Как сделать штамп копия верна своими руками

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 19.09.2024

Организации заверяют копии в следующих случаях:

предоставлять контракты, счета-фактуры, документы, свидетельства о праве собственности и т д сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
предоставлять сотрудникам справки и выписки по их трудовой деятельности.

Сотрудники компании (в том числе бывшие сотрудники) имеют право оформить запрос на выдачу любых фотокопий документов, относящихся к их работе (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.д.). Работодатель обязан освободить их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Федерации от 16.04.2003 г. № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными учреждениями:

налоговые инспекции;
Пенсионные фонды;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорный орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются нотариально. Конкретные ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на иностранные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового учета, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе сертифицировать их самостоятельно.

Эту процедуру может выполнять ограниченное количество людей:

менеджер (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
руководитель или специалист по кадрам;
другие уполномоченные должностные лица аппарата организации.

Без дополнительных актов заверять ксерокопии важных документов имеет право только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Для остальных сотрудников потребуется дополнительная бумага для предоставления им таких полномочий, например, подпись в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит эту процедуру.

ВАЖНО! Фотокопия удостоверяется только тем, кто ее подготовил или сравнил с оригиналом. Вы не можете взять на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица имеют право заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов разрешено только при наличии разрешения этих организаций. Это не требуется, если карты необходимы для приема на работу граждан или связаны с регистрационной практикой действующих сотрудников компании.

Какими НПА руководствоваться

Нет единого законодательного акта, регулирующего процедуру копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным, если это утверждено во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:

Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:

ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

штамп ставится в конце текста под всеми подписями;
ставят на свободное место, обычно в правом нижнем углу;
запрещается накладывать текст;
его можно использовать по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы это разрешают).

Можно ли заверить документ надписью от руки

Сегодня: мнение Минфина

Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, — это просто исключительный случай.

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства. Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 25.07.2012 г. 63-ФЗ (простые, неквалифицированные продвинутые, опытные продвинутые), которые нужны в разных ситуациях. Их производят специализированные компании. Как правило, копирование и печать цифровых документов включает в себя несколько элементов:

Почему выбирают нас

низкая цена
высокое качество
оперативность (от 1 часа)
собственное производство
новейшее оборудование
опыт сотрудников
оплата картой

Все о печатях

Новый проект по оказанию полиграфических услуг

Печать кадастрового инженера новые требования

Новые требования к печати кадастрового инженера вводятся с 1 июля …

Печать для документов

Использование пломбира для пластилина видео

Пломбир под пластилин совместно с флажковым устройство для опечатывания, которое …

Металлическая оснастка для печатей видео

Металлическая оснастка для печатей с видео для ознакомления. Металлическая оснастка …

Наши контакты

Заказчикам

Информация

Заказать

Авторские права © 2010-2022 33 ПЕЧАТИ Все права защищены
Все материалы на сайте носят информационный характер и не являются Публичной офертой!

Копия документа — это бумага, полностью воспроизводящая информацию подлинного документа. Ранее копии делались вручную и заверялись подписью.

В настоящее время чаще всего получают копии документов путем:

ксерокопирования,
сканирования и распечатки на компьютере,
фотографирования.

На таком штампе, кроме основного текста, можно указать фамилию уполномоченного лица, дату заверения документа, наименование предприятия или отдела, оставить место для номера записи или подписи.

Поэтому в зависимости от текста и размер штампа будет разным.

Если документ состоит из нескольких листов, то штампом и печатью заверяется каждый лист.

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.

Копия и оригинал

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.

Подготовка документов

Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.

Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь - чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).

Кто может заверить

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Порядок

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

Все страницы нужно пронумеровать.
Готовый экземпляр прошить.
В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
Проставляется печать и подпись.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

Когда нужен нотариус

Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:

оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.

Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.

Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.

Читайте также: