Как сделать тип данных в аксесс

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

база инфологический access

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Включает денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, при добавлении новой записи в таблицу. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, например: Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Поле объекта OLE - включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Свойства полей базы данных Microsoft Access

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию-то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Безопасность баз данных Microsoft Access

Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

Поясним некоторые аспекты использования данных типа "Счетчик", "Текстовый" и "Поле Мемо".

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчика. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Поле счетчика может генерировать три типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы.

Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле.

Тип данных "Поле MЕМО" используется для хранения более 255 знаков. В поле MЕМО может находиться до 65536 знаков. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля МЕМО создайте поле объекта OLE.

В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные знаки, знаки пробелов для неиспользованных позиций в поле храниться не будут.

На рис.6.18 внизу находится табличка, где указываются ограничения, накладываемые на хранящиеся данные. Вид и количество ограничений зависит от типа используемых данных. Вид возможных значений форматов данных можно увидеть, если щелкнуть в нужной строке мышью. В результате в этой строке появляется текстовый курсор и кнопка открытия списка возможных значений ограничений. Например, для типа данных "Счетчик" можно выбрать вариант, при котором происходит последовательное увеличение новых значений (каждое новое значение увеличивается на единицу), либо вариант случайного выбора нового значения (рис.6.20).

Рис.6.20. Изменение присвоения новых значений типу данных "Счетчик"

Обращает внимание наличия строки "Индексированное поле", в котором устанавливается возможность совпадения или несовпадения для различных записей (рис.6.21).

Рис.6.21. Выбор метода изменения индексированного поля

Отметим, что поле "Код студента" - ключевое поле (что подтверждается наличием знака ключа напротив этого поля), которое по определению не допускает совпадений. Ключевое поле устанавливается следующим образом:

а) сначала курсор мыши заводится слева, напротив нужной строки с именем поля, так, чтобы курсор мыши был горизонтальной стрелкой, смотрящей направо, (рис.6.22) и затем производим щелчок мышью;

Рис.6.22. Вид курсора мыши при выделении нужного поля

б) затем производим щелчок мышью на инструменте "Ключевое поле" с панели инструментов.

Для числовых значений система ограничений расширена (рис.6.23).

Рис.6.23. Система ограничений для числовых значений

Отметим строки формата поля (вида, в котором данные будут представлены в таблице рис.6.24), значение по умолчанию (т.е. то значение, которое будет в ячейке таблице до ввода данных, в нашем случае 0 рис.6.23).

Рис.6.24. Виды формата поля

Особое внимание обращаем на пункт "Условие на значение", которое пишется либо вручную логическое выражение, либо с помощью построителя выражений (рис.6.25), который вызывается щелчком мыши на многоточии (рис.6.23). В нашем случае строится выражение, в результате которого все значения должны быть больше нуля.

Рис.6.25. Построитель выражений

В построителе выражений можно использовать логические символы или слова ("Or" – "ИЛИ", "And" – "И"), которые выбираются щелчком мыши.

В строке "Обязательное поле" возможно два варианта. "Да" – заполнение обязательно и "Нет"- заполнение этого поля необязательно.

Столбец "Описание" "Конструктора" заполнять необязательно. Он аналог столбца примечаний в обычной таблице. Например, если бы у нас было бы числовое поле "Долг", то в строке "Описание" можно было бы написать следующую фразу: "С плюсом – нам должны, с минусом – мы должны".

При работе с полями в режиме "Конструктора" часто бывает, нужно менять поля местами, добавлять и удалять поля. Такие изменения могут быть произведены следующим образом.

Изменение положения поля:

Ø выделение поля;

Ø установка курсора мыши на треугольник слева от имени выделенного поля и методом drag&drop перемещение поля в нужное место.

Добавление поля:

Ø выделение поля, перед которым вставляется новое поле;

Ø щелчок мыши на инструменте "Добавить строки" с панели инструментов.

Удаление поля:

Ø выделение удаляемого поля;

Ø щелчок мыши на инструменте "Удалить строки" с панели инструментов.

С целью создания БД "Успеваемость" следует:

1. Согласно учебной таблице "Студенты" с помощью конструктора создать поля таблицы MS Access "Студенты" с учетом ограничений, указанных в таблице.

"Номер зачетки" – ключевое поле. Конструкции "060400 или 021100",

"Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно правилам языка Visual Basic следующим образом "060400" or "021100", "Экон" or "Юрид", "Дневное" or "Заочное".В поле ограничений "Значение по умолчанию" для текстового типа данных данные следует вводить в кавычках, например "060400".

Таблица "Студенты"

Имя поля	Тип данных	Ограничения
Размер	Обязательное поле	Значение по умолчанию	Условие на значение
Номер зачетки	Числовой	Длинное целое	Да	>394000
Фамилия	Текстовый	Да
Имя	Текстовый	Да
Отчество	Текстовый	Да
Год рождения	Числовой	Целое	Да	> 1900
Год поступления	Числовой	Целое	Да	> 2002
Факультет	Текстовый	Да	Экон	Экон или Юрид
Специальность	Текстовый	Да	или
Отделение	Текстовый	Да	Дневное	Дневное или Заочное
Номер Телефона	Текстовый	Нет
Адрес	Текстовый	Да
Фотография	Поле объекта OLE	Нет
Примечание	Поле Мемо	Нет

2. Создать таблицу "Сессия" со следующими полями и ограничениями

"Код студента" – ключевое поле. Студент получает обычную стипендию,

если сессия сдана без удовлетворительных оценок. Повышенная стипендия назначается студентам, сдавшим сессию на отлично. Зачет отмечается 1, а незачет – 0. Оценки за экзамен – 2, 3, 4, 5.Конструкции "осенняя или весенняя", "060400 или 021100", "Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно следующим образом

"осенняя" or "весенняя", "060400"or "021100", "Экон" or "Юрид", "Дневное" or "Заочное".

Смотрим в таблицу:

Тип данных

Описание

Объем занимаемой памяти

Обычная текстовая строка

Числа, как целые, так и вещественные

Дата и/или время

Уникальное целое число, указывающее порядковый номер записи в таблице

Логические значение (True/False)

Объекты других приложений Windows (1 объект)

Ссылка на файл (на данном ПК, в интернете или лок. Сети)

Объекты других приложений Windows (несколько объектов)

Из всех перечисленных типов данных, чаще всего в Access Вы будете сталкиваться со следующими типами:

Базы данных Access, как и остальные БД, хранят в своих таблицах множество информации. Некоторые из них связаны между собой, какие-то являются справочными, некоторые вводятся пользователем, а другие рассчитываются системой автоматически. Разнообразие данных в БД заставляет классифицировать их по типу в зависимости от того, какая информация хранится в конкретном поле.

Типы данных

Разделение полей по информации, которая в них хранится, подводит нас к понятию типа данных в базе Access или другой СУБД. Это понятие характеризует, какая именно информация хранится в столбце, какими свойствами она обладает и какие действия можно с ней совершать. В БД Access 2013 существуют следующие типы:

Счетчик.
Числовой.
Денежный.
Краткий текст.
Длинный текст.
Форматированный текст.
Дата и время.
Логический.
Подстановка и отношение.
Вычисляемые поля различных типов.
Вложение.
Гиперссылка.

Для каждого из полей можно установить значение по умолчанию. Тогда при внесении новой записи в столбце будет автоматически появляться нужная информация. Эти данные можно менять, если это необходимо. Каждое поле также можно сделать обязательным и потребовать его уникальности.

Рассмотрим каждый из этих типов в отдельности, условно разделив на несколько категорий.

Числовые данные

Как видно по названию, в этих столбцах содержится информация в виде чисел. К указанному типу поля мы отнесем собственно числовой формат, счетчик и денежный формат. Последний, по сути, представляет собой сочетание числа и текста.

Числовые типы данных в Access выбираются в том случае, если в данном поле хранится цифровая информация. По умолчанию в этом столбце хранятся целые числа. Разработчик выбирает формат данных:

Основной – для хранения целых чисел объемом до 8 байт.
Фиксированный – для чисел с фиксированной запятой. В этом случае указывается необходимая точность данных: количество символов после запятой.
С разделителями разрядов – используемый в бухгалтерии формат. Разделяет пробелом группы разрядов: тысячи, миллионы, миллиарды и т. д. Формат применяется для целых чисел и с фиксированной запятой, для которых указывают нужное количество символов после запятой.
Процентные типы данных в Access используются, чтобы показывать значения чисел в процентах.
Экспоненциальный – формат числа с плавающей запятой.

При создании таблицы Access автоматически создает одно поле – "Код". Его тип данных - "Счетчик". По умолчанию оно имеет свойство уникальности, является автоинкрементным и индексируемым. Число в этом столбце помогает точно идентифицировать строку.

Текстовые поля

Дата и время

Для отображения даты и времени есть специализированный тип. Причем разнообразие форматов дает возможность отображать информацию здесь в виде только даты, только времени или и того, и другого вместе. Например, полный формат можно использовать для логгирования – фиксации момента выполнения пользователем того или иного действия.

Дату отображают в длинном, среднем или коротком виде. Непосредственный вид этих форматов БД берет из системных настроек Windows. Например, форматы могут выглядеть вот так.

Внешний вид информации о времени тоже задается в длинном, среднем или коротком формате.

Логические данные

Еще один важный тип данных в Access – логический. Он применяется для тех вариантов, которые принимают только два значения: "Да" и "Нет", "Есть" и "Нет", "Плюс" и "Минус" и т. п. Для удобства выбирают формат отображения и хранения Да/Нет, Истина/Ложь и Вкл/Выкл.

Вычисляемые поля и подстановки

Нередки ситуации, когда в таблице необходимо добавить столбцы, значения в которых автоматически рассчитываются, исходя из определений в других столбцах. В таких случаях используют вычисляемые поля различных типов.

В таблице данные по строкам выглядят так.

Объектные поля

К этой категории отнесем и Гиперссылки, содержащие адрес, по которому содержатся нужные данные. Например, в таблице отелей может находиться ссылка на страничку в Интернете с подробным описанием и фотографиями гостиниц.

Описанные выше типы данных в Access позволяют хранить в базе информацию любого типа и создавать сложные связи между таблицами и их полями. Знание этого даст возможность разработчику легко добавлять таблицы в БД и использовать данные правильно.

Читайте также: