Как сделать официальное письмо в ворде

Обновлено: 05.07.2024

Фирменный бланк организации — это инструмент строго делового документооборота. Обязательный элемент корпоративной документации.

Официальный бланк, в первую очередь — документ с неизменным содержимым: элементами, которые создают некий шаблон для дальнейшего заполнения. Его используют для деловой переписки, отправки коммерческих предложений и других вариантов корпоративной документации: классическим почтовым способом, электронной почтой или в виде фотокопий.

Визуальное оформление документов иногда имеет решающее значение для бизнеса и репутации компании. Так что к разработке шаблона нужно подойти максимально ответственно. В статье мы расскажем, как создать фирменный бланк компании и рассмотрим несколько подходящих способов.

Что должно быть на фирменном бланке

В России действует государственный стандарт, регламентирующий содержание фирменных бланков организаций. Согласно его требованиям, а также общепринятым правилам делового документооборота, он может включать:

Название организации. Это важнейший идентификатор и ключевой инструмент узнавания компании;
Логотип предприятия. Это главная составляющая имиджа компании. Бланк с логотипом ускоряет идентификацию;
Реквизиты. В них нужно указать юридический адрес организации, а также ИНН, КПП, расчетный счет и пр.;
Контакты для связи. Фактический адрес компании, телефонные номера, сайт и электронная почта;
Место для даты и номера. Простановка даты и регистрационного номера документа;
Заголовок документа. (При необходимости), а за ним — текстовый блок с содержимым;
Нижний колонтитул. Шаблонные данные, содержащиеся в нижней части документа, повторяющиеся на каждой странице.

Стандарт устанавливает требования к типу бумаги, формату формуляра, а также размеру полей.

Важно. Негласное требование — избегать сокращений и неизвестных аббревиатур, указывать полное название организации.

Как сделать фирменный бланк

Сделать фирменный бланк предприятия не так сложно. Важно соответствовать стандартам. Но решающее значение имеет также дизайн формуляра. Рассмотрим подробнее способы их создания.

Мы выбрали варианты, которые подойдут каждому заинтересованному пользователю: простые и не требующие специфических знаний в области дизайна и типографики.

– В специализированных сервисах

На рынке много разных программ для создания фирменных бланков, среди них обязательно найдутся те, которые гораздо лучше других или те, которые совершенно не выдерживает конкуренции. Чтобы упростить задачу, даю Вам ТОП-4 онлайн-сервиса с готовыми решениями для создания формуляров и фирменного стиля организации в целом (указана стоимость максимального тарифного плана, включающего много других услуг).

Название сервиса	Цена сервиса в месяц	Бесплатный период в днях	Наличие готовых шаблонов	Возможность индивидуальных настроек	Возможность скачивания готового бланка
Canva	$12,99	Нет	Да	Да	Да
Logaster	$62	Нет	Да	Да	Да
Crello	$7,99	7	Да	Да	Да
Genlogo	от $12	Нет	Да	Да	Да

Посмотреть другие конструкторы и отзывы на них можно здесь.

– Через MS Word

Этот способ не такой удобный, так как требует больших затрат времени и хотя бы минимальных навыков разработки дизайна. Перед созданием желательно нарисовать черновую версию от руки, чтобы понимать, какие элементы использовать и где они должны быть расположены.

Хоть создание бланка на MS Word потребует больше времени, но при этом Вы точно сможете быть уверены, что он уникален. А создать его можно двумя способами:

1. Вручную

Создайте и сохраните новый документ. В нем, пользуясь инструментами выбора шрифта и кегля, пропишите основные элементы. До банального простой вариант.

Есть несколько рекомендаций: название организации должно в 2 раза превышать текст адреса, а по цвету и стилю соответствовать лого. Для остальных элементов желательно использовать один шрифт, меняя его размеры.

2. С помощью шаблона

Среди типовых документов Word есть шаблоны бланков. Достаточно выбрать подходящий и настроить, заполнив все предусмотренные поля. Далее — просто сохранить документ.

Как сделать бланк в конструкторе

Как создать фирменный бланк через онлайн-сервис мы рассмотрим на примере Logaster. Сервис подойдет для разработки фирменного стиля и всех элементов, которые должны быть на официальных документах компании. Однако и у других из таблицы есть необходимый функционал.

Шаг 1. Логотип

Создать логотип можно с помощью пошагового онлайн-конструктора. В инструментах редактирования лого есть категория “Бланки”, необходимо перейти в них. После этого Вам предложат создать лого, через значок “Создать”.

Шаг 2. Дизайн

Здесь Вы сможете выбрать подходящий дизайн из предложенных вариантов и заняться их редактированием. После этого продолжаем настройки кнопкой “Далее”.

Шаг 3. Реквизиты

Тут Вы сможете ввести реквизиты и другие данные для отображения в бланке. После чего продолжить настройку кнопкой “Далее”.

Шаг 4. Скачивание

Интересно. Фирменный бланк в большинстве случаев отправляют по электронной почте, и для автоматизации данного процесса используют сервисы Email рассылок. На сегодняшний день самый ТОПовый сервис – это Notisend.

Образцы фирменных бланков

С одной стороны, бланк — строгий деловой документ, поэтому вольности с его дизайном не приветствуются. С другой — небольшие визуальные отличия могут и должны быть. Хотя бы по тематике документов: например, будет логично, если бланк медицинского учреждения будет визуально отличаться от бланка юридической фирмы. Мы выбрали несколько примеров, чтобы показать это.

Кстати. Эти правила применимы и для другой печатаной продукции компании, например, при оформлении визиток. Корпоративные цвета, шрифт и уникальные визуальные элементы бренда должны работать на его узнаваемость все вместе.

1. Бланк медучреждения

2. Бланк юридической компании

Выгодно смотрится монохромный дизайн, подчеркивающий авторитетность организации. Стиль — лаконичный. В информации — ничего лишнего. Рекомендуется сделать визуальный акцент на логотипе компании.

3. Бланк строительной компании

Минимализм и небольшое проявление творчества — рекомендуемые характеристики документа для такой компании. Эффектно смотрятся геометрические визуальные элементы. Можно попробовать передать с помощью них специфику работы компании.

4. Бланк туристической компании

В этом случае позволяется отступить от обязательного требования лаконичности. Даже наоборот: фирменные бланки туркомпаний должны быть красочными и яркими, сохраняя в себе атмосферу путешествий. Теплая цветовая гамма, декоративные графические элементы и даже фото только приветствуются.

Источник: park.su

Лайфхак. Чтобы увеличить продажи через сайт, мы рекомендуем внедрить онлайн-консультанта. Благодаря ему Вы не потеряете клиентов, получите больше заявок и как следствие повысите клиентоорентированность. Кликайте и тестируйте 30 дней бесплатно -> JivoSite (По промокод “inscale” + 5 дополнительных операторов)

5. Бланк учебного заведения

Рекомендуется официальный стиль, приглушенная цветовая гамма и визуальный акцент на логотипе, чтобы подчеркнуть солидность образовательного учреждения. Можно добавить на фон водяные знаки, чтобы создать объемный эффект документа.

Лайфхак. Подобрать оптимальное цветовое решение для Вашего бренда поможет нейромаркетинг. Читайте подробности в статье.

Советы по созданию дизайна фирменного бланка

Так как бланк — важный атрибут айдентики бренда, он должен работать на него. То есть, обеспечивать в том числе идентичность, выглядеть узнаваемым и повышать узнаваемость компании. Как этого достичь:

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ha № 08 от 18.08.2018

2. Вступление

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

4. Заключение

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge) .

Этап 1. Выбор типа документа.

Этап 2. Выбор документа

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков ввода и редактирования текста при помощи программы Microsoft Word. В процессе работы студент готовит небольшой одностраничный документ, состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка, двух таблиц и шаблона адресных данных конверта.

Содержимое разработки

Лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков ввода и редактирования текста при помощи программы Microsoft Word. В процессе работы студент готовит небольшой одностраничный документ (рис.1.8), состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка, двух таблиц и шаблона адресных данных конверта.

2. Запуск и настройка редактора 2.1 Запуск Microsoft Word

Произведем запуск программы Word по следующим пунктам меню:

Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word

После запуска Word автоматически создает файл Документ1 с пустым содержимым одной страницы. Теперь сохраним создаваемый документ в личную папку. Для сохранения файла выберите команду Файл Сохранить как…. Папка, в которой предлагается сохранить файл по умолчанию (в первоначальной установке Word) C:\Мои документы. Если Вы ранее не создали свою папку, то ее можно создать перед сохранением файла. Для этого, используя приемы навигации по файловой структуре Windows и контекстного меню необходимо ее создать по адресу Е: (D:) \Student\Ваша Фамилия. (под именем папки указать Вашу фамилию), затем открыть. Далее в поле Имя файла ввести новое название файла (например: Упражнение № 1 или Работа № 1) и нажать клавишу Сохранить (см. рис. 1.1).

Рисунок 1.1 Окно команды Файл  Сохранить как…

Расширение (в нижней части окна) указывается только в случае дальнейшего использования файла в другой версии MS Word. По умолчанию файл будет сохранен для текущей версии программы. Для сохранения шаблона документа необходимо в пункте Тип файла выбрать Шаблон документа. Имя файлу дается ТОЛЬКО при первом сохранении документа. Впоследствии, при выборе команды Файл Сохранить или щелчке инструмента , новый вариант документа будет заменять старый в файле с тем же именем.

Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос настройки окна Word.

2.2 Настройка окна редактора

После запуска MS Word окно редактора будет выглядеть следующим образом ( см. рис.1.2)

Рисунок 1.2 Общий вид окна программы после запуска

В верхней части окна MS Word размещается перечень вкладок (Главная, Вставка, Разметка…), определяющих вид панелей инструментов. Инструменты скомплектованы в тематические блоки. Над (под) панелями инструментов размещается панель инструментов быстрого доступа, набор которых может быть добавлен настройкой параметров MS WORD. Для этого необходимо поместить указатель мыши область вкладок и, нажатием правой клавиши мыши, перейти в пункт Настройка панели быстрого доступа…

Далее установим параметры, влияющие на отображение документа в окне Word. Установим их в расчете на работу с обычным документом так, чтобы документ на экране был максимально похож на конечный результат.

включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав вкладку Вид щелкните позицию Линейка.

в позиции Масштаб установите масштаб отображения 100%.

2.3 Настройка полей страницы

Поля – это белые области с четырех сторон страницы, на которых нет текста. Текст располагается между полями. Размеры полей определяются удобством чтения при хранении документа. Они регламентируются ГОСТ Рб.30-97 и составляют значения представленные на рис. 1.3. (Организации имеют право на использование своих рекомендаций, поэтому размеры полей могут отличаться от рекомендованных в ГОСТе).

Для проведения настройки полей выберите вкладку Разметка страницы, и в позиции Поля, выберите позицию со значениями 2 см, 3 см, 2 см. и 1,5 см. Другие значения устанавливают из позиции Настраиваемые поля.

Рисунок 1.3 Поля страницы

3 Создание письма

Просмотрите общий вид готового письма на рисунке 1.12. Его создание потребует выполнения ряда последовательных действий. Итак начнем:

1 . Вставка таблицы

Для удобства размещения текста представим верхнюю часть письма в виде таблицы, состоящей из двух соседних ячеек с невидимыми границами. Для ее создания воспользуемся пунктом меню вкладок: Вставка  Таблица и указать по схеме число столбцов -2, число строк –1.

2. Вставка рисунка

Рисунок вставляется в левую часть таблицы путем использования вкладки: Вставка  Рисунок и далее в окне Вставка рисунка путем навигации по файловой системы указывается путь к графическому файлу.

Для обеспечения возможности вставки (справа) текста адресных данных проводим операцию смены формата рисунка. Для этого необходимо установить указатель мыши на рисунок, вызвать контекстное меню (нажатием правой клавиши), в меню Формат рисунка войти во вкладку Положение и выбрать пункт Обтекание (текстом)  Вокруг рамки.

3. Ввод текста

Первоначальная настройка программы Word предусматривает установку размера шрифта в 10 пунктов Times New Roman. Для большинства документов этот размер мал, поэтому во вкладке Главная  Шрифт установите Размер шрифта равный - 14.

Фирменный бланк (шаблон Word) письма обычно готовится заранее секретарем фирмы с указанием логотипа фирмы, его адресных данных, телефона/факса и E-mail адреса. Основной текст письма (см. рис. 1.8) вводится в уже готовый бланк при оформлении письма. В данной работе мы будем готовить все письмо целиком.

3.1. Установка абзаца

Новый абзац будет начинаться после выполнения абзацного отступа. Отступы текста устанавливаются во вкладке Разметка страницы  Абзац и могут быть видны по маркерам на верней линейке (см. рис 1.4).

Рисунок 1.4 Размещение маркеров на верхней линейке

Абзацный отступ в первоначальной настройке составляется 1,25 см. Межстрочный интервал – одинарный, устанавливается с помощью инструмента, показанного на рис. 1.4. При вводе текста в ячейки таблицы абзацные отступы устанавливаются минимальными (равными 0).

Рисунок 1.4 Интервал

Введите текст первой таблицы (см.рис.1.8). Каждая ее строка завершается нажатием клавиши Enter. Обратите внимание, что после знаков препинания пробел ставить надо, а до знаков препинания – не надо. Перенос строки в обычном тексте производится автоматически. Нажатие клавиши Enter используется для выделения текста в абзац.

3.3 Перемещение курсора.

Менять позицию курсора можно различными способами. Щелчок указателем мыши устанавливает курсор в выбранную позицию. Клавиши-стрелки перемещают курсор на одну позицию за одно нажатие в заданном направлении. Комбинация клавиш Ctrl+ стрелка перемещает курсор на одно слово влево/вправо или на один абзац вверх/вниз. Несколько раз попробуйте каждый из трех способов перемещения курсора. Перемещение внутри таблицы производится клавишами Tab в ячейку справа, Shift+Tab в ячейку слева.

3.4.Удаление лишних символов.

Удалять лишние символы очень просто – слева от курсора символ удаляется клавишей [Backspace], справа – клавишей [Delete]. Вы можете пользоваться любым способом, как вам удобнее.

3.5. Добавление символов.

Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, надо поставить туда курсор и начать набирать эти символы. Старые символы будут отодвигаться вправо.

После ввода текста, надо скрыть изображение границ таблицы.

3.6. Скрытие границ таблицы.

Наша верхняя таблица не должна иметь видимых границ. Для их скрытия необходимо выделить всю таблицу щелчком на левом верхнем маркере таблицы (рис. 1.5) и в контекстном меню Границы и заливка выбрать тип границ Нет.

Рисунок 1.5 Выделение всей таблицы Рисунок 1.6 Скрытие границ

Эту операцию можно выполнить, используя вкладку Главная панель инструментов Абзац (см. рис. 1.6). Проверку скрытия границ таблицы проведите с помощью предварительного просмотра документа инструментом .

После заполнения верхней таблицы, под левым ее столбцом таблицы вписывается дата создания документа. Для ее вставки устанавливаем курсор в нужную позицию, выбираем вкладку меню Вставка Дата и время и делаем щелчок на избранном стиле записи даты (число месяц год). Дата заключается в квадратные скобки с помощью соответствующих клавиш Латинского шрифта.

Далее вводим текст письма (рис.1.8). Обратите внимание, что текст первой строки ориентируется по центру , последующий – по всей ширине и имеет стандартный абзацный отступ.

1. выделяются объединяемые ячейки,

2. вызывается контекстное меню,

3. выбираем пункт объединения .

Обратите внимание, что текст таблицы вводится шрифтом Arial. Размер шрифта подбирается самостоятельно, рекомендуем 10 пунктов. Символы: ×, , , ± не имеют аналогов на клавиатуре, поэтому вставляются из вкладки Вставка   далее делается щелчок на нужной позиции буквы.

3.7 Исправление орфографических ошибок

В Word встроен орфографический словарь, с помощью которого редактор автоматически проверяет набираемый текст на орфографические ошибки. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой (это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится). Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.

Есть три основных причины, по которым Word считает слово ошибочным:

Данное слово написано с ошибкой, например, вы пропустили какую-нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.

Слово написано без ошибки, но является собственным именем. В этом случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо можно исключить слово из проверки – щелкнуть на нем правой кнопкой и в появившемся объектном меню слова выбрать команду Пропустить.

3.8 Оформление документа

Для оформления документа необходимо уметь выделять фрагменты (части) текста – например, абзацы, слова или отдельные символы. Поскольку текст уже набран, чтобы оформить его, приходится ВЫДЕЛЯТЬ фрагменты текста и затем применять команды оформления.

Выделенный фрагмент выделяется черным цветом. После того, как команда выполнена, выделение нужно снять. Для этого достаточно один раз щелкнуть мышью в любом месте текста.

Ниже перечислены несколько способов выделения фрагментов текста. Попробуйте каждый из них. Вы должны знать все эти способы, поэтому, если не получится хотя бы один из них, обратитесь к преподавателю.

Выделение произвольного количества символов.

Нажмите левую кнопку мыши на первом символе фрагмента и, не отпуская кнопку, растяните выделение до конца фрагмента.

Выделение слова.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделяемом слове.

Выделение нескольких строк.

Поместите указатель мыши СЛЕВА от строки. Указатель должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Теперь нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская кнопку, переместите мышь вертикально вниз (или вверх) для выделения нескольких строк.

Выделение фрагмента при помощи клавиатуры.

Поставьте курсор (текстовый курсор, а не указатель мыши!) ПЕРЕД первым символом фрагмента. Нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, с помощью клавиш-стрелок растяните выделение на весь фрагмент.

Выделение содержимого таблицы.

Для выделения всей таблицы удобнее использовать щелчок на ее маркере. Он проявляется при подведении указателя мыши вблизи левого верхнего угла таблицы (см. рис. 1.5).

Оформление шрифта.

Размер и тип шрифта может быть вами установлен перед вводом текста или в процессе окончательного оформления документа. Тип шрифта и его размер указан в левой части панели инструментов. Для выбора типа шрифта можно воспользоваться пунктом вкладки Главная  Шрифт или пунктом контекстного меню. В списке типы шрифтов размещены в алфавитном порядке, для выбора достаточно сделать на нем щелчок указателем мыши. Если у вас был выделен фрагмент текста, то его шрифт изменится на избранный. Надстрочный и подстрочный шрифты устанавливаются в том же пункте меню установкой флажка(галочки) в позиции Надстрочный (см. рис. 1.7). Для придания акцента вступительной фразе текста документа можно воспользоваться приемом Буквица. Для ее применения необходимо поставить указатель в выделяемый абзац и войти во вкладку Вставка Буквица и выбрать стиль ее оформления.

Рисунок 1.7 Установка шрифта

Выравнивание абзацев.

Word автоматически формирует строки внутри абзацев. На панели инструментов Форматирование есть четыре кнопки, с помощью которых можно задать способы выравнивания строк абзаца: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (по обеим границам). Вот эти кнопки: .

Поместите указатель мыши на одну из этих кнопок, но не нажимайте ее. Через 1-2 с. появится подсказка с названием кнопки. Посмотрите, как называется каждая из четырех кнопок. Для удобства размещения текста рекомендуется использовать автоматическую расстановку переносов, которая устанавливается во вкладке Разметка страницы  Расстановка переносов флажком в пункте Авто(матическая расстановка переносов).

После ввода всего текста письмо будет выглядеть следующим образом:

355035, Ставрополь, ул. Голенева, 36

Директору Ставропольского кооперативного института (филиал)

Белгородского университета потребительской кооперации

355000 г. Ставрополь,

ул. Цветочная, 111

E-mail [email protected]

Читайте также: