Как сделать уважаемый уважаемая в ворде
Обновлено: 04.07.2024
1 Иван Петрович Васильев
2 Петр Иванович Васильев
3 Василий Иванович Петров
.
Нужно автоматически сгенерировать 50 документов Word, которые бы начинались со строки содержащей данные:
1
Уважаемый Иван Петрович Васильев!
Стандартный текст
2.
Уважаемый Петр Иванович Васильев!
Стандартный текст
3.
Василий Иванович Петров
Стандартный текст
В ворде есть фишка под названием "Слияние". Специально для таких целей.
(сервис-письма и рассылки. ))
Рассмотрим ситуации , при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание. Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления, скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления — файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан (рис. 1). Для окончательного формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение (например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.).
Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того, при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии адресата.
Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word 6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие, в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS Office 2000.
Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:
Как работает режим слияния документов
Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной документ слияния, играющий роль шаблона.
Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД, для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль, который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel. Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка). Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов, избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать уже какую-либо СУБД.
Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).
При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:
На рис. 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на рис. 2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в которые будет вкладываться именное поздравление.
Советы по формированию списка в MS Excel
В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.
1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.
2. Названия столбцов данных размещаются в первой строке листа. Формат ячеек в первой строке нужно установить в “Текстовый” (меню Формат ® Ячейки. ). В названиях столбцов не рекомендуется использовать пробелы, запятые, кавычки.
3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям) пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются Excel как конец списка!
4. Если суть данных такова, что в них могут содержаться пустые значения, нужно присвоить списку имя. Для этого необходимо выделить соответствующий диапазон, содержащий данные списка, через пункт меню Вставка ® Имя ® Присвоить. открыть диалог присвоения имени и ввести имя диапазона, используя латиницу (например, Database). Рекомендуем присваивать имя диапазону столбцов, иначе при добавлении в список новых строк придётся каждый раз изменять границы диапазона.
5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”), не следует размещать другие данные.
6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого столбца данных).
7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.
8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.
В ходе преобразования уже имеющихся данных в формат списка, пригодный для проведения слияния, наверняка придётся использовать функции текстовой обработки строк. Так, некоторые столбцы могут содержать вычисляемые при помощи формул значения, поэтому перед проведением слияния рекомендуем заменить в таких столбцах формулы на сами значения. Для этого нужно выделить заменяемый (содержащий формулы) диапазон, скопировать его (Ctrl+Ins или пункт меню Правка ® Копировать) и вставить на прежнее место, используя пункт меню Правка ® Специальная вставка. В диалоге Специальная вставка, который откроется при выборе этого пункта меню, нужно выбрать вариант Значения.
Формирование основного документа слияния
Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа слияния с использованием готового макета поздравления.
Шаг 1. Преобразование обычного файла в основной документ слияния. Откроем файл, содержащий макет поздравления (файл “Шаблон поздравления.doc”). Используя пункт меню Сервис ® Слияние. откроем диалог слияния и нажмём кнопку Создать. В выпадающем меню выберем Документы на бланке. После этого на экране возникнет ещё один диалог, в котором нужно нажать кнопку Активное окно (при создании макета документа “с нуля” нужно нажать кнопку Создать основной документ). Закроем диалог слияния и посмотрим на изменение управляющего интерфейса Word. Обратим внимание на то, что в панели инструментов появилась новая панель (Слияние). Вернёмся к диалогу слияния (пункт меню Сервис ® Слияние. или кнопка в панели инструментов).
Шаг 2. Получение данных. В диалоге Слияние нажмём кнопку Получить данные и в выпадающем меню выберем пункт Открыть источник данных (рис. 3).
В диалоге открытия источника данных выберем тип файла, в котором содержится список (в нашем примере — “Книги MS Excel (*.xls)”) и сам файл (у нас — файл “Поздравления.xls”). После этого на экране появится диалог выбора диапазона в книге Excel. Если в книге Excel только один лист, а на листе — только один список, то в диалоге нужно выбрать пункт “Весь лист”. Если список был ранее обозначен именем (например, Database) — нужно выбрать это имя.
Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком на рис. 2).
Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать шрифт для отображения поля можно обычным способом.
В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.
Выполнение процедуры слияния
Кнопка используется для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.
Нужно проверить внешний вид итогового документа для строк списка, в которых содержатся самые длинные и самые короткие строки. Кроме того, следует проверить соответствие общего количества страниц в итоговом массиве документов общему количеству строк в списке. Обратите внимание, что, если длина поля в основном документе не совпадает с длиной соответствующей строки в списке, в итоговом документе страницы могутсбиваться (и тогда там могут возникать дополнительные, “сбойные” страницы). Способ разрешения таких проблем — использование более мелкого шрифта для отображения поля в Word, либо изменение внешнего вида основного документа, либо изменение длины конкретного текстового значения в списке.
Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить. (она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).
Через диалог можно отобрать диапазон строк списка, который будет выведен в результирующий документ, а также выбрать назначение слияния: в новый документ, напрямую на принтер, напрямую в электронную почту. При помощи кнопки Отбор записей можно ввести логические правила для отбора строк из списка. Выберем Новый документ и нажмём кнопку Объединить.
Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения (“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).
Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
От бухгалтеров требуют управленку: что делать?
Научитесь всему: от настройки аналитики доходов и расходов до работы с финансовым анализом и внедрением всего в 1С. Записаться на курс можно тут.
Старт потока — 15 февраля, успейте записаться уже сейчас, программу курса смотрите здесь.
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Задача: используя "базу" контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией "Слияние" доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния - из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку "Рассылки";
- в блоке кнопок "Начало слияния" нажимаем кнопку "Начать слияние";
- выбираем пункт "Обычный документ Word".
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать - откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку "Выбор получателей" и выберем пункт "Использовать существующий список".
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать "Открыть".
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка "Первая строка содержит заголовки столбцов".
Нажимаем "ОК" и. ничего не меняется. Кроме одно детали - становятся активными действия в блоке кнопок "Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки - в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить "Поля слияния".
Сделаем так, чтобы наши данные "подтянулись" в документ. Нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком - могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное - смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа "№", затем выберем из списка "Вставить поле слияния" пункт "Договор".
Появится слово "Договор" в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку "Просмотреть результаты". Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину "Ручеёк" - 152.
Заполним все поля - щёлкаем после слова "Магазин" и выбираем пункт "Магазин", после слова "поставщика" и выбираем поле "Контрагент", после "сумму" выбираем пункт "Сумма", после "№" "Договор", после "от" "Дата".
Снова нажимаем кнопку "Просмотреть результаты".
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой "Просмотреть результаты" есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие - только с помощью VBA.
Читайте также: