Как сделать папки цветными в outlook
Добавил пользователь Валентин П. Обновлено: 04.10.2024
Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.
Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.
К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.
Использование условного форматирования в Outlook
В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,
Создание нового правила условного форматирования
Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.
Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.
Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.
Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.
Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .
Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.
Форматирование по адресу электронной почты
Форматирование с помощью поиска по ключевым словам
Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.
Расширенные правила условного форматирования
Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.
Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.
На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.
Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.
Использование категорий электронной почты
Хотя можно классифицировать электронные письма Outlook с помощью папок поиска, еще один способ подчеркнуть ваши важные электронные письма — это применить категорию. Категории имеют отдельное имя и цветовую метку, что позволяет просматривать их отдельно.
Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.
Создание или редактирование категорий
Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.
Ok чтобы сохранить свою категорию.
Применение категории к электронным письмам Outlook вручную
Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.
Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.
Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.
Автоматическое применение категорий Outlook
Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,
в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.
Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.
Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.
Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.
Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.
Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.
Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.
Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook
Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.
Эта процедура применима только в случае использования HTML формата.
Создание нового внедренного объекта – щелкните на элементе, в который требуется поместить внедренный объект. Выберите в меню Вставка команду Объект. Установите переключатель Создать новый. В списке Тип объекта выберите тип объекта, который требуется создать. Чтобы внедренный объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка.
В список Тип объекта включаются только установленные на компьютере приложения, поддерживающие связывание и внедрение объектов.
Создание связанного или внедренного объекта из фрагмента существующего файла – Откройте элемент, содержащий сведения, на основе которых создается связанный объект или внедренный объект, и выделите нужный фрагмент.
Создание связанного или внедренного объекта из целого существующего файла – щелкните кнопкой мыши в элементе, в который требуется поместить связанный или внедренный объект.
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
8. Правила
9. Имена учётных записей
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.
Создание папки
Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:
- В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.
- В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.
После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.
Создание правил фильтрации
Письма от Jira, Confluence, HipChat
Откройте вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Новое.
- Укажите правило Переместить их в папку Jira.
Нажмите Далее.
Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.
Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.
Как собрать уведомления в отдельной папке
Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!
Создание правила Упомянул
Читайте также: