Как сделать систематизацию

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 05.10.2024

Методы систематизации информации — это методы организации исследуемых информационных объектов в определённую систему на основе какого-либо критерия.

Систематизация информации

Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав:

Методику сбора и накопления информационных данных.
Операцию классификации и индексирования данных.
Методы доступа к информационным ресурсам.
Методы представления информационных данных.
Методы обработки поискового запроса информации.

Существуют два способа организации информации:

Организация информации в виде чёткой структуры (структурированная информация).
Организация информационного массива в форме простого текста.

Структурирование — это последовательность операций по систематизации информации. Чтобы это выполнить применяются стандартные форматы.

Под форматом понимается чистая форма для занесения информации.

Информационные данные могут быть записаны в бумажном варианте, или в файле текстового редактора, или как входные данные помещены в базу данных.

В стандартном формате есть информационные разделы, которые называются полями. Итогом заполнения формата будет законченная форма, называемая записью.

Готовые работы на аналогичную тему

Под базой данных понимается набор записей, который организован для облегчения нахождения конкретной записи или некоторого количества связанных записей, или необходимой информации, находящейся в таких записях. Отличительной чертой правильных баз данных является их способность отдавать когда-то записанные данные в разном виде (с точки зрения содержания — от небольшого количества до исчерпывающего информационного набора, также форма представления их тоже может быть разной, необходимой пользователю).

Систематизация информации подразумевает в некотором смысле классификацию всего документооборота компании по разным подгруппам. Каждая фирма может выбрать самую подходящую для неё методику систематизации информации, классификационные принципы (или набор этих принципов). Наиболее часто все документы компании подразделяются согласно номинальным, предметным, тематическим, хронологическим, авторским и архивным классификациям:

Под номинальной систематизацией понимается подразделение документации по её типам (счёт, договор, приказ и так далее).
Под предметной систематизацией понимается принадлежность документов к какой-нибудь конкретной сфере.
Под тематической систематизацией понимается общая тематика документов.
Под хронологической систематизацией информации понимается подразделение документов согласно датам их появления.
Под авторской систематизацией понимается разделение по именам авторов документов.
Под архивной систематизацией понимается подразделение по сроку хранения документа.

Основные методы систематизации информации

Систематизация информации подразумевает её переработку для формирования определённого её вида, а также выполнение интерпретации информации, что даёт возможность каждому пользователю правильно воспринимать полученную информацию. Обработанная информация располагается по определённым правилам, имеет вполне завершённый формат, что придаёт ей логический смысл и значение. При обработке информации формируются законченные образы, которые люди способны распознавать и понимать правильно. Всё это сопровождается процессом приведения набора сигналов информации до неких простых образных категорий.

Можно выделить три правила как надо обрабатывать информацию, чтобы получить образы:

Необходимо установить правильное соотношение фигур и фоновой информации.
Образы необходимо завершать.
Надо установить приблизительность и сходство.

При формировании баланса фигуры и фона в информационной картине надо выделить, собственно, фигуру, то есть основной смысл картины (образ). И конечно, то что не есть фигура, становится фоном. Чаше всего фигуру можно выделить очень просто, но есть случаи, когда нет чётких границ между фигурой и фоном. Тогда есть вероятность, что после обработки информации, она может кардинально поменять свой образ, и соответственно будет иметь иное смысловое значение. Иногда процедура обработки информации способна привести к формированию неправильных (ложных) образов и неправильной интерпретации действий других людей и, кроме того, вызывать неправильное понимание человеком действий, идущих в его адрес из внешнего окружения.

Люди обычно систематизируют информацию двумя методами:

Метод обработки информации на основе логики. Он основан на систематическом и последовательном преобразовании информации на базе операций логики. Этот метод так же называют научной обработкой информации. Но люди способны не только к логической обработке информации, что позволяет выполнять адекватные ответные действия при получении внешних воздействий.
Метод обработки информации на уровне чувств. Эмоциональные реакции человека предопределяют обработку информации на основе понятий, люблю — не люблю, плохо — хорошо и так далее.

Восприятие окружающего мира человеком во многом неоднозначный, достаточно непростой и быстро текущий процесс. Неправильно представлять себе, что этапы сбора, переработки и идентификации информации чётко разделены и идут друг за другом в строго заданном формате и по единой структуре. Выработка решения основывается на разнотипной информации.

Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.

Система документооборота

Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

типологическое разделение номенклатуры дел;
выявление методологии систематизации;
расшифровку библиографического описания;
оценку документации до ее архивации.

Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.

Методы приведения в систему

Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.

В классификацию систематизации документов включают:

методики накопления и поиска;
сортировку запросов;
номенклатуру;
способы доступа;
индексирование;
варианты предоставления.

Распределение сведений происходит:

Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
В свободной манере.

Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.

Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

Номенклатурная классификация

Информация объединяется в группы по признакам:

корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).

Формирование наименования

Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.

Номенклатура дел

Номенклатура бывает типовая, примерная и конкретная. Каждый вариант может быть дополнен документами собственных подразделений. Примерные и типовые формируются с целью унификации баз данных. Схожие по составу дела сортируются по категориям подразделений предприятия. В результате образуется единая индексация в виде нормативного документа делопроизводства. Любая номенклатура становится нормативным актом только после утверждения ее управляющим.

Цифровые индексы

Порядок систематизации документов в государственных архивах таков:

Индекс дела.
Заголовок подраздела.
Число томов.
Период хранения.
Дополнительные комментарии.

В случае, когда на предприятии не принято сдавать документацию в архив, номенклатура ее согласовывается с региональной или ведомственной организацией экспертной комиссии.

При разработке номенклатуры следует помнить, что она действует с первых чисел первого месяца следующего года. В течение года номенклатура остается неизменной, но может редактироваться и проходить новое согласование раз в 5 лет.

Регулярная процедура

Систематизация документов – это неотъемлемая часть ведения успешного бизнеса. В процессе деятельности накапливается много бухгалтерских, технических и кадровых бумаг, со временем найти нужный документ составляет проблему. Регулярная систематизация поможет избежать беспорядка, отсортирует по дате и типу имеющуюся информацию и предотвратит утерю важных документов. Порядок распределения данных не так прост, как кажется, кропотливый процесс должен происходить по четкому регламенту и только квалифицированным персоналом.

В конкретном случае классификация происходит по разным критериям, и если для одной организации типовой вариант (по сроку хранения, типу, направлениям) будет идеальным выходом, то для другой он может оказаться неудобным. Все отсортированные документы подшиваются в папку, на которой оставляется отметка с названием и краткой информацией о ее содержимом.

Правильно выстроенные процессы – важная составляющая успеха компании. Рассказываем о ремесле бизнес-аналитиков и используемых ими в работе методах.

Бизнес-аналитики давно стали ключевыми сотрудниками в успешных коллективах. Они помогают компаниям воплощать в жизнь и правильно использовать исследования данных, стратегию и анализ. Находя первопричины проблем и систематизируя бизнес-процессы, специалисты определяют возможности для предприятий и дают рекомендации по достижению бизнес-целей и повышению конкурентоспособности.

В этой статье мы постараемся более детально рассмотреть роль профессии, а также план и методы систематизации бизнес-процессов.

Необходимые знания и навыки

Бизнес-аналитик – посредник между бизнесом и IT или другими департаментами. Он использует методы бизнес-анализа и аналитические данные для оценки процессов компании, ее продуктов, услуг и систем, чтобы определить проблемные места и предложить варианты улучшения.

Международный Институт бизнес-анализа ( IIBA ) определяет профессию следующим образом:

Посредник между заинтересованными лицами для сбора, анализа, коммуникации и проверки требований по изменению бизнес-процессов, регламентов и информационных систем. Бизнес-аналитик понимает проблемы и возможности бизнеса в контексте требований и рекомендует решения, позволяющие организации достичь своих целей.

Бизнес-аналитик также помогает организациям документировать процессы, оценивая бизнес-модель и ее интеграцию с технологиями.

Главная роль бизнес-аналитика в коммерческой организации – разработка полной модели требований и обоснование всех управленческих решений и направлений развития компании.

Услугами бизнес-аналитиков пользуются в различных отраслях: IT-компании, кредитно-финансовые организации, промышленные предприятия, образовательные учреждения, розничные торговые сети и другие компании.

Обязанности специалиста могут варьироваться в зависимости от проекта. Перечислим основные:

работа с требованиями (сбор, формализация, согласование с заказчиками);
анализ требований и стратегический анализ;
выявление основных проблем и предложение вариантов их решений;
подготовка документации для команд разработки.

Позиция бизнес-аналитика также требует наличия определенных знаний:

работающий в IT бизнес-аналитик должен знать ряд технических аспектов, вроде особенностей операционных систем и сетей, возможностей оборудования, концепции баз данных и методологии SDLC ;

также ему необходимы знания в сфере управления, экономики и бухгалтерского учета;
необходимо понимание алгоритмов, системного анализа, а также проблем информационной безопасности;
глубокое владение кодингом бизнес-аналитику не нужно, но изучить основы программирования тестирования ему придется.

Навыки, которыми должен обладать бизнес-аналитик:

Систематизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это совокупность видов деятельности, которые направлены на преобразование полученных на входе ресурсов в конечный продукт, который создается для потребителя и имеет для того определенную ценность.

Систематизация бизнес-процессов – ряд действий и процедур, нацеленных на обеспечение беспрерывной работы компании и ее продуктивности.

Систематизация бизнес-процессов позволяет освободить персонал от выполнения рутинных задач, повысить доходы и конкурентную способность компании и оптимизировать рабочее время руководства.

Задача бизнес-аналитика – воплотить желаемые цели бизнеса (например, повышение дохода и уменьшение расходов) в реальность, создавая новые или усовершенствуя существующие бизнес-процессы.

Чтобы систематизировать бизнес-процессы бизнес-аналитику необходимо:

определить, установить и настроить BPM -систему управления бизнес-процессами (например, BPMN );
настроить организационную структуру в системе, чтобы управлять членами команды, ответственными за выполнение бизнес-процессов;
определить, какие бизнес процессы существуют в компании (с помощью универсального перечня от организации APQC , в котором представлены эталонные модели бизнес-процессов) и какие из них нужно систематизировать;
описать выбранные процессы в системе и согласовать с руководством;
запустить и поддерживать процессы.

В рамках основной деятельности бизнес-аналитики также проводят интервью с заинтересованными сторонами (например, с заказчиком или пользователями) и участниками операционных процессов, анализируют полученную информацию, проводят встречи, на которых освещают свои выводы, а также дают рекомендации по дальнейшим действиям.

Об основных аспектах систематизации бизнес-процессов мы расспросили ведущего бизнес-аналитика компании Deutsche Telekom IT Solutions , Анну Коляндру.

Об интервьюировании заказчика и сборе информации

Говоря о способах сбора информации от заказчика, стоит вспомнить различные методы, которые применяются в данном процессе. Начнем с выявления групп типичных пользователей. Ими могут быть как непосредственные заказчики, принимающие решения по разрабатываемому продукту, так и люди, которые будут пользоваться решением и/или принимать участие в будущем бизнес-процессе.

Далее мы переходим к работе с группами и выявляем представителей каждой из них.

Выяснение требований осуществляется следующими способами:

Сбор и анализ информации о конкурентах

Информация о конкурентах важна, ведь она позволяет определить их удовлетворенность текущей позицией на рынке, возможные действия по изменению сложившейся расстановки сил, характер их инвестиционной политики, главные проекты.

Представление о сильных и слабых сторонах других игроков рынка, инструментах, которые они будут использовать в конкурентной борьбе – необходимое условие разработки мер сопротивления и желательного изменения окружения компании.

Информация для анализа:

цели конкурентов: увеличение доли на рынке, перемещение в группу лидеров и так далее;
текущее положение конкурентов: например, позиции в стратегической группе;
возможные стратегии конкурентов : рост, расширение через поглощение и другое;
потенциал конкурентов : технологические, финансовые и другие возможности, сильные и слабые стороны.

Как сформировать и автоматизировать регулярную отчетность?

С задачей автоматизации регулярной отчетности я сталкивалась очень давно и в тот момент времени пользовалась комбинацией Excel+ VBA .

Если такая задача однажды вновь встанет передо мной, то я, как и в любом проекте, над которым работаю, начну с определения бизнес-проблемы, которая стоит перед отчетностью, проведу сбор и анализ полученной информации.

По результатам этого процесса можно будет сформулировать, из каких смысловых блоков должна состоять будущая отчетность, каким должно быть наполнение каждого из них.

Автоматизацией процесса составления отчетности (будь то ежедневно, еженедельно и так далее) следует заниматься на разных уровнях:

на техническом , когда данные собираются в отчет и высылаются по почте заинтересованным лицам благодаря, например, сохраненной процедуре, созданной в базе данных;
на функциональном , когда данные из нескольких отчетов попадают в один общий, например, при помощи все того же VBA в Excel.

Приемы и инструменты для описания процессов и структуры управления компанией

Для лучшего понимания процесса всегда пользуюсь приемом визуализации. Он помогает довольно быстро понять структуру бизнес-процесса и, что самое главное – увидеть возможные проблемы, незаметные при, например, текстовом описании.

Для меня надежным помощником в плане визуализации является модель BPMN (Business Process Model and Notation). Она пользуется хорошей репутацией в среде бизнес-аналитиков. BPMN понятна большинству работников компаний, поэтому часто применяется для проектирования моделей бизнес-процессов. Еще одним из преимуществ модели BPMN является возможность не только документировать процессы, но и реализовывать их в любой ВРМ-системе.

Эффективные методы систематизации бизнес-процессов

Говоря о методах и способах систематизации бизнес-процессов, хочется для начала определиться с определением данного термина. Комплексная работа по выявлению, последующему описанию и далее по синхронизации, оптимизации и автоматизации всех процессов на предприятии включается в понятие систематизации бизнес-процессов.

Целью систематизации является:

повышение эффективности системы принятия решений;
повышение производительности команды предприятия в целом и каждого отдельного сотрудника;
обретение преимуществ по сравнению с конкурентами;
автоматизация бизнеса, что обеспечивает высвобождение времени для более продуктивного использования.

Для проведения эффективной систематизации следует выполнять поэтапный анализ бизнес-процессов с выделением качественных и количественных методов, таких как:

анализ проблем процесса;
анализ входов и выходов;
анализ ресурсов.

Заключение

Бизнес-аналитик – это универсальный сотрудник, который может запланировать, рассчитать и запустить проект в работу. Он проверяет, какие стратегии можно использовать для улучшения процессов компании, следит за экономической и технической реализацией новых требований. Опытные бизнес-аналитики руководят всей системной разработкой и стратегическим развитием компании.

Став бизнес-аналитиком, вы окажетесь в центре процесса оценки и улучшения текущих операций, а также разработки стратегий для бизнеса. Если вы мечтаете сыграть важную роль в успехе бизнеса или определенной компании, эта карьера удовлетворит ваши амбиции. Удачи!

В закладки

Учимся использовать ментальные карты.

Каждый из нас погружен в лавину информации. Причем, она настолько разношерстная и непохожая, что порой просто теряешься.

Мозг превращается в старый и пыльный чердак, в котором есть ценные данные, но вот где они – это вопрос.

Ментальная карта призвана систематизировать знания в единое информационное поле для принятия решения или реализации проекта.

Мало иметь хороший ум, главное – хорошо его применять.
— Рене Декарт

Ментальная карта — метод структуризации концепций с использованием графической записи в виде диаграммы.

Этот метод в 60-ые годы прошлого века изобрел Тони Бьюзен. В студенческие годы методика помогла ему получить двойной диплом с отличием в области психологии, английского языка, математики и общих наук.

Он и его брат Барри Бьюзен продолжили совершенствовать данный метод. К 80-му году Тони превратился в одного из известных мировых экспертов по развитию креативности.

Ключевая идея Бьюзена очень простая: надо использовать радиальное мышление.

Радиальное мышление — это ассоциативное мышление, отправной точкой которого является центральный образ.

От центрального образа радиальным способом в стороны отходят связи к другим элементам. Каждая такая связь или ветвь представляет собой ассоциации. В дальнейшем они могут вести к бесконечному количеству следующих элементов. Органической основой нашего мышления является нейронная сеть.

По теории Бьюзена структура процесса мышления похожа на структуру нейронной сети. Можно долго спорить о том, отражает ли такой способ представления информации реальную картину человеческого мышления или нет.

Лишь то, что ему удалось создать метод, помогающий визуально организовать данные, и делает мышление более продуктивным.

Что такое ментальная карта?

Давайте разберемся, что это за инструмент, и надо ли вам тратить время на его изучение. Для того чтобы освоить этот метод, недостаточно просто ухватить общий принцип – нужно тренироваться не меньше двух дней. Тони Бьюзен говорит, что нужно выработать свой стиль по рисованию интеллект-карты.

Почему стоит освоить этот метод?

Вы получите быстрое и гибкое мышление, а также возможность организовать и спланировать сложное действие или проект за один вечер!

Выделим несколько основных причин для освоения:

желание думать и решать проблемы быстро;
многозадачность.

Магическое число семь плюс-минус два – закономерность, обнаруженная американским ученым-психологом Джорджем Миллером, согласно которой кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов.

Мы можем одновременно следить за объектами (задачами) в диапазоне от одной до девяти штук. Нужно учитывать, что это возможно только в том случае, если вы постоянно тренируете внимание, хорошо выспались, не очень устали и предыдущие несколько дней не употребляли алкоголь.

Итак, возможность к многозадачности сильно преувеличена. Как же мы справляемся со всеми этими многочисленными возникающими целями?

Возможности быстрого переключения исчерпываются, а жизнь продолжает добавлять в списки дел все новые важные и срочные задачи.

В этот момент возникает стресс. Если сложилась такая ситуация, когда вы не можете уследить за всем, то интеллект-карты действительно помогут, т.к. на одном листе бумаги они объединяют все, что необходимо помнить, знать и держать под контролем.

Еще одна причина, по которой стоит рисовать интеллект-карты – развитие творческого потенциала. Если дело обросло рутиной, и вам стало скучно – попробуйте изобразить его в виде ментальной карты.

Принципы построения

1. Ассоциация. Мы лучше запоминаем не разрозненные факты, а то, что имеет единый смысл.
2. Иерархия. Каждый элемент относится к категории и подкатегории. Ветвление линий карты отражает логическую операцию соотношений целого и частей.
3. Ощущения и эмоции. Ошибочно думать, что обработка информации – это дело только логической части мозга. В этом процессе также принимают участие и эмоции, и все органы чувств.

Где использовать?

Сфера применения безгранична. Например, для усвоения нового материала можно подготовить конспект в виде такой ментальной карты. Карту также удобно использовать при подготовке к мероприятиям или для объяснения сложных аспектов в проекте. Также удобно организовать работу в форме мозгового штурма для поиска новых идей.

Плюсы

Интеллект-карта помогает наглядно и компактно собрать информацию.
С помощью данного инструмента можно преобразовать сложное и запутанное в простое и понятное.
Дает возможность получить новые идеи и поддержать любопытство к изучаемому предмету или теме.

Минусы

Интеллект-карты в консервативном обществе или компании могут быть непонятыми.
Отсутствие автоматической обработки данных компьютером.
Карты неоднозначно трактуются разными людьми.

Интересна ли данная тема?