Как сделать ограниченный доступ к файлу эксель

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

Открытие книги с совместным доступом

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Как удалить пользователя

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Общий доступ Excel. Совместная работа с файлом

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
2. Запрещено редактирование макросов.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

Ограничить доступ к ячейкам

1. Выберите весь рабочий лист, щелкнув треугольник в левом углу. Смотрите скриншот:

2. Затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Формат ячеек из контекстного меню. Смотрите скриншот:

3. в Формат ячеек диалога под Protection вкладка, снимите флажок Заблокированный вариант. Смотрите скриншот:

4. Нажмите OK, затем выберите диапазон, доступ к которому вы хотите ограничить, и нажмите Ctrl + 1 вместе, чтобы включить Формат ячеек диалоговое окно еще раз, затем проверьте Заблокированный вариант под Protection таб. Смотрите скриншот:

5. Нажмите OK, Затем перейдите к Обзор > Защитить лист для Защитить лист диалог и проверьте Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек вариант и проверка Выбрать разблокированные ячейки или другие варианты, которые вам нужны в Разрешить всем пользователям этой рабочей таблицы в разделе введите и подтвердите пароль. Смотрите скриншот.

6 .. Нажмите OK. Теперь редактировать нельзя только заблокированные ячейки, а остальные ячейки свободны.

Office

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

Excel настроен для работы с общими документами 🙂

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.0\8.1\10. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Читайте также:

  
• Как сделать ракету из прищепок
  
• Как сделать подбородок больше мужчине
  
• Как сделать золото тяжелее для сдачи
  
• Как сделать пену из кока колы и ментоса и фейри
  
• Как сделать секундный маятник