажный вариант документа, не составит труда перевести его в электронную версию и провести отправку адресату. Отпадает надобность в распечатке массы бумаг и ее подписании у руководителя. Сокращаются не только затраты на канцелярию и эксплуатирование оргтехники, но также оптимизируется и мобилизируется весь рабочий процесс.

На заметку! Существует множество аналогов Контур.Диадок, но этот сервис признан лучшим, и им пользуются даже налоговые органы.

Функциональные возможности

Пользоваться веб-версией можно при наличии сертификата, не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Ниже указаны основные преимущества работы через эту систему и возможности, которые открывает электронный документооборот:
- Возможно создание, отправка и получение электронной документации.
- Отличное взаимодействие с 1С. Не нужно производить ручной ввод данных, происходит самостоятельное формирование необходимых бланков и интеграция с бухгалтерской программой.
- Удобное интегрирование с другими информационными системами: SAP, Oracle, MS Dynamics, API.
- Достаточно создать учетную запись и пользоваться расширенным функционалом.
- Документы этой версии принимаются не только всеми крупными компаниями на территории РФ, но также российскими государственными учреждениями.
- Не требуется дублирование документации.
- Можно вносить коррективы в электронную версию бумаги и согласовывать изменения в дистанционном режиме.
- Получение отчетов с 1С.
- Легко контролировать процесс отправки и получения. Система всегда покажет статус документации и на каком этапе находится его рассмотрение.
- С помощью фильтров можно легко найти нужную бумагу.
- Осуществлять вход можно не только через стационарный компьютер, но также через мобильное устройство или планшет.
- Имеется личное хранилище данных.
- Есть возможность проводить согласование документации между отделами, не выходя из своего кабинета.
- Можно настроить маршрутизацию каждой бумаги.
- Интеграция с другими, аналогичными программами.
Важно! Есть возможность прослеживать действия других контрагентов. Если кто-то из других организаций искал документ, система сообщит об этом.

Принцип работы в системе

Чтобы произвести вход в личный кабинет, не требуется рутинной регистрации и согласования получения доступа. Для создания пароля потребуется только адрес электронной почты. Достаточно иметь КЭП – электронную подпись предприятия для заверения важных бумаг. Неважно, кем был выдан сертификат. Можно использовать подпись, которой бухгалтер подписывает отчеты для налоговых органов. Войти можно двумя способами: при вводе логина и пароля или с помощью КЭП. Ниже прописана подробная инструкция по работе в Контур.Диадок:

На заметку! Если компания еще не имеет КЭП, то электронную подпись получить несложно. Подобная процедура обойдется в районе 2000 рублей*.

Тарифы на использование Контур.Диадок

Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:
1. Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
2. За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
3. За 18600 руб. – 3000.
4. За 36000 руб. – 6000.
5. За 68400 руб. – 12000.
На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.

Как бы моя лень не заставляла меня максимально автоматизировать свою работу, некоторые аспекты оставались на допотопном уровне. Все дело в том, что невозможно какую-то технологию, упрощающую работу с клиентами и партнерами, но требующую использования обеими сторонами. Мои клиенты и партнеры, зачастую, не самые технологически продвинутые ребята, они и не в курсе, что что-то можно автоматизировать или упростить. А сам я не успеваю всем всё рассказать и показать, хотя работаю над этим =)) . Так вот – совсем недавно один из партнеров тонко намекнул, что не помешало бы использовать электронный документооборот! Одним из вариантов систем был Диадок от уже знакомой мне компании СКБ Контур (я уже использую Контур.Эльба, об этом вот тут – Бухгалтерия ИП – ведем самостоятельно с Контур.Эльба). Я не поверил своим ушам и сначала как-то не воспринял этот “запрос”, но потом одумался! Это предложение послужило хорошим пинком, чтобы наконец настроить себе электронный документооборот с Контур.Диадок.

Электронный документооборот с Контур.Диадок

В чем польза?

Главным мотивом для меня всегда служило желание ускорить и упростить работу с документам. Для начала хочу заметить основные плюсы использования электронного документооборота (ЭДО):
- Значительное ускорение обмена и согласования документов
- Отказ от “бумажных” версий документов
- Сохранение целостности документов, невозможность подмены.
- Возможность подписать документ где угодно, лишь бы был доступ к сети Интернет
Эти плюсы влекут за собой и другие полезные бонусы! Самый простой и понятный пример – экономия на бумаге и “краске” в принтере! А также не нужны папки и шкафы для хранения документов, никто не прольет на договор кофе и не потеряет “самый важный листок”. Также руководитель всегда может отследить движение документов, найти ответственных и вмешаться в процесс.

Что требуется для работы

Для очень привлекательным оказался тот момент, что система электронного документооборота Контур.Диадок работает через веб-интерфейс! Что также важно – работает без всяких дополнительных плагинов и специфических требований к браузерам! Это значит, что мы получаем возможность работать с документами в системе откуда угодно – круто ж ведь =) .

В моем случае для подписания документов используется ЭЦП от Контур.Эльба + подтверждение с помощью СМС. Но, отправив заявку, вы можете получить подходящую электронно-цифровую подпись и использовать ее где потребуется (нажмите, чтобю заказать ЭЦП )!

Как все выглядит и работает

Рабочий процесс заключается в том, что сначала нам требуется добавить контрагента в наш “список контактов”. Добавить можно с помощью поиска (есть возможность добавлять сразу несколько контактов по ИНН, загрузив список).

Список контрагентов, с которыми можно обмениваться документами

Отправленные документы и документы в работе

В списке можно нажать на нужный документ и просмотреть подробности

Документ на подписании

Сколько стоит

Начну с того, что все входящие документы бесплатны, это хорошо, а вот исходящие уже “платны”. Замечу, что оплачиваются исходящие только в том случае, если документооборот с ним был завершен. При регистрации дается промо-пакет на 50 исходящих документов, то есть можно потестировать систему и понять, подходит ли она! После исчерпания промо-пакета нужно будет связаться с поддержкой Диадок и оформить предоплачиваемый пакетный тариф индивидуально.

А дальше интегрирована форма заявки на подключение к системе. Также можно почитать более подробно об этой системе вот тут.

Сервис Контур.Диадок позволяет создавать электронные документы, такие как: счета-фактуры, акты и накладные, и обмениваться ими с Вашими контрагентами.

Обмен может также осуществляться документами, без строгой регламентации, они называются - неформализованные: отчеты, заявления, договора.

Все электронные документы подписываются квалифицированной подписью, после чего становятся юридически значимыми.

Согласование документов внутри компании

Данная функция работает и в модуле диадока в 1С.

Распределение входящих документов

Вы сможете настроить способы распределения входящих документов по Вашему усмотрению, указав отдел или конкретного сотрудника. Система анализирует реквизиты и направляет документы по выбранному Вами направлению, что в свою очередь значительно ускоряет процесс обработки и согласования документов.

Безопасное хранение документов

Ваши электронные документы хранятся на очень надежных серверах в России, что обеспечивает гарантированную их сохранность и надежность, а также исключает потерю информации. Это гораздо безопаснее, чем хранить документы на компьютере или в офисе.

Обращаем внимание, даже после окончания оплаченного периода, Ваши документы также будут храниться у нас в системе, и Вы в любой момент сможете скачать необходимый документ.

Приглашение контрагентов

Так как компании массово переходят на электронный документооборот (ЭДО), есть вероятность, что не все контрагенты ещё пользуются таким способом передачи документов.

Вы сможете проверить, кто их Ваших контрагентов уже пользуется системой, воспользовавшись поиском по ИНН и начать с ним сразу работать. Если контрагента нет в системе, Вы отправляете приглашение к обмену документами. После того, как контрагент принял приглашения, Вы сможете обмениваться друг с другом электронными документами.

Если у Вас будет установлен модуль Диадока для 1С, то информация о подключенных контрагентах к ЭДО будет видна прямо в 1С.

Безопасная передача документов

Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, что исключает потерю или подмену информации. Все документы подписываются КЭП (квалифицированной подписью), которая обеспечивает максимальную надежность информации и именно после подписания подписью, документы юридически значимы.

Поиск документов

Вам будет доступен удобный поиск документов в системе Контур.Диадок, благодаря чему, можно легко найти нужный документ, даже если их тысячи. Всю информацию можно выгрузить и в Excel.

Читайте также: