Удаленный офис как сделать

Обновлено: 03.07.2024

Какие подводные камни скрывает безобидный на первый взгляд режим работы из дома? Почему менеджерам надо готовиться к войне с безопасниками? И как не разориться на бесплатном такси для сотрудников? На эти и другие вопросы отвечает хедхантер Алена Владимирская

Уходим, уходим, уходим

Утром в рабочей почте Леонид обнаружил письмо от руководства:

«Коллеги, руководство настоятельно рекомендует всем перейти на удаленный режим. Поэтому с понедельника начинаем работать из дома.

Самого Леонида новость о переходе на удаленку гораздо больше обеспокоила, чем обрадовала. Его проект должен запуститься уже через два месяца, сроки летят, команда еще не до конца сбалансирована. И в таких условиях изменение формата точно не поспособствует успешному завершению. Но и оставить всех в офисе волевым решением Леонид не может, это будет противоречить политике компании. Надо подчиняться.

Леонид прекрасно понимал, что ему нужно будет очень быстро найти ответы на вопросы, связанные с переходом на удаленку, в частности:

— Все ли сотрудники работают на ноутбуках, которые можно унести домой? Что делать тем, кто работает на стационарных компьютерах?

— Как организовать удаленное и защищенное подключение к офисной компьютерной сети?

— Как получить доступ к данным, которые не выходят за пределы офиса из соображений информационной безопасности?

Преступление и изоляция

Леонид попытался связаться с ведущим программистом, но выяснилось, что тот уехал в деревню — и местный интернет никаких видеоконференций не тянет.

— А ты зачем так далеко уехал? — спросил программиста Леонид.

— Ну, в целях самоизоляции, — ответил программист. — У меня вся семья там, подальше от города.

— Сделай себе там хотя бы интернет нормальный.

— Попробую, но это займет дня три.

В тот же день проявилась еще одна проблема, которой никто не ждал: программисты один за другим начали писать Леониду, что не видят данных, необходимых им для работы. Почему это происходило, никто не мог понять. Сначала думали, что что-то с интернетом, потом — что-то с доступами. У тех, кто остался работать в офисе, все было в порядке.

— Сколько это может стоить? — не сдавался Леонид.

— Пять, — ответили ему

Безопасники дали ясно понять, что утечка данных грозит виновнику уголовной ответственностью.

— Но у меня проект горит. И вы тоже видели распоряжение руководства — не снижать показателей. А у меня они снижаются, потому что из дома сотрудники не могут получить доступ к данным. Дайте доступ — и мы все наладим.

— Распоряжение распоряжением, а у нас ответственность. Вплоть до уголовной. Так что нарушать периметр безопасности мы не станем ни при каких обстоятельствах.

— А если я предложу вам способ обойти наши внутренние правила безопасности? — предпринял последнюю попытку Леонид.

— Это пятнадцать, — ответили безопасники, и разговор закончился.

Вернуть всех

Проблему надо было решать, и Леонид отправился к руководству.

— Я понимаю безопасников, — сказал он, — у них своя зона ответственности, и они действуют совершенно правильно. Но у меня из-за этих данных практически встал проект. А сроки горят. И проект важный. Надо что-то придумать.

— Тогда тащи своих в офис, раз такое дело, — ответило руководство.

— Ну нет, — ответил один из программистов, — я не поеду. У меня родители пожилые, а до офиса два автобуса и метро. Я не готов рисковать их жизнью ради какого-то там проекта.

Кто-то сразу согласился. Кто-то вспомнил настоятельную рекомендацию руководства оставаться дома.

— Есть приказ по компании, я могу работать удаленно. А если вы не можете обеспечить мне доступ к данным — это не моя проблема, а ваша.

Кто-то потребовал компенсировать расходы на такси. Леонид написал в HR-отдел, попросил дополнительный бюджет. Ему ответили, что денег нет.

В итоге из 25 сотрудников почти половина согласилась вернуться в офис, еще пятеро могли полноценно работать из дома.

Леонид снова пошел к руководству:

— Я вернул в офис всех, кого смог. Но это только половина моих людей. Многие просто боятся выходить из дома, за родственников беспокоятся. Давайте все-таки попробуем что-то сделать с безопасностью. Сегодня у нас так, а завтра будет хуже, и нам правда придется разогнать всех по домам — масштабы проблемы могут расти неконтролируемо. А доступ к этим данным в удаленном режиме может понадобиться не только мне, но и вам, и самим безопасникам. Нам всем придется работать в новой действительности.

Из своего кармана

Еще одной неожиданной проблемой, связанной с работой из дома, стал дефицит виртуальных переговорок — серверных мощностей, обеспечивающих качество видеоконференций. Когда конференции проводились один-два раза в день, серверов хватало, а вот теперь, когда видеосвязь стала единственным способом коммуникации, застолбить место стало возможно только на послезавтра. А программистам Леонида надо общаться прямо сейчас, они вместе пишут один код. В офисе они могли прийти друг к другу в кабинет, поговорить в курилке, уединиться, на крайний случай, в кафе напротив на пару часов.

В условиях самоизоляции самые ответственные сотрудники стали ездить друг к другу в гости. Но глобально это проблему тоже не решало.

Леонид продолжил шествие по техническим специалистам и на этот раз обратился к службам, обслуживающим сервера:

— Можем добавить мощности?

— Лицензии кончились. А бюджета на новые у нас нет.

Пришлось писать руководству:

— Для успешного завершения проекта в срок и в связи с переходом на удаленный режим работы прошу предоставить мне дополнительный комплект лицензий. В противном случае мы можем оказаться в ситуации, когда программисты будут вынуждены выкладывать фрагменты кода в открытые файлообменники, а это прямое нарушение правил информационной безопасности. Кроме того, хочу обратить ваше внимание, что с моего отдела подобные сложности начались, но им они точно не закончатся. Уже через неделю это станет главной проблемой для всей компании.

— Сейчас денег нет, — ответило руководство. — Но ты можешь купить лицензии из своего бюджета, а мы эти деньги тебе потом выпишем премией. Недели через три.

Как наладить работу отдела на удаленке?

Советы Алены Владимирской

Итак, если обстоятельства заставили вас перевести свой отдел на удаленный режим работы, то:

С их помощью можно решать технические проблемы близких или использовать ресурсы устройств на расстоянии.

Перечисленные программы позволяют контролировать ПК с других компьютеров или мобильных устройств через интернет. Получив удалённый доступ к устройству, вы сможете управлять им так, будто оно находится рядом: менять настройки, запускать установленные приложения, просматривать, редактировать и копировать файлы.

Клиент — это любое устройство (ПК, планшет или смартфон), а сервер — удалённый компьютер, к которому оно подключается.

1. Удалённый помощник (Microsoft Remote Assistance)

К каким платформам можно подключаться: Windows.
С каких платформ возможно подключение: Windows.

Инструкция для сервера

Инструкция для клиента

Файл и пароль являются одноразовыми, для следующего сеанса они уже не подойдут.

2. Удалённый рабочий стол (Microsoft Remote Desktop)

К каким платформам можно подключаться: Windows (только в редакциях Professional, Enterprise и Ultimate).
С каких платформ возможно подключение: Windows, macOS, Android и iOS.

Это средство представляет собой ещё одну встроенную в Windows программу, предназначенную для удалённого доступа. От предыдущей она отличается прежде всего тем, что выступающий сервером компьютер нельзя использовать во время подключения: его экран автоматически блокируется до конца сеанса.

Зато клиентом может быть Mac и даже мобильные устройства. Кроме того, подключённый пользователь может копировать файлы с удалённого компьютера через общий буфер обмена.

Инструкция для сервера

В общих чертах действия сводятся к следующему. Вы заходите в специальный раздел настроек роутера и создаёте виртуальный сервер, прописывая в его параметрах локальный IP‑адрес и порт 3389.

Открытие доступа к компьютеру через перенаправление портов создаёт новые лазейки для сетевых атак. Если боитесь вмешательства злоумышленников, ещё раз подумайте, стоит ли использовать именно этот способ.

Инструкция для клиента

После этого вы получите полный контроль над рабочим столом удалённого компьютера.

3. Общий экран (Screen Sharing)

К каким платформам можно подключаться: macOS.
С каких платформ возможно подключение: macOS.

Получив запрос, пользователь на стороне сервера может разрешить полное управление своим компьютером и его содержимым или только пассивное наблюдение.

4. Удалённый рабочий стол Chrome (Chrome Remote Desktop)

К каким платформам можно подключаться: Windows, macOS, Linux.
С каких платформ возможно подключение: Windows, macOS, Linux, Android, iOS.

Традиционная модель ведения бизнеса предполагает найм необходимых сотрудников в офис. Именно здесь у них есть доступ ко всем документам, в офисе они могут участвовать в совещаниях и конференциях, а руководитель - эффективно контролировать работу персонала. А теперь представьте, что все это можно осуществить из любой точки мира. Да, сегодня существует такое решение, и называется онлайн-офисом. В материале я расскажу вам о преимуществах и недостатках виртуального офиса.

Что представляет собой онлайн-офис

Онлайн офис (иногда называют электронным или виртуальным офисом) - это не какая-нибудь сложная и недоступная для понимания система, а всего лишь набор необходимых инструментов и интернет, которые позволяют большому количеству сотрудников работать совместно, физически находясь в любых точках мира.

Виртуальный офис можно представить как ресурс для работы из дома через компьютер или ноутбук, используя гарнитуру. Это возможность общаться с коллегами, совершать видеозвонки, писать в чаты каждому лично или всем сразу, ставить задачи, принимать участие в обсуждении работы с проектами. Таким образом, находится в контакте с другими коллегами в едином информационном пространстве - в CRM-системе.

Онлайн-офис обычно поставляется через CRM-систему. Последняя представляет собой единую систему, которая включает в себя инструменты для работы в одном офисе, в котором есть календарь, чат для общения с коллегами, диск, телефония, возможность постановки задач, создание документов.

Какие преимущества дает внедрение виртуального офиса

Онлайн-офис сегодня пользуется довольно большой популярностью, а в последнее время огромное количество компаний по всему миру внедрили в бизнес такую систему. Причиной тому является пандемия COVID-19, которая вынудила большинство организаций перевести своих сотрудников на удаленный режим работы.

Преимущества использования онлайн-офиса для персонала следующие:

больше не нужно тратить время и энергию на поездку до офиса и обратно. Можно вставать позже, чем обычно. Это позволяет лучше отдохнуть, из-за чего улучшается концентрация внимания на рабочих процессах. Повышается и эффективность труда;
работать можно в комфортной домашней обстановке. При этом совсем не обязательно надевать рубашку, галстук и пр. - можно работать хоть укутавшись в плед;
нет надобности часто пользоваться общественным транспортом, поэтому снижается риск заболеть.

Каковы преимущества для руководства компании

Предприниматель, решив внедрить в бизнес виртуальный офис, получает следующие преимущества:

широкая география найма сотрудников. В компанию можно привлекать специалистов даже из других стран;
экономия средств. Не нужно тратить деньги на содержание офисных помещений: на чистку, уборку, оснащение компьютерами, средствами связи и пр.;
легкий старт. Большинство начинающих предпринимателей обычно не имеют достаточно средств на аренду офисных помещений. Онлайн-офис избавляет от необходимости арендовать офис;
эффективная оптимизация бизнеса. Функционал онлайн-офисов позволяет за считанные секунды делиться необходимыми документами, оперативно вносить изменения, осуществлять проверку и пр.

Каковы недостатки виртуального офиса

Еще остается довольно большой процент компаний, которые не хотят переводить персонал на удаленный режим работы.
Вот недостатки виртуального офиса:

отсутствие живой коммуникации. Это способствует тому, что не будет единого командного духа, что приведет к снижению производительности компании;
сложность контроля. На некоторых этапах контроль и вовсе может потеряться, что также приводит к снижению производительности компании;
отвлекающие факторы. В домашней обстановке сотрудника могут отвлекать члены семьи, питомцы и пр.

Кому может пригодиться онлайн-офис

Такое решение подходит практически для любых компаний: начиная от небольших стартапов, заканчивая крупными организациями. Особенно оно полезно, если на старт бизнеса заложен ограниченный бюджет - в таком случае именно онлайн-офис позволит сэкономить средства на старте предпринимательской деятельности.
Крупным же организациям онлайн-офис помогает решить кадровый дефицит, поскольку сотрудники могут работать удаленно. Еще внедрение онлайн-офиса подходит в том случае, когда нужно открыть представительство в другом городе. Ведь основные бизнес-процессы проходят в главном офисе, а в новом месте нужен только адрес и телефон.
Поэтому открывать полноценный офис нецелесообразно, можно открыть виртуальный .

В поисках новых решений для бизнеса можно обратить внимание на такой формат организации дела как удаленный офис.

Это значительно упрощает процедуру организации бизнеса и открывает перед вами новые возможности.

Рассмотрим три наиболее распространенных варианта работы в этом направлении.

Первый – виртуальный удаленный офис. Подобные услуги предлагают специализирующиеся на установке программного обеспечения компании.

Предоставляется временный доступ к необходимому лицензионному, постоянно обновляемому ПО. Вместе с инструкциями по правильному подключению к серверу.

На время подключения услуги интернет-доступ к удаленному серверу открыт круглосуточно и беспрерывно. ПО удаленного офиса обслуживается специалистами. Что исключает технические сбои на сервере.

Арендованный сервер с ПО исключает доступ к нему посторонних лиц, включая госструктур (без соответствующих санкций).

В ПО удаленного офиса могут входить такие программы как 1С8.1, например:

бухгалтерия,
транспортно-экспедиционная деятельность,
управление торговлей.

Схема работы здесь проста. Вы, являясь владельцем и одновременно руководителем фирмы, находитесь за своим коммуникативным средством (в машине, дома, на даче, за городом, за рубежом).

Бухгалтер фирмы точно так же располагается за своим компьютером в любой удаленной дочке с доступом к Интернету. Аналогично все остальные сотрудники работают каждый за своим компьютером.

Требования к компьютерам, подключаемым к удаленному серверу минимальные, — к интернету: вполне достаточно 256 Кб/с., лучше если будет безлимитный тариф.

Выполняемая работа сохраняется на сервере. Выгоды здесь очевидны. Экономия времени — колоссальная. Информация защищена надежно от недобросовестных сотрудников, конкурентов.

Персональный доступ к серверу устанавливает владелец ресурса, то есть его арендатор. Предоставляется электронная отчетность для налоговых органов.

Второй вариант – обычный удаленный офис. Здесь работники точно также работают дома. Но общий сервер, где выполняются все корпоративные работы, отсутствует.

Связь поддерживается по электронной почте, телефону, скайпу, через соцсети. В этом случае удаленные работники в большинстве своем даже не фиксируются в официальных документах.

Таким образом, наемными работниками, а иногда и просто подрядчиками, выступают фрилансеры. Таких сотрудников можно найти на биржах фриланса или через личные связи, знакомства.

Третий вариант – стационарный удаленный офис. То есть региональные представительства, филиалы фирмы, работающие в общей серверной системе.

Существует несколько методов решения проблем виртуализации для удаленных офисов. Организуется централизованное размещение служб, где рабочие столы, серверы виртуализируются в центре обработки информации (данных).

Обеспечивается обслуживание таких удаленных офисов через глобальную сеть. Можно также применить смешанный подход, где централизованно хранятся службы, а локально — их копии.

Возможна в удаленном офисе и реализация механизма кэширования, дополняемая технологиями интернет-оптимизации.

Существует также локальная виртуализация рабочих столов, серверов удаленных офисов с централизованным управлением, проводимым из центра обработки информации.

Читайте также: