Как сделать прием на работу в зуп
Обновлено: 05.07.2024
В зависимости от того, какой программный продукт фирмы 1С используется, методика принятия на работу нового сотрудника может различаться. Рассмотрим прием на работу в конфигурации Зарплата и управление персоналом версии 8.3.
На предприятиях с большим количеством сотрудников, должностной функционал распределен в соответствии с типовыми (либо доработанными) ролями, определяющими права доступа к тем или иным документам. Так, ответственным за кадровое делопроизводство, в том числе за прием сотрудника на работу, выступает сотрудник с ролью Кадровик.
В малых организациях данные должностной функционал может быть возложен на бухгалтера в единственном числе.
Последовательность действий при принятии нового сотрудника на работу следующая:
В карточке физического лица указывается основная информация (индивидуальные сведения физического лица, сведения о документах, удостоверяющих личность физического лица, контактная информация, при необходимости загружается фото). Эта информация отражается также по тем лицам, которые не будут сотрудниками предприятия, но будут получать доход.
На вкладках Страхование, Налог на доходы указываются особенности обложения и страхования сотрудника, в том числе, является ли он резидентом, гражданином РФ (т.е. информация, влияющая на специфику налогообложения), а также, при наличии, - информация об инвалидности.
Если в организации ведется учет и контроль справок о наличии/отсутствии судимости, из психоневрологического и наркодиспансера – эта информация заносится на вкладке Справки.
2. После того, как вся информация заполнена в карточке физического лица, создается новый элемент справочника Сотрудники (именно сотруднику присваивается табельный номер и оформляется прием на работу).
В поле ФИО вводятся сведения аналогично карточке физического лица (можно скопировать из карточки физического лица и вставить в соответствующее поле).
После того, как ФИО заполнено, необходимо нажать на любое свободное поле формы, например, на дату рождения, после этого программа выдаст следующее предупреждение:
После согласия, карточка сотрудника заполнится всеми данными, внесенными ранее в карточку физического лица (дата рождения, ИНН, СНИЛС и т.д.).
Проверяем данные и нажимаем на дискету вверху карточки (это позволит предварительно сохранить сотрудника, не прекращая работы с его карточкой).
Оформить прием на работу можно несколькими способами (итог будет один и тот же).
Рис.6 – Гиперссылка приема на работу
2) Оформить прием можно также по специальной кнопке, расположенной в карточке сотрудника (данная кнопка позволяет оформить многие кадровые документы).
3) Помимо карточки сотрудника, прием на работу можно оформить из журналов кадровых документов (Все кадровые документы; Приемы, переводы, увольнения). Данные журналы находятся в разделе Кадры.
Выбираем тип документа Прием на работу и нажимаем создать – открывается карточка документа Прием на работу.
В приеме на работу выбираем Организацию, куда принимаем сотрудника, самого сотрудника, подразделение и должность (если в базе ведется учет штатного расписания, то при выборе подразделения, в документ приема можно добавить только должность, утвержденную в позиции штатного расписания для этого подразделения).
Далее указывается график работы сотрудника (при ведении штатного расписания – подтягивается из позиции штатного расписания), количество занимаемых ставок, вид занятости (при необходимости – испытательный срок).
На вкладке Оплата труда указывается тарифная ставка сотрудника (при ведении штатного расписания подтягивается из позиции штатного расписания), при необходимости тарифную ставку можно откорректировать, назначить начисления, не заложенные штатным расписанием.
Информация о трудовом договоре указывается на вкладке Трудовой договор, здесь отображается информация о том, что договор является срочным.
После заполнения всей информации, необходимо провести документ и распечатать приказ о приеме на работу по кнопке Печать.
Рассмотрим порядок регистрации приема сотрудника на работу в 1С, как распечатать приказ о приеме на работу и трудовой договор. Для иллюстрации регистрации приема на работу сотрудника в программе 1С 8.3 возьмем конфигурацию ЗУП редакции 3.1.
Для оформления найма сотрудника составляются необходимые первичные кадровые документы:
- Трудовой договор;
- Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме № Т-1.
Заполнение данных при приеме нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП 3.1 необходимо начать с создания новой формы в справочнике Сотрудники:
В документе необходимо ввести ФИО сотрудника, дату рождения, ИНН, СНИЛС:
Если данное физ.лицо уже работало в организации, то программа предложит заполнить данные о физ.лице:
Далее переходим на гиперссылку Личные данные и заполняем данные из документа, идентифицирующего личность: адрес проживания, контактные телефоны. Не забываем о правильности заполнения серии и номера паспортных данных:
Более подробно о заполнении карточки сотрудника в 1С ЗУП 8.3 смотрите в нашем видео уроке:
Как распечатать приказ о приеме на работу в 1С 8.3 ЗУП 3.1
С помощью функции Оформить документ оформляется кадровое распоряжение (приказ) о приёме на работу:
Необходимо указать дату приказа, а номер приказа программа 1С ЗУП 3.1 заполняет автоматически. Указываем в какое подразделение, на какую должность принимается работник:
Обращаем внимание на заполнение стажа, чтобы в дальнейшем верно рассчитывать пособия:
Открываем вкладку Оплата труда и проверяем правильность данных по оплате труда, выбираем способ расчета аванса:
После заполнения всех данных работника, выводим на печать распоряжение (приказ) о приеме на работу:
Распечатываем приказ о приеме:
Печать трудового договора в 1С
В документе Прием на работу переходим на вкладку Трудовой договор, где необходимо ввести номер трудового договора и дату (число, месяц и год) этого документа. При заполнении печатной формы программа 1С ЗУП 3.1 автоматически заполняет условия приема. Однако, данное поле можно заполнить и вручную:
Через меню Печать можно вывести форму трудового договора:
Распечатываем трудовой договор:
Данный трудовой договор является типовой формой, которую можно доработать в макете печатной формы или же подключить свою внешнюю печатную форму трудового договора.
Как отредактировать кадровый приказ перед печатью в 1С ЗУП 8 смотрите в нашем видео:
Как правильно вести кадровый учет Вы можете посмотреть на сайте ПРОФБУХ8 и изучив наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям 1С 8.3 (8.2) ЗУП 3.1 и ЗУП 2.5.
Также рекомендуем посмотреть наш семинар по учету иностранных сотрудников. Законодательство об иностранной рабочей силе поменялось кардинально в 2015 году. Изменения коснулись всех групп иностранных граждан, но основная категория изменений касается безвизовых иностранцев. Подробнее смотрите далее:
Прием на работу нового человека в 1С: ЗУП производится в два этапа – заводим карточку сотрудника, потом принимаем его как работника.
Заполняем справочник.
Действия при найме:
Ввести ФИО служащего, заполнить оставшиеся поля детальной информацией возможно позже;
Здесь можно вводить изменения ФИО, задавать верные параметры склонения, хранить историю изменения личных данных.
Физические лица, созданные в системе, не обязательно должны являться сотрудниками компании, поэтому начинать надо именно со справочника.
Прием на работу в 1С ЗУП 8.3 по шагам
Когда новая запись создана, можно приступать к трудоустройству:
Открываем нужный документ, где заполняем должность, подразделение, оклад (если ведется штатное расписание). Эти показатели проверяются вручную;
После ввода данных документ проводят, а затем можно распечатать приказ или договор.
Если для сотрудника вводились лишь данные о фамилии и имени, стоит вернуться в справочник и заполнить все остальные поля.
Любая организация хоть раз сталкивается с ситуацией, когда необходимо оформить нового сотрудника. В настоящей статье рассмотрим процедуру, как принять на работу сотрудника в 1С ЗУП. Для осуществления данной процедуры необходимо, чтобы работник организации был занесен в справочник “Физические лица”. Далее его необходимо занести в справочник “Сотрудники”. Следует отметить, что в последнем данный сотрудник может быть занесен два раза. К примеру, дополнительно у сотрудника может быть внешнее совместительство или же работник был уволен и через некоторое время принят обратно. И это вполне типичная ситуация. Дублей же в справочнике физ. лиц быть не должно, иначе это может привести к ошибкам при ведении кадрового учета. При создании нового элемента в справочнике “Сотрудники” автоматически будет создан элемент в справочнике “Физические лица”.
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Рассмотрим ситуацию, когда в информационной базе вообще отсутствует информация по сотруднику. Перейдем в раздел программы “Кадры” и выберем пункт “Сотрудники”. Создаем новый элемент по соответствующей кнопке. Заполняем все необходимые реквизиты. Чем более полная информация будет отражена о сотруднике, тем лучше.
По ссылкам в шапке также можно указать данные об образовании и трудовых достижениях, информацию о составе семьи, сведения об инвалидности, данные о стаже по ссылке “Трудовая деятельность” и прочее. Если фамилия сложная или необычная, то по ссылке “Склонения” можно проверить как она прописалась для каждого падежа и при необходимости изменить. После заполнения всех необходимых реквизитов записываем сотрудника в базе. Как и говорилось ранее, автоматически был создан элемент в справочнике “Физические лица”. Перейти в данный справочник можно также из раздела “Кадры”.
При необходимости в карточке физ. лица дозаполнить данные о документах, удостоверяющих личность и прочее. Далее вернемся в карточку созданного сотрудника и нажмем на ссылку “Принять на работу”.
Будет создан новый документ с частично заполненными реквизитами. Если ранее мы уже заполнили данные о страховом стаже, то они будут автоматически подставляться в новый документ. Заполняем информацию о должности, графике работы, подразделении. На основе выбранных данных и настроенного штатного расписания в информационной базе будет определяться ФОТ.
Если у вас есть вопросы по теме, как принять сотрудника в 1С ЗУП, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.
Также по соответствующей ссылке можно скорректировать права на отпуск. На закладке “Оплата труда” при необходимости можем скорректировать начисления, к примеру, добавив процент за наставничество.
На закладке “Трудовой договор” можно внести соответствующую информацию о трудовом договоре. После заполнения документ остается его провести и на этом процедура приема сотрудника на работу будет окончена. По кнопке “Печать” есть возможность сформировать приказ о приеме по форме Т-1 и различные трудовые договоры. После этого новому сотруднику организации можно начислять заработную плату.
Кадровый учет в 1С достаточно объемен и настроен на выполнение многих операций.
Цикл статей по кадровому учету мы начинаем с описания процесса приема на работу сотрудника.
В первую очередь внесем данные о сотруднике в базу. Для этого пройдем путь, начиная с главной страницы: Зарплата и кадры – Кадры – Сотрудники.
В тот же справочник можно попасть и иным путем: Справочники – Зарплата и кадры – Сотрудники.
Попадаем в перечень действующих или бывших сотрудников. Здесь введем данные по новому сотруднику кнопкой Создать.
Вводим данные по новому сотруднику.
Адрес при вводе заполняется автоматически по первым буквам. Для этого нажимаем Заполнить.
После ввода адреса нажимаем Ок для его сохранения.
По подсвеченной синим строке Вся контактная информация можно ввести дополнительные сведения о сотруднике.
Нажимаем Принять на работу и формируем документ принятия на работу.
Выбираем документ, на основании которого сотрудник принят на работу.
Как правило, таким документом является приказ, поэтому его мы и выбираем.
Если есть еще один документ – основание, то нажимаем галочку и вносим реквизиты этого документа.
Вносим нюансы работы нового сотрудника
Остановимся подробнее на таком параметре, как трудовая функция, которая является обязательным реквизитом в СЗВ-ТД с июля 2021 года.
Сначала надо создать трудовые функции кнопкой Создать.
Заполняем открывшуюся таблицу на основании кодов, указанных в профессиональных стандартах. Помочь в этом может официальный сайт Минтруда. Нажимаем Провести и закрыть для внесения данных.
Внесли Трудовую функцию. Далее отмечаем, является ли данное место работы для сотрудника первым (Начало) или нет (Продолжение). Если работник пришел к нам с иного места работы, надо отметить, какой вариант ведения трудовой книжки он выбрал.
Перед регистрацией документа программа попросит его провести. Нажимаем Провести.
Мы вернулись в исходный документ, в котором начинали вводить данные сотрудника. После оформления документа о приеме на работу продолжим заполнять данные сотрудника.
Выбираем способ выплаты заработной платы.
Если выбран Зарплатный проект, необходимо ввести номер счета, на который будут перечисляться денежные средства. Вводим данные и нажимаем Ок. Если у организации есть зарплатный проект, то данные о нем уже введены. В нашем случае путь будет вариант – Наличными.
Далее указываем правила предоставления вычетов по НДФЛ.
Покажем, как заполнить стандартные вычеты. Для этого нажимаем подсвеченное синим Ввести новое заявление на стандартные вычеты.
Некоторые данные уже введены. Мы заполняем месяц, с которого начинаем предоставлять вычеты и кнопкой Добавить вносим вычет.
Выбираем из списка стандартные вычеты. Пусть у нас будет вычет на одного ребенка.
Заполняем окончание срока предоставления вычета и основание для вычета.
Записываем данные кнопкой Провести и закрыть.
Если работник пришел в середине года и требуется заполнить данные по предыдущему месту работы для вычетов, нажимаем подсвеченную синим строку Доходы с предыдущего места работы. После ввода всех данных нажимаем ОК.
Далее заполняем порядок выплат пособий от ФСС и информацию об инвалидности при необходимости.
Далее расписываем порядок учета заработной платы нажатием подсвеченного синим слова Авто.
Нажатием подсвеченного синим Показать все выходим в перечень способов учета зарплаты.
Допустим, нам подходит – Отражение начислений в торговле (название можно ввести самостоятельно). Посмотрим, что это означает, нажатием на правую кнопку мыши. Выбираем Изменить.
В таблице задаем порядок учета зарплаты данного сотрудника.
Сохраняем данные кнопкой Записать и закрыть.
Сохраняем способ отражения зарплаты.
Мы ввели все данные по сотруднику. Сохраним их кнопкой Записать и закрыть.
В нашем перечне сотрудников появился новый – тот, которого мы вводили.
Можно распечатать некоторые документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника. Какие именно, посмотрим по кнопке Печать. Попробуем распечатать приказ о приеме на работу.
Читайте также: