Как спланировать день чтобы все успеть сделать
Добавил пользователь Евгений Кузнецов Обновлено: 19.09.2024
Персональная система планирования
Большая часть бизнес-литературы рассказывает нам, как ничего не забыть, все спланировать и выделить самое главное в списке задач. Но не менее важно определить, что вы не будете делать. Совсем. Стратегический выбор – это не длинный список задач, часть из которых мы берем в приоритет, а другие оставляем на потом. Главное, успеть сделать самое важное, а не все.
Раньше я составляла длинный список задач на день. Рвалась скорее начать, но уже к середине дня понимала, что ничего не успеваю. Сейчас же, прежде чем поставить задачу в свой план, оцениваю не только ее важность, но и количество времени, которое мне понадобится на ее выполнение. Например, вам нужно 4 часа, чтобы разработать концепцию нового проекта. Забронируйте это время в своем календаре и подберите правильные часы для работы.
Дело в том, что у каждого из нас есть предел продуктивности, который в среднем составляет 3-4 часа в день. В течение дня мы испытываем колебания энергии – подъем, спад и снова подъем. Эти колебания связаны с биоритмами и пиком продуктивности. Чаще всего это утро с 9.00 до 12.00 и вечер с 17.00 до 20.00. В связи с чем важные переговоры, подготовки презентаций, мозговые штурмы и стратегические сессии лучше ставить на утренние часы. А вот после обеда организм чувствует сонливость в течение 1–2 часов, поэтому это время лучше посвятить задачам, которые не требуют высокой концентрации.
Шаблонное расписание: внедряйте повторяющиеся события вместо разовых
Кажется, главный секрет планирования – в предсказуемости. Искусство маленьких шагов для непрерывного продвижения к цели требует дисциплины. Иногда наш мозг тратит на решение больше ресурсов, чем на само действие. Поэтому здорово один раз решить, а потом не задумываясь сделать. Например, американский миллиардер, основатель Twitter Джек Дорси каждый день недели посвящает работе над определенной темой задач. Его расписание выглядит следующим образом:
Соавтор(ы): Kathi Burns, CPO®. Кэти Бернс — сертифицированный профессиональный организатор (CPO) и основательница консультационной фирмы Organized and Energized!, цель которой — помочь людям обустроить среду и сформировать персональный имидж путем контроля, изменений и организации своей жизни. Имеет более 17 лет опыта в сфере организации, о ее работе говорилось в Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America и Entrepreneur. Получила диплом бакалавра коммуникации в Университете Огайо.
Составление расписания дел на день поможет более эффективно распределить свое время. К тому же, вы можете успеть сделать больше дел и снизить вероятность того, что случайно забудете про что-нибудь важное. Может показаться, что проще выполнять задачи по мере их появления, но, на самом деле, так вы будете уставшим, перегруженным и неорганизованным. Составление расписания дня может стать вашей привычкой, и вы будете рады, что взялись за это дело, потому что это поможет уменьшить стресс и лучше контролировать свою жизнь. Планирование дня позволит отслеживать и контролировать свое поведение с учетом того, какие еще дела нужно сделать. [1] X Источник информации
Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.
Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.
На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.
Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.
Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.
По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.
Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.
Какие правила помогают мне в этом:
Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.
Он предложил разделять все дела на четыре категории:
1-я: срочные и важные;
2-я: важные, но не срочные;
3-я: срочные, но не очень важные;
4-я: неважные и несрочные.
Рассмотрим эти категории подробнее.
Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.
Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:
- найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
- найти нужные инструменты;
- потратить время собственно на починку;
- снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
- снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.
Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.
Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.
The Village продолжает давать советы о том, как эффективнее тратить, экономить и вести дела. Коуч Макс Черепица рассказал нам о том, как составить распорядок дня, которому будет приятно и легко следовать.
Найдите удобный планировшик задач
Программ, которые помогают составить список дел, немало. Помимо ведения списка дел на день, неделю, месяц, современный планировщик умеет также напоминать о делах, которые вы давно запланировали, но не успеваете сделать.
Начните с вечера
Лучше составлять список дел накануне вечером. Стоит выделить время, чтобы пересмотреть то, что уже удалось выполнить, и разобраться с тем, что предстоит. Вечерний список не обязательно делать очень подробным — можно лишь в общих чертах понять, что вы хотите сделать: получить документ, написать статью.
С утра его можно пересмотреть, конкретизировать и разобраться, в какое время вы будете заниматься этими делами. По словам Макса, вечернее планирование помогает сэкономить время утром и не забыть что-то важное.
Планируйте и мелкие дела тоже
Небольшие задачи вроде ответа на письмо стоит тоже записывать и отводить для них время в своем расписании. Это поможет, с одной стороны, не забыть о нем, а с другой — составить верную картину того, чем именно вы занимались. Если весь день вы отвечали на письма, но в итоге не смогли завершить важный проект в срок, вы поймете, что именно пошло не так.
Не перегружайте себя дедлайнами
Некоторые люди составляют большие списки дел на день — в них входят не только важные встречи, но и, к примеру, необходимость прочитать статью. Если часть таких дел оказывается не сделанной вовремя, возникает чувство вины. Но иногда нужно признать, что все успеть невозможно, и отложить часть дел на потом, предупредив об этом других, если нужно.
Не стоит также ставить дедлайны к делам, которые этого не требуют. Если вы хотите прочитать книгу или купить новые ботинки, но это не срочно, не назначайте этим делам дедлайн, так вы избежите лишнего разочарования, если не успеете сделать это вовремя.
Подводите итоги в дневнике
Не стоит заставлять себя писать ежедневно — в выходной день можно сделать перерыв, можно найти оптимальное для себя расписание, чтобы поддерживать эту привычку.
Делите задачи на части
Максим советует дробить такие большие задачи на более мелкие: сначала запланировать набросать черновик, потом подобрать иллюстрации и так далее. Любую большую задачу, которую не хочется делать, можно делить на части до тех пор, пока она не станет маленькой и легкой.
Читайте также: