Как сделать отчет в битрикс24

Обновлено: 08.07.2024

За один рабочий день один сотрудник выполняет 15-20 задач, начиная от простых на 5-10 минут, и заканчивая сложными на 10, 20 или 30 часов. Написать в конце дня понятный развёрнутый отчёт, чтобы руководителю было ясно на какой стадии сейчас каждая задача, сложно. Мозг устал, обязательно что-нибудь да упустишь. Мы решили избавиться от этой рутины и у нас получилось.

Проблема

Когда в компании работает 5-7 человек, всегда можно подойти к Васе и спросить, что он делает и когда освободится. Если сотрудников 10, 15, 20 и больше, становится неудобно. Модуль задач Битрикс24 решает эту проблему. Сотрудники ставят друг другу задачи, учитывают время выполнения, используют иерархию задач, чтобы разбивать сложные задачи на более мелкие.

Руководители используют инструменты для контроля задач по отделам и конкретным сотрудникам. Модуль интегрирован с модулем рабочего времени. Когда человек отправляет отчёт за день, он выбирает задачи, которые выполнял в течение дня.

В модуле можно строить отчеты по задачам и составлять какую-то аналитику по проделанной работе. В общем у модуля задач Битрикс24 обширный функционал, который закрывает практически все потребности, но всё не идеально. Чтобы получить отчёт по задачам, которые сотрудник выполнял за определенный день, с учётом времени выполнения и прогрессом выполнения, нужно потратить немало усилий.

Неудобно и сотруднику и руководителю. Все по-разному излагают свои мысли, всегда возможна ситуация, что руководитель и сотрудник друг друга не поймут. В стандартном модуле отчётов Битрикс24 нельзя нажать на кнопку и перейти к конкретной задаче. Часть задач обязательно теряется просто потому, что в конце дня человек устал и сложно всё припомнить и указать время по каждой задаче.

Мы решили, что не будем мириться с такой несправедливостью и разработали модуль. В конце рабочего дня сотрудник нажимает на пару кнопок и отчёт формируется автоматически. В отчёт попадают все задачи, которыми человек занимался в течение дня. Вот как это происходило.

Процесс

Для начала мы определились, что конкретно будем реализовывать.

Отчёт должен формироваться на основе задач, которые сотрудник делал в течение рабочего дня.
В отчёте должно быть видно сколько времени было выделено на задачу и сколько сотрудник уже потратил времени за отчётный период и за всё время.
Должно быть видно иерархию задач, чтобы подзадачи визуально отображались внутри основной задачи, а чек-лист задач отображался вложенным уровнем задачи.
Задачи и чек-листы должны визуально выделяляться в зависимости от их статуса.
Задачи, у которых прошёл крайний срок или на выполнение, которых затрачено больше времени, чем планировалось должны визуально выделяться среди прочих.
Отчёт должен генерироваться не только за текущий день, но и за любой произвольный из прошедших.

В качестве основы взяли стандартный функционал ежедневных отчётов Битрикс24. Во-первых, потому что интерфейс привычный для пользователя. Во-вторых, у сотрудника останется возможность после генерации отчёта добавлять к нему комментарии и объяснения. В третьих, в стандартном функционале ежедневных отчётов можно добавлять или изменять отчёты за прошлое время и работает функционал подтверждения отчётов.

У Битрикс24 удобный интерфейс просмотра ежедневных отчетов сотрудников, который учитывает структуру компании. Руководитель отдела может просматривать отчеты сотрудников своего отдела и всех вложенных подотделов, если сотрудник не руководитель, то он видит только свои отчеты. В отчетах Битрикс24 предусмотрена возможность комментирования для уточнения вопросов при подтверждении.

Итак, в стандартный функционал ежедневных отчётов мы добавили кнопку для автоматической генерации текста отчёта, по определенной структуре.

Для этого на стороне JavaScript повесили обработчик появления окна отчёта и при его появлении добавили нашу кнопку. При нажатии на кнопку сделали отправку запроса на заранее созданный скрипт, который возвращал html, который нужно вставить в визуальный редактор. Если в течение выбранного периода сотрудник не взаимодействовал с задачами, появляется уведомление о том, что он ничего не делал с задачами. В скрипте, который возвращает html отчёта выбрали все задачи, с которыми взаимодействовал сотрудник за выбранный период. За взаимодействие решили считать изменение статуса задачи, изменение пункта чек-листа или изменение затраченного времени.

Небольшая доработка упростила жизнь всем, кто работает с Битрикс24. В модифицированной версии модуля сотрудник тратит на создание детального отчёта 5 секунд. В обновлённом модуле в отчёт попадают все задачи, которыми сотрудник занимался в течение дня. Видно затраченное и запланированное время. Любую задачу можно открыть и посмотреть детали. Для сравнения, отчёты одного и того же сотрудника в стандартном модуле и в новом.

Обновление информации по кейсу

Старшие тарифы Битрикс24 позволяют работать с универсальными списками. Теперь Вы можете использовать приложение "Конструктор отчетов" для Битрикс24 для формирования отчетов по своим спискам.

Приложение поддерживает поля с типом данных "список", "привязка к сотруднику", "привязка к элементам CRM" (компании и контакты).

Для настройки отчета необходимо указать тип данных "Списки" и выбрать из выпадающего списка необходимый элемент:

В остальном настройки отчета не отличаются от других сущностей. Вы также можете использовать формулы для вычислений и публикацию отчета в живую ленту по расписанию.

" Конструктор отчетов " - позволяет формировать многоуровневые отчеты с поддержкой вычисляемых полей .

О ПРИЛОЖЕНИИ

В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Зачем мы разработали "Конструктор отчетов" ,
если в Битрикс24 есть встроенные отчеты.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Вы можете использовать конструктор формул для вычисления различных показателей. В формулах можно использовать типовые поля Битрикс24, пользовательские поля и числовые константы.

МНОГОУРОВНЕВАЯ СТРУКТУРА

Вы можете настроить до четырех уровней группировки данных. Вы можете легко менять расположение группировок и получать результат в различных ракурсах.

ПУБЛИКАЦИЯ В ЖИВУЮ ЛЕНТУ

ФОРМИРОВАНИЕ ПО РАСПИСАНИЮ

Периодические отчеты по компании

Устали напоминать клиентам про неоплаченные счета.

Теперь это просто: вы можете настроить периодическое формирование отчетов по компании с их отправкой на e-mail ответственных лиц.

Приложение в автоматическом режиме сформирует указанные отчеты и отправит их клиенту в заданное время.
Если отчет пуст, например, у клиента нет неоплаченных счетов, то письмо не будет отправлено.

Отчеты по универсальным спискам

Приложение поддерживает возможность формирования отчетов по универсальным спискам.

Поддерживаются поля с типами значений "список", привязка к элементам CRM, привязка к типу "сотрудник".

НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА

Один раз настроили — ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВСЕ ВРЕМЯ

Вы можете создать неограниченное количество отчетов и использовать их потом постоянно.

В процессе работы компании часто возникает необходимость построения различного рода отчетов. Не всегда эти отчеты могут быть построены с помощью стандартных инструментов.

Компания по подбору персонала запросила техническую возможность построить сложный отчет с данными из разных сущностей Битрикс24, с графической визуализацией. Данный отчет оказалось невозможно построить используя стандартную систему отчетов CRM Битрикс24.

Содержание статьи

РЕАЛЬНАЯ ЗАДАЧА ОТ КЛИЕНТА

Наш клиент, компания по подбору персонала, поставил задачу построения следующего отчета:

✓ Отчет должен содержать информацию по входящим/исходящим звонкам

✓ Возможность группировки этих данных по менеджерам

✓ И содержать элементы сквозной аналитики по определенным алгоритмам, включающим анализ последующих стадий сделок, которые были созданы на основе входящих звонков.

в результате

РЕШЕНИЕ

Приложение имеет свой интерфейс, набор фильтров и сортировок, и встроено в интерфейс Битрикс24. Визуализация данных происходит в виде графика и в табличной форме. Выборка данных для приложения производится из CRM через REST API. Используя данный подход (создание приложения интегрированного в CRM) - возможно построение кастомных отчетов, которые невозможно сделать стандартными отчетами.

Как можно сделать отчет по сделкам, в котором будут выведены контакты клиента (телефон, емейл). Когда мы делаем в конструкторе отчетов такой отчет - мы не видим, что такие поля можно вывести.

Это возможно в стандартном функционале или нет?

Вопрос задан более года назад
222 просмотра

Штатная механика отчетов сильно ограничена.
Вы можете использовать отчеты только в рамках той сущности, к которой создаете отчет. Поля связанных сущностей по большей части не доступны.

Для того чтобы получить данный отчет можно воспользоваться возможностью системы и расширить ее при помощи REST-методов или API коробочной версии

Читайте также: