Как сделать договор аренды автомобиля

Обновлено: 08.07.2024

По Договору аренды автомобиля арендатор выплачивает собственнику арендную плату за временное пользование транспортным средством. Если вы хотите заключить договор не предполагающий внесение денег, то есть пользоваться автомобилем бесплатно, следует заключить договор безвозмездного пользования.

В договоре обязательно прописываются обязанности сторон. Обычно, к обязанностям арендодателя относится передать автомобиль арендатору в исправном состоянии. А к обязанностям арендатора - вовремя вносить ежемесячные платежи и по истечении оговоренных договором сроках вернуть собственнику автомобиль в рабочем состоянии, с учетом естественного износа.

Вы можете использовать типовой бланк договора аренды автомобиля представленный ниже.

Перечень необходимых документов для составления договора аренды автомобиля в 2022 году.

Паспорт.
Документ о регистрации (для иностранных граждан).
Водительское удостоверение, соответствующей категории. Для иностранных граждан международное водительское удостоверение, либо нотариально заверенный перевод прав.
Свидетельство о регистрации ТС.
Технический паспорт ТС.

Юридическим лицам дополнительно потребуются

Доверенность на право подписывать договоры.
Свидетельство о регистрации и устав предприятия.

Строгих требований к оформлению договора аренды автомобиля нет. Он может быть написан в произвольной форме от руки, либо распечатан на принтере. Основное условие наличие паспортных данных всех участников сделки и подписи сторон. Не смотря, на то что наличие многих пунктов не обязательно, лучше все таки прописать их в договоре.

Обязательные условия договора:

Наличие паспортных данных (адресов и реквизитов);
Наличие подписей в договоре;
Подробные характеристики автомобиля (марка, модель, цвет, номер государственной регистрации, идентификационный номер, номер кузова, номер шасси);
В случае, если при осмотре транспортного средства, выявлены какие либо дефекты их необходимо зафиксировать в договоре.

Дополнительные условия договора:

Срок аренды. Ограничений по сроку Договора аренды транспортного средства нет. Поэтому, если в договоре не прописаны сроки, договор считается бессрочным и будет действовать до тех пор пока арендатор, либо арендодатель не захотят его расторгнуть.
Арендная плата. В договоре необходимо указать форму, порядок и сроки внесения договорных платежей. В случае, нарушения сроков выплат, стоит прописать возмещение убытков арендатору.
Предоставление транспортного средства и его возврат. В этом пункте договора прописываются техническое состояние передаваемого автомобиля. Также стоит прописать список передаваемых вещей (ключи, документы на автомобиль, аптечка, огнетушитель и т.д.).
Страхование. Если в договоре данный пункт не прописан, то расходы возлагаются на арендатора.

Если остались вопросы как правильно заполнить договор аренды автомобиля можете ознакомиться с заполненным образцом.

Образец договора аренды автомобиля (Doc)

Образец договора аренды автомобиля (PDF)

Образец договора аренды автомобиля (JPG)

Виды арендных договоров.

С экипажем (автомобиль предоставляется вместе с водителем и услугами по обслуживанию автомобиля).
Без экипажа (предоставляется автомобиль без дополнительных услуг и водителя).
С правом выкупа.

С экипажем. При заключении договора на аренду автомобиля с водителем, оплата услуг связанных с обслуживанием автомобиля и страховкой ложатся на арендодателя.

Без экипажа. При заключении такого вида договора вся имущественная и правовая ответственность лежит на арендаторе. То есть арендатор сам занимается обслуживанием и управлением транспортного средства.

С правом выкупа. В отдельном пункте договора аренды прописывается условие, что по истечению срока действия договора арендатор может выкупить автомобиль по остаточной стоимости.

Все перечисленные виды договоров вы можете скачать в удобном для вас формате, либо заполнить online.

Договор аренды транспортного средства (Doc)

Договор аренды транспортного средства (PDF)

Договор аренды транспортного средства (JPG)

Мы хотим заключить договор аренды автомобиля, чтобы расходы по содержанию этого автомобиля во время использования его в служебных целях списывать в расходы организации. Подскажите, пожалуста, как правильно заключить договор и организовать данный учет.

Подсказка нам необходима, так как мы даже не знаем как лучше, с экипажем заключать договор или нет, т.к. если без экипажа авто в неслужебное время нельзя трогать, а нам это не удобно, предполагается что машина будет ездить как по служебным делам, так и в личных целях. И как высчитывать эти расходы?

Аренда транспортных средств бывает двух видов - аренда транспортного средства с экипажем (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ) и без него (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). Договор можно заключать как с организациями, так и с физическими лицами, в том числе и с сотрудниками организации.

В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.

Такими сведениями являются: марка автомобиля, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Для того чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства. Кроме того, в договоре либо в акте приема-передачи следует указать пробег, а также техническое состояние машины. Также договором определяется размер арендной платы, подлежащей уплате арендодателю, период, за который она выплачивается.

Для эксплуатации автомобиля арендатору потребуются свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.

Каждый из видов договоров имеет свои достоинства и недостатки. Особенности договоров аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа приведены в нижеследующей таблице.

Договор аренды транспортного средства

Простая письменная форма
независимо от его срока
(ст. 633 ГК РФ)

Простая письменная
форма независимо от его
срока (ст. 643 ГК РФ)

Осуществляет арендодатель
(ст. 632 ГК РФ)

Осуществляет арендодатель
(ст. 634 ГК РФ)

Осуществляет арендодатель
(ст. 637 ГК РФ)

Осуществляет арендодатель
(ст. 635 ГК РФ)*

Осуществляет арендодатель
(ст. ст. 639 и 640 ГК РФ)

Транспортные средства, полученные в аренду, являются собственностью арендодателя. Поэтому арендатор должен учитывать их обособленно от собственного имущества - за балансом. Таково требование п. 2 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001 "Арендованные основные средства". Имущество на нем учитывается в оценке, указанной в договоре аренды.

Главная обязанность арендатора заключается в своевременном внесении арендной платы, предусмотренной условиями договора. В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи учитываются в составе прочих расходов.
Налогообложение у арендатора других расходов, связанных с эксплуатацией арендованных транспортных средств, приведено в нижеследующей таблице.

Договор аренды транспортного средства

Учитываются, если прямо
предусмотрены договором

Учитываются, если иное
не предусмотрено договором

Учитываются, если прямо
предусмотрены договором

Примерный перечень первичных документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортные средства, для принятия расходов в целях налогообложения прибыли:

- договор аренды транспортных средств;
- акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды;
- документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию, в т.ч. коммерческую;
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей;
- заявки на использование арендованных транспортных средств;
- путевые листы (или их копии), позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Применительно к ситуации, описанной в вопросе (поездки на арендованном автомобиле в личных целях) организации рекомендуется определить, что ей более выгодно: дополнительно оплачивать арендодателю стоимость аренды автомобиля с экипажем в период использования автомобиля в личных целях (порядок подачи автомобиля оговаривается в договоре) или оплачивать стоянку автомобиля и работу нанятых водителей (при отсутствии штатных на момент заключения аренды без экипажа).

Какой бы договор организация не заключила все расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля в непроизводственных целях не будут приниматься в целях налогообложения прибыли (п.1 ст.252 НК РФ).

Для того, чтобы определить сумму этих расходов рекомендуется обратиться к данным путевых листов (или копиям путевых листов), т.к. их заполненная форма позволяет наиболее достоверно определить производственную направленность описываемых расходов и определить долю производственных (непроизводственных) расходов на содержание и эксплуатацию арендованного автомобиля. Порядок расчета должен быть закреплен распорядительным документом руководителя организации.

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.

БУХУЧЕТ КАРДИНАЛЬНО ПОМЕНЯЛСЯ! ВЫ ГОТОВЫ?

Как правильно внедрить в работу сразу 5 новых ФСБУ? Когда и какие сделать проводки?

При определенных обстоятельствах арендовать автомобиль выгоднее, чем его покупать. Да и сами владельцы авто уже давно оценили преимущества сдачи машины в аренду. Чтобы эта сделка была максимально безопасной, она должна сопровождаться составлением арендного соглашения.

Виды договора аренды автомобиля

Как правило, сделка заключается между двумя сторонами. Собственник считается арендодателем. Сторона, получающая авто, является арендатором. Именно составленный договор является основанием для того, чтобы получатель имел возможность его использовать. Причем у него должны быть не только ключи от ТС, но и вся документация, относящаяся к этой технике.

Такой договор делится на два основных вида:

С экипажем. Другими словами можно сказать, вместе с машиной арендатору предоставляется водитель. По сути, владелец, передавая ТС, предоставляет услуги по вождению. Соответственно, экипаж будет не только управлять машиной, но и следить за его техническим состоянием. Конечно, это может делать сам арендодатель. Но обычно этим занимаются его подчиненные. Можно сказать, за сохранность имущества будет отвечать именно экипаж. Но при этом арендатор должен будет оплатить дополнительные услуги.
Без экипажа. Название этого вида договора говорит само за себя. Арендатор получает машину в свое распоряжение. При этом он будет не просто ездить. Следить за техническим состоянием – также обязанность арендатора. Конечно, при желании можно нанять водителя. Но это должно быть третье лицо, а не сам арендодатель. Ведь в этом случае будет считаться, что машина арендуется с экипажем.

Как составить договор

Предмет договора. Здесь рекомендуется максимально подробно описать автомобиль, в отношении которого совершается сделка. Отмечается марка, вин-код, различные технические характеристики, другие сведения, позволяющие идентифицировать ТС.
Если с автомобилем передаются какие-либо дополнительные устройства или оборудования, о них также необходимо упомянуть в документе.
Арендатор должен прописать, с какой целью берет машину. Если для коммерческих целей, нужно написать, например, перевозка груза.
Права арендодателя. Достаточно часто эту сторону представляет целая организация, которая предлагает взять ТС. Ее работники могут следить, чтобы авто использовалось по назначению. Также они имеют право проверять, в каком состоянии машина будет возвращена обратно. Можно прописывать и обязанности. Но по отношению к арендодателю их не так уж и много.
Прописываются обязанности арендатора. Если захочет арендодатель, можно указать, что арендатор обязан использовать ТС исключительно в тех целях, которые указал в договоре. Также к обязанностям относится своевременная оплата.
Главной отличительной особенностью договора аренды является то, что арендатор, взяв имущество во временное пользование, обязуется производить арендную плату. Без этого пункта договор не будет считаться арендным. Дополнительно можно прописать, как и когда арендатор обязуется передавать деньги. Можно указать конкретное число, в которое он будет делать ежемесячные переводы. Также не исключены ситуации, когда стороны договариваются о том, что деньги за все месяцы аренды будут переданы в конце арендного срока.
Отмечается период действия.
Нелишним будет прописать ситуации, когда условия договора нарушаются. За это предусматривается какая-то ответственность.
При составлении такого документа многие делают пункт, в котором подробно описывают спорные ситуации. Обычно указывается, как стороны желают их разрешать.

По усмотрению сторон здесь можно указывать и какие-либо дополнительные сведения. Например, нужно отметить, кто будет отвечать за ремонт и обслуживание автомобиля, кто обязан заправлять его топливом и покупать ГСМ и другие расходники.

Ниже идет заключительная часть. Здесь прописываются сведения о сторонах. Обычно указываются паспортные и адресные данные. В случае с юридическим лицом, прописываются данные его регистрационных документов. Внизу участники проставляют автографы с расшифровками.

Между физическими лицами

Любой гражданин имеет право сдавать и брать в аренду ТС. Оформляя договор, частные лица указывают паспортные данные обеих сторон. Все остальные пункты участники сделки могут заполнять по стандартному шаблону, указывая здесь ту информацию, которую считают нужной.

Между юридическими лицами

Если сделка совершается между организациями, дополнительные условия составления подобного документа не предусмотрены. Соответственно, данное соглашение практически ничем не будет отличаться от договора, составленного между физлицами. При этом нужно помнить, обычно интересы компании представляет ее руководитель. Если сдавать или брать в аренду ТС будет не директор, а другой работник, он должен иметь доверенность от имени руководителя. Об этом документе также нужно упомянуть в соглашении. На его основании обе организации выполняют бухгалтерские расчеты.

Образец

Между юридическим и физическим лицом

Редко, но все-таки бывают ситуации, когда какая-либо компания желает взять на время ТС у физлица. Обычно такие соглашения заверяются нотариально. Хотя без этого можно обойтись в тех ситуациях, когда физлицо является ИП. Нужно знать, деньги, которые владелец ТС получит в качестве арендной платы, являются доходом. Как мы знаем, любой гражданин со своих доходов обязан платить налог. Его размер составляет 13 процентов. В этой сделке компания, арендующая авто, считается налоговым агентом. Соответственно, взнос за арендодателя платит именно она. Причем эта сумма вычитается из общей платы. Таким образом, компания платит налог в размере 13%, а собственнику ТС передает остальные 87%.

С последующим выкупом

Главное отличие такого документа заключается в том, что в будущем ТС станет собственностью арендатора. Ежемесячные платежи в этом случае будут одновременно считаться и выкупом, и арендной платой. Полный расчет может наступить не только по окончанию действия соглашения. Это может произойти и раньше. В этом документе обязательно нужно уточнить, что сделка подразумевает последующий выкуп. Здесь прописывается цена, порядок выплаты и передачи ТС новому владельцу.

C экипажем

Название говорит само за себя. Арендодатель предоставляет не только авто, но и водителя. Естественно, за его работу арендатор должен будет заплатить. Об этом и нужно дополнительно упомянуть не только в тексте соглашения, но и в его названии.

Образец

Договор аренды автомобиля без экипажа

Получив ТС, арендатор обязуется самостоятельно ухаживать за техникой, управлять ею, покупать ГСМ и другие расходные материалы. Кроме этого, арендатор обязан оформить страховой полис, и брать на себя ответственность в случае аварии. Но тут необходимо понимать, ответственность на обслуживание авто и его ремонт это разные вещи. Если ТС сломалось, не нужно пытаться чинить его самостоятельно. Достаточно лишь сообщить об этом арендодателю.

Перечень необходимых документов для составления договора

При оформлении данной сделки понадобится пакет следующих документов:

гражданские паспорта представителей обеих сторон;
иностранцам понадобится документ, подтверждающий регистрацию на территории РФ;
удостоверение водителя нужной категории. Что касается иностранцев, им понадобятся международные права. Также могут предъявить перевод своего удостоверения, заверенный нотариусом;
техпаспорт;
свидетельство о регистрации;
доверенность, если интересы организации представляет не директор, а другой сотрудник;
устав организации и регистрационное свидетельство.

На что обратить особое внимание при заключении договора

Читайте также: