Как сделать отчет по звонкам в битрикс

Обновлено: 07.07.2024

Битрикс24 — мощный инструмент для управления бизнес-процессами в компании.

Ниже представлены возможности, которые предлагает интеграция телефонии МегаФон и Битрикс24.

1. Всплывающая карточка клиента при входящем звонке

При входящем номере сотрудник увидит, что звонок пришел от клиента, которого еще нет в Битрикс24. В карточке сотрудник видит с какого номера пришел вызов, через какой номер компании он поступил, сделок и комментариев пока нет. Ответственным автоматически назначен Алексей Беляков.

Если контакт уже существует и, к примеру, существует сделка, сотрудник будет знать кто звонит и по какому вопросу еще до того, как поднял трубку.

Кликнув на название сделки, сотрудник попадает в соответствующую сделку.

Создание контакта вручную

Если звонок совершается с номера, который раннее не был занесен в Битрикс24, и при этом у вас отключена опция автоматического создания контакта, у вас будет возможность создать новый контакт во всплывающем окне.

В настройках CRM вы можете выбрать Режим работы CRM:

Создание сделок

При использовании режима Простая CRM, вместо лидов будут автоматически создаваться сделки.

Создание лидов

В случае использования режима Классическая CRM будут создаваться лиды, которые можно перевести в контакты и сделки.

2. Автоматическое создание лидов, сделок и контактов

При входящем звонке

Вы можете включить опцию автоматического создания контактов при входящем звонке. Так вы не потеряете ни одного клиента. Запись разговора будет автоматически добавлена в сделку после окончания разговора. Если никто из сотрудников не ответит на звонок, лид или контакт все равно будет создан и вы сможете обработать его позже.

При этом у контакта сохраняется телефонный номер (номер, с которого звонил клиент) и новая сделка, имя контакта задано не будет.

При звонке на номер, которого нет в списке контактов

Вы можете включить опцию автоматического создания контактов или лидов при исходящем звонке на номер, которого нет в списке контактов. Даже если в процессе разговора менеджер не создал контакт, он все равно появится в Битрикс24.

Зачем это может быть нужно? Представим, что менеджер обзванивает клиентов из какой-то сторонней базы или просто звонит по визитке, но внести эти данные в Битрикс24 он забыл. Контакт автоматически создастся и сотрудник будет вынужден внести в Битрикс24 всю необходимую информацию.

При этом у контакта появляется телефонный номер (номер, с которого звонил клиент) и новая сделка, имя контакта задано не будет.

3. Автоматическое создание задач

Выберите в настройках интеграции, кому и для каких ситуаций вы хотите ставить задачи по дальнейшей обработке звонка. Вы сможете добавить заголовок, описание задачи и установить ее срок. Кроме ответственного для задачи вы сможете добавить и наблюдателя из списка сотрудников.

Созданные задачи по звонку появятся в карточке контакта, лида, сделки и в списке задач раздела Задачи и Проекты.

4. Звонок в один клик

Вы можете не набирать телефонный номер на софтфоне или телефонном аппарате. Вместо этого можно просто кликнуть на сохраненный телефонный номер или значок телефонной трубки.

Звонок сначала поступит на ваше устройство (мобильный, настольный телефон или софтфон), вы поднимете трубку, затем система наберет номер клиента.

При этом на экране всплывет карточка клиента.

5. Сохранение всех звонков в карточке клиента

В карточке клиента вы видите всю активность по лиду, контакту, сделке и компании. Зайдите в сделку.

Ту же самую информацию с историей и записями звонков вы будете видеть, если зайдете в карточку клиента.

Рекомендуем после каждого разговора фиксировать в карточке клиента различную информацию о клиенте и договоренностях, а также создавать задачи для последующего контакта.

6. Автоматическое соединение клиента с персональным менеджером

Если вы хотите, чтобы при звонке на номер вашей компании клиент не терял времени на первой линии и сразу соединялся со своим персональным менеджером, включите данную опцию в настройке интеграции в интерфейсе Виртуальной АТС (см. инструкцию, шаг 8). Вы также можете выбрать отдел или сотрудника, на которого будет переведен звонок, если ответственный сотрудник не ответит в течение 15 секунд.

7.Использование виджета обратного звонка

Вы можете настроить интеграцию кнопки обратного звонка для сайта и Виртуальной АТС.

8. Сквозная аналитики и коллтрекинг от Битрикс24

Сквозная аналитика позволит отслеживать источники лидов и корректировать ваши рекламные компании. Настройка Сквозной Аналитики от Битрикс24 описана тут.

При звонках ваших клиентов на номера, для которых назначены источники трафика, данные о лидах и сделках с указанием этих источников будут фиксироваться в отчетах Сквозной аналитики.

Перейдите теперь в раздел CRM - Лиды.

В списке Лидов вы увидите путь клиента, по которому он пришел в вашу компанию.

Во всплывающей карточке клиента будет отображаться номер телефона, на который звонит клиент, что может существенно упростить работу со звонками.

Рассмотреть продажи с точки зрения текущего состояния поможет развернутый анализ эффективности работы компании. Его делают на любом этапе работы предприятия – и те, кто только начинает, и те, кто в продажах давно. Перед вами может возникнуть проблема выбора метода и инструмента для оценки. При этом выбор показателей для анализа также может стать затруднительным, если нет единой учетной площадки.

В качестве общего поля для сбора данных и построения системы аналитики идеально подходит корпоративный портал. Расскажем в этой статье о готовом решении на базе Битрикс24, которое собирает статистику из CRM, и определяет:

Кто из менеджеров тратит меньше времени на звонки, но при этом закрывает больше сделок?
Сколько счетов и на какую сумму выставлено за прошедшую неделю?
На каком направлении продаж средний чек за текущий месяц выше?

Анализируя показатели продаж, можно повысить эффективность работы компании, определить слабые звенья и предпринять меры по изменению ситуации.

Штатные отчеты по продажам в CRM

Штатные средства Битрикс24 на странице Старт раздела CRM собирают показатели по заданному периоду.

Можно посмотреть и проанализировать работу менеджеров, выбрав нужный тип представления информации. Например, каковы результаты по сумме продаж. Но все эти отчеты максимально унифицированы и плохо закрывают потребность в тех моментах, когда вам требуется детализация или сравнение показателей с прошедшим периодом.

К примеру, за отчетный период вы видите, что создано 18 новых сделок, но как посмотреть:

кто ответственный по этим сделкам?
что это за сделки?
какое отклонение относительно прошлого периода?

По штатному отчету узнать детали выведенных цифр не получится. Решить вопрос можно на коробочной версии продукта Битрикс24. Для этого потребуется сделать доработку отчетов.

Закажите бесплатный звонок, чтобы уточнить детали

Доработанные отчеты для анализа продаж в Битрикс24

Расскажем подробнее, как может выглядеть анализ продаж внутри Битрикс24, если использовать нашу версию доработок по данному типу отчетов.

Основываясь на собственной практике и практике наших клиентов, мы выбрали ключевые показатели, которые следует учитывать при анализе продаж:

Лиды;
Сделки (суммарно и по направлениям);
Счета;
Задачи;
Исходящие звонки;
Встречи;
Письма.

По этим показателям отражается результат:

в количественном выражении,
в единицах измерения,
по средним значениям (средний чек),
% отклонения от заданного периода.

Для получения быстрого среза основных показателей продаж внутри Битрикс24 необходимо установить доработанный модуль от ПУСК на ваш корпоративный портал. Далее выбрать показатели и задать период для подсчета результатов.

Получаем дашборд Анализа продаж с информацией по менеджерам и возможностью выбора отчетного периода.

Данный инструмент помогает проанализировать показатели за выбранный период, а также:

Провалиться внутрь выведенной цифры, просто нажав на нее.
Перейти в профиль сотрудника с контактной информацией и связаться с ним.
Сформировать и экспортировать собранные данные в excel.

При переходе в детализацию по выведенному результату (например, по данным о созданных Лидах) вы попадаете в подробный список за выбранный промежуток времени. В нём представлена основная информация. Можно провалиться внутрь нужной строки – попав на карточку конкретной сущности из CRM.

Преимущества использования встроенного анализа продаж в Битрикс24

Все данные для анализа собираются из вашей CRM. Системе требуется пара секунд, чтобы вывести желаемые цифры в сводную таблицу.

Ключевые преимущества доработанного дашборда для анализа продаж в Битрикс24:

новые лиды;
оплаченные счета;
выигранные сделки по направлениям;
исходящие звонки;
проведенные встречи;
закрытые задачи;
исходящие письма.

После установки решения в вашем распоряжении будет инструмент аналитики благодаря которому вы контролируете основные метрики продаж с учетом работы менеджеров. Все это, в совокупности с Битрикс24, дает вам конкурентное преимущество.

Инструмент, который поможет быстро получить подробный срез основных показателей продаж внутри Битрикс24:

Подобная доработка выполняется за 16 часов. Подробнее о составе работ здесь.

Заказать доработанный отчет

*Цена может быть скорректирована в зависимости от дополнительных пожеланий и нюансов настройки. Доработка решения возможна и выполняется по действующей на момент обращения в компанию ПУСК ставке нормо-часа.

" Конструктор отчетов " - позволяет формировать многоуровневые отчеты с поддержкой вычисляемых полей .

О ПРИЛОЖЕНИИ

В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Зачем мы разработали "Конструктор отчетов" ,
если в Битрикс24 есть встроенные отчеты.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Вы можете использовать конструктор формул для вычисления различных показателей. В формулах можно использовать типовые поля Битрикс24, пользовательские поля и числовые константы.

МНОГОУРОВНЕВАЯ СТРУКТУРА

Вы можете настроить до четырех уровней группировки данных. Вы можете легко менять расположение группировок и получать результат в различных ракурсах.

ПУБЛИКАЦИЯ В ЖИВУЮ ЛЕНТУ

ФОРМИРОВАНИЕ ПО РАСПИСАНИЮ

Периодические отчеты по компании

Устали напоминать клиентам про неоплаченные счета.

Теперь это просто: вы можете настроить периодическое формирование отчетов по компании с их отправкой на e-mail ответственных лиц.

Приложение в автоматическом режиме сформирует указанные отчеты и отправит их клиенту в заданное время.
Если отчет пуст, например, у клиента нет неоплаченных счетов, то письмо не будет отправлено.

Отчеты по универсальным спискам

Приложение поддерживает возможность формирования отчетов по универсальным спискам.

Поддерживаются поля с типами значений "список", привязка к элементам CRM, привязка к типу "сотрудник".

НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА

Один раз настроили — ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВСЕ ВРЕМЯ

Вы можете создать неограниченное количество отчетов и использовать их потом постоянно.

Ко мне обратился знакомый, попросил помочь встроить свои данные в карточку звонка. На самом деле? в маркете битрикс24 есть много готовых решений, но подходящего не нашлось. Такая необходимость появилась из-за того, что часть сотрудников часто путаются что отвечать, делегируют звонки на начальника отдела, который итак перегружен. Задача следующая, вывести в карточку разворачивающиеся списки с самыми частыми вопросами и ответами, а также небольшими блоками текста, как происходит процесс и стоимость.

Также важным моментом является наличие ssl сертификата на домене, на котором будет скрипт. По сути это любой php файл, но рекомендуется подключение библиотеки js битрикса24 добавив в тег head строку

Как вызвать карточку звонка, для отладки, если не подключена телефония, есть один прием. Можно зайти в CRM -> Контакты -> выбираем несколько контактов и снизу нажимаем кнопку обзвон, и появляется карточка звонка.

Видео процесса встройки.

В первую очередь данный функционал будет полезен руководителям компаний. Регулярное ведение отчётов позволяет проанализировать продуктивность работы команды и проконтролировать выполнение задач менеджерами.

Благодаря постоянному анализу будет проще составить прогноз нагрузки на сотрудников, равномерно распределить график работы и отпусков и, конечно же, увеличить продуктивность взаимодействия с клиентами для повышения конверсии.

Стандартный отчёт в Bitrix24

Битрикс24 даёт все возможности для удобной, а главное обширной отчётности почти по всем действиям, которые происходят внутри компании.

Аналитика, создаваемая самим Bitrix24 составляется на основании следующих разделов в CRM:

Стандартные отчёты в Bitrix24 подойдут только для анализа статистики и общего учета выполненной работы. Для аналитической отчетности и наблюдения за выполнением поставленных задач сотрудниками, необходима дополнительная настройка.