Как сделать отчет сзв к

Добавил пользователь Alex
Обновлено: 04.10.2024

В состав документов персучета в системе обязательного пенсионного страхования включена форма СЗВ-К (о трудовом стаже). В ней показывается период трудовой деятельности сотрудника до 1 января 2002 года. К заполнению этой формы необходимо отнестись серьезно, так как от этого зависит размер будущей пенсии работника. Статья поможет ответить на вопросы: отчет СЗВ-К — что это и кто сдает эту форму?

СЗВ-К и инструкция по ее заполнению утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 2п .

Так как форма относится к персотчетности, то предоставлять ее нужно только в отношении физлиц, с которыми заключен (п. 1 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ):

трудовой договор;
договор гражданско-правового характера, на выплаты по которому начисляются страховые взносы.

Где брать сведения для заполнения

Данные заполняются на основании трудовой книжки и других документов, таких как:

трудовые договоры;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями или соответствующими госорганами;
выписки из приказов;
лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

ВАЖНО: если сотрудник не может никакими документами подтвердить трудовой стаж, нужно сообщить в ПФР об отсутствии запрашиваемых сведений.

Как заполнять

Заполняем данные о застрахованном лице в соответствующих полях формы:

2. Выбираем тип формы:

3. Записи о периодах трудовой деятельности указываются в хронологической последовательности: от первого места работы до 1 января 2012 года. Отдельный раздел для каждого места работы.

4. Считаем общий стаж в соответствии с п. 33 инструкции: нужно отдельно сложить даты конца и даты начала указанных периодов. Разница между двумя этими суммами и составит продолжительность общего трудового стажа.

Это могут быть датированные периоды. В данном случае льготный стаж считается по правилам, указанным в п. 3 статьи.

Если период невозможно определить датами, расчет производится по коэффициентам.

7. Готовую форму в ПФР передавать вместе с описью документов по форме АДВ-6-1.

КАК заполнить СЗВ-К, если нет стажа

Образец заполнения СЗВ-К, сроки сдачи (2018 год)

Пример заполнения СЗВ-К можно скачать в конце статьи.

Установленных сроков для предоставления отчета нет. Предоставлять его нужно по запросу ПФР, в котором и указывается срок предоставления формы. Фактически в указанной форме сообщаются сведения о трудовом стаже за периоды до 1 января 2002 года. От того, каким окажется период занятости сотрудника, в каких условиях он работал и т. д., будет зависеть размер его пенсии.

Подробное описание порядка заполнения в Постановлении № 2 (начиная с п. 31).

Как сдавать СЗВ-К

В окончание отметим, что от того, подаст или нет страхователь сведения на работника по запросу ПФР, зависит размер пенсии конкретного работника. Поэтому не стоит пренебрегать заполнением и подачей информации о стаже работников. Кроме того, за непредставление ее должностные лица могут быть привлечены к штрафу в размере от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ ).

Кто обязан сдавать ОДВ-1

Персонифицированную отчётность по всем работникам (которые выполняют работу не только по трудовому, но и по гражданско-правовому договору, на выполнение работ или оказание услуг, а также по договору авторского заказа) в ПФР обязаны передавать:

организации и их обособленные подразделения
ИП, адвокаты, нотариусы, частные детективы

Эта обязанность предусмотрена статьёй 1, пунктом 1 статьи 8 и статьёй 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Срок сдачи формы ОДВ-1

Страхователи должны отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ за 2021 год до 1 марта 2022 года, и каждый отчёт (файл) СЗВ-СТАЖ должен сопровождаться формой ОДВ-1!

Кроме того ОДВ-1 подается вместе с формами СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ.

В ОДВ-1 нужно обобщать данные о количестве работников, на которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ (а также СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ).

Пример заполнения формы ОДВ-1

Тип сведений - знаком X отмечается тип представляемой формы:

Исходная
Корректирующая
Отменяющая

Отчётный период (код) - указывается отчётный период в соответствии с Классификатором параметров. Для отчётности с 2017 года и далее — указываем 0 (отчётный период — год), и указываем год 2020.

Организации и ИП сдают отчётность в Пенсионный фонд России. Компании предоставляют сведения персонифицированного учёта работников, отправляя различные отчёты. ПФР может запросить у работодателей информацию о трудовой деятельности, которую сотрудник совершал до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Тогда страхователь составляет документ по форме СЗВ-К.

В статье рассмотрим, что из себя представляет отчёт СЗВ-К, как заполнить и сдать документ в 2021 году.

Что такое отчёт СЗВ-К и кто его сдаёт

Система обязательного медицинского страхования (ОМС) запущена в 2002 году. Она содержит информацию об уплаченных страховых взносах и трудовом стаже каждого физлица.

В системе может отсутствовать информация о трудовой деятельности работника до 2002 года. Тогда Пенсионный фонд России делает страхователю запрос о подтверждении таких данных.

Форма СЗВ-К в 2021 году

Актуальная форма СЗВ-К применяется с 11 февраля 2020 года. Её разработал Пенсионный фонд России. Документ утверждён Постановлением Правления ПФ РФ №485п от 27.09.2019.

Как сдать СЗВ-К в Пенсионный фонд

Законодательством разрешено заполнять данную отчётность на бумаге или в электронном виде. Формат представления зависит от количества сотрудников в штате.

Если в организации трудится менее 25 человек, то отчёт необходимо сдать в бумажном виде. При численности штата более 25 работников бланк разрешено отправлять в виде цифровых документов. Электронные документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Приобрести такую подпись можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован Минцифры.

Практика показывает, что сдача документов в электронном виде удобна как для отправителей, так и для сотрудников Пенсионного фонда. В отличие от бумажных бланков ведомство быстрее получает и обрабатывает документы, полученные в цифровом формате.

Работники ПФР сами просят отправлять им отчётность СЗВ-К в виде индивидуальных сведений, используя электронный документооборот. Поэтому, если в организации числится менее 25 сотрудников, документы лучше сдать в электронном виде.

После формирования справки следует распечатать две копии формы СЗВ-К. На них сотрудник ставит свою подпись. Один экземпляр он забирает себе, второй остаётся у работодателя.

Как заполнить СЗВ-К

Порядок заполнения документа регулируют ПП ПФР №485п и ПП №1015. Форму СЗВ-К заполняет работодатель, так как он является страхователем для сотрудника. Информацию вносят на основании бумажной трудовой книжки и иных документов, которые работник предоставил для подтверждения своего страхового стажа. К ним относят:

трудовой договор;
справки с предыдущего места работы;
лицевой счёт и ведомость на выдачу заработной платы;
военный билет и прочее.

Образец заполнения формы СЗВ-К в 2021 году

Штраф за отчётность СЗВ-К

Однако существует ответственность, которая предусматривает возмещение ущерба. Если данные будут некорректны или поданы не вовремя, то ПФР рассчитает и выплатит повышенную пенсию. Ведомство обращается в суд на основании п. 3 ст. 28 400-ФЗ. Фонд доказывает связь между искажением сведений и увеличением размера пенсии. Согласно ст. 25 173-ФЗ, виновному лицу придётся вернуть Пенсионному фонду сумму, потраченную на перерасход.

Когда требуется подать в ПФР информацию о деятельности сотрудников в период до 2002 года, работодатели заполняют отчёт по форме СЗВ-К. Он формируется и передаётся по запросу Пенсионного фонда, но исключение при этом — если работодатель находится на территории Республики Крым и города Севастополя. Во втором случае сдача СЗВ-К — обязательная процедура для всех работодателей.

Отчёт СЗВ-К: что это и кто сдаёт

СЗВ-К включает сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Цель формирования отчёта — сбор информации о трудовой деятельности застрахованных лиц за период до 2002 года и их информирование о формировании пенсионных прав. По сути, СЗВ-К — это единственный отчёт персонифицированного учёта, на основании которого Пенсионный фонд может получить информацию о трудовом стаже застрахованного лица в период до 2002 года.

Одним из поводов отправки запросов ПФР о подаче СЗВ-К в 2020 и 2021 годах стал переход на электронные трудовые книжки и формирования полной информационной базы по застрахованным лицам.

Такую информацию Пенсионный фонд повсеместно собирал со всех работодателей в предыдущие годы. На данный момент ПФР редко направляет запросы на представление отчёта по форме СЗВ-К, поскольку сведения в основном объёме уже собраны. Иногда требуется внести в базу корректировки или уточнения, к примеру, если сотрудник в скором времени будет иметь право выйти на пенсию.

Важно! Работодатели, находящиеся на территории Республики Крым и города Севастополя должны в обязательном порядке сдать отчёт СЗВ-К на своих сотрудников об их трудовой деятельности в период до 31 декабря 2014 года.

Отчёт формируется на всех сотрудников, кроме совместителей. СЗВ-К заполняется на основании трудовых книжек и иных документов, подтверждающих стаж, а трудовые книжки совместителей находятся по основному месту работы. Также информацию не отправляют по сотрудникам, у которых не было трудового стажа до 2002 года.

Куда и когда сдавать отчёт СЗВ-К

СЗВ-К подаётся в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения организации или по месту жительства ИП. Отчёт формируется по форме, установленной Постановлением ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.

В какой форме сдавать СЗВ-К

Отчёт по форме СЗВ-К можно сдавать или в бумажном, или в электронном виде.

Отметим, что этот момент не относится к отчёту СЗВ-К, поскольку в статье закона говорится об отчётности по итогам отчётного периода, а СЗВ-К таковой не является. Работодатели могут самостоятельно выбирать, какой формат документа использовать, однако инспекторы ПФР просят присылать сведения в электронном виде, чтобы они быстрее поступили в их информационную систему и были обработаны. Самому работодателю электронный формат также удобен, если он применяет ЭДО для взаимодействия с госорганами.

Что делать, если нет возможности сдать СЗВ-К

Иногда работодатель не может сдать в ПФР отчёт по форме СЗВ-К просто потому, что у него нет информации по конкретному застрахованному лицу. К примеру, у сотрудника может не быть стажа до 2002 года или к моменту получения работодателем запроса он уже уволился.

К примеру, можно написать, что застрахованное лицо было уволено ранее, и указать дату увольнения и реквизиты приказа. Или сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, а бумажный вариант был выдан ему на руки. Повторно работник отказывается предъявлять работодателю бумажную трудовую книжку.

Опись документов и бланки

Форма документа утверждена Приложением 5 Постановления ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.

При формировании документа заполняются следующие графы:

код по ОКПО;
реквизиты страхователя — указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование;
количество документов в пакете — указывается количество документов СЗВ-К (т.е. совпадает с количеством сотрудников, по которым подаются отчёты). Кроме того, здесь же указывается количество иных документов, не перечисленных в списке. Например, это может быть пояснительная записка;
ФИО, должности и подписи исполнителя и руководителя компании;
дата формирования документа.

Образец заполнения описи АДВ-6-1 представлен ниже:

Образец заполнения описи по форме АДВ-6-1

Инструкция и образец заполнения формы СЗВ-К

СЗВ-К заполняется по форме и правилам, утверждённым Постановлением ПФР от 27.09.2019 г. № 485п.

При заполнении отчёта информацию нужно брать из трудовой книжки, а также других документов, подтверждающих периоды трудовой деятельности. К примеру, к ним относятся трудовые договоры, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты, справки с предыдущих мест работы.

Заполнять отчёт нужно по правилам, указанным в п. 23 Приложения 8 Постановления № 485п. Информация вносится в следующие графы:

СЗВ-К (1)

СЗВ-К (2)

СЗВ-К (3)

Внимание! Блоков о периодах деятельности заполняется столько, сколько было мест работы, подтверждённых документально.

должность, ФИО, подпись руководителя страхователя, оформившего СЗВ-К;
дата — дата заполнения СЗВ-К;
со сведениями о трудовом стаже ознакомлен — подпись ставит сотрудник, на которого оформлен отчёт СЗВ-К

СЗВ-К (4)

Образец полностью заполненного отчёта СЗВ-К выглядит так:

СЗВ-К (5)

Правила заполнения бумажного отчёта СЗВ-К такие:

документ можно заполнить от руки печатными буквами;
разрешается использовать чернила или шариковую ручку;
цвет записей должен быть синим, фиолетовым, чёрным;
листы не нужно скреплять между собой;
информация вносится в хронологическом порядке, начиная с более ранней;
при наложении периодов их также нужно указывать по хронологии. Например, первый период заканчивается 21.12.1995, а второй начинается 18.12.1995. По второму месту работы надо поставить начало работы — 22.12.1995;
№ п/п в табличной части присваивается только строкам, в которых указаны начало и конец периода;
с заполненным документом обязательно нужно ознакомить сотрудника под его подпись. Данная информация напрямую будет влиять на размер его пенсии в будущем.

Ответственность за несдачу формы СЗВ-К

Даже если сведения уже подавались по форме СЗВ-К, а запрос от ПФР вновь поступил, на него нужно ответить. Если страхователь не направит информацию в указанный в запросе срок либо откажется её представлять, Пенсионный фонд может оштрафовать должностных лиц на 300 — 500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Этот же штраф возможен и для индивидуальных предпринимателей.

Штраф может быть назначен за каждый непредставленный документ. К примеру, в компанию пришел запрос на информацию по 10 сотрудникам, и ни по одному она не направила сведения. В этом случае финансовая ответственность директора составит от 3 000 до 5 000 руб.

Если сотрудник, который обязан взаимодействовать с ПФР, не сформирует и не подаст требуемые сведения, ему грозит дисциплинарная ответственность, например, замечание или выговор. Кроме того, если в результате непредставления документов ПФР получит ущерб, например, выплатит пенсии больше положенного, страхователь будет нести ответственность по ст. 25 Закона от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае компания будет обязана возместить причинённый фонду ущерб.

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Читайте также: