Как сделать приказ о переводе на удаленную работу

Добавил пользователь Alex
Обновлено: 04.10.2024

В связи с угрозой массового распространения коронавирусной инфекции, многие предприятия приняли решение перейти на удаленный режим труда. Не стоит путать это понятие с работой на дому. Удаленная работа на период карантина, эпидемии и других чрезвычайных ситуаций регулируется законодательной базой и должна осуществляться строго в рамках Трудового кодекса. Что должен учитывать работодатель, отправляя персонал на удаленку, и имеет ли он право заставить людей работать дома? Обо всем этом подробно читайте далее.

С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии

Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.

Правовые аспекты перехода на дистанционную деятельность в условиях коронавируса

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

  • специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
  • в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
  • оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
  • увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Нормативные акты для перевода кадров на удаленную работу

Общее положение для дистанционной работы прописано в Трудовом кодексе РФ. Но этого недостаточно. Чтобы компания могла нормально работать, нужно создать и собственную нормативно-правовую базу с учетом особенностей деятельности конкретной организации.

Известный юрист Москвы Оксана Гордиенко рекомендует следующий алгоритм действий:

  1. Создать локальный нормативно-правовой акт, в котором указать, на какое время, по каким причинам и с какой целью персонал переводится на удаленную работу.
  2. Создать приказ с пофамильным списком тех, кто отправляется на удаленку.
  3. Если кому-то из специалистов нужно посещать офис (например, они работают с документами, которые нельзя выносить за пределы компании), установить для этого конкретные дни. Например, в понедельник и среду юрист работает в офисе, а во вторник, четверг и пятницу – дома.
  4. Ознакомить всех работников с нормативными документами под роспись.

Как перевести персонал на удаленную работу

Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать.

  1. Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
  2. Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).

Как все это происходит на практике?

Первым делом следует предложить персоналу перейти на дистанционную трудовую деятельность. Сделать это можно устно или в письменной форме. Способы контроля выполнения работы, условия оплаты труда и другие вопросы следует оговорить отдельно до заключения соглашения.

Важно: работодатель не имеет права занижать заработную плату сотруднику только из-за того, что он переведен на удаленку.

После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке.

Но что делать с теми, кто отказывается переходить на дистанционную работу? Оформить перевод можно и без их согласия, не нарушая при этом Трудовой кодекс.

Пошагово это выглядит следующим образом:

  1. За два месяца до вступления в силу изменений работодатель уведомляет персонал о переходе на удаленку. Для работодателей физических лиц этот срок сокращается до двух недель.
  2. Подчиненного уведомляют о предстоящих изменениях, обязательно под роспись. В случае отказа им подписывать ознакомительные документы, текст уведомления зачитывается вслух в присутствии третьих лиц. При этом составляется соответствующий акт об уведомлении сотрудника.

В большинстве случаев персонал с радостью воспринимает возможность работать дома, особенно, если это поможет обезопасить себя и свою семью от инфекции. Если же вы столкнетесь с нежеланием подчиненного переходить на удаленку, смело можете предлагать ему перевод на другую должность, в том числе с понижением (если других вариантов нет).

Образцы заявлений на перевод для дистанционной работы, особенности их составления

В заявлении указывают:

  • Ф.И.О. и должность работодателя и подчиненного;
  • на каком основании специалиста переводят;
  • саму просьбу о переводе;
  • с какого числа планируются вести трудовую деятельность в удаленном режиме;
  • на временной или постоянной основе осуществляется перевод.

В конце – дата и подпись. Заявление регистрируют в соответствующем журнале. Запись в трудовую при этом можно не вносить.

Удаленка – настоящий тренд нашего пандемийного времени. В этой статье разобрали понятие дистанционной работы, порядок перехода на удаленный режим, а также оплату труда и компенсации удаленщикам.

Дистанционке посвящена глава 49.1 ТК РФ. Оттуда узнаем условия такой работы:

Обе стороны периодически общаются – с помощью Интернета или по телефону.

Результат работы сотрудника не имеет материально–вещественной формы.

Как оформить переход на дистанционку

В договор о дистанционной работе включите такие пункты:

Место выполнения трудовых функций.

Постоянный или временный характер работы (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Период, в рамках которого сотрудник будет работать удаленно (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок, по которому стороны обмениваются электронными документами, выходят на видеосвязь (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Формат и сроки отчетности сотрудника о проделанной работе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

Сроки выплаты и суммы компенсаций, которые работодатель обязуется выплачивать работнику за использование личного оборудования и иных средств, необходимых для работы (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок предоставления работнику, который трудится удаленно на постоянной основе, отпусков, включая ежегодный оплачиваемый (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Если сотрудник изначально работал по месту нахождения работодателя, а затем его перевели на дистанционный формат, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор может быть прекращен на общих основаниях. Также ТК РФ предусматривает дополнительные основания (ч. 1 и 2 ст. 312.8 ТК РФ). Например, если сотрудник не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней с момента обращения работодателя (письмо Роструда от 30.03.21 № ПГ/05823-6-1).

Как считать зарплату и компенсации удаленщику

Дистанционная работа не основание для снижения зарплаты (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ). Все расчеты ведите в стандартном режиме.

При задержке выплат – те же последствия, что и в случае с обычными работниками. В частности, если работодатель задерживает зарплату на срок более чем 15 дней, работник в письменной форме может оповестить работодателя о прекращении трудовой деятельности на период до выплаты долга и компенсации за задержку (ч. 2 ст. 142 ТК РФ).

С согласия работодателя сотрудник может использовать в работе собственное или арендованное оборудование. В таком случае работодатель должен выплачивать работнику специальную компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с использованием личных вещей. Порядок выплат пропишите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре.

С компенсации не надо платить ни НДФЛ (письма Минфина РФ от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415), ни взносы. Только сумму компенсации для этого пропишите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре (письма Минфина РФ от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415).

Размер компенсации обоснуйте. Также запаситесь документами, подтверждающими стоимость оборудования, срок его полезного использования. Или сумму аренды (письмо Минфина РФ от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362).

При таком надлежащем оформлении компенсацию можно списывать в расходы по налогу на прибыль (письма Минфина РФ от 19.04.19 № 03-03-07/28232 и от 31.05.21 № 03-03-06/1/42057, от 10.09.20 № 03-03-07/79461 и от 16.10.20 № 03-03-07/90450, от 23.12.20 № 03-03-06/1/113071). А вот на доходно-расходной упрощенке учесть компенсацию в затратах не получится – выплата не входит в закрытый перечень трат, разрешенных на УСН.









Mozilla/5.0 (Windows NT 6.1) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/27.0.1453.93 Safari/537.36


Дистанционная работа в последние годы приобретает всё большую популярность. А в период эпидемии коронавируса в начале 2020 года она стала практически единственным способом для большинства компаний продолжать деятельность. Поскольку с такой ситуацией бизнес столкнулся впервые, появилось очень много вопросов. Новые обязанности работодателей в связи с эпидемией мы подробно описали в этой статье. А здесь мы расскажем о том, как перевести сотрудников на удалённую работу.

Особенности удалёнки

Дистанционной или удалённой называют работу, которая выполняется сотрудниками вне территории работодателя. Согласно Трудовому кодексу, для этого заключается трудовой договор о дистанционной работе. Но это не значит, что нужно разрывать действующий договор, достаточно подписать к нему дополнительное соглашение. Перед тем, как перевести сотрудника на дистанционный труд, работодатель и работник должны уладить ряд вопросов. Они актуальны, в том числе, и при удалённой работе в связи с коронавирусом.

Заработная плата и трудовые гарантии

Перевод сотрудника на удалёнку предполагает, что за ним остаются все гарантии, которые прописаны в законодательстве. Это очередной оплачиваемый отпуск, пособия, в том числе по нетрудоспособности, премии и так далее. В свою очередь, работник должен добросовестно исполнять свои задачи, находиться на связи в оговорённое время, отчитываться в срок. Если он нарушает свои функции, то возникает основание для применения к нему мер взыскания.

Откройте расчётный счет для бизнеса бесплатно без визита в банк

Срок работы

На дистанционную работу сотрудника можно перевести временно, что особенно актуально в период эпидемии. Срок работы должен быть оговорён в соглашении. Это может быть как точная дата, так и определённое событие, например, отмена режима повышенной готовности в связи с коронавирусом или прекращение действия нормативного акта, который ввёл ограничения.

Место работы

Если сотрудник иногородний и на время карантина он решил уехать в город постоянного проживания, то стоит помнить следующее: при определении заработной платы нужно использовать районный коэффициент той местности, где он проживает.

Распорядок рабочего времени

В соглашение к договору нужно включить количество рабочих часов в неделю, а при необходимости и график работы. По умолчанию дистанционный сотрудник выбирает время работы сам. Но такой вариант подходит не всем. Если работодателю нужно перевести работника на удалёнку, и чтобы при этом он выполнял свои обязанности в определённое время, то в соглашении к целесообразно это предусмотреть. То есть прямо прописать, что сотрудник должен работать в определённые дни и часы. В таком случае он в указанное время обязан быть на связи с работодателем, иначе это можно расценивать как прогул.

Обеспечение техникой

Работодатель может оснастить всем необходимым рабочее место у сотрудника на дому. В таком случае в соглашение нужно включить перечень необходимых технических и программных средств и порядок их передачи.

Есть и другой вариант того, как перевести сотрудника на удалёнку. Он может использовать собственный компьютер и ПО, купить его или взять в аренду. Тогда необходимо внести в соглашение порядок возмещения этих затрат.

Отчётность

Стороны должны договориться о том, когда и в каком порядке сотрудник будет отчитываться за проделанную работу в определённый временной промежуток. Это важно, поскольку психологически бесконтрольная деятельность может его расхолаживать. Работник должен чётко понимать, что труд вне офиса отличается лишь местом его осуществления.

Как всё организовать на практике

Дистанционная работа осуществляется через интернет. В целом всё происходит также, как на территории работодателя, но все коммуникации производятся по телефону, посредством видеосвязи или в мессенджерах. Для этой цели используется специальное программное обеспечение. Популярностью пользуются программы видеозвонков Skype и Zoom. Для командного чата подойдёт Microsoft Team или аналогичные приложения.

Также важно продумать способы защиты информации, правила работы с электронной подписью, если она применяется, и другие моменты, связанные с безопасностью.

Важное правило удалёнки – сотрудники должны загружать свою работу в облачное хранилище данных. Соответственно, если до сих пор это не сделано, необходимо подключиться к облачному сервису и сделать доступ для всех сотрудников. Также желательно заранее создать учётные записи на каждого из них во всех системах, которые планируется применять.

Какие документы нужно оформить

Теперь о том, как перевести сотрудников на удалённую работу на время распространения коронавируса в части оформления необходимых документов. В первую очередь, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это не единственный документ, который придётся подготовить.

Обязательно оформите заявление о переводе работника на удалённую работу. В нём следует указать основание для этого и срок. Сейчас актуальна формулировка: на время действия ограничительных мер из-за риска распространения коронавирусной инфекции COVID-19.

Затем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого директор организации или ИП выпускает приказ о переводе работника на удалённую работу. Если их несколько, в приказе должен быть список должностей и ФИО переводимых сотрудников. В отношении каждого нужно указать дату начала дистанционной работы. Всех, кто фигурирует в приказе, необходимо с ним ознакомить под подпись.

Переводя сотрудников на удалённую работу из дома, работодатель может обеспечить их компьютерной техникой. В этом случае нужно приложить договор о материальной ответственности за предоставленные ценности, а также составить акты их приёма-передачи.

Исполнение трудовых обязанностей некоторых работников может быть сопряжено с использованием конфиденциальной информации или ключа цифровой подписи. Связанные с этим правила обычно прописываются в локальных нормативных актах. При необходимости их стоит изменить в соответствии с новыми условиями работы.

Если сотрудник нанимается на удалёнку, а не переводится на неё с территории работодателя, запись в трудовую книжку ему можно не делать. А при отсутствии книжки – если трудовая деятельность ещё не осуществлялась – её можно не заводить. Однако такое положение должно быть прописано в трудовом договоре.

Итак, мы разобрались в том, как правильно перевести сотрудников на удалённую работу в связи с угрозой распространения коронавируса. Отметим, что действующее законодательство предполагает лишь одну форму занятости – работа либо на территории работодателя, либо дистанционная. Но не исключено, что в дальнейшем в Трудовом кодексе появится новый вид трудовой деятельности – временная удалённая работа. Она означает, что сотрудник сможет совмещать работу в офисе и дистанционно. В настоящее время эта идея прорабатывается в Правительстве.

О других обязанностях работодателя, появившихся в связи с эпидемией кронавируса, читайте здесь.

Читайте также: