Как сделать предложение для спонсоров

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

Наличие спонсоров украшает мероприятие. Оно сразу меняет его статус, превращая из инициативы одной компании в плод сотрудничества нескольких организаций, тем самым подтверждая факт интереса рынка к тематике мероприятия.

Важно отметить, что, вопреки расхожему мнению, спонсорство не означает благотворительность. Чаще всего благотворительность анонимна или не афишируется широко. Кроме того, благотворительность чаще направлена на поддержку социальных программ, помощь нуждающимся и т. п.

Спонсорство же предполагает публичность, ориентируется на поддержку коммерческих или массовых общественных мероприятий. Спонсорство означает ряд обязательств с обеих сторон, ряд особых услуг со стороны организаторов. Таким образом, Спонсор – это ваш Клиент. Особый Клиент со специфическими запросами и услугами – Очень Важный Клиент.

Как и в случае с другими Клиентами, постарайтесь на ранней стадии построения отношений понять мотивацию и цели Спонсора – зачем он это делает. В этом случае вы сможете предложить пакет услуг, точно отвечающий его целям, без лишней, зачастую затратной, нагрузки.

Осознание того, что Спонсор – это тоже Клиент, помогает рационально подойти к его обслуживанию. Выполняйте свои обещания перед Спонсором, но также требуйте исполнения его обещаний. Не всегда необходимо соглашаться со всем, что требует Спонсор: установите предел предоставляемых возможностей, выше которого для вас подниматься уже невыгодно, и честно сообщите об этом. Относитесь к сотрудничеству трезво и рационально.

Как и в случае с другими крупными Клиентами, поиск и привлечение спонсорской поддержки обычно занимает много времени, поэтому планируйте это заранее. Если вы делаете мероприятие в первый раз, возможно, вам вообще не удастся найти Спонсоров. Тем не менее (обратите на это особое внимание) стоит учитывать, что время, потраченное на привлечение Спонсоров, для вас не бесплатное. Оцените финансовую выгоду от привлечения Спонсора с точки зрения стоимости потраченного вами времени. В некоторых случаях спонсорский взнос может оказаться так мал, что не окупит ваших затрат. В первую очередь это относится к информационным и техническим спонсорам. О них – ниже.

Также специфика работы со спонсором заключается в многообразии предоставляемых услуг. Вам придется подготовить пакетное предложение. Оно может быть и стандартным, но я все же рекомендую (конечно, предварительно подготовив стандартное предложение) обязательно встретиться с потенциальным Спонсором, выяснить, что именно для него важно, и изменять условия в зависимости от его целей и задач. Делая предложение Спонсору, помните о его интересах, учитывайте, зачем ему нужно ваше мероприятие. Это и есть ключ к успеху.

Спонсорство во многом означает доверие к вашей организации и мероприятию. Поэтому обязательно исполняйте обещания Спонсору. Он – ваш Очень Важный Клиент.

Типы спонсоров

Это пример типичного кросс-промоушна. Вы можете пригласить одного из ваших технических подрядчиков или компанию-производителя (продавца) некоего оборудования, предложив пакет услуг по продвижению их основного бизнеса. Взамен вы получаете в пользование (или даже во владение) нужное вам оборудование. В этом случае они должны рассчитывать на привлечение дополнительных Клиентов на вашем мероприятии или в ходе его рекламной кампании.

В некоторых случаях технический спонсор может просто предоставить значительную скидку на свои услуги. Скидка не должна быть символической: помните о ценности своего времени и услуг.

Техническим спонсором может быть не только поставщик какого-то оборудования. Примером такого спонсорства могут быть услуги, предоставляемые издательствами, прокатными агентствами, колл-центрами, курьерскими службами, агентствами переводов, кейтеринговыми компаниями, поставщиками мультимедиаоборудования, цветочными салонами и лично флористами…

Подумайте, что именно на вашем мероприятии они могут прибрести для развития своего основного бизнеса, и с учетом этого сделайте им предложение. Точно в цель.

Чаще всего информационными спонсорами выступают различные СМИ: радио, телевидение, газеты и журналы, сети рекламных носителей, информационные и новостные агентства, различные интернет-порталы и интернет-службы, специализированные сайты и другие ресурсы.

Это также может считаться кросс-промоушном. Вы привлекаете к сотрудничеству информационного спонсора, который рекламирует ваше мероприятие, а заодно и свои услуги и возможности.

Какова мотивация информационных спонсоров? Я не буду перечислять всех причин – наверное, это невозможно. Среди некоторых могу назвать, например, их интерес к вашей базе участников. Если это так, нужно предоставить им подробные списки участвующих в мероприятии с контактными данными. В дальнейшем они смогут обратиться с деловым предложением к участникам напрямую. Еще аргументом может стать то, что о фирме-спонсоре будут чаще упоминать в прессе, в том числе в связи с отраслевыми мероприятиями.

Кроме этого, вспомните, что журналисты так или иначе должны о чем-то писать. А ваше событие для них такой же информационный повод, как и другие происходящие события. Поэтому, если мероприятие интересно для аудитории, на которую они работают, интерес СМИ также будет понятен и рационально оправдан.

Кто может быть информационным партнером:

– интернет-СМИ, новостные сайты;

– служба контекстной рекламы;

– просто посещаемые сайты нужной вам тематики (посмотрите рейтинг посещаемости);

– агентства, занимающиеся наружной рекламой: баннеры, перетяжки, плакаты, экраны;

– распространители бесплатных открыток (как Sunbox, FlyCards);

Финансовым спонсором может считаться организация, которая дает вам деньги либо самостоятельно оплачивает за вас часть расходов. Это всеми любимый и почитаемый вид спонсорства.

В идеале преимущества наличия финансового спонсора хорошо известны: повышение статуса мероприятия, больший бюджет для его рекламы и проведения, больше участников, лучшее качество, повышение прибыли организаторов и т. д.

Хочу предостеречь от соблазна записать спонсорский взнос просто в прибыль мероприятия. Чаще всего Спонсор ожидает, что за его деньги будет продемонстрирована некая рекламная активность, подчеркивающая его роль в поддержке мероприятия. Я советую сразу же зарезервировать на рекламу или рекламные акции значительный процент от спонсорского взноса.

Также не позволяйте Спонсорам делать коммерческие рекламные презентации или управлять всем мероприятием на том основании, что их деньги составляют львиную долю бюджета. Да, это может быть верно, но специалист по организации мероприятий все же вы, и именно вы должны соблюдать баланс интересов, заботиться об участниках и воплощать запланированное. Если этого не сделать, мероприятие может превратиться в театр одного актера, что разрушит весь замысел и не удовлетворит ожидания участников. А если они будут разочарованы, то эффект от мероприятия будет негативным, что нанесет урон самому Спонсору. Постарайтесь мягко объяснить это Спонсорам, наиболее решительно вмешивающимся в процесс подготовки и управления мероприятием. Это в их же интересах.

Спонсорские привилегии

Что можно предложить Спонсорам? Финансовых Спонсоров можно заинтересовать возможностью выступления, интервью для СМИ, возможностью пригласить некоторых участников (их Клиентов и партнеров) без дополнительной оплаты, если мероприятие платное. Безусловно, будет важным размещение логотипа и символики спонсора во всех материалах, связанных с мероприятием, распространение рекламных материалов и другие элементы промоушн.

Подумайте, для чего спонсору вкладываться в ваше мероприятие. Составьте для себя таблицу принципов мотивации спонсоров и, делая предложение, старайтесь максимально подчеркнуть именно то, что, по вашему мнению, должно их заинтересовать.

Какие могут быть спонсоры?

Неплохой ход – придумать особую систему градаций для спонсоров. За основу деления могут быть взяты различные признаки.

В соответствии со статусом меняется размер спонсорского вложения.

Также будет хорошим тоном заявить, сколько именно спонсоров у вас приходится на ту или иную статусную позицию. Верхние позиции должны быть эксклюзивными (не должно быть пять генеральных или платиновых спонсоров – этим вы размываете ценность их статуса). Кроме того, указав, сколько спонсоров у вас может быть в той или иной категории, вы создаете некое ощущение ажиотажа (у нас будет только четыре бронзовых спонсора, три места уже заняты – торопитесь).

Спонсоров не должно быть слишком много, иначе мероприятие превратится в ярмарку, будет слишком много коммерческих презентаций и рекламы, Клиенты не будут удовлетворены. Кроме этого, среди слишком большого количества логотипов трудно будет разобрать хоть что-то (большое количество логотипов на обложке называют братской могилой).

Пример спонсорского предложения для финансовых спонсоров

Золотой спонсор

Став финансовым спонсором нашего мероприятия, вы получите следующие привилегии:

– возможность выступить с короткой приветственной речью на открытии конференции;

– пять представителей Спонсора участвуют в конференции бесплатно;

– 30-процентная скидка на плату за участие остальных представителей компании Спонсора и всех участников, пришедших по приглашению Спонсора;

– название и логотип Спонсора будут размещены и особо выделены на первой странице буклета конференции в печатной версии и в Интернете;

– Спонсор будет упомянут в рекламе и публикациях, связанных с мероприятием;

– логотип будет размещен и особо выделен на большом плакате на конференции;

– логотип будет размещен на обложке папки материалов участника конференции;

– двухстраничное описание компании будет включено в папку раздаточных материалов для участников конференции;

– возможность свободно распространять среди участников конференции информационные и рекламные материалы;

– эксклюзивная возможность бесплатно разместить выставочный стенд;

– возможность пригласить на прием 15 гостей.

Спонсорский взнос $XXXXXX.

Возможность стать Золотым спонсором будет предоставлена только двум компаниям.

Пример спонсорского предложения для информационного спонсора (медиапартнера)

Услуги, предоставляемые информационному спонсору:

– на материалах конференции, буклете и плакате-постере (в зале конференции позади докладчиков) будет размещен и выделен логотип компании;

– специальный знак или логотип будет также размещен на конвертах, в которых распространяются буклеты;

– мы разместим ваш баннер или логотип на сайте мероприятия;

– предоставим выставочное место в холле перед залом конференции.

Со своей стороны мы хотели бы попросить:

– разместить страничный рекламный модуль конференции в октябрьском и ноябрьском номерах журнала;

– в течение месяца перед мероприятием размещать наш баннер на главной странице сайта;

– осуществить две электронные рассылки по базе подписчиков сайта вашего издания.

Участие в качестве поддерживающей организации позволит вам привлечь внимание аудитории, состоящей из финансовых директоров, работников банков и инвестиционных фондов, что соответствует тематике вашего издания. Этот сектор один из наиболее динамичных и определенно должен представлять интерес для вас в качестве потенциальных Клиентов.

Если спонсор – вы

Если ваша компания спонсирует некое мероприятие, мои рекомендации будут связаны с изложенным выше.

Помните о своей мотивации и не давайте заменить то, что вам важно, на то, что проще организатору. После получения спонсорского предложения оцените, что вам важно и что не важно в спонсорском пакете. Откажитесь от ненужных услуг и смело торгуйтесь. Вы можете значительно сократить спонсорский взнос, если исключите привилегии, которыми и не собирались воспользоваться.

Основная ошибка спонсоров – в низкой требовательности и безынициативности по отношению к спонсируемому мероприятию. Постарайтесь выжать максимум из своего спонсорства – именно это ваша задача (а не выплата спонсорского взноса и ожидание того, что будет). Поддержав мероприятие, вы можете, вы должны (!) приложить максимум усилий, чтобы все лучшее, связанное с мероприятием, ассоциировалось именно с вами, вашей компанией.

Например, если вы спонсируете визит какого-то бизнес-гуру, пусть его книги обязательно продаются в вашем магазине, и не важно, что еще продает ваш магазин – продукты или лимузины. Просто теперь, если вы продаете лимузины, в течение месяца вы будете продавать и лимузины, и книги…. Пусть плакат этого гуру висит в вашей приемной, а работники рассказывают о нем всем своим знакомым, в барах и косметологических кабинетах. В результате все Клиенты будут четко связывать идеи, проповедуемые этим бизнес-гуру, с вашей компанией. Они автоматически поверят, что вы придерживаетесь невероятно высоких стандартов качества работы, являетесь очень инновационной компанией и т. д.

Или, предположим, вы получили спонсорское предложение от некоего фестиваля, в котором будут участвовать ваши потенциальные и уже существующие Клиенты. Как может выглядеть анализ спонсорского предложения, которое в итоге одобрено с 15-процентным сокращением спонсорского взноса, вы можете увидеть, изучив следующую таблицу.

Главный двигатель любого мероприятия — это его спонсоры. А вот привлечь их — особое искусство. Если вам интересно, как это сделать, читайте эту колонку. На примере одного из мероприятий агентства Grata Adv Ольга Даниленко, руководитель по развитию партнерской программы компании, рассказывает, как продавать спонсорские пакеты.

Казалось бы, о продажах не говорит и не пишет только ленивый. Чтобы продать продукт, нужно обратить внимание потенциального покупателя, заинтересовать, дать попробовать и, когда он поймет всю радость от его приобретения, он, наконец, купит его!

Выявляем интерес

Работа над привлечением партнеров мероприятия начинается задолго до его самого, в нашем случае — более чем за год! Почему так рано? Бюджеты компаний на следующий год формируются в конце текущего. Хотите продать спонсорский проект — начинайте заранее.

Составьте список потенциальных компаний из всех регионов России, которые могут быть заинтересованы в вашем предложении, и обзвоните их. Это долгая и кропотливая работа.

На этом этапе важно выявить интерес потенциальных партнеров. Какими они видят свои целевые аудитории и сколько готовы заплатить за продвижение своих продуктов.

В нашем списке было более 250 компаний из Сибири, Урала, Татарстана, Крыма — из самых разных уголков нашей страны. Мы обращали внимание даже на небольшие компании с амбициями и перспективами роста. При первом обзвоне стало понятно, что интерес к мероприятию есть, но только одна пятая часть из первоначального списка в результате приняла участие в форуме.

В продажах такая конверсия считается высокой, а мы для себя решили, что в следующий раз сделаем еще больше. Каждый контакт здесь важен: в разговоре мы поднимаем проблемы и задачи спонсора, перспективы. Для спонсора важна реклама продукта и диалог с участниками.

Составляем пакеты

Не стремитесь продать три пакета задорого, иногда проще их разбить и привлечь 20-30 компаний-спонсоров.

Каждое мероприятие проводится под свою уникальную аудиторию, и стоимость партнерского пакета любого мероприятия определяется исходя из дополнительных расходов на его организацию. Вы можете предварительно прогнозировать эти расходы, но по ходу подготовки, как правило, появляются новые идеи и встают вопросы их реализации. К примеру, очень часто у международного фестиваля или форума есть культурная программа для иностранных участников, включая посещение музеев или выставок Москвы, что требует дополнительных расходов на логистику.

Будьте готовы формировать пакеты под запрос. Например, предлагайте спонсорство тематической зоны или вечернего приема.

Обязательно обеспечьте PR-продвижение ваших партнеров, даже если они на нем не настаивают. В случае необходимости пригласите на мероприятие дополнительного райтера, который возьмет интервью у руководителей компаний-партнеров и будет оперативно писать об их выступлениях на форуме.

Рассылаем официальные приглашения

Обратите внимание на такой инструмент продаж партнерских пакетов, как рассылка официальных приглашений первым лицам компании. Это могут быть приглашения от имени оргкомитета или организатора форума. Важно, чтобы приглашение было официальным, красиво оформленным на одном-двух листах, и включало основную информацию о мероприятии.

Этот этап очень важен в цепочке продаж, потому что, во-первых, приглашение негласно станет юридическим основанием для выделения бюджета на спонсорство мероприятия, во-вторых, оно повышает имидж вашего предложения.

Далее нужно уточнить решение по отправленному приглашению: связаться с канцелярией и уточнить, на чье имя было расписано письмо. После того как указание о спонсорстве поступило ответственному человеку, вам остается только обсуждать детали и ждать решения компании.

Завязываем отношения

Знакомясь с компаниями, выстраивайте отношения: долгосрочное партнерство всегда выгоднее. Если вы что-то пообещали партнеру — приложите все усилия, но выполните, сделайте чуть больше, чем прописано в пакетах. Так вы приобретете не просто клиентов, а друзей, с которыми вам будет приятно общаться долгие годы.

После проведения прошлогоднего мероприятия, мы поняли, что наши партнеры хотели бы встретиться еще раз, обсудить то, что не успели, высказаться, донести важные для них вещи. И поэтому мы организовали дополнительный ивент для партнеров. Для нас это был некоммерческий проект, но нам было важно, чтобы каждый партнер получил максимум внимания.

Смотрите в будущее, планируйте следующее мероприятие, и время будет работать на вас.

Как написать убойное письмо спонсору

Коллеги, это невозможно сделать. Есть типичные ситуации, но каждый запрос абсолютно индивидуален. Написать эффективное письмо спонсору можно только при наличии полного представления о той деятельности, для которой требуется спонсорская поддержка. Поэтому я снова дам универсальные советы.

У каждого спонсора свои приоритеты. Им может быть интересно:

ваша целевая аудитория? и/или
кто вы? и/или
кто вас поддерживает? и/или
какие проблемы и задачи вы собираетесь решить вместе со спонсором? и/или
где и когда вы собираетесь решать свои проблемы и задачи? и/или
в какое время получил ваше письмо спонсор, насколько это уместно для него? и/или
какая вам необходима сумма и какой у вас бюджет в целом и/или
какие средства вы собираетесь привлечь еще? и/или
какую спонсорскую рекламу вы ему предложите? и/или
как вы собираетесь ее распространять?
другие группы факторов.

Это только часть вопросов, которые зададут вам спонсоры. Комбинация значимых для спонсора факторов всегда будет уникальной — для каждого спонсора — своя. Поэтому, прежде чем составлять письмо:

С чего начать составление письма спонсору

Изучите спонсора по правилу 360: цели, задачи, ресурсы, проблемы, конкуренты, связи, достижения и т.п.

И только после этого, подумайте, о чем ему следует написать или сказать в первую очередь.

Например, вы выяснили, что у потенциального спонсора из-за конкурентов сократилось количество покупателей. Ваши действия:

Изучите свою аудиторию: посетителей, слушателей, клиентов, пациентов, зрителей, участников, учащихся и т.д.
Опишите свою аудиторию в русле интересов спонсоров: возраст, пол, семейное положение. социальный статус, стиль жизни и т.п.

Домашнее задание

А теперь предлагаю попрактиковаться. Напишите письмо спонсору и разместите его в комментариях, а я сделаю его экспресс-анализ.

Спонсорская реклама

Прошу вас обратить внимание, что не только ваша целевая аудитория интересует потенциального спонсора. Значительным фактором в принятии решении о сотрудничестве - качество рекламы спонсоров. Правильное письмо спонсору обязательно должно содержать эти сведения. Продолжайте изучение этой темы в следующей статье.

В своей деятельности часто сталкиваюсь с абсолютно неграмотным подходом к работе со спонсорами и партнёрами. Ко мне приходят различные компании (сами организаторы и идейные вдохновители проектов или рекламные агентства) с надеждой найти финансовую поддержку.

Вопрос только зачем мне тогда все эти агентства и проектные группы. Ради идеи? Да, есть много потрясающих идей и проектов, реализация которых может взорвать рынок мероприятий и в самом выгодном свете представить партнеров.

Человек или компания, которая поддерживает ваш проект — это Партнер, с которым вы рука об руку выстраиваете эффективность и достигаете тех целей, которые были обозначены обеими сторонами в начале проекта. Запомните — Партнер!

А теперь о том, как правильно подготовить продающее коммерческое предложение.

2. Найдите возможность поговорить с теми, кто уже работал с вашим потенциальным партнёром. Уточните, какие цели и задачи были важны при реализации проекта.

Только ни в коем случае не надо в целях для крупной компании с многолетним стажем на рынке предлагать увеличить узнаваемость бренда. Это провал! Можно увеличить узнаваемость какого-то отдельного продукта, который компания недавно вывела на рынок, но не бренда. У крупных компаний все в порядке с узнаваемостью.

4. Полноценно отразите какие рекламные и PR возможности вы предполагаете вашему партнёру. Каждая рекламная или PR позиция должна быть выделена в опцию, должна иметь объём представления (или охват аудитории) за указанный вами период сотрудничества, и должна иметь свою стоимость.

Каждая опция имеет свою стоимость и охват! Это важно! Это позволит понять как вы строили ценообразование, сравнить со средней стоимостью на рынке и оценить потенциал этой опции.

Я же обычно сталкиваюсь с тем, что все опции перечислены сплошным блоком и какой профит это принесёт моей компании непонятно. Точнее мне-то понятно, только это демонстрирует отсутствие у вас экспертизы в маркетинге и PR. Может с вами не надо связываться?

5. Активация спонсорского контракта. Моё любимое место во всех презентациях и встречах. Как правило, этот блок вообще отсутствует. Многие и не знают, что это такое.

Рассказываю. Тот бюджет, который вы указываете в презентации уйдёт на рекламные и PR опции, которые вы указали выше. Ведь вы на это просите деньги?! Ну, и конечно, часть бюджета — для вас любимых, вы ведь не бесплатно собираетесь работать.

7. Получить долгосрочное сотрудничество с партнером должно быть вашей целью. Это выгодно обеим сторонам. Для вас это стабильный доход, возможность развития, поддержка сильным партнёром. Я тоже понимаю, что логотип моей компании на вашем сайте, это ваша возможность идти уверенными шагами к другим крупным партнерам и клиентам.

9. Подготовьте аналитику. Посчитайте реальный охват аудитории за счёт маркетинговых и PR опций и сверьте с тем, что вы закладывали в коммерческое предложение. Проанализируйте выполнение целей, которые обозначил ваш партнёр в начале проекта. Есть KPI и есть результат достижения этих KPI. Без них нельзя никак, да и зачем?! Вы ведь планировали проект, чтобы выполнить и перевыполнить KPI вашего партнёра?!

10. Проведите совместную с Партнером встречу, обсудите выполнение KPI, проведите работу над ошибками и учтите их при подготовке следующего проекта.

Общие права на интеграцию в название мероприятия
Интеграция в название зоны или секции
При многодневном мероприятии один из дней может проходить под эгидой спонсора
Именная премия или награда от спонсора в рамках мероприятия
Интеграция во внепрограммное мероприятие
Статус официального продукта мероприятия
Статус генерального поставщика мероприятия
Интеграция логотипа спонсора в логотип мероприятия
Реклама спонсорской продукции звездными гостями мероприятия
Использование площадок спонсора под проведение мероприятия
Прямая демонстрация спонсорской продукции на мероприятии
Размещение логотипа спонсора на указателях
Баннер спонсора на сайте мероприятия
Бесплатные билеты или билеты со скидкой для партнеров спонсора
Доступ к базе данных участников мероприятия
Упоминание спонсора во всех PR-материалах
Размещение спонсорского лого на пригласительных материалах и билетах
Размещение спонсорского лого на отчетных материалах о мероприятии

Спонсор всегда должен обладать четким пониманием выгод, которые он получает. Ему интересен охват целевой аудитории и степень присутствия в информационном поле. Каждому потенциальному партнеру мероприятия требуется индивидуальный подход. Поэтому продумайте заранее, как вы собираетесь заинтересовать ваших партнеров.

Читайте также: