Как сделать список гостей для ведущего
Обновлено: 07.07.2024
Как составить список гостей на свадьбу, чтобы уложиться в бюджет, избежать ссор и не обидеть близких людей? Ищем ответ в нашей статье.
Фото: Андрей Байда
1. Определите бюджет свадьбы
Свадебный бюджет напрямую зависит от количества приглашенных, ведь большую его часть составят расходы на аренду ресторана, банкет, логистику, оплату проживания для иногородних гостей и др. Свадьба на 100 человек, скорее всего, будет дороже той, на которой 20 приглашенных. Поэтому в первую очередь определите границы бюджета и только после этого начинайте составлять список гостей.
2. Финансовый вопрос
Также немаловажным является вопрос, кто именно оплачивает свадьбу, будут ли вам помогать в этом родители? Если ваши родители оплачивают значительную часть расходов на свадьбу, то их пожелания обязательно нужно учитывать при составлении списка приглашенных. Не пригласить важных для них людей (родственников, близких друзей) будет как минимум некрасиво.
С другой стороны, нужно определить границы, чтобы ваша свадьба все-таки была именно вашей. Например, пусть 20% приглашенных выберут родители, а остальные 80% — вы с женихом.
3. Составляйте список гостей вдвоем
Ведь это ваш общий праздник и вы оба должны решить, с кем хотите его разделить. Обсудите друг с другом формат предстоящего праздника, подумайте о том, где он будет проходить, какова будет общая концепция торжества — это поможет определиться с количеством приглашенных.
Вы мечтаете устроить камерную свадьбу только для близких друзей, а ваш жених планировал пригласить всех своих коллег по работе? Не расстраивайтесь, если ваши представление о количестве гостей сильно расходятся, для большинства пар найти компромисс в этом вопросе бывает достаточно сложно. Но это не повод для конфликтов, наоборот – прекрасная возможность научиться слушать и слышать друг друга, учиться идти на уступки. Это умение еще не раз пригодится вам в семейной жизни.
4. Начинайте с самых важных гостей
Первыми в вашем списке будут, конечно, родители, родные братья и сестры, бабушки и дедушки, подружки невесты и друзья жениха. Это те люди, без которых вы не представляете свой праздник.
Следующие строки – для не самых близких приятелей, соседей, коллег и дальних родственников. Таким образом, если вам придется сокращать список, вы просто можете вычеркивать самые последние строки, пока не достигнете идеального числа.
5. Расставьте приоритеты
Что для вас важнее – купить платье мечты или пригласить на свадьбу двоюродную тетушку из другого города? Оригинальный декор или возможность разделить этот день с подругами детства? Каким бы ни был бюджет свадьбы, он не бесконечен, и в процессе подготовки вам наверняка придется идти на компромиссы. Если для вас важен декор, стильная площадка, изысканные блюда, скорее всего, список гостей придется сокращать.
6. Не приглашайте гостей из чувства вины
Отказывая, вы никого не оскорбляете и не обижаете, а если вас в этом упрекают – не ведитесь на манипуляции. Почаще повторяйте себе, что это ваш день и вы хотите разделить его только с самыми близкими и любимыми людьми, и посторонним на этом празднике не место.
Итак, вы — будущие счастливые молодожены — определились с датой свадьбы, бюджетом, составили списки гостей и… поняли, что на ваше количество приглашенных никакого бюджета не хватит. А если и хватит, то лишь на самый скромный праздник. Но хочется-то красивую, полноценную свадьбу!
Ваша ситуация? Поздравляю, сегодня мы будем оптимизировать список ваших гостей.
Зачем сокращать список гостей?
1. Это один из лучших способов сэкономить на свадьбе. Ведь, как правило, самая затратная статья свадебного бюджета — банкет, а его стоимость напрямую зависит от количества приглашенных. Такие пункты подготовки, как декор и транспорт, также обойдутся вам тем дороже, чем больше гостей вы пригласили. И вместо того, чтобы искать подрядчиков подешевле, всегда лучше урезать количество приглашенных: так вы сохраните достойное качество свадебных услуг.
2. Чем меньше у вас гостей, тем проще их организовать. Подготовка масштабной свадьбы свыше 100 человек требует в разы больше усилий, чем камерной на 20-30 приглашенных.
Убедились, что оптимизация списка — это добро?)))) Теперь давайте посмотрим, как это сделать правильно и максимально безболезненно для всех.
Кто является обязательным гостем на свадьбе?
В общем-то, решать вам. Но, как правило, это:
- Родители с обеих сторон
- Ближайшие родственники: родные братья-сестры, бабушки-дедушки
- Ближайшие друзья с обеих сторон
Кого приглашать НЕобязательно?
1. Гости из других городов/стран. Как правило, подразумевается, что молодожены оплачивают таким приглашенным проживание (а иногда и дорогу). Подумайте, готовы ли вы брать на себя такие расходы. Если нет — сразу предупреждайте, что жилье-проезд гости оплачивают сами. Имейте в виду, что при таких условиях к вам приедут разве что очень хорошие друзья и близкие родственники. Остальные предпочтут поздравить вас заочно.
Обратите внимание, что иногда, как бы вы ни сокращали число приглашенных, все идет насмарку — благодаря верным способам раздуть список гостей до огромных размеров:
Если вы старательно выполнили все условия выше, не удивляйтесь, что количество ваших гостей стремится к бесконечности, а новые приглашенные появляются буквально за день до свадьбы. Причем половины из этих людей вы даже толком не знаете.
1. Устроить свадьбу за границей/в другом городе — с условием, что вы оплачиваете только празднование, а проезд и проживание гости берут на себя. Сами понимаете, на такие расходы согласятся лишь немногие.
2. Устроить свадьбу в будний день (кроме пятницы) — далеко не все смогут и захотят отпроситься с работы.
В этой рубрике собраны ответы на самые популярные вопросы о подготовке к свадьбе, призванные существенно облегчить жизнь всем невестам и женихам — и тем, кто организовывает свой праздник самостоятельно, и тем, кто обращается за помощью в агентство. Наши эксперты — опытные свадебные профессионалы — честно рассказывают обо всем, что волнует молодоженов.
Чем больше, тем лучше
При подготовке списков гостей вряд ли кто-то из влюбленных вспоминает закон философии о переходе количества в качество. Ведущему просто озвучивают число гостей. Вот только в отличие от повара, которому просто надо умножить число блюд на количество присутствующих, с пищей для ума все не так просто. Хороший ведущий не будет надеяться только на экспромт, а заранее позаботится о том, чтобы его взаимодействие с гостями было насыщенным. И тут ему не обойтись без помощи молодых.
Из опыта Дмитрия Сахно :
Чаще всего влюбленные дают о приглашенных очень мало информации: он 35 лет отработал там-то или дослужился до такого-то звания. Но в течение вечера вряд ли уместно будет повторять всем известные факты. Лучше вспомнить о каких-то ярких событиях, связанных с молодоженами и с характером или увлечениями гостя. Это могут быть истории о совместной поездке или каком-то забавном случае. Такая информация может сильно повлиять на ход праздника, когда гостю дается слово, он участвует в конкурсе или интерактиве. Если я знаю, что этот человек заядлый рыбак, и его невозможно представить без зимней рыбалки, он привозит всем своим друзьям копченую рыбку — я спрошу, принес ли он ее сегодня!
Чем больше информации дано ведущему в процессе подготовки к свадьбе, тем лучше. Как минимум, ему надо сообщить о родственных связях внутри каждой семьи и о том, насколько хорошо родные жениха и невесты знают друг друга, кто из приглашенных — друг детства, а кто — коллега или начальник по работе. Паре не нужно бояться, что потребуется писать биографию каждого из гостей, нужно только назвать несколько самых ярких фактов о наиболее значимых персонах.
Лайфхак от Дмитрия Сахно :
Если у пары не получилось подробно заполнить анкеты о гостях, не нужно переживать, расстраиваться или думать что вы сделали что-то не так. Обо всех гостях информацию давать не обязательно. Важно расставлять приоритеты. Во-первых, рассказать о родителях, братьях, самых близких — пусть это будет лишь несколько каких-то трогательных историй, но таких, о которых точно не будет лишним упомянуть. Во-вторых, отметить самых ярких приглашенных из друзей: кто из них душа компании, зажигалочка, с кем можно потусить, кто король танцпола.
Очень важные персоны
Родители жениха и невесты играют особенную роль и в жизни, и на свадьбе, но все-таки на этом празднике они — гости, хоть и особо важные. Возможно, самой главной их характеристикой для ведущего станет то, как они будут принимать участие в подготовке к свадьбе. Некоторые родители сразу дают понять, что у них свое видение предстоящего праздника. В таком случае паре, родителям и ведущему предстоит найти компромисс.
Из опыта Дмитрия Сахно :
Однако не только родители на свадьбе ждут проявлений внимания. Оно начинается с малого. Все помнят слова Дейла Карнеги о том, что имя человека — самый важный звук для него. Чтобы завоевать расположение аудитории, ведущий должен обладать недюжинной памятью: запомнить, как зовут гостей и обращаться к ним по именам. Ни один гость не должен почувствовать себя на празднике неважной персоной!
Из опыта Дмитрия Сахно :
Запомнить всех гостей нелегко, но, как и в любом другом деле, чем чаще ты это делаешь, тем лучше это получается. Просто на протяжении вечера нужно делать какие-то маркеры: запоминать одежду, вспоминать кого-то из своих знакомых с такими же именами и отчествами. При этом всю информацию держать в уме просто невозможно, ведь ведущему нужно не просто что-то запомнить, а соотнести лица с той информацией, которая есть про каждого из гостей. Я от руки составляю себе небольшую схему, выписываю туда ключевые слова, которые мне помогут обратиться к этому человеку с какой-то заготовленной заранее репризой или шуткой.
Совершенно секретно
Исключительно положительные или отрицательные герои бывают только в сказках и в комиксах. Поэтому часто в гостях на свадьбе может оказаться человек неоднозначный, с объективными минусами характера и поведения. И если в резюме такие характеристики писать не стоит, то ведущему стоит упомянуть и о темных сторонах, чтобы они не вышли боком во время праздника.
Иван Иваныч может напиться, Петр Петрович может подраться, Машенька была влюблена в жениха в десятом классе, а будущая теща вообще против этого брака. Если ведущий предупрежден — он вооружен!
Из опыта Дмитрия Сахно :
Конечно, свадьба — это время, когда рядом с тобой должны быть самые близкие и дружественные люди, которые разделят эту радость. Но это в идеале, а в жизни иногда на празднике не обойтись без тех, про кого заранее известно, что они будут чем-то недовольны. Иногда родственники жениха и невесты ведут себя, как Монтекки и Капулетти: не общаются друг с другом и против этого брака настолько, что это видно во время их поздравительных речей. Тогда ведущий сглаживает углы и переводит внимание на пару, на их отношения, на любовь, которая их объединила независимо ни от чего.
При подготовке свадьбы от ведущего не должно быть секретов, которые могут испортить настроение во время праздника. Бывают случаи, когда пара стесняется о чем-то сказать: например, что история любви началась с того, что невеста отбила жениха у своей лучшей подруги… и вот история, о которой не хотели говорить даже тет-а-тет, всплывает, когда ничего не подозревающий ведущий во всеуслышание начинает спрашивать гостей о том, как познакомились молодые.
Лайфхак от Дмитрия Сахно :
Ведущий — как личный психолог. Вся информация, которую передают ребята, остается между нами, я никогда не озвучиваю ее вслух, не рассказываю и не делюсь даже с коллегами. Поэтому влюбленные должны рассказать не только о том, что они хотят услышать на празднике, но и о том, о чем на празднике говорить нельзя. Например, если родители в разводе, и о них нельзя говорить как о паре или просить сделать что-то вместе.
Молчать нельзя высмеять
У каждого ведущего есть свои представления о профессиональной этике, границах дозволенного и табу. Но лучше, если влюбленные обозначат, над какими персонами нельзя шутить даже по-доброму, а кто будет рад услышать немного юмора в свой адрес.
Из опыта Дмитрия Сахно :
Благодаря десятилетнему опыту в КВН и Камеди я могу понять, что понравится человеку, а что нет. Но тут все зависит не только от ведущего, который должен адекватно оценивать свои шутки, но и от коммуникабельности молодоженов. Ведь именно они хорошо знают своих гостей и могут подсказать, какой человек обидится на самую безобидную, казалось бы, шутку, а кто, наоборот, рад уместным приколам. Если мне рассказывают какие-то факты, а я понимаю, что про это не очень хорошо шутить, я так и скажу ребятам на встрече. Никогда не шучу про внешний вид, про веру.
Лайфхак от Дмитрия Сахно :
В работе с людьми нельзя быть уверенным, что все пойдет строго по сценарию: человеческий фактор никто не отменял! Поэтому от ведущего требуется умение находить выход из любых внештатных ситуаций. Если намечается конфликт или случился какой-то конфуз, хороший ведущий сумеет вовремя сменить тему разговора и отвлечь присутствующих. Ну и, конечно, он будет настраивать на позитив!
Управление свадебными гостями
никогда не было таким простым.
Создайте проект свадьбы бесплатно!
Без регистрации и скрытых платежей!
Как создать список гостей на свадьбу?
Самый простой способ - использовать наш современный свадебный инструмент управления списками гостей. А затем экспортировать и загрузить шаблон гостевого списка в печатные форматы, такие как Excel, электронные таблицы (Google sheets), или даже PDF формат.
Вы можете управлять всеми своими гостями онлайн и делиться списком гостей с женихом, невестой, организатором свадьбы или кем-либо еще.
Более того, основываясь на списке гостей, вы можете сгенерировать множество полезных печатных материалов, таких как схема приема посетителей, карта размещения, настольные карты и приглашения.
Что это за инструмент управления?
Представьте себе список гостей в виде электронной Google spreadsheet таблицы, которая работает в режиме реального времени, только более продвинутый и приятный. Инструмент управления списками гостей имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс, с помощью которого вы можете добавлять гостей и назначать множество полезных опций для каждой записи гостевого профиля. Отслеживайте статусы RSVP, совмещайте гостей с домашними вечеринками, назначайте предпочтения в еде и диетические ограничения, оставляйте личные заметки, назначайте носителя кольца и девушку с цветами, и многое другое.
Каков средний размер списка гостей на свадьбу?
Это зависит от многих факторов: от традиций в стране, от того, насколько крепки связи с родственниками, от других семейных связей. Для США, как правило, средний список приглашенных на свадьбу составляет около 80 человек. В зависимости от количества пар и семей по сравнению с отдельными приглашенными, в списке приглашенных будет около 40-60 вечеринок или семей. Примерно 3-5% гостей пропускают церемонию и приходят на вечер приема.
Мы подготовили удобный путеводитель, чтобы составить список ваших свадебных гостей.
Давайте разберемся во всем с гостями, от того, кого пригласить, до того, как все это сделать без лишних хлопот.
Лучше всего прочитать о этикете и подсказках для списка гостей свадьбы.
А также отличная статья об ошибках, которых следует избегать, когда составляя диаграмму рассадки вашего приёма..
У вас есть вопросы о списках гостей в Свадебном Ассистенте?
Мы можем помочь с объяснением. Получите ответы как можно быстрее с нашими часто задаваемыми вопросами и ответами ниже.
Могу ли я импортировать существующий список гостей из файла?
Да, конечно! Независимо от того, есть ли у вас список гостей в Excel XLS файле или CSV, вы можете использовать инструмент импорта. Алгоритмы помощника по планированию свадеб, во время импорта, будут автоматически распознавать дубликаты, а затем будут предложены опции слияния. Таким образом, вам не придется переделывать список гостей с нуля.
Могу ли я экспортировать список гостей в формат для печати?
Помощник по планированию свадеб поддерживает два популярных формата загрузки - excel XLS (так же, как Google spreadsheet - электронная таблица) и PDF-файл (Letter & A4).
Я прослежу за этими RSVP. Может ли инструмент "Менеджер списков гостей" сделать это?
Все ответы RSVP, которые приходят с вашего свадебного сайта, будут автоматически атташе на ваш свадебный проект. И тогда у вас есть возможность одобрить или отклонить этот запрос RSVP. Также, вы можете управлять RSVP вручную для каждого гостя.
Как отследить изменения, которые приходят со свадебного сайта, когда у кого-то есть что-то новенькое?
Есть ли у вас возможность отследить, кого благодарить за какой Подарок?
Есть ли способ сортировать и комбинировать гостей с различными вариантами?
Конечно! Вы можете выбрать, как отображать список гостей. Вы можете выбрать двухсторонний вид, алфавитный или подробный вид.
Кроме того, в нижней части страницы списка гостей можно увидеть информативную сводку, в которой мгновенно даются ответы:
- Сколько у вас гостей?
- Кто уже подтвердил лечащего врача, а кто нет?
- Сколько гостей со стороны невесты?
- Сколько гостей со стороны жениха?
- См. соотношение по полу.
Вся эта полезная информация сделает процесс планирования Вашей свадьбы увлекательным и приятным!
Если вы не хотите создавать аккаунт, нет проблем. Вы можете остаться здесь и работать в приватном режиме.
Свадьбы проходят по всему миру. В Ассистенте по планированию свадеб мы уже поддерживаем следующие языки:
Читайте также: