Как сделать кофе брейк
Обновлено: 07.07.2024
Удивительно, но факт: успех любого бизнес-мероприятия в значительной степени зависит от умелой организации кофе-брейка. За чашечкой кофе можно в неформальной обстановке обсудить важные моменты с коллегами, достичь консенсуса и расставить для себя важные акценты. Человеческая психология такова, что чем комфортнее вы чувствуете себя во время кофе-брейка, тем эффективнее весь бизнес-ивент в целом. Несколько подсказок, как организовать кофе-брейк.
1. Создайте атмосферу
2. Выбирая меню, учитывайте время года
Зимой и осенью кроме кофе следует предложить чай и какао, и позаботиться о наличии не только легких, но и сытных закусок. Поздней весной и летом не забудьте об освежающих соках. Вода, как газированная, так и негазированная, должна подаваться всегда.
3. Тщательно отбирайте чай
Будьте осторожны с экзотическими или травяными вариантами, во избежание аллергических реакций или излишне расслабляющих добавок. Включайте их в меню только наряду с классическим черным и зеленым. Помните о сахаре и сахарозаменителях, сливках, молоке и лимоне.
4. Продумайте меню
Разумеется, оно зависит от вашего бюджета. Тем не менее, минимальный набор должен включать по крайней мере пару видов холодных и горячих закусок и десерт. Чтобы столы не выглядели уж слишком лаконично, выбирайте закуски и десерты не одного вида, а ассорти-варианты. А если бюджет позволяет, добавьте фруктов и уникальных деликатесов. У нас вы найдете готовые наборы и обслуживание с учетом ваших финансовых возможностей.
5. Производите впечатление
В случае организации мероприятия с участием иностранных партнеров, выбирайте кейтеров, имеющих в своем меню как привычные им интернациональные, так и русские национальные закуски.
6. Гармонично выдерживайте кофе-брейк в стиле ивента
Для презентации в сфере индустрии здоровья, будет уместен выбор ресторана, специализирующегося на полезной еде. Для семинаров и тренингов, требующих мозговой и физической активности, выбирайте меню с повышенным содержанием углеводов и протеинов. Организуя кофе-брейк краеугольной для вашего бизнеса встречи, учитывайте предпочтения и вкусы приглашенной стороны. Мы поможем с выбором.
История возникновения
Первый кофе-брейк состоялся в 1936 году в рамках рекламной кампании, проведенной производителями кофе из Америки, Канады и других стран. Вскоре традиция была перенята европейцами, а в России кофе-брейки появились только в конце прошлого века. Сначала кофейные перерывы в мероприятиях взяли на вооружение столичные организаторы, которые по достоинству оценили прибыльность бизнеса по проведению кофе-брейков. Московский опыт переняли предприниматели всей страны, и сегодня фирмы, предлагающие услуги по организации кофейных пауз, есть в каждом крупной городе России.
Для чего нужны кофейные паузы
Многочисленными научными исследованиями доказано, что человек не может слишком долго с одинаковой эффективностью воспринимать информацию. Для стимулирования внимания необходимо периодически отвлекаться, расслабляться и переключать внимание, тогда следующий этап восприятия будет полноценным. Перезагрузки в виде кофе-брейков происходят в неформальной обстановке, сопровождаются общением и, в то же время, позволяют получить новый заряд бодрости от чашечки кофе или чая и слегка подкрепиться, съев пирожное или бутерброд.
Опытные лекторы прекрасно знают, что через 40 минут внимание аудитории ослабевает, поэтому необходимо разнообразить выступление занимательным фактом или отвлеченной информацией. Критическая продолжительность лекции – полтора часа, по истечении которых слушатели испытывают не только сложности с усвоением материала, но и физическую усталость.
Кофейные перерывы удобны, так как присутствующие могут сменить обстановку, не удаляясь далеко от места проведения мероприятия. Неофициальная атмосфера совместного отдыха за чашкой бодрящего напитка нередко позволяет деловым партнерам достичь договоренностей и прийти к общему решению по спорным вопросам. В бизнес-среде давно оценили значение кофе-брейков как площадки для непринужденного продолжения деловых переговоров, в ходе которых сложные ситуации не кажутся безвыходными – приятный аромат напитка и легкие лакомства расслабляют участников и настраивают их на поиск консенсуса.
Сигналы к объявлению кофе-брейка
Правила проведения кофе-брейка
Кофе-брейк проходят в формате фуршета — напитки, выпечка, фрукты находятся на общем столе. От продолжительности мероприятия зависит количество кофейных пауз. Если конференция или деловая встреча продолжается восемь часов, нужны три перерыва, два из которых лучше устроить в послеобеденное время.
1. Меню
Кроме обязательного кофе, предложите гостям чай, безалкогольные напитки, коктейли. Список желательно обсудить с менеджерами отеля, конференц-зала, тренинг-центра, в котором проходит мероприятие. Выбор меню во многом определяется составом участников встречи, необходимо учесть возраст, пол и даже религиозную принадлежность аудитории. Летом предложите гостям фрукты и натуральные соки, а зимой будут уместны более сытные мясные блюда.
2. Помещение
В идеале кофе-брейк следует устраивать в помещении, находящемся рядом с местом проведения мероприятия. В этом случае, занимаясь подготовкой стола, вы не отвлечете гостей. Если график мероприятия плотный, а встреча носит конфиденциальный характер, первую кофе-паузу проведите в зале. Выберите достаточно просторное и уютное помещение, чтобы все желающие могли в комфортных условиях выпить чашку кофе и отдохнуть.
3. Время кофейных перерывов
Видео: ДЕШЕВО, но НЕ СЕРДИТО или по Азии ЗА КОПЕЙКИ!/Кофе брэйк
4. Сервировка
Сервировка зависит от количества участников и особенностей помещения, но даже на многолюдном мероприятии у всех гостей должна быть возможность беспрепятственно подойти к столу, взять чашку с кофе или чаем и выпить его без тесных контактов с окружающими. Всем присутствующим должно хватить чашек, салфеток и приборов. На столы обязательно поставьте охлажденную воду, фрукты вымойте и порежьте удобными порциями. При сервировке не пренебрегайте эстетической составляющей. Красиво и профессионально накрытые столы ясно продемонстрируют гостям, что о них позаботились, а внимательное отношение располагает к взаимопониманию.
Обычно на кофе-брейках принято предлагать гостям растворимый кофе. И хотя любителей этого напитка становится все меньше, поставьте на столы банки с дорогим кофе от хорошего производителя. При наличии кофемашины для эспрессо обязательно приготовьте толстостенные керамические чашки. Кстати будут сливки и холодная вода без газа.
Организация кофе брейков сегодня – абсолютная норма для посетителей мероприятий и большая головная боль для организаторов. Профессиональные кейтеры знают, все это устроено и с удовольствием делятся своими секретами.
Традиции кофейных перерывов
Традиция устраивать перерывы в работе, во время которых происходит распитие кофе, насчитывает уже почти сто лет. Ее родина – Соединенные Штаты Америки. Первоначально это предложение было выдвинуто учредителями панамериканского консолидирующего бюро компаний по изготовлению кофе с целью увеличения потребления и продажи кофе. Но идею оценили также устроители различных конференций и семинаров, особенно, если в подобной роли выступали крупные компании.
Необходимость таких пауз даже имеет научное обоснование. Исследования показали, что после двух часов работы, связанной с усваиванием информации, человек теряет внимание и концентрацию. Кофе-брейки, продолжительность которых планировалась в пределах 10-40 минут, не только позволяла мозгу отдохнуть, но и повышали эффективность встреч и конференций. Ведь во время этих пауз участникам было доступно свободное общение, в ходе которого возникали новые идеи, завязывались новые контакты и находились единомышленники.
В результате экономический эффект значительно превышал расходы на чай, банки с кофе, сливки, сахар и печенье, что и позволило данной традиции прекрасно дожить до наших дней. Более того, первоначальное значение этих мероприятий уже совсем забылось, выработались современные традиции его проведения, а ассортиментный перечень со временем значительно расширился.
Формат кофе-брейк
Кто только не устраивает кофе-брейки! И когда только их не устраивают! Подобные мероприятия можно встретить:
- в программе семинаров и конференций;
- в процессе различных рекламных мероприятий, проведение которых подразумевает людское присутствие;
- в бизнес-залах аэропортов и железнодорожных вокзалов;
- во время спортивных состязаний, премьер в кинотеатрах, открытия выставок и других культурно-спортивных событий.
Проведение подобных мероприятий, как правило, подчиняется нескольким правилам, выработанным годами, но все равно являющихся негласными:
- количество кофе-брейков напрямую связано с продолжительностью мероприятия;
- на их проведение отводится от 20 до 40 минут;
- проводятся они в максимально демократичной форме – фуршета. Участники сами выбирают себе еду и напитки, свободно перемещаются по помещению. Наличие столов не предусмотрено;
- меню включает в себя чай, кофе, воду и легкие закуски.
Наибольшей вариативности подвержен последний пункт. В ряде случаев в меню включаются и спиртные напитки. Крупные компании могут значительно его расширять, использовать напитки и продукты высшего качества, изыскано сервировать фуршетный стол и украшать его, даже привлекать официантов.
Особенности организации и проведения кофе-брейк
Понятно, что провести кофе-брейк для пяти участников корпоративного совещания легко силами самой компании. Совсем другое дело – организовать мероприятие на несколько сотен участников. Тут уже без помощи профессионалов не обойтись. В крупных городах выбор специализированных кейтеринговых компаний достаточно широк. Именно они занимаются всеми вопросами организации и проведения кофе брейков с большим количеством участников. Подобные услуги обязательно входят в список предложений таких компаний.
Кейтеринговые компании берут на себя составление меню, доставку продуктов, сервировку столов, украшение помещений. Зачастую ее сотрудники выполняют функции официантов: разливают напитки и предлагают закуски. От них требуется быть приветливыми и соблюдать вежливость, а от самой кейтеринговой компании – строго соблюдать все установленные договором моменты, включая полноту меню и достаточность продуктов и напитков.
Еще одной важной составляющей успеха такого мероприятия, как кофе-брейк, является выбор пространства для его проведения. Нередко таковыми являются коридоры и холлы. Это не всегда удобно, хотя позволяет выполнить основные требования, которые предъявляются организаторами:
- отсутствие конкретного места для каждого конкретного участника;
- полная самостоятельность в выборе продуктов и напитков;
- создание для участников ощущения свободного пространства и легкого доступа к столам
- отсутствие необходимости далеко удаляться от зала заседаний
Иногда, особенно если встреча носит конфиденциальный характер или имеет крайне плотный график, кофе-брейк проводят, не отходя от рабочего места.
При наличии такой возможности, крайне желательно учитывать вкусовые предпочтения участников кофе-брейка, чтобы предложенное меню было одинаково комфортным для всех. Если такой возможности нет, то оно должно быть достаточно широким, чтобы никто не чувствовал себя ущемленным: ни иудеи, ни мусульмане, ни мясоеды, ни вегетарианцы.
Не надо забывать, что зачастую от успеха подобных мероприятий зависит судьба перспективных договоров и контрактов.
Ароматом кофе и аппетитной выпечкой всегда сопровождается Coffee-break, традиции которого в России, мы предлагаем рассмотреть поближе. Кофе-брейк или кофейная пауза обычно организуется во время деловых мероприятий или коротких приемов. Пауза по регламенту длится не более 40 минут, максимум 1 час. Во время кофе-брейка участники делового мероприятия могут передохнуть, выпить кофе, перекусить и пообщаться в непринужденной обстановке, поделиться опытом, обсудить бизнес или, наоборот, неформальные вопросы.
Если вы планируете проведение конференций, выставок, семинаров, деловых встреч, тренингов или презентаций, без кофе-брейка вам, скорее всего, не обойтись. А если ваше событие будет длиться целый день, то следует запланировать сразу несколько пауз.
Посмотрите и выберите готовые варианты кофе-брейка
Как организовывается кофе-брейк?
Как правило, для кофе-брейка выделяется отдельное помещение, где удобно расставляются коктейльные столы и фуршетные линии. При дефиците пространства кофе-брейк может организовываться в том же помещении, что и основное мероприятие, в таком случае зона, в которой он проводится, должна быть выделена визуально при помощи особой расстановки мебели и ширм.
Основная задача кофе-паузы – непринужденный короткий отдых гостей, здесь нет необходимости плотно накормить людей или усадить их за банкетные столы. Для быстроты обслуживания, еда расставляется на шведской линии и гости сами выбирают понравившиеся блюда и напитки, и располагаются за коктейльными столами. По такому принципу можно организовать кофе-брейк на несколько сотен и даже тысяч гостей.
Выбираем напитки и закуски
Помимо кофе, несмотря на название мероприятия, во время паузы подают большой ассортимент напитков: чай, минеральную воду, соки, вино.
Кофе на хорошем кофе-брейке готовят в профессиональной кофемашине, однако в определенных случаях допустим и растворимый. На больших мероприятиях кофе могут сварить заранее, чтобы максимально быстро обслужить всех гостей.
Для дневных кофе-брейков можно предложить легкий обед с выбором блюд. Однако, несмотря на ассортимент, который вы выберите, следует помнить, что за короткое время ваши гости, вряд ли съедят более 600 г еды, поэтому заказывайте правильное меню.
Особенности обслуживания
Основной принцип кофе-паузы – самообслуживание. Официанты в основном следят за порядком на фуршетной линии и убирают посуду после гостей. На более статусных мероприятиях официанты могут предлагать напитки гостям, передвигаясь по залу с подносом. Что касается подачи горячих напитков, их участники могут наливать сами. Однако хорошим тоном и более безопасным способом для гостей будет обслуживание с помощью бариста или официантов.
Учитываем цели мероприятия
Кофе-брейки, при всей их кажущейся неформальности, могут оказать довольно серьезное воздействие на ваших партнеров или клиентов, хорошо известно, что профессионально организованный кофе-брейк способен благоприятно повлиять на результаты переговоров и деловых встреч.
Чтобы у участников после вашего мероприятия остались только положительные впечатления, нужно продумать и учесть при организации все детали, в чем вам поможет профессиональная кейтеринговая компания. Ведь чтобы во время кофе-брейка участники могли отдохнуть, расслабиться, обсудить информацию, и, возможно, принять какие-то решения, они действительно должны отдохнуть за чашечкой кофе. Часто после такого перерыва люди готовы смотреть на ранее обсуждаемые вопросы по-новому, а затем принимать оптимальное решение.
Читайте также: