Как сделать календарь в трелло

Обновлено: 04.07.2024

По вашим просьбам рассказываю о том, как я пользуюсь Trello!

Я начала юзать это приложение с весны 2019, уже привыкла и подружилась с ним. Сначала было сложно отучиться держать все дела в голове или записывать в бумажный ежедневник. Но когда я всё-таки перешла на Trello полностью, до конца осознала, как сильно это упрощает жизнь, освобождает мозги и экономит время.

Trello - это место, где у меня наглядно собрана информация о планах, делах и идеях. И даже эту статью я сейчас пишу в карточке Trello с компьютера)) Кстати да, приложение можно использовать и с компьютера и с телефона.

В чем суть?

Есть доски. В досках есть списки. В списках есть карточки. В карточках можно делать описание, чек-листы, вложения.

Вот мои доски. Создала новую доску для примера "для примера"😂

Списки

На доске можно создавать списки. По классике можно использовать систему с тремя списками:

1. Дела, которые нужно сделать

2. Дела в процессе

3. Выполненные дела

С этого я и начинала.

Потом я себе добавила ещё список НЕ ДЕЛА, куда перезжают карточки из первого списка. Это те дела, которые уже не актуальны, которые я хотела сделать, но перегорела и уже не хочу. Когда я вижу, что карточка с каким-то делом висит слишком долго и начинает отравлять мне жизнь чувством вины и незавершенного гештальта)), я беру это дело и либо делаю его, либо отправляю в список НЕ ДЕЛА.

В списке НЕ ДЕЛА лежат дела, которые можно делать, только если сделаны все дела и осталось время. Если времени нет - то и ладно, значит это не важно и не дело вовсе и выполнять не надо.

Карточки

В списках можно создавать карточки

У карточки есть название, это тот заголовок, который вы будете видеть первым делом в списке и календаре.

Описание

Туда можно написать или вставить текст, который относится ко всей карточке.

Действия (комментарии)

Чек-лист

Это вообще классная штука. Например, по челленжу у меня есть чек-лист с пунктами-материалами, по которым мне нужно сделать подборку. Когда я нахожу достаточное количество иллюстраций по какому-либо материалу, я отмечаю галочкой пункт в чек-листе.

Если карточка соответствует дню, то в чек-листе я пишу дела на день и потом отмечаю выполненные. Можно делать аналогично список покупок, список вещей, которые нужно взять в поездку и многое другое. С покупками вообще круто, потому что можно дома с компа сделать список, а потом открыть его в магазине с телефона и отмечать пункты.

Метки

Метки удобны особенно для контент-плана. Можно отметить разными цветами карточки со сториз и постами в списке с контент-планом, или, например, разные виды контента. Я теперь делаю план на бумаге, а потом переношу его в Trello.

Можно устанавливать на карточки срок, делать вложения (в бесплатной версии до 10 Мб), поставить обложку. Я пользуюсь только сроком, когда прописываю карточки в календарь по дням.

КАЛЕНДАРЬ

В бесплатной версии на доску можно установить одно улучшение.

Календарем я стала пользоваться недавно, главным образом потому, что мне видеть весь месяц сразу.

Итак, как теперь у меня организован план:

есть две доски, одна с планом дел на каждый день, а другая с контент-планом.

Trello — простой онлайн-инструмент для управления работой, который помогает командам агрегировать, детализировать и отслеживать задачи, тем самым упрощая совместную работу над проектами.

Расширение Scaled by Screenful помогает отслеживать работу в любом масштабе, устанавливать приоритеты и уровни важности для карточек, настраивать названия и связывать задачи между собой. Вы сможете отслеживать работу и прогресс в общем, потому что он синхронизируется в одну карточку из разных досок.

С помощью Scaled мы привязывали карточки задач к проектам, которые отображались по стадиям цикла на другой доске.

В этом курсе-проекте продолжительностью 1 час вы сможете научиться планировать календарь контента используя Trello. Примечание. Этот курс изначально создан для учащихся из Северной Америки. На данный момент мы адаптируем его и для других регионов.

Навыки, которые вы получите

Будете учиться пошагово

На видео, которое откроется рядом с рабочей областью, преподаватель объяснит эти шаги:

Введение в Trello

Создаем паверап для календаря

Создаем список для каждой соцсети

Создаем карточки к каждому списку для постов

Как устроены проекты с консультациями

Ваше рабочее пространство — это облачный рабочий стол в браузере. Ничего не нужно загружать.

На разделенном экране видео преподаватель предоставляет пошаговые

Преподаватели

Bekhruzbek Ochilov, ACSI, IGCAP

Часто задаваемые вопросы

Что я получу, приобретя проект с рекомендациями?

Приобретая проект с консультациями, вы получаете все необходимое для его выполнения, включая браузерный доступ к рабочему столу, содержащему папки и программы для начала работы, а также пошаговые видеоинструкции от отраслевого эксперта.

Доступны ли проекты с консультациями на ПК и мобильных устройствах?

Поскольку ваше рабочее пространство включает облачный рабочий стол, рассчитанный на ноутбук или ПК, проекты с консультациями недоступны на мобильном устройстве.

Какие преподаватели ведут проекты с рекомендациями?

Преподаватели, ведущие проект с рекомендациями, — это отраслевые эксперты с навыками, инструментами и пониманием темы, которые хотят разделить свои знания с миллионами учащихся по всему миру.

Можно ли скачать работу из уже завершенного проекта с рекомендациями?

Вы можете скачать и сохранить любой из созданных файлов своего проекта с рекомендациями. Для этого воспользуйтесь функцией "Обозреватель файлов" на облачном рабочем столе.

Какие правила возврата средств?

Можно ли получить финансовую помощь?

Финансовая помощь недоступна для проектов с рекомендациями.

Можно ли прослушать проект с рекомендациями и посмотреть видео бесплатно?

Прослушивание недоступно для проектов с консультациями.

Какие предварительные знания требуются для работы над проектом с рекомендациями?

В верхней части страницы вы можете нажать уровень опыта для этого проекта с консультациями, чтобы просмотреть предварительные требования к знаниями. Преподаватель проведет вас пошагово по каждому уровню проекта с консультациями.

Можно ли выполнить этот проект с рекомендациями в веб-браузере, не устанавливая специальное ПО?

Да, все необходимое для завершения проекта с рекомендациями будет доступно на облачном рабочем столе. Вы сможете открыть этот рабочий стол в браузере.

Как организована учеба на проектах с рекомендациями?

Вы научитесь выполнять задания в режиме разделенного экрана непосредственно в браузере. В левой части экрана можно выполнять задания в своем рабочем пространстве. В правой части экрана можно просматривать пошаговые инструкции преподавателя по работе с проектом.

Полина Воловик, копирайтер, маркетолог и сооснователь креативной студии Zen Studio, специально для Нетологии написала краткий обзор Trello — системы управления проектами по методу японских канбан-досок.

ПОЛИНА ВОЛОВИК

Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

Она создана Fog Creek Software в 2011 году на базе MongoDB, Backbone.js и Node.js. Главные достоинства, которые позволили Trello добиться популярности — это:

простой интерфейс;
почти неограниченный бесплатный доступ;
удобство в работе и возможность интеграции с другими популярными инструментами для онлайн-работы.

Простота

Весь интерфейс выстроен на основе канбан-досок. Название может показаться вам пугающим и незнакомым, но классическая доска выглядит примерно так:

Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:

запланированные,
текущие,
выполненные.

Это самая элементарная структура, возможности по модернизации которой ограничены лишь вашим воображением.

Но это физические доски, мы же говорим о веб-приложении.

Вот как все выглядит в Trello:

Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы. Например, у нас это выглядит вот так:

Сейчас команда небольшая, но когда она достигала 50 человек, у каждого отдела была своя доска:

Доступность

Скажу откровенно: лично нам Trello Business оказался совершенно не нужен. Файлы можно загружать и так — главное, чтобы их объем не превышал 10 Мб. Крупные файлы мы все равно загружаем в репозиторий компании. В карточках оказываются только ссылки на них. Что же касается интеграции: бесплатная версия ограничена количеством слотов для улучшений (их 3, чего нам хватает с головой). Единственное, что я интегрировала — это Slack. Я получаю туда самые важные оповещения.

У Trello надежный открытый API. Толковый программист может сделать свой собственный клиент, настроив его практически под что угодно.

Trello работает не только в браузере. Вы можете скачать приложение для смартфона или таблета и пользоваться системой в пути. К слову, блоки удобно редактировать и перемещать даже со старенькой Nokia Lumia. Про iPhone и флагманы под Android я молчу.

Удобство

Универсальность и гибкость Trello делают ее одной из самых комфортных систем организации дел для небольших команд. Если грамотно выстроить структуру компании в Трелло, то команда в 50+ человек сможет вполне комфортно взаимодействовать между собой, а вы как менеджер справитесь с контролем ключевых задач и процессов. Уверена, что 50 человек — не предел, но честно: больше мы не пробовали.

Чем Trello действительно хорош, так это возможностью быстро оценить прогресс по всем основным процессам сразу, в режиме реального времени и на одном экране. Этот инструмент можно использовать как личный органайзер, дневник, список, коллективный to-do менеджер… даже как форум. Сейчас Trello пользуются: редакция Нетологии, Тинькофф-Журнал, Лайфхакер и многие другие СМИ, контентные проекты и агентства.

Вы сами выбираете, по какому принципу организовывать списки и карточки на досках. По сути, программа универсальная и подходит как для личных целей, так и для предпринимательства.

Например, я люблю выстраивать списки по порядку работы. Первый столбик — это полезная информация / инструкции для сотрудников, а дальше этапы: входящие задачи, задачи в процессе, на проверке (утверждении), готовые, архивные. Как показала практика, так делаем не только мы.

Если процесс небольшой, то его можно отслеживать просто в карточке, создавая чеклист с этапами работы.

Более крупные процессы удобно мониторить в рамках одной доски. Например, так может выглядеть реализация контент-плана:

Сбор информации.
Копирайтинг.
Дизайн.
Верстка.
Маркетинг.
Архив.

В такой ситуации основная работа ведется в самой карте.

Одна карточка — один продукт:

Чтобы пригласить человека в команду или назначить ответственным за задачу, — достаточно просто скинуть ему ссылку. Процедура регистрации очень простая и быстрая. В Trello используется упрощенная текстовая разметка Markdown. Автоматизировать процессы можно с помощью Zapier . Trello поддерживает интеграцию с массой популярных веб-сервисов, среди которых: Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и многие другие.

курс

Как стать результативным руководителем

Узнать больше

Получите знания, необходимые для эффективного руководства в технологическом мире
Сможете находить подход даже к сложным сотрудникам и добиваться выполнения задач
Расширите круг общения
Составите план развития собственной карьеры управленца

Как пользоваться Trello

Структура

Три элемента, на которых держится структура организации проектов в Trello:

доска (board),
список (list),
карточка (card).

Доска — это один рабочий экран, который логически разделен на списки. Списки, в свою очередь, представляют собой вертикальные ряды для хранения карточек.

Карточки — это специальные формы для описания задач. Их можно двигать как внутри одного списка, так и свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно перемещать. Для любой задачи можно назначить людей, ответственных за ее выполнение. Trello предлагает множество полезных возможностей для оформления, настройки и управления своими функциональными элементами.

Карточки

Как вы уже поняли, работа строится вокруг специальных карточек, каждая из которых может быть как простым описанием задачи, так и сложным документом со списками, чек-листами, вложениями, сроками, метками, ответственными лицами и так далее.

Что можно сделать с карточкой в Trello:

Кроме этого, в самом низу у каждой задачи есть подробный лог: кто, когда и какие действия совершал. Вот как выглядит обычная карточка в Trello на русском языке (кстати, наличие русифицированной версии — отдельный большой плюс):

Списки и доски

приватная (доступна только по личному приглашению владельца доски);
командная (доступна всем участникам команды);
публичная (может быть доступна всем).

Закрытые доски и ненужные списки с карточками хранятся в специальном архиве. Оттуда их можно вернуть обратно или окончательно удалить. Можно создавать неограниченное количество задач, досок и списков, а также добавлять любое число участников.

Другие возможности Trello

Пока я делала обзор Trello, я выделила для себя шесть важных особенностей системы, которые позволяют работать более комфортно и гибко.

Trello хранит подробные логи всех изменений и действий участников команды. Их можно увидеть не только под карточками, но и в профилях, а также в специальном меню. Оно открывается при нажатии на кнопку с иконкой колокольчика в самом правом углу шапки сайта. Есть возможность получать оповещения об изменениях в логе на почту или прямо на рабочий стол.

Есть удобный фильтр карточек по различным параметрам. Он включает в себя настраиваемую систему цветных меток с режимом для дальтоников.

Открыть доступ к доске, карточке или пригласить человека в команду можно просто скинув ему ссылку — это быстро и удобно. Для создания карточек можно делать закладки, перетаскивая гиперссылки с сайтов или прямо с компьютера.

Маленькие хитрости работы с Trello

Как и у любой продвинутой системы, в Trello есть различные уловки, которые делают работу с ней еще удобней и быстрее.

Резюме

Что такое Trello? Сейчас это одна из самых простых и удобных систем управления проектами. Она универсальная, легкая, гибкая, с открытым API, а главное, бесплатная. Ее самые сильные стороны: возможность параллельно отслеживать статус разных задач на одном экране и удобная интеграция с другими популярными инструментами.

Из минусов я могу выделить то, что:

функционала Trello недостаточно для действительно крупных компаний;
на маленьких экранах Trello становится не такой удобной;
автоматизацию, повторение и быстрое добавление задач сложновато реализовать.

Несмотря на некоторые недостатки, Trello наращивает популярность и активно внедряется компаниями в самых разных сферах. Это прекрасное онлайн-решение для быстрой и легкой организации работы.

Читайте также: