Согласие на обработку персональных данных в гугл форме сделать как

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 19.09.2024

Объясняем по порядку, о чём речь и что делать, чтобы всё было хорошо.

Что такое персональные данные и кто их собирает

Персональные данные — это все данные, которые посетитель сайта оставляет в формах сбора данных: обратной связи, подписки на рассылку, регистрации или в личном кабинете.

Имя, фамилия и отчество
Адрес
Email
Номер телефона
Дата рождения
Фотография
Ссылки на профили в соцсетях

Причём некоторые данные считаются персональными не сами по себе, а в сочетании друг с другом. Например, по имени, фамилии и отчеству нельзя точно идентифицировать человека, а в сочетании с адресом — можно. Но, чтобы не разбираться в комбинациях, проще считать все эти данные персональными и работать с ними правильно.

Каждый собирает персональные данные — при оформлении заказа покупатель оставляет свои контакты или адрес. Даже если человек ничего не купил, а просто подписался на рассылку, это тоже считается сбором персональных данных.

По закону просто так собирать персональные данные нельзя. Надо получить осознанное согласие пользователя (то есть потребовать от него действия, а не просто уведомить) и дать ему знать, как именно его данные будут использоваться. И, конечно, правильно хранить эти данные. Рассказываем, как это делать.

Как собирать персональные данные по закону

Чтобы не нарушать закон и не платить штраф:

Пример формы с согласием на обработку персональных данных

В магазине на Эквиде можно быстро настроить согласие на обработку персональных данных по инструкции.

Для соблюдения формальностей закона этого будет достаточно.

Пример политики конфиденциальности (готовый шаблон)

Скопируйте текст к себе (сам шаблон по ссылке нельзя редактировать, он для общего пользования).
Заполните все пробелы информацией о своей компании (они отмечены красным цветом).
Разместите готовый текст на сайте на отдельной странице.

Все формулировки в шаблоне юридически выверены и подойдут большинству Но мы всё равно рекомендуем вам проконсультироваться с юристом: возможно у вашей компании есть особенности и их стоит добавить в политику.

Как хранить данные клиентов

Мало просто добавить на сайт правильный документ и чекбоксы. Данные, которые вам доверил клиент, надо правильно хранить. И не просто потому, что того требует закон. Вряд ли из ваших клиентов захочется, чтобы их адрес, телефон или другие личные данные оказались в открытом доступе. И они вполне могут пожаловаться, если заподозрят, что утечка данных произошла у вас.

Вот минимальные меры предосторожности, которых стоит придерживаться:

Придумайте надёжный пароль на вход в админку вашего сайта и подключите двухфакторную идентификацию по телефону для входа в почту.
Не копируйте данные клиентов и заказов из админки магазина в документы на компьютере или в сети. Так за их сохранностью будет сложнее уследить.
Предупредите своих сотрудников о том, как обращаться с данными клиентов и почему это важно.

Читайте подробнее, как обеспечить безопасность и данных клиентов.

И, конечно вы обязаны удалять данные клиентов по их первому требованию.

Что сделать ещё, чтобы работать по закону

Согласие на обработку персональных данных работника — это документ, который дает право на использование третьими лицами сведений из паспорта, адреса, даты рождения и даже фамилии, имени и отчества гражданина. Эту информацию охраняет законодательство.

Что такое персональные данные

Понятие персональных данных и обращение с ними регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ . В соответствии с этим документом под личными данными граждан, охраняемыми законодательством, следует понимать любую информацию, которая прямо или косвенно относится непосредственно к их субъекту (то есть физическому лицу). Такая информация позволяет однозначно определить, о каком человеке идет речь. Но человек — полновластный хозяин своих данных, и если форма согласия на обработку персональных данных им не заполнена и не предоставлена, ни одна организация не вправе ими распоряжаться.

Что является личной информацией граждан

Конкретные указания на то, какая информация о человеке является его индивидуальными и охраняемыми данными, в законодательстве отсутствуют. По сложившейся практике под ней обычно скрывается:

фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
адрес проживания (место регистрации);
семейное, социальное и имущественное положение;
образование, профессия;
доходы, имущество и обязательства.

Обычно такие сведения человек сообщает о себе сам во многих государственных органах, медицинских и образовательных учреждениях, кредитных организациях и даже в коммерческих структурах (при трудоустройстве). Кроме вышеперечисленных сведений, которые являются общими, есть еще специальные личные данные, такие как национальность, вероисповедание, политические взгляды, состояние здоровья и прочая информация подобного рода.

В каких документах содержатся персональные данные

Существует целый ряд документов, которые по своей сути являются источниками и одновременно хранилищами личной информации. К ним, в частности, относятся:

паспорт гражданина (внутренний и заграничный);
другие документы, удостоверяющие личность;
трудовая книжка;
военный билет;
свидетельство о рождении;
документы об образовании;
документы о составе семьи;
справки о доходах;
анкеты, заполняемые при трудоустройстве;
автобиография;
характеристики;
личные карточки работников (форма Т-2);
другие документы.

Очевидно, что большинство этих документов в подлинниках или копиях хранят работодатели граждан. Они и все остальные лица, к которым попадает такая информация, являются операторами ПД. В законе указано, что такое согласие на обработку персональных данных, которое обязаны получить все операторы.

Специально для кадровиков эксперты КонсультантПлюс разработали подробный путеводитель по персданным сотрудников. Разобрали, что к ним относится, как их обрабатывать, какие документы нужно получить от работников и т. д. Все актуально на 2021 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто такие операторы ПД и что они делают

В статье 3 закона № 152-ФЗ сказано, что оператором ПД является лицо, которое организует и осуществляет обработку персональных данных. Все работодатели, как юрлица, так и ИП, являются такими операторами по умолчанию, круг остальных лиц, которые приобретают этот статус, практически не ограничен. Это любое лицо, которому человек сделал заявление и согласие на ОПД, то есть доверил личную информацию о себе оператору и разрешил ее использовать для определенных целей.

Отдельное внимание следует уделить понятию обработки личной информации. О ней везде говорят, но никто толком не знает, что это такое. Тогда как часть 3 все той же статьи 3 закона № 152-ФЗ регламентирует это понятие как любое действие (или их совокупность), совершаемое с личной информацией. Под действиями законодатели понимают:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (распространение, предоставление, доступ);
обезличивание;
блокирование;
удаление или уничтожение данных.

Все операции проходят или в бумажном ручном режиме, или с использованием средств автоматизации, в том числе в режиме онлайн. На все эти действия оператор обязан получить от владельца одобрение: например, заполненный бланк согласия.

Деятельность работодателей в качестве операторов регулирует статья 86 Трудового кодекса РФ.

Требования к оформлению документов

Определимся с общими требованиями к оформлению бумаг, которые подтверждают одобрение гражданина на действия с его личными данными. Необходимо учитывать, что форма для организаций и учреждений немного отличается от того, как выглядит заявление о согласии на обработку персональных данных (его берет с каждого нового сотрудника работодатель).

Когда речь идет о работодателях, важно учесть, что по нормам п. 8 части 1 статьи 86 ТК РФ всех работников и их представителей следует ознакомить с утвержденным положением под подпись. Для этих целей даже заводят специальный журнал. Если положение в организации-операторе отсутствует, это является грубым нарушением, за которое нормами статьи 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф.

Как заполнить согласие на обработку персональных данных

Требования к письменному согласию, которое дает владелец личной информации, определены в части 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ. Они изменились с 01.03.2021. Главное требование — конкретика, информативность и обязательное оформление в письменной форме. Также допускается электронная форма, если взаимодействие владельца и оператора происходит через интернет. В любом случае у оператора должна иметься возможность в любой момент подтвердить факт получения.

Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, составленное в письменной форме, с 01.03.2021 включает в себя срок, в течение которого оно действует, и способ его отзыва.

Вот так выглядит стандартная форма согласия, которую применяют в различных ситуациях:

По этой причине рекомендуется сразу оформить заявление о согласии на все манипуляции с ПД и больше не переживать по этому поводу. Универсальный бланк не предусмотрен: каждый оператор разрабатывает его самостоятельно. Для удобства рекомендуем воспользоваться образцами в конце статьи.

Этот образец — пример согласия на обработку персональных данных для работников коммерческой организации.

Произвольная форма заявления не исключает целого ряда требований, установленных в статье 9 закона № 152-ФЗ к его содержанию. В нем обязательно указываются:

В "Параметрах магазина" Вы сможете включить вывод галочки согласия на обработку персональных данных на странице оформления заказа.

Сам текст пользовательского соглашения при этом задается в разделе "Пользователи".

На сайте подобная галочка выглядит примерно следующим образом:

Рассмотрим, как это можно сделать.

Шаг 1

В разделе редактирования магазина нажмите на ссылку "Параметры магазина".

Шаг 2

В открывшемся окне отметьте галочку "Запрашивать согласие с условиями пользовательского соглашения" (она находится в самом низу окна) и сохраните изменения.

Готово. Теперь в форме заказа на сайте клиенту будет необходимо обязательно подтвердить свое согласие с условиями соглашения.

Обратите внимание!

Текст пользовательского соглашения, ссылка на которое будет выводиться рядом с галочкой согласия, задается в настройках раздела "Пользователи". По умолчанию там уже расположен стандартный текст, но Вы можете его изменить. Подробне о том, как редактировать текст соглашения, читайте по ссылке.

Мы занимаемся разработкой веб-сайтов для России и зарубежных рынков с 1997 года. Наша команда – более пятисот сотрудников в разных странах и городах.

Данный сайт защищен с помощью reCAPTCHA и соответствует
Политике конфиденциальности и Условиям использования Google.

Разобраться в нюансах обработки персональных данных бывает не просто даже опытным специалистам. Это связано с тем, что положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ) содержат общие формулировки, которые могут трактоваться по-разному. Позиции Роскомнадзора и суда по одному и тому же вопросу могут различаться, более того, встречаются судебные дела с противоположными решениями. При построении процессов обработки персональных данных руководители компаний часто не понимают, на что им ориентироваться, чтобы не допустить нарушений Закона № 152-ФЗ.

При этом вопрос защиты персональных данных год от года становится более острым. За последние два года в КоАП РФ внесены поправки об увеличении штрафов за невыполнение требований Закона № 152-ФЗ. Кроме того, сейчас готовится проект закона об увеличении штрафов за утечку персональных данных. Ежегодно Роскомнадздор фиксирует более 50 тыс. жалоб физических лиц и выписывает организациям административные штрафы, общая сумма которых превышает 1 млн руб. Возможные последствия для компаний не ограничиваются одними штрафами: регулятор может заблокировать сайт организации, что является неотъемлемой частью бизнеса для тех, кто предоставляет онлайн-сервисы или развивает продажи в интернете.

В данной колонке я рассмотрю три важных вопроса, которые мне регулярно задают предприниматели, сравнив положения Закона № 152-ФЗ и позицию Роскомнадзора. А также поделюсь личным опытом участия в проверках службы.

Фотография в СКУД – биометрические персональные данные?

Использование фотографий в системах контроля управления доступом (СКУД) – распространенная практика в компаниях. Поэтому многих волнует вопрос: относится ли фотография в СКУД к биометрическим персональным данным? Ведь в этом случае организация должна будет получить согласие субъекта персональных данных в письменной форме, указанной в ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

Что говорит законодательство?

Закон № 152-ФЗ дает слишком общее определение биометрических персональных данных, которое не дает четкого ответа на вопрос, относится ли к ним фотография. Так, в ст. 11 Закона № 152-ФЗ говорится, что под биометрическими персональными данными понимаются сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, которые используются оператором для установления личности субъекта данных.

Что говорит Роскомнадзор?

На сайте службы опубликованы разъяснения 1 о том, что фотография в СКУД используется для установления личности субъекта персональных данных и, следовательно, является биометрическими персональными данными.

На дне открытых дверей в январе текущего года представители регулятора пояснили, при каких условиях фотография относится к биометрическим персональным данным. Так, если она:

сделана в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/ МЭК 19794-5-2013 к изображению (освещение, положение головы, расположение камеры, разрешение изображения и т.д.);

отнесена к биометрическим персональным данным нормативно-правовым актом (например, при обработке в Единой биометрической системе).

При данном пояснении регулятора можно сделать вывод, что обработка фотографии в системе СКУД к биометрическим персональным данным не относится. Кроме того, на последних проверках Роскомнадзора с нашим участием компании не получали замечаний о том, что фотография в СКУД относится к биометрическим персональным данным. Однако нам встречались и примеры с противоположным решением регулятора.

Что говорит судебная практика?

Владелец фитнес-клуба в Казани пытался оспорить в суде постановление Роскомнадзора и штраф в размере 10 тыс. руб. (решение Cоветского районного суда города Казани от 26 сентября 2019 г. по делу № 12-1526/2019). В спортивном клубе использовали систему СКУД для идентификации посетителей по фотографии при проходе через турникет без их письменного согласия. Суд сослался на разъяснения службы о том, что фотография, используемая для идентификации личности, является биометрическими персональными данными, и оставил жалобу без удовлетворения.

Выводы

Роскомнадзор не опровергает разъяснения на сайте, но на публичных мероприятиях его представители приводят критерии, по которым фотография в СКУД не относится к биометрическим персональным данным. Аналогичный подход все чаще встречается и в результате проверок регулятора. При этом, как видно из приведенного выше судебного решения, совсем недавно суд придерживался другой позиции, ссылаясь на разъяснения Роскомнадзора. Таким образом, сегодня есть риски получения предписаний и штрафов в случае отсутствия согласия в письменной форме на обработку биометрических персональных данных при использовании фотографии в СКУД. Поэтому рекомендуется получать согласие субъекта персональных данных. Согласие должно быть оформлено в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Еще один вариант минимизировать риск — указать во внутренних нормативных документах (например, в регламенте о пропускном и внутриобъектовом режимах), что фотографии в СКУД обрабатываются не с целью идентификации личности, а для организации пропускного режима. Однако при таком способе есть риски получить предписание в случае проверки Роскомнадзора.

Относится ли номер телефона к персональным данным?

Компании часто спрашивают, считаются ли номера телефонов без привязки к ФИО и другой информации пользователя персональными данными, и нужно ли в этом случае получать согласие владельца номера на обработку персональных данных.

Что говорит законодательство?

Напомним, согласно ст. 3 Закона № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Что говорит Роскомнадзор?

На дне открытых дверей представители службы также объяснили, что к персональным данным относится информация, которая характеризует человека. Телефонный номер – это не характеристика человека, а атрибут аппаратного средства связи, и значит, персональными данными не является.

По моей практике участия в проверках Роскомнадзора, представители службы не требуют получения согласия на обработку номера телефона без привязки к другим данным.

Что говорит судебная практика?

Житель города Белгорода обратился в суд (решение Октябрьского районного суда г. Белгорода от 12 сентября 2019 г. по делу № 12-393/2019) с жалобой на размещение его телефонного номера в Интернете компанией ООО "Яндекс Справочник". Роскомнадзор не увидел в этом нарушений, так как номер телефона был опубликован без указания его владельца. Суд согласился с регулятором в том, что номер телефона не относится к персональным данным, так как по нему нельзя идентифицировать человека.

Между тем, суд в Москве, рассматривая подобный вопрос, вынес другое решение (решение Черемушкинского районного суда г. Москвы от 18 июня 2019 г. по делу №12-973_2019). Гражданину поступали звонки от коллекторской компании без его согласия. При этом других данных, кроме номера телефона, у взыскателей о человеке не было. Суд посчитал, что такая обработка персональных данных коллекторской компанией, а именно номера телефона, является нарушением Закона № 152-ФЗ.

Выводы

Роскомнадзор придерживается позиции, что номер телефона без привязки к другим данным не относится к персональным данным, а значит, не нужно получать согласие его владельца на обработку данных. Однако правоприменительная практика говорит о том, что стоит заручиться согласием субъекта на обработку таких данных. Оно может быть оформлено в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения (например, галочка на сайте).

Нужно ли согласие субъекта персональных данных, если они обрабатываются в рамках исполнения договора?

Часто компании задаются вопросом, нужно ли отдельно получать согласие, если персональные данные обрабатываются с целью выполнения обязательств по договору, или договор сам по себе является правовым основанием для обработки.

Что говорит законодательство?

В ст. 6 Закона № 152-ФЗ говорится, что обработка персональных данных допускается:

для исполнения договора, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект будет являться выгодоприобретателем или поручителем.

Что говорит Роскомнадзор?

На официальном сайте Роскомнадзора 2 размещена информация о том, что согласие не требуется, если обработка персональных данных необходима для исполнения договора.

По моему опыту участия в проверках регулятора отсутствие согласия может быть нарушением в следующих случаях:

не указан перечень организаций, в которые передаются персональные данные;

требуется согласие на обработку персональных данных в письменной форме (для специальных категорий данных, биометрических данных, трансграничной передачи персональных данных и т.п.).

Что говорит судебная практика?

Рассмотрим два примера с противоположными решениями суда.

В пятом арбитражном апелляционном суде Владивостока рассматривался случай обработки персональных данных собственников помещения ресурсоснабжающей организацией. Судебная коллегия определила, что при наличии договора согласие субъекта на обработку данных не требуется, поскольку она необходима для исполнения договора (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2019 г. № 05АП-367/19 по делу № А51-19080/2018).

В другом деле апелляционный суд Воронежа установил, что подписание договора не может считаться согласием собственника помещения многоквартирного дома на обработку персональных данных (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 декабря 2018 г. № 19АП-8727/18). Согласие должно быть выражено с соблюдением требований ст. 9 Закона № 152-ФЗ с обязательным указанием сроков обработки персональных данных.

Выводы

В судебной практике есть пример, где наличие договора не является согласием. Роскомнадзор тоже не требует согласия, если персональные данные обрабатываются с целью исполнения договора, но проверяет выполнение условий, приведенных выше.

Тема обработки персональных данных всегда вызывает много вопросов из-за неоднозначности формулировок Закона № 152-ФЗ, и у каждого специалиста по персональным данным своя интерпретация правильного выполнения требований. Встречаются ситуации, когда в судебном порядке оспариваются постановления службы. Более того, по одному вопросу можно найти противоположные решения суда. Подход Роскомнадзора меняется со временем, появляются новые разъяснения на сайте службы и открытых мероприятиях, а также решения судебных дел. Я рекомендую при построении процессов обработки персональных данных оценивать совокупность факторов и выбирать решение, которое минимизирует риски получения предписаний и штрафов, на периодической основе проверять процессы обработки персональных данных на соответствие новым подходам Роскомнадзора. Кроме того, стоит обратить внимание на разработку организационно-распорядительных документов, которые должны соответствовать выбранной позиции по спорным вопросам, а также отражать актуальные изменения процессов обработки персональных данных в компании.

Читайте также: