Как сделать условное форматирование в ворде
Обновлено: 08.07.2024
1 Условное форматирование Об условном форматировании Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным. Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки). Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до несколько разных условий. Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами. Выделение значений С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.). 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие (рис. 11.1).
2 Рис Выбор правила выделения значений 3. Настройте параметры условия и выберите способ выделения (рис. 11.2).
3 Рис Настройка параметров условного форматирования Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис. 11.2). При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис. 11.3)
4 Рис Настройка параметров условного форматирования для дат Выделение крайних значений С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора (рис. 11.4).
5 Рис Выбор правила отбора крайних значений 3. Настройте параметры отбора и выберите способ выделения (рис. 11.5).
6 Рис Настройка параметров отбора максимальных значений Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис.11.5). Форматирование с использованием гистограммы Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее тем выше значение. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Гистограммы, а затем в подчиненном выберите цветовое оформление (рис. 11.6). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением.
7 Рис Условное форматирование с использованием гистограммы Форматирование с использованием трехцветной шкалы Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Цветовые шкалы, а затем в подчиненном выберите цветовую схему (рис. 11.7). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.
8 Рис Условное форматирование с использованием трехцветной шкалы Форматирование с использованием набора значков Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков зеленая стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз соответствует низким значениям. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Наборы значков, а затем в подчиненном выберите набор значков (рис. 11.8). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.
9 Рис Условное форматирование с использованием набора значков Управление правилами условного форматирования Правила условного форматирования можно изменять и удалять. 1. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная и выберите команду Управление правилами (см. рис.11.1). 2. В окне Диспетчер правил условного форматирования в поле списка Показать правила форматирования для выберите лист, для которого производится изменение правил (рис. 11.9).
10 Рис Управление правилами условного форматирования 3. Выделите правило, которое надо изменить и нажмите кнопку Изменить правило. 4. В окне Изменение правила форматирования (рис ) можно выбрать другой тип правила, изменить условие и параметры форматирования.
11 Рис Изменение правил условного форматирования 5. При наличии нескольких правил для одного диапазона кнопками Вверх и Вниз (см. рис. 11.9) можно изменить порядок их применения. 6. Для удаления правила нажмите кнопку Изменить правило (см. рис. 11.9). Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис ).
12 Рис Удаление правил условного форматирования Поиск ячеек с условным форматированием Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис ).
15 Рис Создание таблицы В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/конструктор. (рис ).
17 Рис Изменение стиля оформления таблицы Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления. Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис.11.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.
18 Рис Изменение стиля оформления таблицы Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка. Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов. Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец. Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец. Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки. Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы.
20 Рис Применение стиля Изменение стиля Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен. 1. Выделите ячейку, оформленную изменяемым стилем. 2. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная. 3. В галерее стилей (см. рис ).щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Изменить. 4. В диалоговом окне Стиль нажмите кнопку Формат (рис ).
21 Рис Изменение стиля 5. Во вкладках диалогового окна Формат ячеек (рис ) установите параметры оформления стиля.
22 Рис Изменение параметров оформления стиля 6. В диалоговом окне Формат ячеек (см.рис ) нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Стиль (см.рис ) нажмите кнопку ОК. После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль. Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах. Удаление стиля Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный. 1. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная. 2. В галерее стилей (см. рис ).щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить. Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.
23 Отменить удаления стиля невозможно. Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили. Применение темы О темах Тема набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов. Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок). Применение темы Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа. Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис ). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением.
24 Рис Выбор темы При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будет применены ко всем листам книги. Настройка темы Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы. Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис ). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами.
25 Рис Выбор шрифтов темы Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты. Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис ). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами..
26 Рис Выбор цветов темы Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета. Сохранение пользовательской темы Измененную тему можно сохранить для последующего использования. 1. Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите команду Сохранить текущую тему (см. рис ). 2. В окне Сохранение текущей темы в поле Имя файла введите имя сохраняемой темы (рис ) и нажмите кнопку Сохранить. Не рекомендуется изменять папку, в которой сохраняется файл темы.
28 Рис Копирование формата с использованием кнопки Формат по образцу Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата. Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу, чтобы она пришла в обычное состояние. Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги. Копирование автозаполнением Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки. 1. Выделите ячейку с копируемым оформлением 2. Перетащите маркер автозаполнения, как это делается при обычном автозаполнении. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки
29 3. Щелкните по кнопке Параметры автозаполнения в правом нижнем углу области заполнения и выберите команду Заполнить только форматы (рис.11.26). Рис Копирование формата автозаполнением Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся. Копирование с использованием буфера обмена Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. 1. Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена. 2. Выделите ячейки, на которые копируется оформление. 3. Извлеките скопированную ячейку из буфера обмена. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки. 4. Щелкните по кнопке Параметры вставки в правом нижнем углу области вставки и выберите команду Только форматы (рис )
31 Рис Копирование формата с использованием специальной вставки Очистка (удаление) форматирования Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.). 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых удаляется оформление. 2. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Очистить и выберите команду Очистить форматы (рис. 29).
Например, вы хотите применить условное форматирование на основе значений из другой книги, как показано на скриншоте ниже. Есть ли у вас идея легко заархивировать его в Excel? Эта статья предлагает вам два решения.
Применение условного форматирования к листам / книгам со ссылочными значениями
Этот метод будет ссылаться на значения из другой книги на текущий лист, а затем применяет условное форматирование к диапазону на текущем листе. Пожалуйста, сделайте следующее:
1. Откройте обе книги, к которым вы будете применять условное форматирование, выберите пустую ячейку, в которую вы будете ссылаться на значения из другой книги, говорит Ячейка G2, введите формулу = '[Мой список.xlsx] Sheet1'! A2 в него, а затем перетащите маркер автозаполнения в нужный диапазон. Смотрите скриншот:
Примечание: В формуле My List.xlsx - это имя книги с расширением, из которого вы будете ссылаться на значения, Sheet1 - это имя рабочего листа, из которого вы будете ссылаться на значения, а A2 - это первая ячейка диапазона, из которого вы будете ссылаться.
2. Выберите диапазон, к которому будет применяться условное форматирование, и нажмите Главная > Условное форматирование > Новое правило.
5. Нажмите OK в диалоговом окне "Новое правило форматирования".
И тогда вы увидите, что указанный диапазон условно отформатирован на основе значений из другой книги. Смотрите скриншот:
Примените условное форматирование к листам / книгам с помощью Kutools for Excel
Этот метод представит Kutools for Excel's Выберите одинаковые и разные ячейки Утилита для простого применения условного форматирования к листам или книгам в обычном режиме.
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!
1. Откройте обе книги, к которым будет применено условное форматирование, и нажмите Кутулс > Выберите > Выберите одинаковые и разные ячейки. Смотрите скриншот:
(1) В Найдите значения в выберите столбец на текущем листе, к которому будет применено условное форматирование;
(2) В Согласно информации выберите столбец, к которому вы будете применять условное форматирование на основе другого листа или книги (Наконечник: Если вы не можете выбрать столбец из другой открывающейся книги, вы можете ввести адрес диапазона напрямую, например '[My List.xlsx] Sheet1'! $ A $ 1: $ A $ 10 .
(3) В на основании раздел, проверьте Каждый ряд вариант;
(4) В Найдите раздел, проверьте Те же ценности вариант;
(5) В Обработка результатов раздел, проверьте Заполните цвет фона вариант и укажите цвет заливки из раскрывающегося списка ниже.
(6) Проверить Выбрать целые строки вариант как вам нужно.
(7) Нажмите Ok
Внимание: Если оба выбранных диапазона содержат одинаковые заголовки, проверьте У моих данных есть заголовки опцию.
3. Затем появится диалоговое окно, в котором показано, сколько строк было выбрано, просто нажмите кнопку OK чтобы закрыть его.
До сих пор диапазон в текущем листе был условно отформатирован на основе значений из другого листа / книги. Смотрите скриншот:
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now
Демонстрация: примените условное форматирование к листам / книгам
Вкладка Office - просмотр, редактирование и управление документами с вкладками в Word / Excel / PowerPoint
Office Tab позволяет пользователям Microsoft Office просматривать и редактировать несколько файлов (документы Word, книги, презентации и т. д.) в одном окне с вкладками, представляя пользовательский интерфейс с вкладками, как в веб-браузерах, таких как Internet Explorer® 8, Firefox и Google Chrome. Перейти к загрузке
Компьютер
Формально текстовый редактор не вынуждает форматировать текст документов. Требования выдвигают образовательные учреждения, рабочие регламенты и требования различных служб, а потому не помешает выяснить, как пользоваться коллекцией доступных настроек в Word (оформление шрифта, выравнивание текста, добавление абзацев, интервалов и списков) и с помощью каких инструментов документы становятся наглядными и оформленными.
Что такое форматирование
Под форматированием документов специалисты из Microsoft подразумевают полноценную разметку каждой страницы, настройку межстрочного интервала, добавление полужирного начертания, оформление таблиц, рисунков и списков. Если текст выглядит читабельным и информативным (абзацы, заголовки, отступы), то оформление уже настроено. Если же документ напоминает бесконечные письмена на белоснежном холсте, то разобраться в деталях не помешает.
Размер, ориентация листа, поля – настройка страницы
Выбранный шаблон применяется ко всем страницам документа и меняет положение и оформление уже подготовленного текста и добавленных иллюстраций в автоматическом режиме, а потому разработчики рекомендуют задавать настройки до подготовки новой информации.
Применяются настройки или ко всему документу сразу или к какой-то конкретной странице.
Каким шрифтом писать
Оформление документа начинается с выбора подходящего шрифта: и речь необязательно о Times New Roman и полужирном начертании, но и о подчеркивании, эффектах и подстрочном и надстрочном написании. А потому обо всем по порядку.
Выбор шрифта
Если перед выбором выделить фрагмент документа и наводить курсор на позиции доступной библиотеки, то появится возможность еще до применения изменений просмотреть будущее оформление.
Тип шрифта
Кроме выбора шрифта в Word предстоит разобраться и с дополнительными параметрами: цветом добавляемого текста, выделением информации, габаритами, положением на странице и начертанием.
Выделяем заголовки
Подготовленных шаблонов со стилями предостаточно: некоторые применяются к абзацам, другие предназначены для разметки заголовков в зависимости от значимости в тексте (порядок схож с тегами из HTML – от H1 до H6).
Если стили применены корректно, то информация выстроится в соответствии с правилами семантики и значимости в тексте.
Выравниваем текст
Дополнительных вариантов три: по центру, по правому краю или по ширине. Какой из вариантов выбрать зависит непосредственно от документа: те же рефераты, доклады и дипломные работы выравниваются по ширине, а статьи – по левому краю.
Корректируем интервал
Добавляем маркированные и нумерованные списки
Если перед оформлением списка выделить текст, то система автоматически расставит маркеры и представит информацию в более наглядном виде.
Вставляем формулы и символы
После разметки места под будущую формулу разработчики разрешают или добавить новую информацию вручную (на панели быстрого доступа появится коллекция операторов, математических знаков и прочих обозначений, включая дроби, индексы, и корни) или перенести из того же Excel. Вне зависимости от выбора информация займет положенное место на странице и заметно прибавит в читабельности.
Номера страниц
Вывод
Форматирование текста в документах Word реализовано наглядно и полноценно: разработчики разрешают выбирать шрифты, переводить текст в списки, добавлять нумерацию страниц и подготавливать новые заголовки по правилам семантики.
Проблемы и сложности возникнут лишь с некоторыми дополнительными параметрами, вроде тех же формул – порой редактор некорректно переносит информацию из сети и заставляет вручную разбираться в деталях.
Условное форматирование – это очень полезная функция в Excel, которая позволяет отформатировать числовые данные или текст в таблице, в соответствии заданным условиям или правилам. Благодаря ему, взглянув на нужные ячейки, Вы сразу сможете оценить значения, так как все данные будут представлены в удобном наглядном виде.
Кликнув по ней, откроется меню с видами условного форматирования. Давайте разберемся с ними более подробно.
Выделение ячеек
В данном случае мы можем сравнить числовые данные выделенного диапазона ячеек с определенным заданным числом, или с другим диапазоном. Сравнивать можно не только числа, но и текст, и даты.
Пример
Отбор первых и последних значений
Используя данный пункт можно выделить ячейки, которые относятся к первым или последним элементам, в соответствии заданному числу или проценту.
Пример
Гистограммы
Они показывают информацию в блоке в виде гистограммы. Ячейка принимается за 100%, которому соответствует максимальное число в выбранном диапазоне. Если значение в блоке будет отрицательное – гистограмма делится на половину, имеет другую направленность и цвет.
Пример
Отобразим число для каждого выделенного блока в виде гистограммы. Выбираем любой из предложенных способов заливки.
Цветовые шкалы
Теперь разберем четвертый пункт. В данном случае, ячейка заливается цветом, который зависит от числа, которое в ней записано.
Наборы значков
В ячейку, в соответствии с ее значением, будет вставлен определенный значок.
Как удалить
Как создать новое правило
Пример
Таблица в примере отформатирована следующим образом.
Как управлять правилами
Надеюсь, Вы поняли, как использовать условное форматирование в документе Excel. Оно позволит отформатировать ячейки нужным образом. Причем, если значения в ячейках изменятся, то соответствующим образом изменится и форматирование для них.
Читайте также: