Как сделать календарь занятости

Обновлено: 07.07.2024

Мы уже рассказывали о Google Календаре и его возможностях, а теперь подготовили статью про Яндекс.Календарь — как его создать и настроить, какие у сервиса функции.

Советуем прочитать оба обзора и сравнить, какой календарь удобнее и больше подходит для ваших задач.

Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
Подключиться можно самому за 1 день.
Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.

Что такое Яндекс.Календарь и как его использовать для планирования

Яндекс.Календарь — простой минималистичный инструмент планирования. В нем можно создать сколько угодно календарей с карточками задач, настраивать уведомления, подключать коллег и друзей для совместной работы.

Чтобы создавать и редактировать календари, нужно иметь учетную запись в Яндексе.

Возможности, функции и настройка Яндекс.Календарь

Расскажем подробнее о возможностях календаря. Как его настроить и использовать.

Создание календаря

При входе в сервис открывается дефолтный пустой календарь — можно сразу работать с ним или создать новый. Текущий день отмечается серым цветом. В левой панели также есть обычный календарь, где можно выбрать дату — в нем текущий день отмечается красным кружком.

По умолчанию в календаре отображается текущая неделя с датами и временем, но можно настроить показ одного дня и месяца. Также календарь можно отобразить в виде расписания задач.

Пишем название календаря, выбираем цвет, настраиваем уведомления. Их можно получать моментально при создании событий, а также за час, день, неделю до события (количество часов, дней и недель вы устанавливаете сами, по умолчанию стоит 1).

Здесь же указываем, как именно будем получать уведомления — по почте, через SMS или протокол CalDAV (позволяет работать с календарем с мобильного через приложение-календарь или мобильный сайт).

Добавление события в календарь

События можно добавлять двумя способами:

Ниже можно сразу добавить новых участников — нужно ввести их имена или почту.

Важно: можно выслать приглашение пользователю любого почтового сервиса, а не только Яндекс.Почты — ему будет предложено добавить событие в свой календарь.

Занятость отображается не только по событиям из вашего календаря, но и по другим календарям. Например, вы пригласили участника на событие, но у него есть свой календарь, при создании которого он тоже указал отметку занятости. Допустим, этот участник создал событие на одну и ту же дату с вами. Или его уже пригласили на другое событие. Когда вы попытаетесь добавить этого участника к карточке, он будет отмечен в графике, как занятый.

Если нажать на значок шестеренки в карточке, можно включить дополнительные настройки встречи — участники, уведомления, статус, видимость, доступ.

Также можно перейти к полной форме настроек — здесь заполняем поля так, как при первом способе.

Приглашение участников на событие

Импорт и экспорт календарей и событий

Можно обмениваться событиями из разных календарей — импортировать в Яндекс.Календарь и экспортировать из него. Форматы для экспорта: iCal, HTML и протокол CalDAV, для импорта — файл в формате *.ics (iCal). Также можно импортировать события при помощи внешней ссылки.

Экспорт.

Наводим курсор на название календаря, в правом углу появится значок шестеренки — жмем на него.

Выбираем формат экспорта, копируем соответствующую ссылку и добавляем в календарь на другом сервисе.

Импорт.

Как поделиться календарем

В Яндекс.Календаре предусмотрено несколько прав доступа:

просмотр открытых событий;
просмотр всех событий;
просмотр и создание новых событий;
редактирование содержимого календаря.

Список дел

Эта функция позволяет создавать ежедневный To-Do лист. Находится в правом верхнем углу календаря — квадрат с галочкой.

Общие настройки

Рядом со списком дел и фото профиля находятся общие настройки календаря — значок шестеренки. Здесь есть 2 вкладки — настройки и уведомления.

В настройках указываем первый день недели и начало дня (удобно, если рабочая неделя начинается не с понедельника), ниже настраиваем часовой пояс и что показывать в календаре.

В уведомлениях указываем почту и телефон для уведомлений, настраиваем отключение напоминаний, приглашения на встречи и уведомления о запланированных/просроченных делах.

Заключение

Яндекс.Календарь подходит, как для решения ежедневных задач, так и для планирования простых бизнес-процессов (например, записей на встречи, назначения времени конференций). Для более сложных задач советуем использовать канбан доски и CRM-системы.

Календарь занятости - сервис, позволяющий вам получать самые актуальные обращения от потенциальных клиентов.

По статистике большинство посетителей Горько! - ваши потенциальные клиенты, которые при работе с каталогом применяют фильтр по дате мероприятия. Это позволяет получить актуальную информацию о подходящих свободных специалистах.

В этой статье:

Как это работает?

Предположим, что на 7 и 14 августа вы уже взяли заказ. Даты заняты. Выбираем в списке месяц август.

Ниже в открывшемся календаре кликаем на 7 и 14 августа.

Вуаля, даты отмечены как занятые.

Для удобства вы можете добавить информацию о событии с указанием

Варианты типов событий зависят от указанных вами специализаций. Если, допустим, у вас указана только свадебная специализация (для фотографов), то вы сможете сделать запись только о свадьбе.

времени занятости (интервал занятости или весь день)
локации
необходимой информации в поле “заметки”

Вся указанная информация о событии видна только вам.

Когда необходимо обновлять даты?

По мере их заполнения. Лучше всего не позднее двух дней после того, как дата бронируется.

В любом случае не реже одного раза в две недели следует проверять правильность указанных свободных дат.

Какими бывают статусы календаря?

Достоверно - когда календарь заполнен подробно, и мы считаем что информация в нем соответствует действительности.

Сомнительно - когда указанной в календаре информации недостаточно для уверенности модератора в достоверности, и она периодически проверяется.

Не заполнено - в календаре либо вообще нет занятых дат, либо их минимальное количество для признания его достоверным.

Устарело - когда календарь не обновлялся более 14 дней.

Заблокировано - календарь проверен модератором и признан недостоверным.

Я готов получать обращения на любые даты, зачем вообще такие сложности с заполнением дат?

Как правило, не менее половины исполнителей на конкретную дату заняты. Если в поиске по этой дате мы будем показывать только достоверно свободных, пользователи смогут выбрать тех, кто им подходит, и вы получите больше потенциальных клиентов.

Если же мы будем показывать всех исполнителей без указания занятости, то потенциальный клиент, связавшись с первым же исполнителем, который окажется занят, разочаруется в сервисе, и вы получите в разы меньше целевых обращений.

За что могут заблокировать календарь занятости?

Свободные даты блокируются, если они заведомо недостоверные. То есть вы не просто не обновляли календарь, а заполнили его, понимая что указываете недостоверную информацию.

Как это проверяется:

Модератор проверяет календарь занятости и может определить что он заведомо недостоверен. Например, все пятницы на весь год свободны.
Календарь занятости на Горько! и в ваших соцсетях противоречат друг другу (только в том случае, если вы публикуете календарь в соцсетях).
Если пользователи сайта жалуются, что указанные у вас свободные даты на самом деле заняты и мы можем это проверить.

Что будет если у меня заблокируют календарь занятости?

Блокировка календаря никак не влияет на остальной функционал сайта. Ваш профиль продолжает отображаться на сайте так же, как и раньше.

Единственное ограничение - данные, указанные в вашем календаре, игнорируются.

Что делать если у меня заблокировали календарь занятости?

Первая и вторая блокировка устанавливается на конкретное время, указанное в верхней части страницы. В третий раз блокировка бессрочна.

Обратите внимание, что только один раз вы можете снять блокировку самостоятельно.

Для этого необходимо:

Мы надеемся, что каждый из вас серьезно отнесется к заполнению календарей.

Это важно! Как для нас, так и для вас. Клиент, получивший актуальную информацию — довольный клиент!:)

Расписание – важная часть нашей жизни. С помощью расписаний мы не только распределяем наше время, но и уменьшаем стресс, оцениваем наш прогресс в выполнении работы и готовим себя к непредвиденным событиям.

Не важно, создаете ли вы список дел или планируете мероприятие. Чем бы вы ни занимались, расписание поможет следовать намеченным целям и не упускать ничего из виду.

Шаблон – самый простой способ создания расписания. В этой статье вы найдёте описание самых лучших шаблонов расписания на день, неделю и месяц в Excel, а также пошаговые инструкции по поиску подходящих для ваших задач шаблонов и их индивидуальной настройки.

Вы также узнаете, как использовать шаблон расписания в Smartsheet, инструменте для управления работой на основе электронных таблиц, который позволяет создавать расписания быстрее, чем в Excel, предлагая при этом больше параметров форматирования и возможностей сотрудничества.

Загрузите шаблон расписания на день, неделю или месяц в Excel

В Excel можно найти большое количество шаблонов расписаний, включая расписания на месяц, неделю и расписания с заметками. Эти шаблоны уже содержат форматирование, так что вам нужно лишь добавить в них свои данные.

Как же узнать, какой из доступных шаблонов расписаний самый простой в использовании? Мы уже просмотрели существующие шаблоны и нашли самые лучшие шаблоны расписания на день, неделю и месяц в Excel.

Узнайте, как повысить производительность с помощью Smartsheet

Посмотрите демонстрационный ролик, чтобы узнать, как эффективно управлять своими командами, проектами и процессами в режиме реального времени в Smartsheet.

Шаблон расписания на неделю в Excel

В шаблоне расписания на неделю в Excel каждый день разбит на утро, день и вечер, поэтому вы сможете настроить размеры необходимого для каждой из этих частей места.

Основные способы использования:

Расписание занятий в школе/университете: расписание занятий представляет собой высокий уровень просмотра всех ваших занятий. Вы можете быстро заполнять расписание сведениями о предметах, такими как название предмета, номер аудитории и время проведения занятий, и таким образом лучше управлять своим временем в течение недели.
Расписание домашних работ: организуйте список ваших дел по хозяйству. Для этого распечатайте шаблон расписания на неделю, заполните его ежедневными задачами, например, уборка пылесосом, влажная уборка, уборка пыли, а затем назначьте ответственного за выполнение каждой задачи члена семьи.
Расписание смен работников: с помощью расписания смен работников вы всегда будете уверены, что работники выходят на работу по правильному расписанию. Назначайте рабочие часы для каждого работника и определяйте их рабочее место или должность (менеджер, кассир, техническая поддержка, работа в приёмной). Вы даже сможете добавить столбец с выработкой часов за неделю для каждого работника.
Маршрут путешествия: с маршрутом путешествий на неделю вы никогда не пропустите самолёт, поезд или автобус. Отслеживайте места отправления и прибытия, номера рейсов, местоположения аэропортов, бронь гостиничных номеров и многое другое. Все важные данные будут находиться в одном месте, а вы никуда не будете опаздывать.
Расписание проекта: координируйте задачи, конечные результаты, сроки выполнения, исполнителей и другие элементы проекта при помощи расписания проекта. Будьте уверены, что ваш проект будет выполнен в срок и управляйте распределением ресурсов.

Шаблон расписания на день в Excel

Шаблон расписания на день обычно охватывает также субботу и воскресенье и включает длительность в часах с 30-минутными интервалами. Такой тип расписания предлагает наиболее детализированное представление, позволяя вам отслеживать даже самые мелкие задачи в течение дня.

Основные способы использования:

Личный планировщик встреч/совещаний: управляйте всеми вашими ежедневными личными встречами и совещаниями. Расписание на день можно распечатать и носить с собой, чтобы оно всегда было под рукой.
Планировщик списка задач: вместо того, чтобы записывать все ваши задачи в нескончаемый список, разбейте их на части и распределите по дням недели, чтобы вы каждый день точно знали, что нужно сделать. Назначайте задачи на разное время дня и вычёркивайте уже сделанные.
Расписание кормления ребёнка: записывайте точное время кормления вашего малыша в течение дня, чтобы придерживаться правильного графика. Вы также может отслеживать длительность кормления и добавлять общее количество кормлений в день.

Шаблон расписания на месяц в Excel

Шаблон расписания на месяц предлагает очень подробную детализацию целого месяца. Каждому из 12 месяцев в 2016 году отведена отдельная вкладка файла Excel.

Основные способы использования:

Сезонное техническое обслуживание: напоминайте себе о том, что подошло время сменить фильтры или масло в машине, подготовить дом или дачный участок к зиме, заменить батарейки в пожарных извещателях и т.д. при помощи расписания сезонного обслуживания. Добавьте все элементы для отслеживания в начале года и повесьте расписание в вашем гараже или на холодильник.
Планировщик меню на месяц: планируйте ваши приёмы пищи на целый месяц с помощью планировщика меню. Запишите ваши идеи для завтрака, обеда, полдника и ужина для каждого дня месяца, распечатайте это расписание и используйте его как список покупок, когда вы в следующий раз пойдёте в магазин.
Расписание мероприятий: используйте расписание мероприятий на месяц для координации десятков запланированных мероприятий и задач. Добавляйте сроки выполнения и исполнителей, чтобы убедиться, что вы не выбиваетесь из графика.

Шаблоны расписаний на неделю в Smartsheet

Эти шаблоны расписания на неделю охватывают все 7 дней недели, с понедельника по воскресенье. Многие шаблоны используют иерархии для организации информации, содержащие дочерние строки, которые вы можете свернуть или развернуть, чтобы спрятать или отобразить нужные даты или задачи.

Все эти шаблоны подчёркивают функции Smartsheet по организации сотрудничества. Например, в расписании занятий на неделю вы можете выбрать цветовой код для занятий, так что вы сможете быстро визуально представить ваше расписание на неделю. В шаблоне планировщика обедов вы можете добавлять ссылки на любимые рецепты для быстроты доступа, а в расписании уборки дома на неделю, вы можете назначать домашние дела определённым людям, чтобы всей семье было чем заняться.

Шаблоны расписания на день в Smartsheet

Шаблоны расписания на месяц в Smartsheet

Эти шаблоны включают в себя все месяцы 2016 года, и вы сможете сами определять, сколько места вы хотите отвести для каждого месяца путём добавления или удаления строк. Если вы хотите изменить какую-либо дату в расписании (например, вам нужно изменить год), просто введите первые несколько дат вручную, затем выделите эти ячейки и перетащите правый нижний угол выделенной группы ячеек вниз для автоматического заполнения.

Добавляйте обсуждения непосредственно в шаблон расписания проекта, чтобы разгрузить ваш ящик электронной почты, автоматически создавайте динамичные диаграммы Ганта и используйте символы, чтобы быстро сообщать о текущем статусе, приоритете и прогрессе.

Какой шаблон расписания использовать?

Итак, подходящее вам расписание выбрано. Это может быть расписание на день, неделю или месяц. Теперь вам необходимо определить структуру, тип длительности (понедельник-пятница или суббота-воскресенье), настроить параметры предоставления доступа и печати. Все эти факторы следует принимать во внимание, поэтому выбрать, какой шаблон использовать, может быть не так уж и просто.

При поиске подходящего шаблона обратите внимание на следующее:

1. Временной промежуток или длительность расписания.

В первую очередь, необходимо определить, какое расписание вам требуется: на день, неделю или месяц. Расписание на день – единственный шаблон, который содержит длительность в часах (с интервалами в 30 минут), длительность расписания на неделю представляет собой разбивку на утро, день и вечер, в то время как шаблон на месяц содержит минимальную степень детализации – длительность измеряется в днях.

Выбор подходящего для типа шаблона зависит от событий, задач и проектов, которые нужно будет отслеживать при помощи расписания. Например, если вам нужно структурировать список задач или встречи, лучше всего подойдут расписания на день. Если же необходимо отслеживать более длительные задачи или повторяющиеся события, вам нужен шаблон, охватывающий больший временной промежуток.

2. Кто будет пользоваться этим расписанием?

Если вы планируете предоставлять доступ к документу более чем одному человеку, мы рекомендуем найти онлайн версию этого шаблона, чтобы вам было удобнее предоставлять доступ, сотрудничать и редактировать документ в реальном времени. Если же это будет ваш личный документ, убедитесь, что вы нашли шаблон с наиболее подходящими для ваших задач вариантами индивидуальной настройки и возможностями печати.

3. Какие события и проекты необходимо отслеживать?

Вы можете выбирать степень детализации для длительности вашего расписания, но вы также должны определить, какие детали необходимо добавить в ваш шаблон, и количество элементов, которые шаблон должен отображать.

Чтобы понять, насколько сложными и детализированными будут ваши события или проекты, запишите на лист бумаги несколько событий, которые вы планируете добавить в расписание. Укажите все детали, которые вы хотите отметить в расписании (название задачи, подробные сведения, ответственное за исполнение лицо, срок выполнения, местоположение, контактные данные и т.д.). Это упражнение поможет понять, сколько места находимо иметь в вашем расписании. Если достаточно только верхнего уровня детализации, вы можете использовать расписание на месяц. Если же вы отслеживаете несколько задач каждый день, стоит подумать об использовании шаблона расписания на день.

Как индивидуализировать ваш шаблон в Excel

Сделать настройки вашего расписания на день, неделю или месяц индивидуальными в Excel очень просто. Вы можете выбрать цветовой код для определённых элементов, например, для приёмов у доктора или дней рождения, или изменить тип и размер шрифта. Вы также можете добавить логотип в календарь, если вы используете его во время работы с клиентами.

1. Форматирование шрифта

2. Изменение цвета

Вы можете изменить цвет шрифта или фона вашего расписания. Использование цветового кода может быть полезным для выделения определённых мероприятий или задач.

Чтобы изменить цвет фона целой строки, кликните по иконке в виде ведёрка с краской, а затем выберите цвет заливки.
Чтобы выбрать цветовой код для мероприятия, поместите информацию о задаче или встрече в поле даты. Затем выберите текст, кликните по иконке в виде ведёрка с краской и выберите подходящий цвет заливки.

3. Добавление изображения

Придавайте вашему расписанию индивидуальность, добавляя изображения, например, логотип вашей компании.

Если вы хотите добавить логотип или изображение в верхнюю часть расписания, вам может понадобиться вначале добавить место для размещения этого элемента.

Теперь у вас есть дополнительное пустое место в верхней части, чтобы разместить ваше изображение.

Шаблоны расписаний: доступные для печати или онлайн

В дополнение к выбору самого лучшего шаблона расписания для ваших задач вам необходимо будет решить, какие возможности для печати и совместного использования онлайн будут у этого шаблона.

Многие люди распечатывают свои расписания и потом вешают на стену или холодильник. Если же речь идёт о планировщике списка задач к выполнению или персональных встреч и совещаний, многие хранят их в своём бумажнике или сумочке для удобства доступа и использования.

Распечатанное и доступное всем расписание может быть полезным, но в целом бумажный календарь с большей вероятностью сделает вашу жизнь более хаотичной и неорганизованной. Если вы забудете или потеряете календарь, вам придётся начинать всё с самого начала. Если кто-то захочет отредактировать или добавить данные в календарь, вы не будете знать, кто внёс эти изменения, если только вы не сможете узнать этого человека по почерку. И наконец, место в таком календаре всегда ограничено, он быстро заполнится и будет выглядеть неопрятно, с большим количеством изменений и дополнений.

Если вам нужен гарантированный доступ к вашему расписанию в любое время суток, выберите решение для сотрудничества на основе облачных технологий. Вам необходимо наличие возможности в любое время просматривать и редактировать ваше расписание на смартфоне или компьютере.

Кроме того, перенеся расписание в облако, вы сможете сэкономить большое количество бумаги. Если вы планируете открывать доступ к этому календарю другим людям, онлайн инструмент поможет эффективнее осуществлять коммуникацию и вносить изменения. Вы сможете видеть, что было отредактировано, а также выбирать уровень предоставляемых прав, назначая пользователям права наблюдателя, редактора или администратора.

И наконец, многие онлайн инструменты предлагают функции для сотрудничества, с помощью которых можно добавлять обсуждения, устанавливать напоминания или уведомления, переключаться из обычного режима в представление Ганта или календаря, а также прикреплять вложения.

Создавайте простые и удобные для сотрудничества расписания в Smartsheet

Smartsheet представляет собой инструмент для управления работой на основе электронных таблиц, предлагающий набор эффективных функций для сотрудничества и общения. Smartsheet содержит десятки встроенных шаблонов, а также функции для предоставления доступа, поэтому он идеально подходит как для простого планирования задач к выполнению, так и для более комплексных расписаний проектов. Индивидуализировать шаблоны очень просто: просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу, чтобы переименовать заголовок, или дважды кликните по любой ячейке, чтобы добавить необходимые сведения. Вы также можете изменять цвета, шрифты или переключаться между представлениями Ганта, календаря или сетки.

Ниже представлены 14 шаблонов расписаний в Smartsheet:

Самый простой способ создания расписания

Smartsheet помогает улучшить совместную работу и повысить скорость работы для любых типов задач, от простого управления задачами и планирования проектов до комплексного управления ресурсами и портфелями, позволяя вам добиваться большего. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство организации работы каждого сотрудника и урегулирования процессов в компании в целом.

Из чего состоит работа современного офисного сотрудника?

Встречи, звонки, отчеты, презентации. Часто это рутина. К сожалению, иногда это еще и бардак: опоздания, срывы, неожиданное наступление конца квартала, накладки и прочее.

Рабочий календарь – хорошее средство упорядочить все процессы. Здорово когда все по полочкам.

В корпоративном портале от 1С-Битрикс есть поддержка личных и групповых рабочих календарей.

Сегодня говорим о календарях.

По сложившейся традиции краткий план.

Есть: Общие и групповые календари, персональные календари, учет занятости сотрудников, коллективные мероприятия и приглашения на них (почти как в Outlook), синхронизация с Outlook, синхронизация с Apple- и Android-устройствами.

Для иллюстрации мой календарь

Основа. Личные, общие и групповые календари

Календари, как и файлы, могут принадлежать компании в целом (общие), рабочей группе (групповые) и конкретному человеку (личные).

В своем личном кабинете человек может настроить отображение любого набора нужных ему календарей.

События между ними распределяются по смыслу. Празднование Нового года будет отнесено к общему календарю, планерка в отделе закупок это событие рабочей группы, а встреча с клиентами это персональное дело сотрудника, и ему место в личном календаре.

Более того, каждый человек может создать новые календари для каких-то специальных целей.

Внешние календари – это способ работы на корпортале с вашим календарем с IPhone, IPad, любых других Apple-устройств или календарями платформы Android. В последнем случае ваш внешний календарь это календарь Google.

Удобно: где бы я ни создал событие, оно появляется сразу везде, на всех моих устройствах.

Даже события, созданные путем принятия приглашения от коллег, тоже оказываются в мобильных устройствах.

Представления. День, неделя, месяц

Бывают дни, когда событий очень много. Чтобы все увидеть, нужно видеть расписание дня.

Бывают недели, отведенные под крупные мероприятия вроде семинаров. Тогда пригодится расписание недели.

Если у вас относительно мало крупных мероприятий или вы хотите окинуть взглядом общую картину, не уточняя время каждого дела, нужно расписание месяца.

Создаем мероприятие

Календарь корпортала, несмотря на обилие настроек, простая в использовании штука. Открыл нужный день в любом представлении (день, неделя, месяц) и выделил мышкой нужный интервал времени, чтобы запланировать на него мероприятие.

Она открывает окно с дополнительными настройками.

Можно настроить место проведения мероприятия, указать время на циферблате часов (не особо полезная, но красивая возможность),

пригласить других участников

настроить напоминание и указать повторы события.

Если вы забывчивы, а ваша деятельность располагает к планированию – календарь корпортала для вас будет очень полезен.

Другой способ (я им пользуюсь) применять календарь – настроить синхронизацию со смартфоном, вводить все с мобильного устройства, а на портале просто просматривать свой график.

Коллективные мероприятия и приглашения на них. Учет занятости сотрудников

Поскольку корпортал знает все про занятость аккуратных сотрудников, то естественна его возможность предотвращать накладки.

Пример: попробуем пригласить на встречу с клиентом утром в пятницу моих коллег Юрия Ромась (у него еженедельное мероприятие, занесеное в корпортал) и Сергея Горелова (у него отпуск в Барселоне).

Что же будет? Правильно, корпортал меня предупреждает, что на встречу я пойду в одиночестве, как ни грустно.

Работа с планировщиком событий

Посмотрим еще раз на последний пример. Нужно встретиться, сотрудники заняты. Что, менять время встречи пока не окажется, что они свободны? А если много участников, и у каждого плотный график? Метод проб и ошибок – не лучший в этой ситуации, и делать много попыток мне не хочется.

Можно перетаскивать мероприятие по шкале времени, пока хотя бы кто-то занят, оно светится красным. Все свободны – позеленеет.

Корпортал не запрещает ставить мероприятие на тот момент, когда человек занят, просто предупреждает.

После назначения мероприятия все получают уведомления, можно подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться от него.

После принятия решения его можно изменить, открыв переписку с тем участником, который вас пригласил.

Экспорт календарей в сторонние программы и Outlook

В окне открывается ссылка, и вы скачиваете файл с календарем. Если на компьютере есть программа, понимающая этот формат, ваша операционная система (допустим, Windows), предложит открыть с ее помощью ваш календарь.

Для экспорта в Outlook корпортал выводит инструкцию, как это сделать.

Вся настройка проводится в Outlook’e

Синхронизация с Outlook

Если вам нужно не просто передать уже настроенные события в Outlook, а связать календари вместе, то речь идет не об экспорте, а о синхронизации.

Синхронизация – это когда видишь одно и то же в обеих программах, а работаешь в той, которая сейчас удобна или под рукой.

Корпортал позволяет любые календари связать с Outlook. Для этого есть специальная панель на странице календаря.

Если у вас этой панели нет (как у большинства пользователей, которые не первый день работают с корпорталом), скорее всего вы ее скрыли случайно или намеренно, нажав крестик.

Вернуть ее можно, очистив так называемые пользовательские настройки календаря. Тут минус удобству корпортала: скрыть легко, вернуть сложно.

Корпортал поддерживает синхронизацию с MS Outlook любых календарей : персональных, компании или рабочих групп.

Outlook будет задавать много вопросов про безопасность. Нужно соглашаться.

Забавно, что Outlook будет считать что синхронизируется с Microsoft SharePoint, и это хорошо, меньше проблем. Битриксу тут плюс: сумели соблюсти все требования Microsoft, не изобретая велосипедов.

В итоге вы увидите в Outlook ту же сетку мероприятий, что и в корпортале. Удобно и просто.

Поскольку мы добавили календарь из веб-источника, то сама синхронизация происходит автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом
Синхронизация двусторонняя, то есть если вы измените или удалите мероприятие, изменения отобразятся везде.

Синхронизация с Apple- и Android-устройствами

Для соединения с устройствами Apple IPhone и IPad корпортал выводит простое и понятное окно помощи.

С Android-устройствами синхронизация проще всего проходит, если связать Google Calendar c календарем корпортала (я писал об этом выше). Тогда все работает само и думать ни о чем не надо.

Для Mozilla Sunbird тоже есть инструкция:

Как же этим пользоваться?

Часто при изучении и внедрении корпортала возникает ощущение что возможностей много, а как ими пользоваться – неясно.

Однозначного ответа нет, но советы дать можно.

Мероприятие – то, что произойдет, даже если вас не будет. Оно не требует отметки о вашем участии, отчета, завершающего действия. Это план и контроль его исполнения не ведется и не автоматизирован.

Для события дата и время важнее сути.

Задача – то, что должны сделать вы (и отчитаться об этом). Момент исполнения вторичен. Если вы задачу закроете раньше дедлайна – прекрасно, позже – терпимо. Незакрытая задача будет висеть вечно и мучить вашу совесть.

Для задачи факт выполнения важнее момента времени, когда это было запланировано и когда фактически произошло.

Самое лучшее – когда на календаре отмечаются не только мероприятия, но задачи с периодом выполнения и дедлайнами. В следующей версии корпортала (10.5) это должно появиться. Будем ждать.

Проблемы и решения

Глупая проблема – несовместимость календаря с js-кодом счетчика LiveInternet. Когда они расположены на одной странице, календарь не работает.

Вопрос специфический, и, честно говоря, надуманный, ведь можно включить штатную Веб-аналитику Битрикса и увидеть статистику там.

Однако я люблю LiveInternet за наглядность и простоту и хочу с его помощью отслеживать число посещений страниц нашего корпортала.

К сожалению, пока вопрос не решен и на страницах календаря счетчик у меня отключен самым примитивным образом.

Выводы и впечатления

Календари — отличная штука. Их активное использование крайне полезно для человека и организации в целом. В корпортале они реализованы очень и очень хорошо, не хватает разве что показа Задач на календаре.

Все остальное от синхронизации со смартфонами до групповых мероприятий и планировки сделано на твердую пятерку.

Читайте также: