Как сделать отчет по проекту

Обновлено: 07.07.2024

Отчет о проделанной работе — это способ вовлечения ключевых лиц аудитории проекта. С его помощью вы также предоставляете информацию соисполнителям для оказания соответствующей поддержки. И еще это повод пересмотреть достигнутые результаты и, возможно, заметить скрытые проблемы, требующие принятия срочных мер.

Чтобы решить, кому отправлять периодические отчеты о проделанной работе, задайте себе вопросы.

• Кому следует знать о вашем проекте?

• Кто хочет знать о вашем проекте?

• Кого бы вы хотели держать в курсе?

Разумеется, первыми кандидатами будут: ваш начальник и другие представители высшего руководства, клиент или заказчик, участники проекта и те, кто помогает выполнять работы, заинтересованные лица и те, кого вы хотите заинтересовать.

Отчет должен содержать такие сведения.

• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше страницы!)

• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и истрачено средств.

• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения по устранению последних.

• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.

• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.

• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.

Вот советы, которые вам помогут.

• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.

• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.

• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.

• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.

• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой информации отчет будет неполным.

• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.

• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

2.3. Подготовка Вашей команды. Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка

2.3. Подготовка Вашей команды. Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка Один в поле не воин, или Выбор команды.Участники и роли. Если Вы – глава команды на предстоящих переговорах, Вам предстоит набрать и вышколить Вашу команду так,

Глава 3 Подготовка к подбору сотрудника. Отсутствие подготовки это подготовка к провалу

Глава 3 Подготовка к подбору сотрудника. Отсутствие подготовки это подготовка к провалу Давайте говорить о тех инструментах, которые вам потребуются, для того, чтобы качественно перейти к решению вышеописанных задач и результативно оценивать кандидатов в рамках вашего

В ходе заседания

В ходе заседания Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;• помогать председателю вести собрание

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта Персонал - это конкретные индивидуумы, частью которых является их квалификация, исполнение функционально-должностных обязанностей и проч., что описывается в рамках штатного расписания

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта Менеджер проекта может задавать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ. При стандартной схеме планирования сначала должны выполняться работы, лежащие на критическом пути,

Формы представления графика работ проекта

Формы представления графика работ проекта Сетевой график не содержит календарного плана выполнения проекта, он отражает только информацию для его разработки. Определившись со сроками, вы сможете приступить к оформлению графика работ в любом из перечисленных

Информация о ходе работ

Информация о ходе работ Первоначальная мотивация участников, вызванная вашей уверенностью в выполнимости всего объема работ, имеет тенденцию к затуханию, если ее не поддерживать. Занятые длительной работой люди обычно интересуются:• на каком этапе выполнения

Подготовка плана управления рисками проекта

Подготовка плана управления рисками проекта В основе такого плана лежат специальные методы снижения отрицательного воздействия нежелательных событий на ваш проект. Этот план следует создать на стадии разработки проекта и пересматривать до самого завершения проекта.

Подготовка к обсуждению итогов проекта

Подготовка к обсуждению итогов проекта Подведение итогов проекта — это оценка достигнутых результатов, проделанной работы и мероприятия, направленные на: • признание успеха проекта и людей, добившихся этого успеха; • признание оправдавших себя методов и подходов, с

Подготовка к обсуждению итогов проекта

Подготовка к обсуждению итогов проекта Соберите и подготовьте следующую информацию:• о достигнутых результатах;• о соблюдении графика работ;• о расходах материальных ресурсов;• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;• о

Подготовка отчета о выполнении хода проекта – обычная работа для руководителя проекта (РП). Но начинающий РП не всегда понимает: как правильно составить отчет и как его использовать на практике. Цели моей заметки – донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии “хорошего” отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Кому и для чего нужен отчет о состоянии проекта?

Руководитель проекта

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект “живет”, в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники.

Заказчик проекта

Для Заказчика отчет – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы или документацию по проекту мои Заказчики не всегда хотят. Однако, все они с желанием читают краткую информацию по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают “скрытые стейкхолдеры”. Например, проект предусматривает ребрендинг одной из компаний и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в рабочую группу проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Что такое “хороший” отчет?

Хороший отчет должен отражать:

Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это “Новостями”, “Ключевыми достижениями”, “Deliverables” и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик должен сразу получить представление о проекте и его состоянии.
Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует “персонажей” к прочтению документа.
Прогноз реализации проекта с учетом текущего состояния.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения
Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком
График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
Бюджет проекта и его состояние. Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует “освоенный объем”, вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.

Еще несколько правил хорошего отчета:

Отчет должен быть кратким – из практики не более 2 страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы разделы шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных документов активно использую вложения в виде файлов (будет желание – откроет и прочитает).
Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
Хороший отчет должен нести в себе “сюжет”. Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций и действий, то это “просто отчет”. Если, прочитав отчет, у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто “пропушить менеджмент”, то отчет удался.

Пример отчета о состоянии проекта, а также несколько шаблонов во вложении.

Целью занятия является получение навыков формирования отчетов по проекту.

Форма занятия – лабораторная работа с использованием компьютера.

Продолжительность – два академических часа.

9.2.1. Примеры формирования отчетов

Примеры иллюстрируются с использованием проекта Разработка программы, содержащегося в файле Тема9.mpp.

Формирование статистики проекта

Проект/Сведения о проекте – откроется окно сведений о проекте.
Кнопка Статистика – на экране окно статистики проекта.
Анализ содержимого окна показывает, что завершение проекта ожидается через 3,28 дня, фактические затраты составили 258030р и стоимость оставшихся работ равна 19425р.

Формирование стандартного отчета

Отчет/Отчеты – открылось окно с категориями стандартных отчетов.
Двойным щелчком мыши выбрать категорию Назначения – откроется окно со списком отчетов этой категории.
Двойным щелчком мыши выбрать отчет Дела по исполнителям и времени – первая страница отчета выводится на экран. Отчет показывает ежедневное распределение трудозатрат исполнителей по задачам.
При помощи кнопок

Настройка стандартного отчета

Отчет/Отчеты – открылось окно с категориями стандартных отчетов.
Двойным щелчком мыши выбрать категорию Назначения – откроется окно со списком отчетов этой категории.
Щелчком мыши выбрать отчет Дела по исполнителям и времени и нажать кнопку Изменить.
В открывшемся окне свойств перекрестного отчета изменить в поле Столбец значение Дни на Недели. Ok. На экране снова список отчетов категории Назначения.
Двойным щелчком мыши открыть отчет Дела по исполнителям и времени.
Результат – в отличие от предыдущего варианта отчета трудозатраты исполнителей сгруппированы по неделям.
Закрыть отчет и окно категорий отчетов.

Создание настраиваемого отчета

Открыть список категорий отчетов: Отчет/Отчеты.
Двойным щелчком мыши открыть категорию Настраиваемые.
Кнопка Создать – откроется список типов отчетов.
Выбрать Перекрестная таблица. Ok.
Заполнить окно свойств отчета в соответствии с изображением на рис. 9.14. Ok.
Нажать кнопку Просмотр – формируется отчет, изображенный на рис. 9.15.

Удаление отчета

Открыть список категорий отчетов: Отчет/Отчеты.
Двойным щелчком мыши открыть категорию Настраиваемые.
Нажать кнопку Организатор.
В правом списке выделить название удаляемого отчета ЗатратыЗадач и нажать кнопку Удалить, подтвердить удаление.
Закрыть все ранее открытые окна (организатор, список отчетов, перечень категорий отчетов).

Формирование наглядного отчета

Отчет/Наглядные отчеты.
В открывшемся окне на вкладке Все выбрать отчет Сводный отчет о затратах ресурсов и нажать кнопку Просмотреть.
Отчет формируется в системе Excel и имеет вид круговой диаграммы, изображенной на рис. 9.16.
Закрыть Excel.

Создание наглядного отчета

Отчет/Наглядные отчеты.
Нажать кнопку Создать шаблон.
В поле Выберите данные, по которым требуется создать отчет установить Сводка по задачам. Ok.
В системе Excel откроется макет отчета, изображенный на рис. 9.17.

9.2.2. Задания для самостоятельного выполнения

Для ранее созданных проектов Строительство дома, Внедрение бухгалтерской системы, Ремонт квартиры сформировать следующие виды отчетов.

Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?

Еженедельный отчет – необходимость и рутина для многих проектных институтов. Представим ГИПа Федора, который трудится в проектной организации XXX. Чтобы сформировать отчет, ему придется собрать данные от разработчиков всех смежных разделов, оформить каждый отчет и составить список рассылки. На каждый этап потратит минимум 30 минут, а если текущих проектов более 30?

Мы разработали и внедрили собственное решение – систему автоматизированной подготовки и рассылки отчетов.

Трудозатраты ГИПа на подготовку одного отчета – 30 секунд.

Задачи автоматизированной отчетности

Предоставлять Заказчикам регулярную обратную связь.
Обеспечивать прозрачность процесса разработки.
Предоставлять информацию о текущих и возможных проблемах в проекте.
Систематизировать ключевую информацию о состоянии проекта.
Оценивать результаты работ в соответствии с договорными обязательствами.

Преимущества

Простое создание и отправка отчета.
Полная систематизация технической и организационной части.
Своевременное напоминание Заказчику о проблемных вопросах.
Отражение системной работы подрядчика.

Методология

Мы используем систему автоматизированной отчетности с июля 2017 года. В последний рабочий день каждой недели (обычно это пятница) Заказчики получают отчеты по проектам. Таким образом, в понедельник у ГИПа есть подробная информация для совещаний и планирования работы на следующей неделе.

Как формируется отчет?

Что получает Заказчик? Структура еженедельного отчета.

В отчете представлено 5 таблиц, которые отображают актуальную информацию по проекту.

Таблица 1. Состояние проекта.

В первой таблице представлена основная информация по работе над проектом. Она помогает Заказчику понять:

На какой стадии находится проект?
Что служит основанием для его выполнения?
Кто является ответственным лицом от Заказчика и Исполнителя?
Когда мы приступили к проекту и когда его завершим?
Сколько рабочих дней выполняется проект и сколько еще осталось?

Уведомления Заказчика о старте проекта и состоянии работ.
Анализ трудозатрат по проекту.

Таблица № 2. Состояние документации.

В данной таблице указан перечень разрабатываемых проектных документов.

Тип документа.
Состояние разработки разделов ПД или РД.
Стадия документооборота.

Примечания к каждому документу (с указанием вопросов и инцидентов по каждому разделу).

В таблице используются специальные иконки:

Они позволяют Заказчику понять, на какой стадии выполнения находится проект. В примечаниях содержатся пояснения
к каждому документу.

Преимущества таблицы:

Подробный отчет о стадии разработки каждого документа в процентах.
Наглядное отображение каждой стадии работы в процентах.
Анализ движения документации по соответствующим структурам.

Таблица № 3. Обновление реестра ИД.

В третьей таблице указано наименование каждого файла, дата обновления реестра и контакт исполнителя. К отчету
автоматически прикрепляется актуальный реестр исходных данных.

Преимущества:

Отправление заказчику активного реестра ИД вложением к письму.
Отслеживание актуальных изменений в реестре ИД вплоть до времени обновления.

Дата.
Номер.
Заголовок.
Контакт.
Тип – входящая или исходящая документация.

Преимущества:

Таблица № 5. Инциденты.

Последняя таблица отображает виды инцидентов, даты создания и разрешения, а также их текущее состояние.
Инциденты открываются при наличии замечаний к выполненной документации или дополнительной корректировки.

Анализ и учет замечаний от Заказчика.
Возможность контроля и ускоренного разрешения инцидентов.

Результаты

1. На этапе запуска проекта стало проще собирать исходные данные. Проектные институты даже дублировали наш отчет Заказчику.

2. Выполненные разделы ПД и РД достаточно долго находятся в стадии рассмотрения. Отчеты позволили ускорять этот
процесс и снимать возражения или претензии.

Недостатки системы и возможности улучшения. Мнение нашего эксперта

❝ Еженедельный отчет помог нам быстрее решать организационные вопросы и сделать
прозрачным процесс проектирования и сопровождения разделов проектной документации. ❞

Сергей Васильевич Букин, главный инженер ООО "ЦентрПроектЗащита"

Что хотелось бы добавить в отчет? Может добавить возможность выделять цветом, что изменилось с последней отправки. Напишите в комментариях!

Что можно улучшить? Мнения наших заказчиков

❝ Добавить функцию комментариев для подтверждения сроков или добавления возражений. ❞

❝ Для информативности сократить отчет до одного листа. ❞

Читайте также: