Как сделать трудовую книжку если не работал

Добавил пользователь Cypher
Обновлено: 04.10.2024

Сотрудник вашей организации попросил выдать ему трудовую книжку? Или вы сами хотите получить трудовую на руки? Когда работодатель не вправе отказать в такой просьбе, а когда может ее проигнорировать – в нашей статье.

Когда выдача книжки – обязанность работодателя?

По закону работодатель обязан отдать трудовую книжку сотруднику в 2 случаях (ст. 62, ст. 84.1 ТК РФ):

1. Работник увольняется. Выдача трудовой осуществляется вместе с другими обязательными документами в день увольнения.

Внимание! Кадровику обязательно нужно сделать запись о выдаче книжки в журнале учета. Подробности см. здесь.

2. Работник оформляет пенсию или иное обязательное социальное страхование и ему необходимо предоставить в ПФР или иной орган, осуществляющий соцстрахование, оригинал трудовой книжки. В данном случае работодатель должен выдать документ на основании заявления работника, оформленного в свободной форме, в течение 3-х дней с момента получения такого запроса. Сотрудник также обязан в течение 3-х дней после получения книжки от учреждения соцстрахования вернуть книжку работодателю.

Но стоит ли выдавать книжку, если сотрудник не собирается оформлять пенсию или увольняться?

В каких ситуациях выдача книжки – это право работодателя

Если сотрудник по каким-либо причинам, не поименованным выше, просит выдать ему оригинал трудовой, то работодатель решает вопрос на свой страх и риск. Разрешения или запрета на выдачу книжки действующее законодательство в ситуациях, не поименованных в ст. 62 и ст. 84.1 ТК РФ, не содержит. Ответственность за отсутствие книжки на рабочем месте в любом случае несет сотрудник организации, ответственный за ее сохранность. Соответственно работодатель имеет полное право отказать работнику в просьбе.

Если же было принято решение выдать книжку, то рекомендуем:

1. Прописать сроки возврата книжек сотрудниками в локальном акте и ознакомить с ним персонал под роспись.

2. Взять с сотрудника расписку, оформленную в свободной форме, о том, что ему выдана трудовая книжка.

3. Сохранить расписку в журнале учета трудовых книжек либо завести отдельный журнал на случай временной выдачи документа.

4. Сделать копию трудовой книжки. В данном случае будет гораздо проще оформить дубликат документа в случае его утери.

А как оформляется дубликат трудовой, читайте здесь.

Итоги

Работодатель обязан выдать книжку на руки сотруднику лишь в двух случаях: при увольнении либо для предоставления в орган, осуществляющий обязательное соцстрахование. В остальных ситуациях работодатель имеет полное право отказать в выдаче документа.

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Есть строгие правила, регулирующие заключение трудового договора. Работник обязан ознакомиться с условиями работы, поставить свою подпись в соглашении и предоставить личные документы. Паспорт, ИНН, СНИЛС трудовая книжка — вот обязательный минимум, без которого вас вряд ли примут на работу. И если паспорт и идентификационные номера налогоплательщика и застрахованного гражданина вы подаете не в оригинальном виде (в личном деле хранятся копии), то трудовая книжка должна быть не просто оригинальной, а еще и подлинной. Именно в ней фиксируется факт приема на работу и все должностные движения, влияющие в итоге на страховой стаж.

Но что делать, если трудовая книжка утеряна? Как устроиться на новую работу? Если трудовую книжку потеряли вы сами, то вариант один — восстанавливать сведения о стаже и заполнять новый документ. В тех случаях, когда книжку теряет работодатель (не важно, новый или предыдущий), срабатывает другой алгоритм действий. Если же руководство компании, из которой вы ранее уволились, не идет вам навстречу, то обращайтесь к юристу и подавайте в суд. Восстановление утерянных данных — это обязанность работодателя, и пренебрежение этой обязанностью должно наказываться по всей строгости закона.

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Источники:

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Этот вопрос прислал наш читатель. Вы тоже можете задать свой вопрос Лайфхакеру — если он будет интересным, мы обязательно ответим.

Как восстановить утраченную трудовую и какие есть обязательства у работодателя?

Сергей

Практикующий юрист по трудовому праву, автор и ведущий семинаров по вопросам трудового законодательства. Основатель и генеральный директор юридической компании NS Consulting.

Если вы потеряли трудовую книжку, не расстраивайтесь. Лучше вспомните, что весь 2020 год был посвящён переходу на так называемые электронные трудовые. С 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности работника передаются С 1 января 2020 года в России вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке напрямую в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Поэтому просто зайдите на официальный сайт Пенсионного фонда и в личном кабинете закажите выписку СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности). Она формируется буквально за минуту, и в ней вы увидите всю информацию о вашей трудовой деятельности начиная с 2020 года.

А совсем недавно, с декабря 2020 года, в этой выписке начала отображаться информация до 1 января 2020 года. Но только в виде наименования работодателя и периодов работы. Вы не найдёте названия должностей, переводов и причин увольнения. Эту информацию можно будет добавить Федеральный закон от 24.02.2021 № 30‑ФЗ с 7 марта 2021 года, самостоятельно обратившись в Пенсионный фонд со своей бумажной трудовой книжкой.

В дубликате работодатель может указать только те сведения, что были представлены работником. В идеале нужны справки от предыдущих работодателей, но и выписка СТД‑ПФР, которую мы получили на сайте Пенсионного фонда, тоже годится ТК РФ Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности .

Иногда трудовую книжку может потерять и работодатель. Но и в этом случае заниматься восстановлением придётся работнику. А порядок действий особо не меняется.

Но если работодатель отказывается содействовать таким образом, то законом не предусмотрены методы воздействия на него. Поэтому всегда старайтесь сохранять документы с предыдущих мест работы. Тогда восстановить запись и стаж будет намного проще.

Редактор по работе с экспертами. Беру интервью у врачей, учёных и других профессионалов своего дела. А также отвечаю за рубрику, в которой мы отвечаем на волнующие читателей Лайфхакера вопросы, — сами или с помощью экспертов, которым доверяем. Таким способом стараюсь доносить до читателей проверенную информацию обо всех аспектах жизни.

Читайте также: