Как сделать реестр оборудования

Обновлено: 06.07.2024

Отчет Реестр документов, можно вывести, за некоторым исключением, из любого списка (журнала) документов, например:

Банковские выписки;
Кассовые документы;
Реализация (акты, накладные);
Счета-фактуры выданные;
Корректировка реализации;
Поступление (акты, накладные);
Счета-фактуры полученные;
Корректировка поступления;
Отчеты производства за смену;
Документы по ОС;
Документы по НМА;
Журнал операций и т. д.

Отчет Реестр документов формируется по одноименной команде, доступ к которой осуществляется из командной панели формы списка.

При формировании отчета полностью повторяются настройки списка документов, из которого он вызван:

период отчета;
сортировка колонок;
установленные отборы.

По умолчанию в отчете отображаются только значимые реквизиты. Вывод остальных полей, которые есть в списке, можно задать настройках отчета на закладке Оформление.

В следующий раз отчет из списка будет сформирован с указанными настройками.

Установить в Реестре документов стандартные настройки можно с помощью одноименной кнопки на закладке Оформление в настройках отчета.

Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Общие сведения

Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.

Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
Структурное подразделение.
Вид деятельности компании.
Номер документа и дату его составления.
Отчетный период.

В табличной части нужно указывать такие данные:

Название организации-поставщика.
Ее код по ОКПО.
Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
Количество листов в документе.
Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Согласно пункту 18 Административного регламента Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предоставления государственной услуги по регистрации опасных производственных объектов в государственном реестре опасных производственных объектов, утвержденного приказом Ростехнадзора от 8 апреля 2019 г. № 140 (далее - Административный регламент) основанием для предоставления государственной услуги является направление (представление) заявителем в территориальный орган Ростехнадзора (по адресу 3 места нахождения заявителя) заявления о предоставлении государственной услуги, а также документов, определенных требованиями Административного регламента, содержащих сведения, необходимые для формирования и ведения государственного реестра опасных производственных объектов (далее – ОПО, Реестр).

Пунктом 19 Административного регламента установлено, что заявление о предоставлении государственной услуги заполняется заявителем в соответствии с формой, установленной приложением № 1 к Административному регламенту (сделать ссылку на приложенный файл), от руки или с использованием электронных печатающих устройств и подписывается руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем либо уполномоченным представителем заявителя, заверяется печатью заявителя (при наличии) или оформляется в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя либо уполномоченного представителя заявителя (далее - усиленная квалифицированная электронная подпись).

Для регистрации ОПО в Реестре заявитель прилагает к заявлению следующие документы, содержащие сведения, необходимые для формирования и ведения Реестра:

1) сведения, характеризующие ОПО (в 2 экземплярах), оформленные согласно приложению № 2 к Административному регламенту, подписанные руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем либо уполномоченным представителем заявителя и заверенные печатью (при наличии);

Сведения, характеризующие ОПО, оформляются заявителем в виде документа для каждого ОПО.

Сведения, характеризующие ОПО, представленные в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, представляются в одном экземпляре.

На ОПО, на которых в соответствии с технологической документацией, предусмотренной федеральными нормами и правилами в области промышленной безопасности, осуществляется непрерывный производственный процесс основной производственной деятельности, обусловленной особенностями технологического процесса, вместо документов, предусмотренных абзацем первым подпункта 2 пункта 20 Административного регламента, заявитель вправе представить документы (в свободной форме), подтверждающие согласие собственника такого ОПО на его эксплуатацию, при предоставлении документов, подтверждающих непрерывность производственного процесса основной производственной деятельности, обусловленной особенностями технологического процесса.

При регистрации ОПО, на которых применяются технические устройства, место работы которых может меняться (передвижные котельные установки, самоходные грузоподъемные механизмы), в сведениях, характеризующих ОПО, в качестве места нахождения ОПО может указываться адрес заявителя (адрес в пределах места нахождения юридического лица (его филиала, обособленного подразделения) либо адрес регистрации по месту жительства (пребывания) индивидуального предпринимателя);

3) копию обоснования безопасности ОПО с указанием реквизитов положительного заключения экспертизы промышленной безопасности (в случаях, установленных пунктом 4 статьи 3 Федеральному закону № 116-ФЗ);

5) опись документов.

Заявление, сведения, характеризующие ОПО, представляются на электронном носителе информации в редактируемом формате и в виде электронных копий.

Содержание текстовых документов и чертежей электронных копий документов должно быть идентично бумажному оригиналу.

В случае, если заявление и сведения, характеризующие ОПО, подписаны уполномоченным представителем заявителя, к заявлению прикладывается оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность или ее копия, заверенная организацией заявителя, или иной документ, подтверждающий право действовать от имени заявителя.

При подаче заявления и сведений, характеризующих ОПО, на бумажном носителе не допускается исправление ошибок в тексте с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать заявления и сведений, характеризующих ОПО, а также скрепление листов заявления, приводящее к порче бумажного носителя.

В соответствии с пунктом 21 Административного регламента для выдачи дубликата свидетельства о регистрации заявитель представляет непосредственно, направляет почтовым отправлением либо посредством ЕПГУ в территориальный орган Ростехнадзора заявление, оформленное в соответствии с приложением № 3 к Административному регламенту.

Для переоформления бланка свидетельства о регистрации в связи с исправлением допущенных опечаток (ошибок) заявитель направляет в регистрирующий орган заявление(сделать ссылку на приложенный файл), оформленное в соответствии с приложением № 3 к Административному регламенту.

Согласно пункту 23 Административного регламента для внесения изменений в сведения, содержащиеся в Реестре (о заявителе и (или) характеристиках ОПО, с изменением типового наименования (именного кода объекта), изменения адреса места нахождения ОПО, а также связанных с исключением ОПО из Реестра в связи со сменой эксплуатирующей организации), заявитель представляет в территориальный орган Ростехнадзора заявление и представленные по описи соответствующие документы, подтверждающие наличие оснований для внесения изменений, актуализированные сведения, характеризующие каждый ОПО (в 2 экземплярах), оформленные согласно приложению № 2 к Административному регламенту, подписанные руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем либо уполномоченным представителем заявителя и заверенные печатью (при наличии) или подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью в случае представления сведений в форме электронного документа в одном экземпляре.

Заявление, сведения, характеризующие ОПО, представляются на электронном носителе информации в редактируемом формате.

Пунктом 24 Административного регламента установлено, что для исключения ОПО из Реестра заявитель представляет заявление с указанием причины исключения ОПО из Реестра с приложением копий соответствующих документов, подтверждающих причину исключения ОПО из Реестра, по описи:

1) в случае ликвидации ОПО: сведения о документации на ликвидацию ОПО (включая информацию о наименовании документации, разработчиках), реквизиты регистрационного номера заключения экспертизы промышленной безопасности на документацию на ликвидацию ОПО в реестре заключений экспертиз промышленной безопасности, копии документов, подтверждающих утилизацию или передачу опасных веществ (при наличии опасных веществ), копии документов, подтверждающих снос (демонтаж) технических устройств, зданий и сооружений на ОПО, имеющих признаки опасности согласно приложению 1 к Федеральному закону № 116-ФЗ, копию акта ликвидации объекта;

2) в случае вывода ОПО из эксплуатации: сведения о документации на консервацию ОПО на срок более 1 года (включая информацию о наименовании документации, разработчиках), реквизиты регистрационного номера заключения экспертизы промышленной безопасности на документацию о консервации ОПО в реестре заключений экспертиз промышленной безопасности, копию акта о консервации объекта на срок более 1 года;

4) изменением критериев отнесения объектов к категории ОПО или требований к идентификации ОПО, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации: пояснительная записка с указанием изменившихся критериев отнесения объектов к категории ОПО или требований к идентификации ОПО.

Заявление представляется на электронном носителе информации в редактируемом формате. Содержание текстовых документов и чертежей электронных копий документов должно быть идентично бумажному оригиналу.

В целях прекращения предоставления государственной услуги заявитель представляет заявление о прекращении предоставления государственной услуги и возврате комплекта документов до истечения срока предоставления государственной услуги, в соответствии с приложением № 5 к Административному регламенту.

– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

– Ну и бюрократ же ты, Вертер! [. ]

– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

– Это ужасно, Вертер. Ужасно…

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
исходящие официальные письма;
документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам:

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам:

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам:

в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

Подытожим

Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

[1]Для упрощения терминологии договоримся под регистрацией документа понимать внесение записи о документе в соответствующий журнал (реестр) с нанесением (или без нанесения) на сам документ отметки, содержащей входящий номер, дату регистрации, фамилию и должность сотрудника, произведшего регистрацию. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.

[2]Подробнее о составлении и ведении реестра см.: Назарова Л.А. Создаем реестр приказов по основной деятельности: 5 простых шагов // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 20–25.

[3]См.: Назарова Л.А. Создаем электронный реестр договоров в MS Excel // Секретарь-референт. 2015. № 3. С. 34–37.

При необходимости можно использовать специальные фильтры:

Далее следуя рекомендациям на рисунках указываем дату.

В результате получается сформированный реестр документов.

Инструкция для конфигурации 3.0:

Для формирования реестра документов в конфигурации 3.0:

В открывшемся окне будет сформирован реестр документов, для его редактирования в форме представлены доп. настройки. Возможно указать период формирования и установить отбор по организации.

Читайте также: