Как сделать соглашение с пфр об электронном документообороте в сбис

Обновлено: 08.07.2024

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе своей хозяйственной деятельности регулярно взаимодействуют с различными государственными органами. Это в полной мере относится к работе с Пенсионным фондом России (ПФР). Объем взаимодействия в данном случае напрямую зависит от количества занятых сотрудников.

Ранее все необходимые отчеты и документы подавались в ПФР в бумажном виде с практически обязательным посещением отделения внебюджетного фонда сотрудниками бухгалтерии. Однако на сегодняшний день такая необходимость практически отпала, поскольку существует возможность наладить электронный документооборот между организацией и Пенсионным фондом, что крайне удобно как для работников бухгалтерии, так и для сотрудников самого ПФР.

Бесплатно по России

В статье расскажем, что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, как выглядит бланк документа и как можно оформить его.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

наименование органа, куда подается заявление;
дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

наименование центра;
юридический адрес;
наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

наименование;
адрес;
телефон (факс при наличии);
наименование банка обслуживания;
расчетный счет в банке обслуживания;
регистрационный номер;
ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.

После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.

Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.

Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.

Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.

Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

подача отчетов по установленным формам;
оформление пенсии сотрудникам;
отправка писем в ПФР;
сверка данных с ПФР.

Интересное видео

Важная информация об электронном документообороте в видео:

Заключение

Чтобы оптимизировать процедуру сдачи отчетности и иных документов в Пенсионный фонд, на практике активно применяется ЭДО между ПФР и организациями.

Для получения возможности отправки электронных документов юридическому лицу или предпринимателю необходимо подать заявление и заключить соглашение с внебюджетным фондом. Только после этого станет возможен дистанционный документооборот, осуществляемый посредством соответствующих систем телекоммуникационной связи.

Почему нужно заполнять новое заявление

С января 2020 года работодатели отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу попадают в единое, на всю Россию, хранилище.

Пока в этой системе обрабатываются отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных планируется перевести и остальные формы персонифицированного учёта.

Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178П.

Что нужно сделать

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.

Как заполнить заявление в Экстерне

Если не подать заявление о подключении к ЭДО ПФР, отчёт СЗВ-ТД не примут. Поэтому, скорее всего, к началу отчётности все разработчики добавят форму заявления в свои программы. Расскажем, как заполнить её, если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн.

После клика на заявление откроется форма. Введите нужные реквизиты

Или можете пролистать форму вниз и сразу выбрать сертификат, которым будет подписан документ. Если в реквизитах плательщика все данные заполнены, в форме они проставятся автоматически.

Если что-то осталось неясно, посмотрите видео:

Новое заявление в ПФР направьте и в случае смены оператора, обеспечивающего обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭДО, указав соответствующие реквизиты нового оператора.

Как быть, если компания отчитывается через уполномоченного представителя

Если компания отчитывается в ПФР через уполномоченного представителя, то кроме Заявления о подключении нужно ещё представить в ПФР Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП).

После клика на уведомление откроется форма. Обязательно введите реквизиты документа, подтверждающего полномочия (доверенности).

Вот шаблоны документов оператора СКБ Контур:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Давайте вместе разберемся, по каким правилам бухгалтерам придется сдавать отчетность в ПФР.

В документе, в том числе, описывается процедура взаимодействия ПФР и операторов ЭДО. Но мы рассмотрим только те нормы, которые касаются взаимодействия со страхователями.

Новый способ сдачи отчетов

ПФР предоставляет страхователю два способа предоставления индивидуальных сведений в электронном виде:

Как сдать отчеты через Кабинет? В документе приводится алгоритм.

Для доступа к сервисам Кабинета страхователю необходимо принять соглашение об использовании кабинета страхователя для электронного документооборота с ПФР.

Соглашение подписывается в электронном виде УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

ЭДО ПФР

В документе описывается порядок подключения к электронному документообороту ПФР (ЭДО ПФР). Для этого необходимо:

Таким образом, вместо бумажных соглашений с ПФР будут электронные заявления, которые будут отправляться через оператора.

После получения этого документа с отметкой об удовлетворении заявления страхователь считается подключенным к ЭДО ПФР.

Отчеты через представителей

В случае если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.

Процесс сдачи отчетов по ТКС

Представление индивидуальных сведений в электронном виде по ТКС возможно при наличии у страхователя программного обеспечения, которое осуществляет:

формирование индивидуальных сведений в соответствии с форматами, порядком и условиями, установленными ПФР, для их последующей передачи в виде электронных документов по ТКС;
прием и отправку технологических электронных документов, сопровождающих электронный документооборот между страхователем и органами системы ПФР;
шифрование при отправке и расшифрование при получении информации с использованием СКЗИ;
подписание электронных документов при передаче информации и проверку УКЭП.

В течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке ПФР выполняет следующие действия:

1) проверяет УКЭП Оператора и состав пакета;

2) расшифровывает входящие документы.

3) проверяет УКЭП страхователя.

4) осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения;

Участники ЭДО должны ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) осуществлять проверку поступления документов в электронном виде.

Представитель информирует страхователя о поступлении документов от ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем получения указанных документов.

Участники ЭДО обязаны уведомлять ПФР о смене УКЭП не позднее одного календарного дня с даты получения и не позднее 7 дней до даты истечения действия УКЭП.

Процесс сдачи отчетов через Кабинет

Представление индивидуальных сведений в электронном виде через КС возможно при наличии у страхователя:

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата их размещения в КС.

При представлении сведений персучета через КС на портале электронных сервисов ПФР для организации защищенного удаленного подключения страхователей (представителей) должны использоваться шифрованные транспортные механизмы и сертификаты безопасности, применяемые на портале электронных сервисов ПФР. Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета страхователей без установления защищенного удаленного подключения не допускается.

Нововведения

ПФР собирается взаимодействовать с операторами ЭДО через REST API;
откреплённую электронную подпись (во всяком случае, при работе по ТКС) можно будет использовать только с образами электронных документов (pdf, jpg и т. д.);
XML-файлы (файлы отчётов и packageDescription) предлагается подписывать встраиваемой подписью (XMLDSig) в соответствующих местах, предусмотренных Альбомом форматов (старые форматы документов от 122п/192п и более старые, не предусматривающие таких вещей, подать по новому порядку не получится);
прописывается порядок подключения операторов к СЭД ПФР;
создаётся Кабинет страхователя, через который можно будет отправлять отчётность (у страхователя должно быть ПО для подписания отчётов и, конечно, КЭП, плюс ему потребуется заключить специальное соглашение с ПФР);
прежнее Соглашение об электронном документообороте между страхователем и УПФР предлагается заменить заявлением на регистрацию — ответ на него пришлют в электронном виде;
также прописан порядок выхода страхователя из системы ЭДО ПФР и порядок информирования о представительстве и прекращении такового.

От бухгалтеров требуют управленку: что делать?

Научитесь всему: от настройки аналитики доходов и расходов до работы с финансовым анализом и внедрением всего в 1С. Записаться на курс можно тут.

Старт потока — 15 февраля, успейте записаться уже сейчас, программу курса смотрите здесь.

Для отправки заявления необходимо перейти в раздел Отчеты- Регламентированные отчеты- Уведомления, затем нажать кнопку Создать и выбрать Заявления по эл. документообороту с ПФР- Заявление на подключение к ЭДО ПФР

Если ПФР не принимает заявление в электронном формате, то его можно заключить в бумажном.

Бланк для заключения соглашения с ПФР в бумажном виде доступен по ссылке.

Для заполнения документов Вам может понадобиться следующая информация:

Наименование Оператора: ООО "Астрал-М"
Средство СКЗИ: КриптоПро
Сведения о технологии подключения к системе электронного документооборота: По телекоммуникационным каналам связи
ИНН: 7720623379, КПП: 772001001
Рег. номер ПФР оператора 087-401-018246

или

Наименование Оператора: АО Калуга Астрал
Средство СКЗИ: КриптоПро
Сведения о технологии подключения к системе электронного документооборота: По телекоммуникационным каналам связи
ИНН: 4029017981, КПП: 402901001
Рег. номер ПФР оператора 050-026-004654

Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте с Пфр?

Для того, чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо: . Заключить Соглашение с Отделением ПФР об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Включение в систему ЭДО ПФР проводится на безвозмездной основе (бесплатно).

Как в Сбис написать письмо в Пенсионный фонд?

Скачайте бланк соглашения.
Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур. .
Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте?

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами . При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется. Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью.

Нужно ли заключать новое соглашение с Пфр при смене директора?

Нужно ли заключать новое Соглашение в случае переезда организации? Если организация сменила адрес регистрации, то должен измениться регистрационный номер в ПФР, соответственно нужно заключать и новое соглашение об обмене электронными документами.

Как подключить Пфр?

Для подключения к системе электронного документооборота ПФР в Управления ПФР необходимо предоставить: Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР; Уведомление о предоставлении полномочий представителю (при необходимости).

Как в Сбис ответить на письмо?

Какая отчетность сдается в Пфр?

Всего отчетов четыре: СЗВ-ТД (новый, с 2020 года), СЗВ-М, СЗВ-стаж, расчет по страховым взносам.. Помимо сотрудников, оформленных по трудовой книжке, у работодателей есть обязательства перед ПФР также и за другие категории работников.

Как подключить электронный документооборот?

Для подключения к оператору ЭДО необходимо зайти на его сайт, зарегистрироваться, загрузить сертификат ЭЦП и оплатить услуги по выбранному тарифу. Ваши также контрагенты должны быть подключены к одному из операторов ЭДО.

Читайте также: