Как сделать сортировку в аксессе по алфавиту

Обновлено: 28.06.2024

В строке "Сортировка" для столбца, содержащего выражение, щелкните "По возрастанию". на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.

Как отсортировать базу данных в алфавитном порядке?

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.

Как провести сортировку записей в запросе?

Выполнить сортировку данных можно и в окне конструктора запросов. Для этого необходимо нажать кнопку Открыть на вкладке Запросы окна базы данных. В окне выбора таблиц отметить имя таблицы, в которой следует выполнить сортировку данных, после чего нажать кнопки Добавить и Закрыть.

Как осуществляется сортировка и поиск данных в таблице Access?

Как выполнить сортировку данных в таблице Субд по возрастанию и убыванию?

Выберите ячейку данных.
На вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр. Или выберите "Сортировка>данных".
Выберите один из следующих вариантов: Сортировка по возрастанию — сортирует выбранный столбец в порядке возрастания.

Как в электронных таблицах называется сортировка данных последовательно по нескольким полям?

Упорядочение записей называется сортировкой. В электронных таблицах существует режим сортировки, который позволяет после выбора любого столбца расширить диапазон сортируемых данных. В этом случае по данным выделенного столбца будут сортироваться строки (записи базы данных) целиком.

Как в гугл таблице сделать сортировку?

Откройте файл в Google Таблицах на устройстве Android.
Выделите столбец, нажав на букву в его верхней части.
Коснитесь буквы ещё раз. Откроется меню.
Нажмите на значок "Ещё" .
Выберите Сортировать от А до Я или Сортировать от Я до А.

Как сделать простой запрос в Access?

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

Какие существуют типы запросов в базе данных Access?

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. .
Запрос действия – это запрос, который вносит изменения в саму БД. .
Нижняя панель есть бланк запроса по образцу (QBE-запроса).

Можно ли изменить порядок сортировки записей в форме?

Если в форме уже применен фильтр или порядок сортировки, можно легко изменить его, настроив свойства Filter или OrderBy. Независимо от способа установки фильтра или порядка сортировки (в коде или пользователем) вы можете применить или удалить их, присвоив свойствам FilterOn и OrderByOn значение True или False.

Какие существуют виды сортировки в запросе?

Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.

Как произвести поиск и замену данных?

Сочетание клавиш: нажмите CTRL+F. Появится диалоговое окно Поиск и замена. Чтобы найти данные, в диалоговом окне Поиск и замена откройте вкладку Найти. Чтобы выполнить операцию поиска и замены, откройте вкладку Заменить.

Отчет Access, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код_Контакты — идентификатора записей таблицы Контакты. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.

2. Выделите значок отчета Список контактов.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 18.19.

Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код_Контакты, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. На кнопке строки Код_Контакты виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при перебаре записей таблицы Контакты для каждого нового значения поля Код_Контакты генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код_Контакты на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код_Контакты — уникальный идентификатор записей таблицы Контакты, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код_Контакты.

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

Примечание При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Контакты появляется заголовок группы (так как величины поля Код_Контакты для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код_Контакты, то есть данному человеку (рис. 18.21).

Рис. 18.21. Окончательный вид отчета Access

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Группировка и сортировка данных в отчете Access

1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.

2. Выделите значок отчета Список контактов.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Рис. 18.21. Окончательный вид отчета Access

Сортировка и фильтрация данных в таблице ms access.

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

Доступ позволяет сортировать и фильтровать данные, используя любое количество полей данных. Независимо от того, находятся ли данные, которые вы сортируете, в таблице или являются результатом запроса, пользовательский интерфейс одинаков.

Шаг 1

Откройте вашу базу данных в Access. В левом столбце отобразите данные, которые вы хотите отсортировать, дважды щелкнув имя таблицы, содержащей данные. Например, данные в приведенной ниже таблице провинций содержат данные по каждой стране и ее провинциям. Образцы данных предоставлены базой данных MONDIAL, Институт информатики, Георг-Август-Университет Геттингена.

кредит: Стив МакДоннелл / Demand Media

Шаг 2

Выбрать продвинутый от Инструменты базы данных раздел ленты, а затем выберите Расширенный фильтр / сортировка …

кредит: Стив МакДоннелл / Demand Media

Шаг 3

Для каждого уровня сортировки, который вы хотите, выберите поле данных, по которому вы хотите сортировать в поле грести, а затем выбрать по возрастанию или же нисходящий в Сортировать строка. Выбрать Переключить фильтр применить сортировку к таблице данных. В приведенном ниже примере данные провинции отсортированы в алфавитном порядке по странам, а затем по населению внутри страны, по величине и по величине.

кредит: Стив МакДоннелл / Demand Media

Шаг 4

Просмотрите данные, чтобы убедиться, что они отсортированы правильно, и при необходимости измените условия сортировки и фильтрации.

кредит: Стив МакДоннелл / Demand Media

Как разрешить нескольким пользователям редактировать документ Word одновременно

Как сделать конференц-звонок или позвонить нескольким людям?

Выполнение конференц-связи или вызов нескольких человек с телефона очень важно, если вам нужно поговорить с несколькими друзьями одновременно или вам нужно созвать .

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 5

На выполнение практического занятия по предмету "Компьютеризация с/х производства"

Председатель цикловой комиссии

Тема: СУБД MS Access. Создание запросов. Сортировка в запросе. Создание запроса по образцу с условием.

Цель работы— Научиться следующему;

1. создавать запросы с помощью Мастера

2. создавать запросы в режиме Конструктора

3. создавать запросы По образцу с условием;

4. использовать при создании запросов сортировку данных по полям,

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: ЭВМ, инструкционные карты, конспект.

2. Порядок выполнения.

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям, например, данных о клиентах проживающих в определенном регионе, городе и т. д. Возможно составление запросов из нескольких таблиц. В качестве базы данных будет использован файл базы данных БазаХХХ.Mbd (т. е. Ваш Личный файл).

Создание запроса с помощью конструктора.

1. Запустите Microsoft Access.

2. В меню Файл выберите команду Открыть. Будет выдано окно диалога Открытие базы данных, в котором необходимо открыть файл созданное ранее базы данных.

3. В окне База данных выберите вкладку Запрос, а затем нажмите на кнопку Создать. Перед вами появится окно Создание запроса.

Рассмотрим создание запроса с помощью Конструктора.

4. В окне Создание запроса выберите команду Конструктор. На переднем плане вы увидите окно диалога Добавление таблицы. Создавать запросы можно на основании таблиц или запросов, открыв соответствующую вкладку в данном окне.

5. Поочередно выделите нужные вам таблицы, содержащие нужные для запроса поля, например Студенты (обязательно), Лабораторные и стипендия. Для этого выберите в окне нужную таблицу и нажмите кнопку Добавить. (Все таблицы выбираются Поочередно), можно дважды щелкнуть по названию каждой таблицы.

6. Закройте окно диалога Добавление таблиц.

7. Активизируется окно Запрос на выборку. В верхней части окна вы увидите выбранные для запроса таблицы с перечнем полей.

8. Для составления запроса выбрать необходимые поля.

Из таблицы Студенты понадобится:

поле Код студента;

Из таблицы Адреса понадобится поле Адрес, Поле Увлечения

Из таблицы Лабораторные и стипендия Понадобится

поле Размер стипендии

9. Перетащите нужные для запроса имена полей из списка полей, выбранных вами таблиц, в клетки строки Поле, находящейся в нижней части бланка запроса. Для этого необходимо щелкнуть на нужном поле левой кнопкой мыши и произвести буксировку. Вместо перетаскивания можно использовать двойной щелчок мыши по именам нужных для запроса полей. Можно выбрать поля из падающего списка, появляющегося при нажатии на поле Поле в бланке OBE запроса.

10. В результате ваших действий должно появиться окно запроса.

11. Запрос составлен, при закрытии окна запроса, сохраните его под именем Запрос 1.

12. Затем выбрать кнопку на Панели инструментов или в меню Запрос команду Открыть.

13. Вы получите список учащихся с указанием их Имен, фамилий, адресов, кодов студента И Размером стипендии.

14. При необходимости получившийся список можно отсортировать - (Например, по Фамилия), Для этого необходимо проделать следующее.

1. В меню Вид На Панели инструментов Выберите команду Конструктор Запросов, Чтобы вернуться в Режим Конструктора.

2. Под именем поля Фамилия Студента щелкните мышью в строке Сортировка. Появится кнопка, раскрывающая список возможных сортировок. Нажните на нее, чтобы выбрать нужный вид сортировки (например, по Возрастанию)

15. На панели инструментов выберите кнопку Конструктор чтобы просмотреть, как выглядит Запрос На языке запросов.

16. Данная кнопка позволяет переходить из одного режима в другой, для этого необходимо выбрать соответствующую команду из появляющегося падающего списка.

17. Вновь на Панели инструментов В меню Запрос активизируйте команду Открыть

18. Теперь сохраните Запрос. Для этого в меню Файл Выберите Сохранить/ Запрос В открывшемся окне укажите имя запроса., например Запрос2 (Обычно запросам дают имена, соответствующие смыслу запросов).

Создание запроса по образцу с условием.

В процессе работы с БД может появиться необходимость подготовить запрос исходя из какого-то условия, например, подготовить список отличников или список студентов, не имеющих прогулов.

1. В окне созданной База данных Выберете вкладку Запрос, А затем нажмите на кнопку Создать.

2. В появившемся окне — Создание запроса выберите строку Конструктор.

3. В окне диалога Добавление таблицы Выберите вкладку Запросы, Выделите нужный вам запрос, например; Запрос3.

4. Щелкните на кнопке Добавить.

5. Закройте окно Добавление таблицы, Щелкнув на кнопке Закрыть.

6. Выделите все имена полей в списке полей запроса, используя клавишу Shift.

Перетащите все поля в первую строку бланка запроса. Для этого встаньте на выделенный участок, нажмите и, не отпуская левую клавишу мыши, буксируйте их в первое поле первой строки бланка.

Далее нужно будет задать условие отбора.

7. В строке Условие отбора Укажите условие, по которому будут отобраны записи. Например, нам необходимо получить данные о студенте, чей Код студента в журнале 4.

8. Для этого в поле № По журналу В строке Условие отбора Поставьте цифру 4.

9; Выполните Запрос.

Полученный запрос будет содержать только информацию об интересующем нас студенте. При этом, если вы не захотите показывать какие-то поля на экране, можете снять флажки в строке Вывод на экран Под именами соответствующих полей,

10. Сохраните запрос, например, под именем Запрос4 — выбор по номеру,

11. Покажите работу преподавателю после выполнения самостоятельного задания.

12. Завершите работу с Microsoft Access.

Имена таблиц и полей могут быть другими, смотрите свою Базу данных.

Самостоятельное задание;

1. Создайте таблицу Успеваемость, в которой были бы поля: Код студента, Фамилия, № Группы, Экзамен1, Экзамен2, ЭкзаменЗ.

2. Заполните таблицу данными о студентах разных групп (не менее 15-20 записей).

3. Создайте запрос Отличники с условиями выбора студентов с отличными оценками по всем экзаменам.

4. Создайте запрос Успеваемость1 успеваемости в целом с условиями выборки по номеру кокой - либо введенной вами группы.

5. Создайте запрос Успеваемость2 успеваемости с условиями выборки студентов, имеющих тройки и четверки.

3. Контрольные вопросы.

1. Для чего предназначены Запросы при работе с Базами данных?

2. Как создать Запрос с помощью Мастера?

3. Как создать Запрос в режиме Конструктора?

4. Каким образом можно произвести Сортировку по полям в Запросе?

5. Каким образом можно задать Условия отбора?

Создание запроса с помощью Мастера.

1. Запустите Microsoft Access.

2. В меню Файл выберите команду Открыть. Будет выделено окно диалога Открытие базы данных, в которых необходимо открыть файл базы данных БазаХХХ.Mbd.

3. В окне БазаХХХ.Mbd: База данных Выберети вкладку Запрос, А затем нажмите на кнопку Создать, перед вами появится окно создания запроса.

4. Для создания запроса с помощью Мастера выберете в окне Новый запрос Крманды Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Запись без подчиненных. Вначале выберете установку на создание с помощью мастера запроса на повторяющиеся записи в перечне запросов. Появится окно Мастера по разработке запросов.

5. В следующем окне с перечнем созданных таблиц выберите, например таблицу Лабораторные и стипендия и нажмите кнопку Далее.

7. В следующем окне выбираются поля, которые можно вывести вместе с повторяющимися полями. Попробуйте создать запрос, в котором будут только повторяющиеся поля, а во втором окне вместе с повторяющимися полями введите поле, в котором нет повторов.

8. Появится последнее окно Мастера по разработке запросов. В этом окне необходимо проделать следующее:

1. в поле Имя запроса присвоить имя. Например Запрос1;

2. поставить переключатель в положение Просмотр результатов выполнения запроса;

3. нажать кнопку Готово.

Запрос будет создан и вы увидите его в следующем окне.

9. Для того, чтобы убедиться, что этот запрос работает, введите в таблицу Лабораторные и стипендия несколько повторяющихся записей. Для этого надо войти в режим таблицы, выбрать нужную таблицу (ту, по которой создавался запрос) и внести данные с повтором.

10. Далее в окне База данных… открыть вкладку Запрос и выбрать Запрос1. На экране должно появиться окно Запрос Выборка.

11. Закройте Запрос И сохраните его с именем Запрос1, если он не был сохранен. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить запрос и в открывшемся окне укажите имя запроса.

12. Создайте еще один запрос на повторяющиеся записи, но теперь не добавляйте поле к полям с повторяющимися значениями.

Читайте также: