Планшетная выставка как сделать

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 19.09.2024

Совсем кратко расскажу о том, как выглядит выставка. Большой павильон (тысячи квадратных метров) разделен на множество небольших участков, на каждом из них сконструирован стенд. Стенд может занимать 5 кв.м. и иметь две стены-перегородки и стул, а может представлять собой нечто вроде небольшого двухэтажного коттеджа :) На стенде работают люди, которые рассказывают и/или показывают что-то посетителям. Посетители свободно (хаотично или по запланированному маршруту) перемещаются от стенда к стенду, собирают промо-материалы (часто), обмениваются визитками (реже) и общаются с людьми на стенде (еще реже).

Итак, что следует делать, чтобы ваша подготовка к участию на выставке прошла успешно.

Ответственный за подготовку и участие

Участие, особенно в первый раз, дело достаточно сложное, вопросов возникает огромное количество (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из эаропорта в гостиницу), а график очень жесткий (организаторы вас ждать не будут). Обязательно должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия подгонять остальных членов команды. Я не рекомендую возлагать эти обязанности на руководителя того проекта, который будет представляться — у него будет и так много забот по доводке проекта до необходимой кондиции. Поэтому техническую сторону организации участия лучше возложить на другого сотрудника.
В задачи ответственного будет входить: оформление документов для участия, общение с организаторами, бронирование гостиниц и покупка билетов (если выставка не в вашем городе), составление списков нужных для участия вещей, постоянная координация работы команды и многое другое.

Связь с организаторами

Ответственный за организацию должен как можно быстрее выяснить самые важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, крайние сроки отправки заявки на участие, получить договор участия, выяснить возможности оперативной полиграфии на месте выставки, доступные гостиницы и т.п.

К сожалению, ваша подготовка может окончиться на этом этапе: из-за отсутствия свободных мест в выставочном павильоне (на крупных выставках за несколько месяцев до начала все уже выкуплено) или из-за стоимости участия (к примеру, на IBC минимальный стенд обойдется в 10 тыс. евро).

Изучайте договор с организаторами самым внимательным образом, особенно требования и регламент поведения участников выставки. В договоре будут указаны ограничения (например, запрет оставлять пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до закрытия, распространять промо-материалы без согласия организаторов и т.п.) и, самое важное, штрафы за нарушения.

Обязательно подпишитесь на новостную рассылку выставки. Это стоит сделать не только ответственному за подготовку, но и всем активным участникам процесса.

Описание компании или продукта

Стенд

Переходим к центральному элементу нашего участия — стенду. Если вы первый раз участвуете в выставке, я бы рекомендовал ограничиться стендом минимального размера и самой простой конструкции (2 или 3 стены-перегородки). Если у нас только софт, то организовывать витрины или шоу-рум нам не нужно.

Пример простого стенда, изображение NAB show

По возможности выберите размещение стенда поближе к главных проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы поближе к стендам крупных компаний (организаторы высылают схему размещения, на которой обычно подписаны участники). Стратегически верно также расположиться около coffee corner, если такой есть. Трафик — это всегда трафик.

мебель (стулья, стол, стойка/front desk) и ее количество;
освещение (точечная подсветка);
электрические розетки и их количество;
интернет?
мусорная корзина?
ежедневная уборка?

Оформление стенда

Сооружение стенда

Так как стенд выбран самый простейший, сооружением займутся организаторы. Перед началом выставки к вашему приходу стенд будет готов к работе.

Раздаточные материалы

чтобы о вас вспомнили после выставки;
чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны.

Сколько печатать раздаточных материалов

К сожалению, у меня нет данных по отношению количества посетителей, получивших раздатку к числу прошедших мимо стенда, или отношению посетивших выставку к посетившим наш стенд. Но это число не очень велико. Для небольшого стенда малоизвестной (пока еще) компании стоит ориентироваться примерно на 50 комплектов раздатки в 1 выставочный день для крупной выставки (если не были организованы какие-то дополнительные мероприятия по привлечению посетителей). Заранее узнайте, есть ли возможность оперативной полиграфии на выставке. Ну и привезти больше и не раздать — это лучше, чем привезти меньше и испытывать нехватку.

Подготовка стендистов

способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.

Бесплатные плюшки

Организаторы выставки предлагают много дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в роли спикера, спонсирование разных мероприятий во время выставки, бронирование гостиниц и т.п. Скорее всего, в рассылке от организаторов вас завалят подобными предложениями. Читайте вмательно, т.к. часто есть предложения попиарить вас бесплатно: например, 15-ти минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала. Но такие предложения всегда ограничены, и надо успеть в них вписаться — желающих много.
Также участникам часто выдают пригласительные на разные мероприятия — от неких спонсированных семинаров (скука) до экскурсий по городу и вечеринок с бесплатным алкоголем :) Постарайтесь не пропустить.

Пригласите потенциальных клиентов

Не забудьте пригласить ваших потенциальных клиентов и просто партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что будете представлять (не забудьте указать номер стенда) — вполне сложившаяся практика в таких ситуациях. Длина же самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение про само участие в выставке планируется в следующей части статьи.

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

- налаживание коммуникации с партнёрами;

- изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

- формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

- привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

- определение величины выставочной площади;

- время и место проведения выставки;

- определение списка участников;

- составление программы выставки;

- структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

- расходы на маркетинговые исследования;

- аренда выставочных стендов;

- реклама и продвижение выставки;

- разработка промо-сайта для выставки;

- печать раздаточных материалов;

- подарки для конкурсной программы;

- услуги ведущих мероприятия;

- проживание участников выставки;

- таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall - Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!

Технологии в дизайне выставочных стендов

Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь. И они устойчиво внедряются в дизайн выставочных стендов. Кроме подставок для планшетов с презентацией или он-лайн путешествием многие компании внедряют компоненты AR и VR (технологии дополненной и виртуальной реальности). Так взаимодействие с клиентами станет интереснее, разнообразнее. Например, с помощью VR-очков можно провести виртуальную экскурсию по вашему производству, позволить гостям попробовать себя в качестве инженера или дизайнера. Сейчас такие технологии достаточно доступны и максимально интересны для посетителей.

Кроме этого не забывайте о такой простой, но необходимой вещи как зарядка для гаджетов. Зарядные станции – это стойка, стол, тумба, где посетители выставок могут бесплатно воспользоваться услугой. Востребованность идеи – 100%. А пока телефоны, планшеты пополняют запасы энергии, владельцы имеют достаточно времени, чтобы рассмотреть ваш стенд в подробностях, услышать от консультантов всю необходимую информацию.

3-D эффект. Объемные элементы в дизайне выставочных стендов

Проецирование изображения в трехмерном формате является одной из тенденций выставочной индустрии не первый год и уверено держит лидерство. При разработке дизайна стендов применяют разные методы:

голограммы;
трехмерные экраны;
проекторы;
макеты;
подвески с LED-экранами
изображение на полотнах в формате 3-D и т.д.

Нестандартные выставочных стендов. Идеи: формы, линии и все остальное

Новые идеи легко воплотить в нестандартных формах, комбинациях материалов, изгибов и линий. Добавьте в свой стенд сложные конструкции, открытые и закрытые ниши, неровные поверхности (без ущерба для удобства посетителей). Оригинальный дизайн привлекает больше внимания и позволит вам выделиться на фоне конкурентов. Используйте контраст цвета, материала, форм и линий. Как пример, горы Абхазии, которые притягиваю к себе внимание сотни лет – деревья растут прямо из скал. Природа сама смогла сотворить такое чудо, но современные технологии позволят вам придумать идеи еще круче.

Комфорт и уют внутри выставочного стенда

Немаловажно музыкальное и световое оформление. На мероприятиях принято использовать освещение холодного спектра. Вы же можете использовать лампы с мягким светом, включите запись пения птиц или шума океана.

Эко-стиль в дизайне выставочного стенда

Освещение выставочных стендов

Это один из главных способов привлечь к себе внимание на выставке, задать верный настрой, выделить детали. Вот на что при дизайне стенда стоит обратить особое внимание. Цвета и цветы, линии и формы, 3-D оформление станут абсолютно бесполезны, если ваш стенд будет недостаточно освещен. Вы можете создать футуристическую атмосферу или сделать ваш стенд визуально уютным, будто на тихом ужине при свечах. А может вам необходимы максимально яркие детали, выделение логотипа, подсветка изображений, лого? Использование игры света всегда оправдано и эффективно. Белые свет хорошо сыграет на контрастном черном полотне. Лайтбоксы станут дополнением к рабочим столам, стойкам, зарядным станциям. И не забывайте, что вас должно быть заметно из любого уголка выставочного зала, но при приближении искр в глазах от обилия освещения у гостей быть не должно.

Имеет ли размер значение?

Уделите внимание персонализации, пусть каждый гость выставки почувствует свою значимость, будет вовлечен в процесс вашей презентации. Качественно оформленный рекламный стенд на выставке - это половина вашего успешного участия в мероприятии. Ну а дальше дело за вашим предложением.

Том Дункан, сооснователь архитектурного бюро Duncan McCauley, — о том, почему при создании выставки стоит думать минутами, а не квадратными метрами, а посетителей рассматривать как часть экспозиции.

Фото: личный архив

Как сделать так, чтобы посещение музея стало необычным опытом, о котором хочется рассказать другим? Сооснователь англо-германского бюро Duncan McCauley Том Дункан считает, что в этом вопросе архитекторам можно поучиться у киноиндустрии. На своих лекциях он предлагает выстраивать экспозицию через эмоции посетителей, а на экспонаты и само пространство музея смотреть как на декорации. Свой подход бюро воплотило, работая с Государственными музеями Берлина, Музеем Виктории и Альберта и Историческими королевскими дворцами в Лондоне, Туристическим центром Рейхстага и другими площадками.

Strelka Magazine пообщался с Дунканом во время его визита в Москву и узнал, какие схемы он чертит при создании экспозиции, как интересно обыгрывать инклюзивные составляющие выставки и сделать бывшую печь кирпичного завода одновременно обучающим и захватывающим экспонатом.

Далее — прямая речь Тома Дункана.

ВЫСТАВКА ПО СЦЕНАРИЮ: СПЛАНИРОВАТЬ ВПЕЧАТЛЕНИЯ

Есть кино для узкого круга зрителей, а есть массовое. И выставка, как мне кажется, похожа как раз на второе. Это действительно что-то для всех. Поэтому мы не придумываем отдельные сценарии для детей или людей с ограниченными возможностями. Даже если в музей пришёл человек с отставанием в развитии, он должен иметь возможность взаимодействовать с вещами простыми, но не подчёркнуто покровительственными, детскими. На той же выставке про Амарну у нас были экспонаты для слабовидящих, которые можно было потрогать. Но это же делали и другие посетители, это была общая возможность. Тема прикосновений стала отдельным сюжетом, потому что мы хотели приблизить зрителей к атмосфере раскопок. Можно было полистать виртуальный дневник работ, послушать интервью с археологами и узнать, что происходило в тот день, когда был обнаружен бюст Нефертити. И мы сделали его гипсовую копию, которую можно было трогать.

ГОВОРЯЩИЕ И ТАНЦУЮЩИЕ СТЕНЫ

Говоря о теории проектирования выставок, мы используем два термина. Interpretive Design — процесс, в котором главный акцент делается на обучении и предоставлении контента. И Scenography — этот термин в большей степени относится к театральности и описывает создание сценического пространства. Это не столько два разных понятия, сколько пересекающиеся области, внутри которых работает архитектор. Например, на выставке The Glorious Georges во дворце Хэмптон Корт, посвящённой 300-летию восшествия на престол династии Георгов, основной темой были порядки, обычаи и атмосфера двора того времени. Вплоть до запахов и звуков. Нашей задачей было заставить помещение рассказывать свою собственную историю.

Выставка The Glorious Georges во дворце Хэмптон Корт / фото: Historic Royal Palaces

В одном из залов мы использовали информацию о том, что в нём танцевали менуэт принцесса Амелия и герцог Графтон. Чтобы воссоздать эту историю, мы поставили близко к стенам манекены в одеждах того времени и попросили хореографов исполнить этот танец на специальном фоне. После чего спроецировали движения на стены. В итоге посетители, с одной стороны, попадали в пространство иллюзии, а с другой — могли считывать информацию о танцах и моде того времени. Причём многие из них даже не замечали, что у манекенов нет головы, а у их теней есть.

Самих посетителей тоже можно рассматривать как часть выставки. Когда они заходят в зал, будут они видеть спины других людей или встретятся с ними глазами? А может быть, люди на выставке помогут друг другу получить какой-то опыт. Мы создавали музей бывшего кирпичного завода в Германии, в конце которого люди попадали в бывшую круговую печь. Они должны были взять в руки белые макеты кирпичей и пройти сквозь неё. По мере движения макеты из белых превращались в красные. Как если бы действительно проходил процесс обжига. И чем больше посетителей одновременно находились внутри, тем эффектнее это смотрелось.

БОТТИЧЕЛЛИ НАОБОРОТ, ИЛИ ЧТО ТАКОЕ ИДЕАЛЬНЫЙ КУРАТОР

Читайте также: