Как сделать собрание в teams через outlook

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 04.10.2024

Из этой статьи вы узнаете, как входящее в состав Microsoft 365 решение Microsoft Teams позволит вашей компании наладить более эффективное сотрудничество и взаимодействие.

Введение

Компании ищут новые пути для инноваций, и их взгляд естественным образом обращается в сторону технологий.

Готовы модернизировать командную работу своей организации с помощью Microsoft Teams?

01. Общайтесь с кем угодно или в групповых чатах

Полная синхронизация

Общение один на один или в групповых чатах

Чем более разнообразны стили работы, тем сложнее сотрудникам взаимодействовать между собой. В Microsoft Teams сотрудники могут сами выбирать способ коммуникации — индивидуальные чаты, групповые чаты или открытые обсуждения, доступные всей команде.

Прозрачный обмен информацией

Возросшая прозрачность коммуникаций может изменить культуру команды и улучшить качество совместной работы. В Microsoft Teams обсуждения в каналах помогают поддерживать контекст и структурировать беседу, а также упрощают обмен информацией.

Сохранение контекста беседы

Практически неограниченный круг собеседников

Гостевой доступ к командам и каналам Microsoft Teams позволяет легко работать с контактами, не принадлежащими к вашей организации. Пользователи с рабочим или личным адресом электронной почты (например, в Outlook или Gmail) могут присоединяться к рабочим чатам и встречам в Teams в качестве гостей, а также получать доступ к нужным файлам.

Эффективные собрания

Взаимодействие практически из любого

Microsoft Teams включает широкий набор инструментов для проведения внеплановых, запланированных или формальных собраний. Неважно, хотите вы переброситься парой слов с коллегой или организовать презентацию для всей команды, собрание можно начать одним щелчком мыши.

Запись, расшифровка и перевод места и в любом стиле

На собраниях Microsoft Teams можно записывать звук, видео и демонстрации экранов. Вы также можете автоматически расшифровывать беседы, чтобы участники могли воспроизводить записи с субтитрами и быстро находить нужные фрагменты обсуждения. Записи сохраняются в Microsoft Stream, чтобы они были легко доступны и их можно было удобно передавать другим сотрудникам организации.

Общайтесь так, как удобно вам

Решение Microsoft Teams доступно на мобильных устройствах, настольных компьютерах, в браузерах, а также на других устройствах, включая гарнитуры, Surface Hub и оборудование для переговорных. Дома, в офисе и в пути сотрудники могут легко переключаться между мобильным и веб-приложением. Переход с компьютера на телефон или от индивидуального чата к групповому организован в Teams очень удобным и естественным образом, чтобы пользователи его почти не замечали. Управлять устройствами в Microsoft 365 очень просто. Конфиденциальные данные сохраняются в безопасности, когда вы общаетесь с участниками своей команды.

Удаленная работа вместе с командой

Демонстрация экрана — важнейшая функция при совместной работе. Независимо от того, показываете вы презентацию, проводите собрание или просто беседуете в чате, Microsoft Teams предоставляет гибкие возможности для того, чтобы вы в любой момент могли показать собеседникам свой экран. Кроме того, вы можете открыть для них только определенное окно, чтобы не показывать лишнего.

02. Эффективная совместная работа с любимыми приложениями Office

Приложения Office в едином рабочем пространстве

Microsoft Teams использует для хранения данных SharePoint, чтобы файлы Office 365 можно было открывать и редактировать прямо из Teams. Поскольку собрания и звонки организуются в одном приложении, вся ваша информация находится в единой среде. Вы будете тратить меньше времени на поиск файлов и нужной информации и больше времени на совместную работу.

Интегрированный доступ к приложениям Office 365

Интеграция с Office 365 позволяет представителям разных поколений совместно работать в приложениях Office, которые они хорошо знают и любят. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner и Power BI доступны непосредственно из Microsoft Teams — вы можете создавать и редактировать файлы как в Teams, так и в классических приложениях.

Совместная работа над документами в реальном времени

Простое управление версиями

Microsoft Teams объединяет приложения Office 365 для удобства совместной работы над файлами и предоставления доступа к ним. Раньше файлы пересылались по электронной почте, и было сложно следить за тем, какая версия документа является актуальной. В Teams документы хранятся в SharePoint, и история версий отслеживается автоматически.

Совместная работа над документами

Простой запуск виртуальных собраний и совместный доступ к экрану в Microsoft Teams позволяют сотрудникам взаимодействовать тогда, когда это им действительно нужно. Это особенно важно для тех, кто занимается творческой работой.

Синхронизация с Outlook

Планирование и запуск собраний Microsoft Teams из Outlook

Ведение переписки через Outlook не означает, что вы пропустите очередное собрание в Microsoft Teams. Вы можете присоединяться к собраниям Teams или планировать их прямо в Outlook.

Просмотр и редактирование синхронизированного календаря Outlook

Вам не нужно переключаться между приложениями, чтобы управлять расписанием, поскольку календарь Outlook доступен для просмотра и редактирования в Teams. Microsoft Teams — центр командной работы в Microsoft 365, который позволяет сотрудникам всегда быть в курсе происходящего и не опаздывать на собрания.

03. Безопасная работа

Встроенные функции безопасности

Корпорация Microsoft имеет многолетний опыт создания корпоративного программного обеспечения и ежегодно инвестирует более миллиарда долларов в обеспечение безопасности. Microsoft Teams обеспечивает уровень соответствия стандартами безопасности и нормативным требованиям, которого клиенты ожидают от Office 365.

Teams — это часть Office 365, поэтому вам доступны следующие дополнительные функции и сервисы:

• шифрование данных при хранении и передаче;

• хранение клиентских данных в конкретном регионе или стране;

• защита от потери данных;

• архивация, хранение по юридическим причинам и обнаружение электронных документов;

• клиентские данные не сохраняются в журналах и записях телеметрии;

• многофакторная аутентификация для дополнительной защиты идентификационных данных;

• безопасный доступ с использованием гостевых учетных записей Azure Active Directory;

• встроенные в Office 365 функции управления мобильными устройствами.

Соответствие требованиям с первого дня

Microsoft Teams обладает максимальным числом сертификатов среди всех компонентов Office 365 и находится на одном уровне с SharePoint и Exchange.

По умолчанию Teams соответствует следующим нормативам:

• Типовые положения (EUMC)

• Соглашение с бизнес-партнерами HIPAA

• HITRUST CSF Assurance Program

• Самооценка CSA STAR

Простое управление

Интерфейс администрирования Microsoft Teams привычен и похож на другие продукты Microsoft. Он содержит все необходимые инструменты и обеспечивает ИТ-специалистам нужный уровень контроля. Администраторы могут централизованно управлять всеми операциями, выполняемыми пользователями в Teams и Office 365.

04. Привычные и удобные приложения и сервисы в вашей рабочей среде

Индивидуальная настройка

Закрепление важных файлов, приложений и панелей мониторинга

Возможность персонализации рабочего пространства делает работу с Microsoft Teams максимально эффективной. Вы можете адаптировать каналы Teams под свои рабочие процессы и закреплять самую важную информацию там, где она будет всегда под рукой.

Встроенные и пользовательские вкладки

Вкладки в Microsoft Teams позволяют сотрудникам обращаться к нужным сервисам в выделенной области внутри чата или канала. Благодаря этому они могут работать с нужными им данными и инструментами в контексте конкретных бесед. Добавление вкладок в канал, закрытый или групповой чат помогает интегрировать облачные сервисы и дает пользователям возможность легко находить нужные данные.

Интеграция и управление приложениями

В Microsoft Teams имеется открытая платформа разработки, поддерживающая сторонние сервисы и обладающая широким набором возможностей для создания пользовательских приложений или интеграции с новыми или существующими бизнес-процессами и сервисами.

• Боты помогают выполнять задачи в беседах Teams. Например, боты могут запускать рабочие процессы, информировать о статусе, благодарить членов команды за успехи, проводить простые опросы об удовлетворенности сотрудников и отвечать на сформированные на естественном языке вопросы о продажах или активности пользователей.

• Коннекторы помогают оперативно получать интересующую вас информацию из сторонних источников, таких как GitHub, Trello, Bing News или Twitter.

• Составные расширения позволяют создавать запросы к расширенным карточкам в беседах и делиться этими карточками.

• Лента активности — единый источник уведомлений о важном содержимом в каналах, чатах и приложениях.

Интеллектуальные функции Microsoft 365 и SharePoint позволяют дополнительно расширять возможности Teams.

Широкие возможности управления доверенными приложениями

Контролировать параметры пользователей можно в центре администрирования Microsoft Teams. Здесь вы можете включать и отключать приложения по умолчанию, а также управлять внешними приложениями.

Расширение возможностей сотрудников первой линии

Microsoft Teams позволяет работникам первой линии, например продавцам, выездным специалистам, представителям службы поддержки клиентов и медицинскому персоналу, эффективно взаимодействовать между собой в настраиваемой мобильной среде.

Встречи – это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречу как занятое (блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (при просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности.

Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.

Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные (элемент, помеченный как частный, не отображается для других пользователей, даже если они имеют права доступа к вашим папкам).

Событие – это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Название события или праздника, которое отображается в верхней части дат, указанных в календаре, именуется заголовком.

Заголовок может относиться к нескольким дням. Если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события – как свободное.

Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar

Назначение собрания

Создание события на целый день

Планирование встречи

В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.

Отмена собрания

Изменение встречи, события или собрания

Откройте встречу, событие или собрание, которое требуется изменить, и выполните одно из следующих действий:

Чтобы перенести встречу, событие или собрание на другую дату, перетащите этот элемент в календаре. Чтобы изменить Тему, щелкните текст описания и внесите необходимые изменения. Для преобразования события во встречу снимите флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заблокирован. По определению События продолжаются от полуночи до полуночи. Чтобы задать другой интервал, снимите этот флажок.

Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Преобразование встречи в собрание

Преобразование встречи или собрания в повторяющиеся

Обновление приглашения на собрание

Ответ на уведомление или приглашение на собрание

Автоматическая обработка приглашений на собрания

Автоматически отклонять конфликтующие приглашения;
Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения.

Предоставление права на просмотр частных встреч

Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Отправка приглашения на собрание для Интернета (iCal)

Просмотр событий Windows SharePoint Services

Списки событий Microsoft Windows SharePoint Services могут быть отображены в Microsoft Outlook, но они должны быть созданы и отредактированы на web-зле Windows SharePoint Services при помощи web-обозревателя.

⁠Microsoft Teams стал доступен для пользователей Linux

У пользователей операционной системы Linux появилась возможность установить на свои устройства корпоративную платформу Microsoft Teams. Благодаря этому теперь ещё больше компаний во всём мире смогут повысить эффективность командной работы своих сотрудников. Загрузить дистрибутивы Microsoft Teams можно здесь.

Закрепите ваши приложения на левой панели для быстрого доступа

Клиенты часто задавали нам вопрос: "Можно ли закрепить установленное приложение (например, чат-бота) в Teams?". Теперь доступ к вашим любимым приложениям стал проще. Вы можете прикрепить их к левой панели Teams. Просто найдите нужное приложение, щелкните правой кнопкой мыши на его значке и выберите "Закрепить". Даже после того, как вы закроете Teams, значок приложения останется на месте, чтобы вы могли легко к нему вернуться. Аналогичным способом можно откреплять приложения от панели. Помните, что вы также можете привязывать приложения к соответствующим каналам или чатам для быстрого доступа!

Уведомления о новых пользователях Teams

Теперь вы можете быстрее связываться с новыми членами команд и приветствовать их. Вы получите уведомление в своей ленте активности, когда новый пользователь впервые присоединится к Teams.

Сократите количество уведомлений с помощью беззвучного режима в чатах собраний

Ведущий или посетитель? Решайте сами

Интеграция Teams и Outlook

Teams является центром для совместной работы с вашей командой, однако это не единственный способ коммуникации между сотрудниками. Microsoft создали новую интеграцию между Outlook и Teams, чтобы облегчить совместную работу вне зависимости от того, где происходит разговор. Теперь пользователь может перенести беседу из Teams в Outlook, нажав на иконку с дополнительными опциями (". ") в разговоре, а в ближайшее время будет налажена обратная интеграция.

Обращайтесь к группам собеседников напрямую

Общайтесь с пользователями не из вашей организации тет-а-тет

В режиме TeamsOnly появилась возможность вести привычные чаты, независимо от того, общаетесь вы с коллегой или с кем-то, кто находится за пределами вашей организации. Рядом с именем собеседника появится значок, указывающий на его внешнее присутствие.

Вкладка Enhanced Power BI Tab для команд

Новая вкладка добавляет поддержку отчетов в приложениях Power BI с разбивкой по страницам. Когда вкладка добавлена в ваши каналы и чаты, всем будет проще находить и отслеживать данные, необходимые для достижения целей. Это также отличный способ управления изменениями в организации. По мере того как новые люди присоединяются к команде, необходимые им данные находятся прямо здесь и всегда готовы к использованию.

Чат-бот для Teams теперь бесплатно доступен в Microsoft AppSource

Часто для решений рабочих вопросов сотрудникам приходится обращаться к различным системам с разными и не всегда понятными интерфейсами, что существенно снижает общую производительность компании. Многие компании приходят к концепции создания единого окна для оперативного получения необходимых документов, справок и услуг, согласования и исполнения поручений. Этим окном может стать Чат-бот в Microsoft Teams. Обращайтесь к боту с произвольным диалогом или просто выбирайте из списка нужный сервис и решайте свои задачи, не выходя из приложения. ZChatBot поможет в решении ваших вопросов всего за несколько секунд. Достаточно просто установить Чат-бота из каталога приложений Teams, настроить каналы отправки уведомлений - и он будет готов к работе. Бесплатная версия ZChatBot уже опубликована в Microsoft AppSource по ссылке.

Начну с напоминания определения собрания, данного в главе 2 "Календарь". Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания в том, что его необходимо согласовать с другими участниками данного мероприятия. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания. Также можно согласовывать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.

Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:

составление списка участников и ресурсов;
выбор времени собрания;
составление и рассылка приглашений на собрание;
обработка приглашений на собрание.

Чтобы не отходить от основной линии примеров данной книги, рассмотрим планирование собрания для группы писателей издательства "БХВ-Петербург", целью которого является рассмотрение и анализ предлагаемых к выпуску книг.

Составление списка участников и ресурсов

Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.

Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания

(Представление папки Календарь>

> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)

Другие > Добавить из адресной книги. (рис. 10.2)

Обязательный ->

Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания

Рис. 10.2. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов

В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).

После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.

Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).

Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.

Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

ручная установка;
временная шкала (автовыбор).

Ручная установка

Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.

Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.

По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).

Если вы являетесь клиентом локальной сети, то при добавлении нового участника или по истечении некоторого срока можно обновить расписание контактов, выбрав команду Обновить расписание занятости в раскрывающемся списке Параметры (см. раздел 13.4 "Расписание группы").

Автовыбор

Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.

Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.

Рис. 10.3. Заполненная форма Планировщик собрания

Составление и рассылка приглашений

После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.

Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don't send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе "Outlook и Microsoft Exchange Server" мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе "Outlook и Office" будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.

Рис. 10.4. Форма Собрание

Обработка приглашения

Принять (Accept);
Под вопросом (Tentative);
Отклонить (Decline);
Предложить новое время (Propose new time).

Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.

В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.

> Сервис > Параметры Настройки

Управление ресурсами. (рис. 10.5)

Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы

Автоматически отклонять конфликтующие приглашения

Рис. 10.5. Диалоговое окно Управление ресурсами

Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 "Повторяющаяся встреча".

Читайте также: