Как сделать сортировку в access

Обновлено: 06.07.2024

В строке "Сортировка" для столбца, содержащего выражение, щелкните "По возрастанию". на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.

Как отсортировать базу данных в алфавитном порядке?

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.

Как провести сортировку записей в запросе?

Выполнить сортировку данных можно и в окне конструктора запросов. Для этого необходимо нажать кнопку Открыть на вкладке Запросы окна базы данных. В окне выбора таблиц отметить имя таблицы, в которой следует выполнить сортировку данных, после чего нажать кнопки Добавить и Закрыть.

Как осуществляется сортировка и поиск данных в таблице Access?

Как выполнить сортировку данных в таблице Субд по возрастанию и убыванию?

  1. Выберите ячейку данных.
  2. На вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр. Или выберите "Сортировка>данных".
  3. Выберите один из следующих вариантов: Сортировка по возрастанию — сортирует выбранный столбец в порядке возрастания.

Как в электронных таблицах называется сортировка данных последовательно по нескольким полям?

Упорядочение записей называется сортировкой. В электронных таблицах существует режим сортировки, который позволяет после выбора любого столбца расширить диапазон сортируемых данных. В этом случае по данным выделенного столбца будут сортироваться строки (записи базы данных) целиком.

Как в гугл таблице сделать сортировку?

  1. Откройте файл в Google Таблицах на устройстве Android.
  2. Выделите столбец, нажав на букву в его верхней части.
  3. Коснитесь буквы ещё раз. Откроется меню.
  4. Нажмите на значок "Ещё" .
  5. Выберите Сортировать от А до Я или Сортировать от Я до А.

Как сделать простой запрос в Access?

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

Какие существуют типы запросов в базе данных Access?

  • Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. .
  • Запрос действия – это запрос, который вносит изменения в саму БД. .
  • Нижняя панель есть бланк запроса по образцу (QBE-запроса).

Можно ли изменить порядок сортировки записей в форме?

Если в форме уже применен фильтр или порядок сортировки, можно легко изменить его, настроив свойства Filter или OrderBy. Независимо от способа установки фильтра или порядка сортировки (в коде или пользователем) вы можете применить или удалить их, присвоив свойствам FilterOn и OrderByOn значение True или False.

Какие существуют виды сортировки в запросе?

Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.

Как произвести поиск и замену данных?

Сочетание клавиш: нажмите CTRL+F. Появится диалоговое окно Поиск и замена. Чтобы найти данные, в диалоговом окне Поиск и замена откройте вкладку Найти. Чтобы выполнить операцию поиска и замены, откройте вкладку Заменить.

Аннотация: Изучив эту лекцию, вы сможете: сортировать информацию по одному или нескольким полям; фильтровать данные различными способами.

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Независимо от объема информации база данных полезна лишь в том случае, если в ней можно найти то, что нужно, и когда нужно. В небольшой базе данных достаточно прокрутить таблицу, чтобы появилась нужная запись . Но по мере развития и усложнения базы данных , поиск информации затрудняется.

Microsoft Access включает ряд инструментов, позволяющих найти в базе данных нужные сведения и представить их в различных видах. Так, например, можно извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям, и отсортировать их по одному или нескольким полям. Приложив некоторые усилия, можно создать запрос , отображающий данные из нескольких таблиц. При желании запрос можно сохранить и использовать в дальнейшем.

Возможности запросов не ограничиваются извлечением данных из таблиц. Используя встроенные функции, можно производить вычисления над содержимым полей для получения суммы, количества, среднего арифметического и других значений.

В этой лекции вы узнаете, как найти и отобразить нужную информацию с помощью сортировки, фильтрации и запросов. В процессе выполнения упражнений вам понадобятся файлы базы данных GardenCo, которые хранятся в папках Sort, FilterDS, FilterForm, AdvFilter, QueryDs, QueryWiz и Aggregate, вложенных в папку Office XP SBS\Access\Chap12.

Сортировка данных

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем - в качестве второго. Получится список , подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.

В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.

В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\Sort. Выполните следующие шаги.


  1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
  2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
  3. Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут упорядочены по регионам.

Совет. Можно также воспользоваться командами Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировка по убыванию (Sort Descending) в меню Записи (Records) или щелкнуть правой кнопкой мыши на столбце, а затем щелкнуть на нужной команде в контекстном меню.

Принципы сортировки в Access

Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее - вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.

Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.

Совет. При сортировке записей по нескольким полям сортировка осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.

Совет. Просматривая записи в режиме формы , их можно отсортировать, но только по одному полю. Для этого щелкните в нужном поле, а затем щелкните на одной из кнопок Сортировка (Sort).


На уроке ученики совершенствовуют умение работать с базами данных и раскрывают возможности применения сортировки для базе данных в программе Microsoft Access.

Описание разработки

  • совершенствовать умение работать с базами данных;
  • раскрыть возможности применения сортировки в базе данных в программе Microsoft Access.
  • логическое мышление, память, познавательный интерес;
  • формирование логических знаний;
  • умение анализировать, творческий потенциал учащихся.
  • к правильному поведению в компьютерном классе;
  • воспитывать информационную культуру;
  • к умению общаться, прививать аккуратность.
  • словесные – беседа.
  • наглядные – демонстрация работы программ.
  • практические – выполнение сортировки.
  • Компьютерный класс (6 ПК)
  • Мультимедиа проектор
  • Доска
  • ПО: ОС Windows’XP, Microsoft Access
  • Готовые базы данных в Microsoft Access.

Сегодня на уроке мы продолжим работу с базами данных в программе Microsoft Access и выполним на практике сортировку в БД.

Цель урока: Совершенствовать практическое применение баз данных и раскрыть их возможность для сортировки и поиска информации в БД.

Актуализация знаний и умений

- Давайте вспомним, что мы делали на последнем занятии?

- выполняли ввод и редактирование данных в созданной базе данных.

- Какие два режима отображения таблиц вы знаете?

- Уже созданную таблицу можно открыть в режиме ввода и отображения данных и в режиме конструктора. Покажите, как это сделать.

- Подойдите пожалуйста к моему компьютеру и добавьте запись в предложенную БД

- Какой значок показывает, что запись была изменена?

- Значок пишущего карандаша слева от измененной записи.

ИЗУЧЕНИЕ НОВОГО МАТЕРИАЛА

- Переходим к теме нашего урока – сортировке данных.

- Ребята, скажите, всегда ли данные расположены в удобном для восприятия виде?

- Иногда данные расположены не в том порядке, в каком нужно.

- Сейчас мы узнаем, какие действия можно и нужно выполнить, чтобы достигнуть определенной цели по сортировке и поиску нужных данных.

Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.

Ключ сортировки - поле, по значению которого производится сортировка записей. Ключей сортировки может быть несколько, тогда они называются первичным, вторичным и т. д.

Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сортировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например, По возрастанию). В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.

Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок: А/Я или Я/А.

С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту, а числовых — по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.

Выделим текстовое поле Название звезды и выберем Записи - Сортировка по возрастанию. Все записи будут отсортированы по алфавиту относительно поля Название звезды.

Теперь узнаем о самой маленькой и самой большой звезде. Для этого проведем сортировку данных по полю Звездная величина.

Выполним теперь сортировку по полям Температура, Расстояние в световых годах.

Закрепление изученного материала

Запишите домашнее задание:

подготовить схему и данные для создания и наполнения базы данных по школьной тематике или по интересующей тематике.

Предлагаю вам список тем для создания БД. (Приложение 4).

Ваша База данных должна будет содержать не менее 5 полей и 10 записей.

- Подведём итог сегодняшней работы. Кто напомнит, какова была тема сегодняшнего урока?

- Сортировка информации в базе данных в программе Microsoft Access.

- Что такое сортировка данных?

- Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.

- Что такое ключ сортировки?

- Ключ сортировки - поле, по значению которого производится сортировка записей.

- Сколько может быть ключей сортировки?

- Ключей сортировки может быть несколько, тогда они называются первичным, вторичным и т. д..

- Целью нашего урока было - раскрыть возможность сортировки данных для их упорядочения.

Какие возможности этих действий мы рассмотрели?

- сортировка по возрастанию.

- сортировка по убыванию.

Сегодня на уроке все хорошо работали и получили оценки. На следующем занятии будем учиться осуществлять поиск в базах данных.

Спасибо за работу, до свидания!

Далее в документе:

- Приложение 4. Список тем для создания БД.


-75%

Отчет Access, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код_Контакты — идентификатора записей таблицы Контакты. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.

2. Выделите значок отчета Список контактов.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 18.19.

Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код_Контакты, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. На кнопке строки Код_Контакты виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при перебаре записей таблицы Контакты для каждого нового значения поля Код_Контакты генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код_Контакты на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код_Контакты — уникальный идентификатор записей таблицы Контакты, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код_Контакты.

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

Примечание При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Контакты появляется заголовок группы (так как величины поля Код_Контакты для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код_Контакты, то есть данному человеку (рис. 18.21).

Читайте также: