Как сделать проект в битрикс 24

Обновлено: 01.07.2024

Как должна выглядеть идеальная организация продаж в компании? Просто представьте.

Сотрудники быстро обрабатывают входящие заявки. Менеджеры не забывают звонить клиентам.

Одного взгляда достаточно, чтобы понять, на каком этапе сделка и что необходимо, чтобы она успешно завершилась.

Вы точно знаете, чем занимаются ваши отделы и сколько времени уходит на серьезные и важные задачи, а сколько – на ненужную суету…

У вас не так? А тем временем есть решение – CRM.

CRM (Customer Relationship Management System) – система управления продажами и взаимоотношениями с клиентами. Это инструменты для продуктивной работы вместе с сотрудниками: бизнес-процессы, задачи, отчеты, диск, календарь и многое другое.

CRM Битрикс24 оптимизирует работу и маленьких фирм, и настоящих компаний-гигантов.

Как это работает, можно понять уже в бесплатной версии. Настройте ее сами, это несложно.

Задачи и проекты являются важными инструментами, которые позволяют легко планировать и регулировать выполнение работы сотрудниками. CRM система Битрикс24 для этого и создана, чтобы облегчить работу всего отдела продаж, сделать ее прозрачной для руководства и не тратить время на то, что может выполняться роботами автоматически.

Задачи в Bitrix24 позволяют:

контролировать работу сотрудников (отслеживать их продуктивность за день, неделю, месяц и любой промежуток времени);
указывать комментарии с пояснениями к выполнению или другими указаниями;
выставлять индивидуальные или групповые задачи;
указывать сроки и получать уведомления при их просрочке;
управлять стадиями проектов и задач;
планировать и расставлять задачи с поэтапным планом;
следить за общей работой на предприятии, выполнением планов и т.д.

Задачи функционально связаны с другими инструментами Bitrix24, поэтому доступны из других различных разделов (живая лента, диск, календарь и т.д.).

Роли в задачах Битрикс24

Наблюдателем может быть работник компании, который не имеет возможности просматривать результат работы и ход ее выполнения. Он может видеть только статус задачи и писать комментарии. Как правило, роль наблюдателя занимает руководитель или ответственный.

Постановщиком является сотрудник, который контролирует выполнение задачи в Битрикс24. То есть постановщиком автоматически становится создатель задачи. При необходимости можно назначить другого сотрудника из компании, который будет осуществлять контроль.

Назначается на работника, который будет дополнительно отвечать за ее исполнение. Соисполнители могут писать комментарии, оставлять ссылки, редактировать чек-лист и т.д. Они могут помогать либо вообще не вмешиваться в процесс, просто следя за его исполнением.

Работник, которого назначает исполнитель. Он вправе приглашать дополнительных наблюдателей (только сотрудники компании) или менять статус задачи. Все зависит от настройки прав доступа.

Наблюдателей и соисполнителей может быть много, а вот постановщиком и ответственным может быть только один.

Откуда можно поставить задачу в Битрикс24

В основном все задачи ставятся из Меню или Канбана, но также существует более нестандартные и удобные варианты постановки, к которым можно отнести:

Живая лента - при общении в живой ленте, вы без труда и различных переходов можете оставить не только комментарий, но и поставить задачу. К посту будет прикреплено уведомление о создании и ссылка на нее.

Как создать задачу в Битрикс24

Существует несколько вариантов добавления задачи после интеграции с CRM Битрикс24. Рассмотрим сначала самый простой. Перейдите в режим “Канбан” и нажмите синюю кнопку ”Добавить задачу”. Перед вами откроется задача с полями, которые необходимо заполнить:

тема;
неограниченное по символам описание;
назначить ответственного, наблюдателя, постановщика и соисполнителя при необходимости;
указать сроки выполнения.

При составлении описания вы можете добавлять различные материалы и документы (таблицы, макеты и т.д.). В любой момент описание легко редактируется, а при составлении нескольких подзадач можно составить чек-лист.

При создании задачи в Битрикс24 можно добавить некоторые функции, найдя опцию “Дополнительные настройки”. С помощью раздела вы можете вести учет времени, делать задача подзадачей, автоматически дублировать задачу до необходимого времени, выставлять теги, связывать задачи между собой и многое другое.

После того, как вы заполнили необходимые поля, выставили настройки - нажмите кнопку “Поставить задачу”.

Как создать шаблон задачи в Битрикс24

Шаблон всегда ускоряет процесс работы, особенно если у вас ежедневные рутинные задачи, то зачем тратить время на заполнение полей. Для этого нужно перейти в Меню, найти в нем вкладку “Задачи и проекты”, далее вкладка “Еще” и затем вкладка “Шаблоны”. После этого нажмите кнопку добавить. Шаблоны легко редактировать и удалять, что очень удобно и упрощает работу отдела продаж.

Также следует упомянуть о повторяющихся задачах. Они тоже несут большую пользу и не требует регуляныъ написаний отчетов. Всё это можно автоматизировать, выбрав в дополнительных настройках “Сделать задачу регулярной”. Вам останется установить время, дату и срок. Такие задачи редактируются, удаляются и экономят ваше время.

Как поставить задачу в Битрикс24, если сотрудника нет в CRM

Через почту по e-mail специалиста

Создаем задачу по аналогичному принципу как и через “Канбан”, только в поле ответственный вставляем почтовый ящик нужного стороннего специалиста. Если вы настроены на долгосрочное сотрудничество с ним, тогда нажмите галочку “Запомнить”.

Возле заполненных вами данных появится конвертик. Он обозначает сотрудника, который работает удаленно.

После постановки, специалист получит письмо на почту с уведомлением в стиле Битрикс24. В уведомлении будет кнопка со ссылкой на задачу. Далее откроется форма, как в CRM системе и появится возможность комментирования, что также будет дублироваться через почту.

Использованием Битрикс24 в проектной компании уже никого не удивишь. Множество дополнительных приложений для Битрикс24 разрабатываются как раз для таких фирм. Полезных инструментов для ведения любого проекта достаточно, необходимо подобрать лишь удобный для себя.

Что клиент ждал от Битрикс24:

планирование и мониторинг загруженности сотрудников;
постановки и контроля исполнения задач и проектов;
коммуникаций по проекту, а также выстроить сам алгоритм ведение проекта, его автоматизация;
автоматизировать внутренние процессы компании (согласование договора, проекта, документации);
организовать хранение информации по проектам в одной системе.

Что сделали мы? Программу запуска CRM Битрикс24 разделили на два блока:

Подробно поработали с фокус-группой над календарями сотрудников. Спроектировали проектную деятельность на портале. Разобрали работу с задачами с разных углов. Создали проекты в рамках проектных групп. Познакомили сотрудников с чатами и коммуникационными инструментами Битрикс24.
CRM-система в проектах. Совместно с клиентом определили этапность вывода продукта на западный рынок по шагам (включает поиск заинтересованного лица на государственном уровне, процедуру тендера, демонстрации и презентации продукта). Поэтапно выстроили воронки продаж.

Вы проектная компания и ведение проектов является для вас основной деятельностью, хотите использовать Битрикс24, но пока не понимаете, как выстроить свои работы? Обращайтесь за решением к нам!

Корпоративный портал Битрикс24 поможет организовать работу внутри компании и наладить процессы взаимодействия между отделами и сотрудниками. Управление командой, распределение задач и контроль над их выполнением - все это осуществляется в едином информационном пространстве. Здесь собрана вся информация по работе ваших менеджеров. В любое время вы можете узнать:

на каком этапе работы находится та или иная задача;
какие задачи уже закрыты, а какие - в стадии выполнения;
какое количество задач выполнено;
кто из сотрудников отвечает за определенную задачу;
с кем из клиентов взаимодействует ответственный.

Как поставить задачу: пошаговая инструкция

Теперь необходимо выполнить основные настройки - ввести название и описание задачи, назначить ответственного, соисполнителя и наблюдателя, распределив таким образом роли сотрудников. Не забудьте прописать крайний срок выполнения (воспользуйтесь встроенным календарем). Кроме того, вы можете отметить, что задача является важной, - для этого предназначен чек-бокс в верхнем правом углу.

Также в поле описания задачи можно прикрепить файл и чек-лист, добавить ссылку, настроить напоминание, оформить текст в виде цитаты.

Для ознакомления с детальным описанием какой-либо опции наведите курсор на иконку со знаком вопроса.

Помимо перечисленного, вы можете как связывать задачи между собой, так и прикреплять их к другим задачам. Первый способ подходит для задач, относящихся к разным проектам, но имеющим общие пункты, а второй - для объединения задач в рамках одного проекта.

Роли в задачах

Рассмотрим каждую из ролей в задачах по отдельности.

Постановщик - это сотрудник, который контролирует выполнение задачи. Эта роль автоматически отводится тому, кто создает задачу. При необходимости постановщиком может стать другой сотрудник из пользователей портала.

Ответственный - это исполнитель задачи. У ответственного есть право приглашать наблюдателей и менять статус задачи (это зависит от настроек прав доступа).

Если ответственному требуется помощь для выполнения задачи, в таком случае назначается один или несколько соисполнителей. Соисполнители могут оставлять ссылки и комментарии, а также редактировать чек-лист.

Наблюдатель - это сотрудник, у которого нет доступа к выполнению задачи и результатам работы. При этом наблюдатель может видеть статус задачи, отслеживать рабочий процесс и оставлять комментарии. Как правило, наблюдателем становится непосредственный руководитель ответственного.

Обратите внимание: постановщиком и ответственным может быть только один человек, а соисполнителями и наблюдателями можно назначить нескольких человек.

Меню задач

Значительно упрощает работу с задачами меню, расположенное в верхней части страницы, где вкладки распределены в соответствии с ролями:

Чтобы вы могли легко ориентироваться в задачах, в меню есть специальные вкладки:

Если вы работаете в группах и ставите разные задачи, учитывая как приоритеты, так и уровень загруженности сотрудников, то со временем можно запутаться. Сохранить эффективность помогают списки в группах задач, которые показывают, кто перегружен работой, кто находится в простое и кто с какой скоростью выполняет задачи.

Шаблоны

Если у вас есть ряд повторяющихся задач (например, вы должны составлять еженедельные отчеты), то вы можете создать шаблон задачи, которая будет ставиться автоматически. Вам не придется каждый раз создавать задачу, заполнять поля, распределять роли между сотрудниками. Портал сделает все это за вас - необходимо только внести соответствующие настройки.

Затем в открывшейся вкладке создайте новый шаблон.

Заполните все поля в соответствии с инструкцией по постановке задачи. Установленные вами параметры будут относиться ко всем задачам, создающимся по шаблону. Вы можете редактировать и шаблон, и любую отдельную задачу.

Повторяющиеся задачи

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также: