Как сделать параллельное согласование в эдо

Обновлено: 07.07.2024

Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.

В 1С Документооборот (рассматривается версия 2.1.25, но вопрос актуален и для других относительно свежих версий конфигурации) есть несколько возможностей построить процессы согласования (исполнения подписания и т.д.) для документов:

1. Использование простых процессов, вручную запускаемых пользователем из документа в нужном ему порядке.

2. Использование комплексных процессов - процессы, каждый этап которого может состоять из "простых" процессов.

Есть возможность составлять комплексные процессы в виде схемы и в виде таблицы.

Первый вариант, а также вариант с использованием комплексного процесса в виде таблицы здесь рассматривать не буду, так как они годятся в основном для несложных вариантов маршрутов. Максимальный функционал доступен при использовании схем комплексных процессов.

В процессе работы выявили для себя несколько минусов использования схем комплексных процессов:

1. Неудобный редактор:

- при копировании блоков данные внутри них очищаются (результат копирования на скриншоте)

- редактор может подвисать при перемещении или копирования большого количества блоков,

- соединяющие линии иногда ведут себя непредсказуемо

(линии на скриншоте выше не поддаются выравниванию)

- нельзя добавить несколько блоков завершения, из за этого линий на схеме может стать очень много и их нужно долго и утомительно "тянуть" до блока завершения.

2. Не работает автоматическая адресация по объектам адресации (из ролей исполнителей) , нужно помимо указания объекта адресации в роли, указывать еще дополнительно условие в блоке, где выбрана эта роль.

К примеру добавим роль с объектом адресации организация:

И внесем в нее двух исполнителей по организациям:

Для того чтобы исполнителем по документу был участник по определенной организации, блок в маршруте придется заполнить таким образом:

Создать условия маршрутизации по организациям

Для второй организации также потребуется условие. После этого нужно будет указать их в самом блоке:

А теперь предположим, что у нас таким организаций 10. Удобства добавляет вышеупомянутый пункт, что такой блок на схеме скопировать не получится, каждый раз придется заполнять вручную, за что отдельная "благодарность" разработчикам.

3. При использовании больших схем пользователю сложно разобраться по какому маршруту пойдет его документ.

4. Для замены исполнителя в маршруте приходится долго выискивать нужные строки внутри блоков , открывая каждый.

В итоге после запуска согласования документов через Документооборот на тех поддержку свалилось множество заявок от пользователей с просьбой помочь понять кто будет согласовывать их документ. Было принято решение оптимизировать этот механизм.

Было разработано следующее решение:

1. В шаблон комплексного процесса добавлена табличная часть Порядок участников со следующими полями:

- Этап (добавленный справочник, см. пункт 2)

Условие маршрутизации в данном случае дает максимальную гибкость отборов, но с другой стороны приходится вносить множество условий. Если ваши процессы проще, можно добавить в колонки другие отборы, например по организации или виду документа, принцип работы в данном случае не меняется.

Пример таблицы со множеством отборов:

2. При записи шаблона комплексного процесса для каждого блока, в котором выполняется действие (например согласование, исполнение и т.д.) добавляется элемент справочника Этапы процессов.

3. Был доработан механизм создания каждого этапа процесса.

4. Создан служебный элемент справочника Пользователи для выбора в схемах процессов в качестве исполнителя ("Робот ДО").

Принцип работы:

Создается шаблон процесса, в нем добавляются необходимые блоки - согласования, утверждения, обработки и т.д. После этого шаблон записывается. Для каждого блока создаются элементы справочника Этапы процессов, названия которого совпадают с названиями блоков. Во всех блоках всегда указываем исполнителем пользователя Робот ДО. Функционирует возможность в блоке указать порядок выполнения (по очереди, всем сразу).

Теперь в табличной части Порядок участников мы выбираем исполнителей (элементы справочника Полные роли или справочника Пользователи), а также условия, при которых исполнитель участвует в данном этапе.

Для обработки условий используется типовой справочник Условия маршрутизации, которые позволяет задавать практически любые условия по предмету согласования.

Для проверки выполняется ли условие используется типовая функция (общий модуль РаботаСУсловиямиМаршрутизации.ПроверитьПрименимостьУсловияМаршрутизацииКОбъекту).

После того как мы внесли всех участников процесса, задали им условия, можно использовать процесс для запуска согласования документов.

В шаблоне комплексного процесса можно указать назначения - виды документов, для которых возможен запуск этого процесса. По этому значению можно еще до запуска процесса определить по документу (если для вида этого документа задан всего один шаблон процесса), какие участники будут согласовывать этот документ - для этого нужно пройтись по таблице Порядок участников и вывести результат для пользователя, например, в таблицу на отдельной вкладке или выводить при помощи кнопки Показать участников.

Второй вариант вывести на форму создания нового комплексного процесса таблицу, в которую выводить Порядок участников отобрав те, которые проходят по условиям документа:

У нас используются обе эти возможности. Также добавлен вывод в отдельную колонку в документе текущих исполнителей роли, если в Порядок участников процесса внесена роль (см. скриншот выше).

В результате мы имеем следующие возможности:

Пользователь до запуска процесса может узнать его участников в удобном виде
Схемы процессов значительно упрощаются
Участников процессе легче администрировать
Весь процесс заполнения шаблона процесса можно переложить на менее квалифицированных пользователей (таблицу заполнять проще чем схему)

Интересно мнение сообщества на подобную схему работы, как и предложения по улучшению. Функционал используется в рабочей базе несколько месяцев, на матрицах процессов с сотнями строк исполнителей и условий. При наличии интереса могу описать полностью какие изменения в коде и куда внести, с какими сложностями столкнулись и вопросы производительности.

Процесс согласования документа зависит от количества пользователей участвующих в согласовании документа, является ли документ внутренним по департаменту или относится к организациям, находящихся в подчинении, а так же если данный распорядительный документ является межведомственным.

Подготовка для согласования распорядительных документов в ЭДО

Подготовка проекта распорядительного документа

Создание Регистрационной карты документа

Подготовленный проект распорядительного документа сохраняется в формате Word. Далее открываем в ЭДО блок "Согласование" - выбираем "Новый документ" - "Сводное поручение". Устанавливаем - "требует собственноручной подписи", нажимаем "Продолжить".

Заполняем Регистрационную карточку документа (РКД). Для удобства разделим карточку на 2 части - "исходящие реквизиты" и "Информация о документе".

Заполнение полей исходящих реквизитов в РКД.

Согласование документов: карточка регистрации документа

1. Реквизит "N документа" заполнять не требуется - документу будет автоматически присвоен временный номер на период согласования, Реестровый номер ему будет выдан только после подписания документа руководителем Департамента

2. В реквизите "Подпись" введите фамилию и инициалы того лица кто будет подписывать готовый документ после всех этапов согласования (В основном - это или руководитель Департамента или, в частных случаях, один из его заместителей.)

3. В реквизите "Исполнитель" введите фамилию лица, подготовившего проект документа (по умолчанию указывается фамилия того, кто создает лист согласования).

4. В реквизите "Кому" выберите адресата документа, кому после согласования будет направлен документ. Если адресатов несколько, воспользуйтесь кнопкой "Добавить адресата" или выберете из предустановленных списков рассылки.

Заполнение информации о документе.

1. В реквизите "Вид документа" из выпадающего списка выберите вид создаваемого проекта документа.

Выбор - Постановление, Положение, Приказ, Распоряжение, согласование проекта РД (остальные варианты выбирать не следует).

2. В поле "Краткое содержание" введите информацию о вашем документе.

Пример. О порядке работы ГУЗ ДЗМ и медицинском обеспечении мероприятий в рамках празднования "Дня города - 2014" - корректная запись. "О порядке работы во время праздников" - нет. Усложнит дальнейший поиск данного документа в ЭДО.

3. "Количество листов" - в соответствии с документом.

4. "Вид доставки" - выбираем Электронный документ.

При необходимости внесите Куратора документа (сотрудника, который будет непосредственно заниматься согласованием документа, вносить туда необходимые исправления и корректировки, если они появятся в процессе согласования). Если у назначенного пользователя установлена настройка уведомлений, то ему автоматически будет приходить на указанную почту изменения в документе согласовал ли кто, вернул, поставил отметку об исполнении в резолюции и т.д.

Создание листа согласования и направление проекта документа на согласование

После сохранения РКФ документа, создания страниц, необходимо оформить "Лист согласования". Для этого нажмите на кнопку "Создать лист согласования".

Для согласования будем использовать 2 типа согласования: параллельное и последовательное.

Параллельное - документ поступает автоматически всем адресатам в листе согласования. В данном случае, если один или несколько адресатов возвращает документ на согласование, документ возвращается инициатору после того как документ рассмотрят все адресаты.

Последовательное - в данном случае документ будет поступать адресатам по указанной очередности в листе согласования сверху вниз. В данном случае, если один из адресатов возвращает документ на согласование, документ автоматически возвращается инициатору и до следующего адресата не доходит.

При помощи кнопки "Добавить согласующего" вы можете добавить необходимое количество адресатов листа согласования, с которыми необходимо согласовать этот проект документа. При этом открывается окно для выбора типа согласования и поле "Адресат для добавления согласующих лиц.

Для добавления параллельного типа согласования нажмите на кнопку "Добавить тип согласования". После чего открывается аналогичное поле выбора последовательного или параллельного согласования.

В поле "Адресат" добавляем адресатов листа согласования, т.е. тех с кем необходимо согласовать/подписать данный проект документа.

В поле "Комментарии" можно ввести некоторые комментарии, которые будут отображаться у всех участников листа согласования.

Обратите внимание, что типы согласования добавляются сверху вниз а адресаты согласования снизу вверх.

При первичной отправке документа всех тех кто согласует документ по должности ниже заместителя руководителя указываем в параллельном согласовании, далее выбираем тип "последовательное", где указываем заместителей и Руководителя. Пример заполнения листа согласования.

При необходимости можно поставить "Срок ответа" для определения в течение какого времени должен быть согласован данный документ.

Поле заполнения лист согласования нажмите на кнопку "Сохранить".

До отправки документа на согласование, вы можете отредактировать лист согласования, воспользовавшись кнопкой "Правка".

Внимание! После отправки проекта документа на согласование редактирование РКФ, страниц документа и проектов резолюций будет недоступно

Возвращено на доработку

Подготовка документа на подпись руководителю.

После того как документ был согласован всеми участниками согласования требуется отнести его на подпись руководителю. Для этого вам необходимо предоставить проект документа.

Распечатанный лист согласования документа в ЭДО. Для того что бы его напечатать вам необходимо нажать кнопку "Печать" - выбрать "Лист согласования".

Далее необходимо что бы на листе согласования стояла подпись исполнителя документа, должностного лица вносящее проект и начальника Отдела руководителя.

Согласование документов в ЭДО

1. При нажатии на ссылку "Согласовать", лицо, согласующее согласно с его содержанием, но при необходимости может внести комментарии или прикрепить файл. При нажатии на ссылку "Согласовать", открывается окно, представленное ниже. Если внесение комментариев не требуется, нажмите кнопку "Сохранить" или "Сохранить и подписать" при наличии электронно-цифровой подписи (ЭЦП):

2. Нажать "Вернуть инициатору" или "Вернуть предыдущему участнику", если участник согласования имеет возражения или замечания по данному документу. Их необходимо обязательно написать.

При нажатии на ссылки "Вернуть инициатору" или "Вернуть предыдущему участнику", открывается окно.

Замечания можно внести двумя способами:

Набрать текст в поле "Замечания" и нажать на "Сохранить" или "Сохранить и подписать" (при наличии ЭЦП) или "Прикрепить файл с замечаниями или предложениями.

Согласование документов в Мобильном офисе

На согласование документ попадает в папки "Незамедлительные", "Срочные" и "Прочие".

Так же как и в случае с согласованием на сайте вы можете его согласовать, вернуть документ инициатору или предыдущему участнику.

При нажатии "Согласовать" у вас появится вверху экрана такая вот картинка.

После того, как документ будет подписан собственноручно-ответственный за собственноручную подпись согласовывает это в ЭДО.

Документ попадает по ссылке "Без номеров с ЭЦП" в блоке "Распорядительные документы".

Согласованный проект документа регистрируется как внутренний документ (Поле "Подпись" - "Голухов Г.Н.", поле "Кому" - "Голухов Г.Н." Это проект документа.

Далее регистрируем дочерний документ - туда прикрепляем документ за подписью руководителя на официальном бланке Департамента. В "родительском документе" пройти по ссылке "Создать дочерний":

Поля "Дата документа", "Подпись", "Исполнитель", "Количество листов, приложений, экземпляров", "Вид документа", "Вид доставки" - заполняются автоматически. Реквизит "Кому" (выбирается если документ не внутренний).

Реквизит "Куратор" является желательным для заполнения. От данного реквизита зависит автоматическое направление документа для контроля.

При необходимости "Краткое содержание" копируется автоматически из соответствующего поля "Родительского документа". Текст нужно отредактировать, в соответствии с документом и поручением.

Далее для сохранения документа нажмите на кнопку "Сохранить + просмотр". Если этот документ является приложением к иному документу (дополнение приказа), там где "родительский документ" указываем номер этого документа.

Сотрудники, обеспечивающие контроль собственноручной подписи:

Голухов Г.Н. (Ю.М. Белямова, В.В. Егоров)

Хрипун А.И. (Тарасова Н.П.)

Павлов В.В. (Новикова Н.А.)

Мухтасарова Т.Р. (Тихомирова О.В.)

Антипова Ю.О. (Бороздина М.В.)

Потекаев Н.Н. (Гаврилина С.В.)

Старшинин А.В. (Богатырева Е.А., Куликова Я.О.)

* За основу взяты инструкции службы технической поддержки ЭДО "Согласование документов" и "Руководство по работе с блоком сводные поручения" и "Руководство по работе с блоком Согласование".

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Недостаточное снижение объёма печати

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Выводы

Существуют компании, для которых внедрение ЭДО и ЭЦП является наилучшей оптимизацией внутренних процессов и взаимодействия с контрагентами. Но другим организациям электронная подпись и электронный документооборот не принесут ощутимых выгод. Чтобы понять, к какому типу относится Ваша компания, сравните затраты на печать с оптимизированными затратами на печать и со стоимостью временного/постоянного перехода на ЭЦП и ЭДО.

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
Подключите партнеров к ЭДО.
После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Согласование договоров

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Минтруд проводит эксперимент среди работодателей и работников по использованию электронных документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Читайте также: