Как сделать печать для ооо дубликат

Обновлено: 05.07.2024

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Чем руководствоваться при заверении

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Внимание

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Совет

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

После прохождения процедуры регистрации учредители обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальные предприниматели должны перейти к следующему этапу, а именно – приобрести печать для заверения документов. Дело это не такое уж сложное, но, как и все, что касается коммерческой деятельности с правовой точки зрения, имеет некоторые особенности.

Печать: для чего она нужна

Несмотря на то, что есть те, кто считает печать пережитком прошлого, ее роль, несомненно, по-прежнему крайне велика. Наличие печати необходимо в таких типах документов, как финансовые; юридические; кадровые и другие. Например, печать требуется в следующих случаях:

для заверения подписи уполномоченного лица на официальных документах. Если оттиск печати отсутствует, то документ может быть признан недействительным. То есть, первое, что подтверждает печать — подлинность различных официальных бумаг, договоров, контрактов и т.д.;
для открытия расчетного счета в банке. Несмотря на принятие законов, смягчающих требования к наличию печати, банковские специалисты вполне могут отказать в открытии р/с, если ИП или организация не имеют печати;
для работы с крупными партнерами – довольно часто именно они предъявляют требование по заверению документов печатью к своим контрагентам.

Кроме всего вышеозначенного, печать придает документам солидности, а также освобождает от необходимости внесения всех правоустанавливающих сведений вручную.

Некоторые копии документов также необходимо заверять подписью с печатью.

Кто обязан пользоваться печатью

Если раньше все предприятия и организации в процессе своей деятельности обязаны были использовать печать, то сегодня эта ситуация несколько изменилась. В частности:

Важно! Наличие печати не является обязанностью индивидуальных предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью. Применять ее они имеют право только при добровольном волеизъявлении.

Исключение! Если индивидуальный предприниматель или организация ведет деятельность, в которой вместо кассового аппарата используются бланки строгой отчетности, то печать на них является обязательной. В противном случае отсутствие оттиска будет считаться нарушением, которое может повлечь за собой административное наказание и штрафы.

Несмотря на лояльность закона по отношению к наличию или отсутствию у ИП и ООО печатей, многие крупные организации не хотят заключать партнерские сделки с теми представителями бизнеса, которые отказались от применения этого атрибута. Именно поэтому печати до сих пор повсеместно распространены и тенденции к их уменьшению пока не наблюдается.

Где можно приобрести печать

Этот вопрос задают многие начинающие бизнесмены. Поскольку печать имеет подтверждающий характер, порядок ее изготовления строго регламентирован. Производством и продажей штампов и печатей занимаются специализированные предприятия, не имеющие отношения к государственным структурам. Тем не менее, для того, чтобы заказать печать, требуется предоставить в данную компанию ряд документов, а именно:

Если печать понадобилась ИП надо иметь на руках:
- свидетельство о государственной регистрации в налоговых органах;
- паспорт или нотариальную доверенность, если печать заказывается через доверенное лицо;
- ИНН;
- выписку из ЕГРИП;
- эскиз печати.
Для заказа печати ООО нужны:
- свидетельство о постановке на учет в налоговой службе;
- паспорт заказывающего печать лица или нотариально заверенная доверенность;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- для государственных учреждений – заявление;
- эскиз печати.

К сведению! Эскиз печати можно нарисовать как самостоятельно, так и обратиться к специалистам, что несколько удорожит ее окончательную стоимость.

При наличии всех необходимых документов, печать делается в течение одного- трех дней с момента заказа. В случаях срочного заказа, исполнителю, скорее всего, придется доплатить за скорость изготовления.

Информация на печати

Все вышеозначенные документы нужны для изготовления печати не просто так. Именно из них берется информация, которая впоследствии будет отражена на печатных оттисках. Сведения, которые должна нести в себе печать, прописаны законом достаточно четко:

Для ИП:

Адрес в данном случае писать не нужно, поскольку юридическим адресом индивидуального предпринимателя является его адрес регистрации по месту жительства,

Для ООО:

полное наименование организации, в соответствии с его государственной регистрацией;
юридический адрес;
ИНН;
ОГРН.

Кроме того, печать может содержать некоторые другие элементы, рисунки и даже фотографии.

Надо ли регистрировать печать

Если индивидуальным предпринимателем или ООО было принято решение об изготовлении печати, то желательно довести дело до логического завершения и эту печать зарегистрировать. До недавнего времени эта процедура была обязательной, но сейчас она носит исключительно добровольный характер. Для регистрации штампа необходимо обратиться в налоговую службу со всеми правоустанавливающими документами.

В случае дальнейшего прекращения пользования печатью или ее утери необходимо будет опять же уведомить об этом налоговую инстанцию.

Стоимость изготовления печати

Изготовление печати стоит обычно не очень дорого. Как правило, цены начинаются от 400 рублей за самый простой штампик и увеличиваются в зависимости от модели. Автоматические печати стоят обычно около 1000 рублей и выше, но они значительно более удобны в применении. Некоторые производители предлагают клиентам печати с индивидуальной декоративной оснасткой – их стоимость уже существенно отличается от средней в сторону повышения.

Лично у меня обычная НЕавтоматическая печать за 400 рублей, пользуюсь ей уже на протяжении 10 лет, до сих пор работает исправно. Но, стоит заметить, и документов, которые ей заверяю совсем немного. Если планируются большие объёмы — лучше взять автоматическую печать.

Требования к печати

В соответствии с законом печать может иметь абсолютно любую форму – прямоугольную, круглую, квадратную, треугольную, многоугольную, овальную и т.д. Тем не менее, чаще всего для заверения документов индивидуальные предприниматели и ООО используют печати круглой формы, диаметром от 38 до 42 мм. В качестве основных цветов берутся синий, либо черный цвет, но в некоторых случаях владельцы печатей используют многоцветные оттиски – это тоже закон не запрещает.

Шрифт может быть любой, главное условие – его читабельность и понятность. Также можете в печати изобразить птичку, петушка или Винни Пуха. Закон не ограничивает полёт фантазии нисколько.

Защита печати

Изготовители предлагают различные способы защиты печатей от подделок, но только за дополнительную плату. В частности, печать может содержать в себе:

микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.

Таким образом, если подходить к изготовлению печати при соблюдении всех необходимых требований, то, несмотря на необязательность с точки зрения закона, ее наличие может оказаться серьезным подспорьем в деятельности индивидуального предпринимателя или какой-либо коммерческой структуры.

Рекомендуем использовать клише на Автоматической оснастке , что позволит улучшить качество оттиска благодаря точному распределению чернил.

ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ ПО ОТТИСКУ БЕЗ ДОКУМЕНТОВ

Мы изготовим печать по оттиску без документов со 100% точностью, используя лишь электронное изображение. Сам документ, где стоит штамп, при этом необязателен. При желании вы можете внести любые изменения.

Не забудьте прикрепить к заказу файл со сканированной или сфотографированной копией Вашего оттиска.

Читайте также: