Как сделать формулы в excel с разных файлов
Обновлено: 25.06.2024
Копирование формул - одна из наиболее распространенных операций при работе в Excel. Неудивительно, что существует сразу несколько способов ее осуществления. Поговорим о них подробнее.
Способ 1. "Протягивание" формулы
Способ, известный практически каждому, кто когда-либо работал в Excel. Для копирования формулы в соседние ячейки необходимо активировать ячейку с формулой, затем навести курсор на правый нижний угол ячейки (курсор при этом примет вид черного крестика), зажать левую кнопку мыши и "протянуть" формулу в нужном направлении (вверх, вниз, влево или вправо).
При использовании этого метода будет скопирована не только формула, но и всё форматирование ячейки (заливка, границы, условное форматирование и т.д.). Минусом метода является невозможность копирования в несмежные ячейки ("протянуть" формулу можно только на соседние столбцы и строки). Если выделить несколько ячеек и протянуть - то копироваться будет весь диапазон.
Чтобы скопировать только формулы (без форматов), протягивание нужно осуществлять не левой, а правой кнопкой мыши. Тогда Excel выдаст контекстное меню, в котором можно указать, что именно нужно копировать: всё, только значения (этот пункт копирует и формулы) или только форматы.
Если протянуть ячейки не получается, то убедитесь, что в параметрах Excel не была отключена такая возможность. Файл - Параметры - Дополнительно - галочка напротив "Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек" должна быть активирована.
Способ 2. Использование команды "Заполнить"
Похожий на предыдущий способ копирования можно реализовать, используя команду "Заполнить" на ленте на вкладке "Главная" в группе команд "Редактирование"
Выделите диапазон ячеек в который нужно скопировать формулу, начав выделение с самой ячейки, содержащей формулу. Затем, в зависимости от того, куда нужно копировать данные, выберите один из вариантов заполнения (вниз, вправо, вверх, влево).
Чаще всего под формулами в Excel подразумевают именно встроенные функции, предназначенные для выполнения расчетов, и куда реже математические формулы, имеющие уже устоявшийся вид.
В этой статье я рассмотрю обе темы, чтобы каждый пользователь нашел ответ на интересующий его вопрос.
Окно вставки функции
Некоторые юзеры боятся работать в Экселе только потому, что не понимают, как именно устроены функции и каким образом их нужно составлять, ведь для каждой есть свои аргументы и особые нюансы написания. Упрощает задачу наличие окна вставки функции, в котором все выполнено в понятном виде.
Для его вызова нажмите по кнопке с изображением функции на панели ввода данных в ячейку.
В нем используйте поиск функции, отобразите только конкретные категории или выберите подходящую из списка. При выделении функции левой кнопкой мыши на экране отображается текст о ее предназначении, что позволит не запутаться.
После выбора наступает время заняться аргументами. Для каждой функции они свои, поскольку выполняются совершенно разные задачи. На следующем скриншоте вы видите аргументы суммы, которыми являются два числа для суммирования.
После вставки функции в ячейку она отобразится в стандартном виде и все еще будет доступна для редактирования.
Используем вкладку с формулами
В Excel есть отдельная вкладка, где расположена вся библиотека формул. Вы можете использовать ее для быстрого поиска и вставки необходимой функции, а для редактирования откроется то же самое окно, о котором шла речь выше. Просто перейдите на вкладку с соответствующим названием и откройте одну из категорий для выбора функции.
Как видно, их названия тематические, что позволит не запутаться и сразу отобразить тот тип формул, который необходим. Из списка выберите подходящую и дважды кликните по ней левой кнопкой мыши, чтобы добавить в таблицу.
Приступите к стандартному редактированию через окно аргументов функции. Кстати, здесь тоже есть описания, способные помочь быстрее разобраться с принципом работы конкретного инструмента. К тому же ниже указываются доступные значения, которые можно использовать для работы с выбранной формулой.
Ручная вставка формулы в Excel
Опытные пользователи, работающие в Excel каждый день, предпочитают вручную набирать формулы, поскольку так это делать быстрее всего. Они запоминают синтаксис и каждый аргумент, что не только ускоряет процесс, но и делает его более гибким, ведь при использовании одного окна с аргументами довольно сложно расписать большую цепочку сравнений, суммирований и других математических операций.
Для начала записи выделите ячейку и обязательно поставьте знак =, после чего начните вписывать название формулы и выберите ее из списка.
Далее начните записывать аргументы, в чем помогут всплывающие подсказки. По большей части они нужны для того, чтобы не запутаться в последовательности и разделителях.
По завершении нажмите клавишу Enter, завершив тем самым создание формулы. Если все записано правильно, и программе удается рассчитать результат, он отобразится в выбранной ячейке. При возникновении ошибки вы сможете ознакомиться с ее текстом, чтобы найти решение.
Вставка математических формул
В завершение поговорим о математических формулах в Excel, так как тематика статьи подразумевает и вставку таких объектов в таблицу тоже. Доступные уравнения относятся к символам, поэтому для их поиска понадобится перейти на вкладку со вставкой и выбрать там соответствующий раздел.
Из появившегося списка найдите подходящее для вас уравнение или приступите к его ручному написанию, выбрав последний вариант.
На экране появится редактор и блок формулы. Его используйте для перемещения, а сам редактор – для того, чтобы заносить в формулу числа и редактировать ее под себя. Учитывайте, что в этом случае не работают никакие проверки, поэтому правильность написания проверять придется собственноручно.
Это были самые простые способы вставить функции и формулы в Excel. Первые три помогут создать операции, а последний пригодится математикам и тем, кто выполняет сложные расчеты при помощи таблицы и нуждается во вставке математических формул.
При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.
Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.
Создание связанных таблиц
Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.
Способ 1: прямое связывание таблиц формулой
Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.
Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.
На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.
Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.
Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ
Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.
Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными
Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).
Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.
Способ 4: специальная вставка
Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.
Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах
Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.
Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.
Разрыв связи между таблицами
Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.
Способ 1: разрыв связи между книгами
Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.
Способ 2: вставка значений
Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.
Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Microsoft Excel — очень мощный многоцелевой инструмент, который может использовать каждый. Но если вы работаете с электронными таблицами каждый день, вам может потребоваться знать больше, чем просто основы использования Excel. Знание нескольких простых трюков может иметь большое значение с Excel. Хорошим примером является знание того, как связать ячейки в Excel между листами и книгами.
Изучение этого сэкономит много времени и путаницы в долгосрочной перспективе.
Зачем связывать данные ячейки в Excel
Возможность ссылаться на данные на разных листах является ценным навыком по нескольким причинам.
Во-первых, это упростит организацию ваших электронных таблиц. Например, вы можете использовать один лист или рабочую книгу для сбора необработанных данных, а затем создать новую вкладку или новую рабочую книгу для отчетов и / или суммирования.
После того, как вы свяжете ячейки между ними, вам нужно всего лишь изменить или ввести новые данные в одну из них, а результаты автоматически изменятся в другой. Все без необходимости перемещаться между различными таблицами.
Во-вторых, этот прием позволит избежать дублирования одних и тех же чисел в нескольких таблицах. Это уменьшит ваше рабочее время и возможность совершать ошибки в расчетах.
В следующей статье вы узнаете, как связать отдельные ячейки в других листах, связать диапазон ячеек и как связать ячейки из разных документов Excel.
Как связать две отдельные клетки
Давайте начнем со связывания двух ячеек, расположенных на разных листах (или вкладках), но в одном файле Excel. Для этого выполните следующие действия.
Теперь, если вы нажмете на ячейку в Sheet2вы увидите, что Excel записывает для вас путь в строке формул.
Например, = Лист1! C3, где Лист1 это имя листа, C3 является ли ячейка, на которую вы ссылаетесь, и восклицательный знак (!) используется как разделитель между ними.
Используя этот подход, вы можете связать вручную, не выходя из исходного листа вообще. Просто введите формулу ссылки прямо в ячейку.
Примечание. Если имя листа содержит пробелы (например, Лист 1), то при вводе ссылки в ячейку необходимо указать имя в одинарных кавычках. подобно = ’Лист 1 ′! C3, Поэтому иногда проще и надежнее позволить Excel написать для вас справочную формулу.
Как связать диапазон ячеек
Другой способ связать ячейки в Excel — связать целый ряд ячеек из разных вкладок Excel. Это полезно, когда вам нужно хранить одни и те же данные на разных листах, не редактируя оба листа.
Чтобы связать несколько ячеек в Excel, выполните следующие действия.
- В исходной вкладке с данными (Лист1), выделите ячейки, на которые вы хотите сослаться.
- Скопируйте ячейки (Ctrl/команда + С, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите копия).
- Перейти на другую вкладку (Sheet2) и нажмите на ячейку (или ячейки), где вы хотите разместить ссылки.
При нажатии на новые связанные ячейки в Sheet2 вы можете увидеть ссылки на ячейки из Sheet1 на вкладке формулы. Теперь, когда вы меняете данные в выбранных ячейках в Sheet1, они автоматически изменяют данные в связанных ячейках в Sheet2.
Как связать ячейку с функцией
Связывание с кластером ячеек может быть полезно, когда вы выполняете суммирование и хотите хранить их на листе отдельно от исходных необработанных данных.
Допустим, вам нужно написать функцию SUM в Sheet2, которая будет связывать несколько ячеек из Sheet1. Для этого перейдите на Sheet2 и нажмите на ячейку, где вы хотите разместить функцию. Напишите функцию как обычно, но когда дело доходит до выбора диапазона ячеек, перейдите на другой лист и выделите их, как описано выше.
У вас будет = SUM (Лист1 C3: C7)где функция SUM суммирует содержимое ячеек C3: C7 в Sheet1. Нажмите Войти завершить формулу.
Как связать ячейки из разных файлов Excel
Процесс связывания между различными файлами Excel (или рабочими книгами) практически такой же, как указано выше. За исключением случаев, когда вы вставляете ячейки, вставьте их в другую электронную таблицу вместо другой вкладки. Вот как это сделать в 4 простых шага.
- Откройте оба документа Excel.
- Во втором файле (Мастер службы поддержки), выберите ячейку и введите символ равенства знак равно
- Переключиться на оригинальный файл (Интернет Tech Советы) и нажмите на ячейку, на которую хотите сослаться.
- Нажмите Войти завершить формулу.
Теперь формула для связанной ячейки также имеет другое имя книги в квадратных скобках.
Если вы закроете исходный файл Excel и снова посмотрите на формулу, вы увидите, что теперь он также имеет местоположение всего документа. Это означает, что если вы переместите исходный файл, который вы указали в другом месте, или переименуете его, ссылки перестанут работать. Вот почему надежнее хранить все важные данные в одном файле Excel.
Станьте профессиональным пользователем Microsoft Excel
Связывание ячеек между листами — это только один из примеров того, как вы можете фильтровать данные в Excel и организовывать свои электронные таблицы. Проверьте некоторые другие Советы и рекомендации по Excel что мы собрали вместе, чтобы помочь вам стать продвинутым пользователем.
Какие еще изящные лайфхаки Excel вы знаете и используете? Знаете ли вы какие-либо другие творческие способы связать ячейки в Excel? Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.
Читайте также: