Рассылка автореферата по почте как сделать
Обновлено: 04.07.2024
На первый взгляд, рассылка может показаться довольно простым делом, но в реальности ситуация абсолютно противоположна. Скорее всего, у вас возникнет множество проблем , которых перед защитой диссертации не пожелаешь никому. Предлагаем прочитать одну из типичных историй , которую мы нашли в открытом доступе в сети Интернет. По нашему мнению она полностью отражает реальное положение дел . Мы рекомендуем каждому заниматься своим делом, диссертанту – готовиться к защите, продумывать текст выступления, писать ответы на замечания оппонентов и т.д., а организационную работу, такую как рассылка авторефератов, доверить нашим специалистам . Тем более, что эта услуга у нас стоит вполне приемлемых денег , а сил, времени и нервов вы сможете сэкономить более, чем достаточно.
«Проблемы с почтой (из личного опыта)
Пишу, чтобы другие не наступали на те же грабли, что и я. Может, мой опыт кому-то пригодится. На данный момент почтовые передряги - самое неприятное на пути к моей защите.
Итак, рассылка автореферата была назначена на 5 марта. Были куплены конверты (на почте их не держат , покупала в "Комусе"), подписаны авторефераты, все разложено и заклеено, адреса надписаны. (Я воспользовалась почтовыми наклейками, распечатала на них на принтере адреса. Получилось гораздо аккуратнее и быстрее, чем писать рукой.) Потом я пошла в ближайшее почтовое отделение, взвесила конверты, узнала, что во что обойдется и купила марок. У меня получилось 4 вида тарифов: по России, в Минск, в США, бандероль в Книжную палату (9 авторефератов).
В заветный день, взяв пачку конвертов (72 штуки) и список рассылки (2 экз.), я вновь отправилась на почту. Для полноты картины скажу, что конверты лежали в колясочной сумке, а в самой коляске лежало трехмесячное чадо, которое предпочитает прогулки по улице, а не по почте. На почте мне предложили все эти письма просто бросить в ящик , а штампик ставить наотрез отказались . Мол, ответственности за простые письма они не несут. Есть альтернатива - сделать все эти письма заказными. Но мне этот вариант не подходил, и даже не из-за финансовых соображений. В Совете нас предупредили, чтобы заказные не вздумали отправлять , поскольку члены Совета люди пожилые и не любят, когда их в 8 утра будит почтальон. И кстати, такую пачку заказных писем почта все равно бы не приняла, больше 30 от 1 человека они не принимают . В общем, развели руками.
Данная статья посвящена соискателям и аспирантам, которые выходят на защиту диссертации. А также информация может быть полезна для Ученого секретаря диссертационного совета.
Решила поделиться опытом, так как сама недавно прошла этот непростой путь, у меня было много вопросов и часто приходилось искать информацию в интернете, но не всегда находила ответы. Обратите внимание на дату информации, т.к. со временем некоторые правила могут измениться.
Подготовка документов для защиты диссертации и сбор аттестационного дела после защиты занимает много внимания и времени. Защищающийся человек сталкивается с этим в основном раз в жизни, поэтому всё в первый раз и не всегда понятно что и как делать. Не всегда ученый секретарь может подсказать и мало кто охотно делится своим опытом, не потому что не хочет помочь, а многое быстро забывается, т.к. в это время у соискателя стресс.
Итак, с чего начать и какие документы нужны для защиты и после защиты диссертации?
1. Получить справку о сдаче экзаменов (кандидатских минимумов) в отделе аспирантуры (оригинал и копия, заверенная отделом аспирантуры).
2. Провести семинар на кафедре/в отделе/институте, где выполнялась диссертационная работа (предзащита). Если работа выполнялась в нескольких организациях, то семинар проводите в нескольких местах.
3. Получить заключение (2 экз.), пишется на основе протокола, утверждает проректор или директор организации, ставится круглая печать (от каждой организации, где проводили семинар).
4. Подготовить документы, заверить у нотариуса: диплом о высшем образовании, если менялась фамилия с момента получения диплома, то еще и документ о смене фамилии, например, свидетельство о заключении брака (2 экз.).
5. Заполнить личный листок. Заверить в отделе кадров.
6. Написать заявление о принятии к рассмотрению и защите диссертации на имя председателя Диссертационного совета. Поставить дату (заранее уточнить у Ученого секретаря), подпись, фамилию и инициалы ручкой. Отсканировать. Затем подписать у председателя.
7. Загрузить на сайте организации, где будет проходить защита, заявление (без подписи председателя) и полный текст диссертационной работы.
8. Написать официальные письма от имени председателя оппонентам, от имени директора — ведущей организации с просьбой дать согласие назначить их официальными оппонентами.
9. Ученый секретарь назначает дату заседаний о принятии к рассмотрению и защите.
10. Диссертационный совет (далее ДС) проводит заседание о принятии к рассмотрению Вашей работы. Проследите, чтобы был явочный лист, где будут расписываться члены Совета (далее ЧС, кворум — не менее 2/3 списочного состава ДС). В этом заседании назначается комиссия, председатель комиссии для подготовки заключения о возможности или невозможности приема к защите. Составляется протокол в 2-х экземплярах.
11. Выслать автореферат и диссертацию членам комиссии.
12. До следующего заседания ДС получить письменное согласие от оппонентов и ведущей организации и отзыв научного руководителя.
13. Подготовить список рассылки автореферата: общий список и отдельно список для почты России.
14. Второе заседание — принятие к защите. Также должен быть явочный лист и составляется протокол в 2-х экземплярах. Председатель комиссии зачитывает заключение, назначаются (подтверждают) официальные оппоненты, разрешают печать автореферата, утверждают дополнительный список рассылки автореферата, назначают дату защиты (минимум через 2 месяца).
15. В течение 5 дней разместить на сайте организации и ВАК решение ДС о принятии к защите.
16. Документы, которые нужно разместить на сайте ВАК (заполняет форму и загружает документы ученый секретарь или технический секретарь Совета со специального компьютера, Вам нужно предоставить эти документы в электронном виде в формате PDF):
-Заявление (п. 6);
-Копия страницы сайта с диссертацией (скриншот);
-Копия диплома о высшем образовании;
-Документ о сдаче кандидатских экзаменов;
-Документ о смене фамилии;
-Положительное заключение от организации, где выполнялась работа (п. 3), если заключений несколько, то соединить их в один PDF файл;
-Отзыв научного руководителя (п. 12);
-Диссертация;
-Автореферат.
Только после того, как разместили все это, через 2 месяца можно выходить на защиту. На сайте ВАК появится объявление о защите.
17. Загрузить на сайте организации автореферат, отзыв научного руководителя, протокол принятия к защите, объявление о защите.
18. Распечатать автореферат. Примерно 100 экземпляров. Это зависит от списка рассылки. Я напечатала 120 экземпляров по 24 листа, считая обложку, примерно за 2500 руб. Если хотите, могу дать ссылку, где печатала. По почте организациям и диссоветам разослала 40 авторефератов, 21 — раздала членам совета, 20 — в библиотеку, оппонентам, коллегам, 8 — в дело, остальное на свое усмотрение.
19. Распечатать диссертацию, сделать твердый переплет. В целях экономии, можно распечатать самим и оплатить только за твердый переплет. Самая низкая цена на переплет, кажется, в РГБ (200 – 300 руб. за экземпляр). Обязательные экземпляры: для библиотеки организации (нужно положить сразу, как вывесите автореферат), для оппонентов и ведущей организации, для РГБ (отвезете после защиты вместе с авторефератом). Далее на свое усмотрение.
21. Про этот пункт мне никто не рассказывал, узнала случайно. Экземпляр автореферата, который передаешь своему научному руководителю, необходимо подписать — написать слова благодарности. Также это надо сделать и для других коллег, которые тебя поддерживали и помогали.
22. Рассылка авторефератов. Крайний срок рассылки за 1 месяц до защиты. Но Вы не тяните, чем раньше разошлете, тем лучше. Ведь оригиналы отзывов от официальных оппонентов и ведущей организации должны получить за 15 дней до защиты и повесить на сайт организации за 10 дней до защиты. Остальные отзывы нужно загрузить на сайте организации за день до защиты.
Рассылка по почте России.
1-Взвесить конверт с авторефератом, купить марку, приклеить марки на конверты.
2-Подойти к окну приема и передачи писем. Отдать им, получить печать. Печать ставится в списке рассылки для почты. Достаточно 1 экземпляра.
Личная рассылка. Членам диссовета, в библиотеку, оппонентам и всем тем, кому можете передать лично, передавайте так.
Если живете в Москве, то в Российскую книжную палату 9 обязательных экземпляров автореферата надо передать лично и поставить печать в экземпляре общего списка рассылки. Для иногородних не знаю, как все это происходит.
В РГБ отправлять по почте!
23. Заранее подготовить ответы на поступившие отзывы.
24. Если Ваша организация оплачивает официальным оппонетам, то собрать копию их документов (паспорт, ИНН, ПФР, диплом степени доктора или кандидата), чтобы подготовить договор и подписать их в день защиты.
25. Заключение диссертационного совета — в день защиты ученый секретарь раздает всем присутствующим ЧС, а подписывать нужно 4 экземпляра.
26. Протокол счетной комиссии — 2 экз. (подготовить пустографку, т.е. оставить место для ФИО комиссии, количества членов совета и их голосов).
27. Бюллетени для тайного голосования (по количеству ЧС), положить в чистый конверт.
28. Явочный лист — 1 экз..
29. Информационная справка — 2 экз.
30. Протокол защиты — 2 экз.
Документы п. 25 –30 подписываются после защиты, их просто нужно подготовить заранее.
31. ЗАЩИТА. Доклад 20 – 25 минут. Ведется аудиовидеозапись.
33. В течение 10 дней разместить сведения о результатах защиты. Вывесить на сайте организации скан решения ДС и заполнить форму (вкладка 4) на сайте ВАК.
34. Сопроводительное письмо в РГБ о направлении диссертации — 2 экз. Отвезти 1 экз. Диссертации и 1 экз. автореферата диссертации в РГБ. На втором экземпляре письма работник РГБ ставит печать о получении документов.
37. Заполнить оставшуюся вкладку на сайте ВАК. Прикладывать сканы следующих документов:
-Заключение ДС (п.25);
-Отзывы от остальных (одним файлом pdf);
-Стенограмма (п.36);
-Протокол счетной комиссии (п.26);
-Информационная справка (п. 29);
-Опись документов;
-Дополнительные документы (например, справку о переименовании организации или еще какой-нибудь необходимый документ);
-Указать дату отправки документов в РГБ и в ЦИТиС.
38. Распечатать на бланке организации, автоматически формировавшееся, сопроводительное письмо и опись.
39. Собрать две папки с документами (аттестационное дело), пронумеровать страницы, отсканировать всё содержимое папки (хотя по положению только 5 пунктов указывается, см. список из положения ниже (п)), записать на диск.
Вот эти 40 основных шагов и Вы кандидат наук (ну или доктор)!
Документы, входящие в первый экземпляр аттестационного дела:
Документы, входящие во второй экземпляр аттестационного дела, помимо вторых экземпляров документов, входящих в первое дело:
А) Заявление соискателя ученой степени;
Б) Протокол заседания ДС при приеме диссертации к защите;
В) Явочные листы;
Г) Бюллетени тайного голосования в запечатанном конверте;
Д) Протокол заседания ДС при защите;
Е) Экземпляр стенограммы (прим. авт.: не знаю, почему еще раз о нем пишут, он же входит в первый экземпляр дела тоже):
Ж) Список адресатов.
Решение ВАК
Получилась очень длинная, но полезная и подробная статья. Если возникнут вопросы или нужна будет помощь, можете оставить комментарий, написать в директ через Инстаграм (ссылка на мою страницу наверху справа). Без проблем отвечу, проконсультирую, могу помочь с оформлением документов.
Читайте также: