Как сделать общий календарь в битрикс
Обновлено: 08.07.2024
Просматривайте временной график сразу всех событий и задач в компании на единой календарной сетке. Создайте сколько угодно календарей для разных типов событий в компании: мероприятия, выставки, события в группах, персональные календари и другое. Отобразите все календари на одной сетке, подключите календари задач, создайте события в календарях с учетом занятости участников. Добавьте самые важные календари в избранные для быстрого доступа к ним.
Календари событий - мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем в компании! Потому что позволяют сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах. И, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
Календари событий
У Календарей удобный интерфейс, расширенная функциональность добавления событий и их редактирования. На сетку Календаря выводятся задачи, а события привязываются к объектам CRM. Каждый сотрудник персонально и точно настраивает доступ к своему Календарю.
Избранные календари
Управление календарями
Интерфейс Календарей органично вписывается в структуру портала и полностью соответствуют его идеологии - быстрого и удобного доступа к нужной информации. Панель Календарей - все кнопки для действий сотрудника - находится справа. И это значительно освобождает непосредственно календарную рабочую область. При этом самые важные пользовательские элементы и настройки Календарей доступны буквально в один-два клика.
Панель управления Календарей
Панель внешних подключений тоже специально размещена в правой части экрана - под секцией Избранных календарей. Эту панель сотрудник может отключить, если ему не требуется соединять свои календари с Outlook, Exchange или мобильными устройствами. И, наоборот, при возникновении потребности в подобной интеграции, панель возвращается обратно в настройках Календаря.
Планировщик событий
Планировщик событий
Настройки
Редактирование
Меню редактирования Календаря позволяет выполнить привычные для пользователя действия, перейти к настройке избранных календарей, соединить с Outlook и экспортировать Календарь в сторонние программы (в формате iCal). Расширенный интерфейс настройки цветов, добавленный по многочисленным просьбам клиентов, позволяет выбрать нужный цвет для каждого Календаря. Более того, этот же интерфейс служит для маркировки отдельных событий в Календаре - каждому из них можно задать свой цвет.
 |  |
| Меню редактирования | Настройка цвета события |
Основные параметры своего календаря каждый сотрудник настраивает сам при его добавлении или редактировании: добавлять ли в этот календарь все приглашения на события от других пользователей; разрешить ли экспорт календаря и за какой временной интервал экспортировать из него события; синхронизировать ли календарь с Microsoft Exchange.
Функциональность добавления событий в Календаре позволяет гибко настраивать различные мероприятия со многими участниками. Например, вы можете прямо при создании какого-то события создать встречу и пригласить на нее участников. Планировщик событий поможет уточнить их занятость на время события, и передвинуть это время при необходимости.
Доступ к Календарю
Доступ к Календарю настраивается точно и гибко: для целых групп пользователей портала, отдельных пользователей, отделам с подотделами и отдельных сотрудников, участникам рабочих групп в соответствии с их ролью в группе (владелец, модератор, все члены), и другим категориям, например, пользователям портала (всем или авторизованным).
 |  |
| Права доступа | Доступ к Календарю |
Из диалога редактирования календаря, сотрудник персонально настраивает доступ к своему Календарю.
Частное событие
В Календарях работает специальная логика частных событий. Коллеги увидят, что вы создали событие, каковы его даты начала и окончания и заняты ли вы в это время. Но детальная информация о событии видна только его создателю. Такой подход к частным событиям позволяет эффективнее планировать мероприятия в компании - учитывать занятость или отсутствие сотрудников в офисе по личным причинам (посещение врача, семейные обстоятельства и прочее).
Интеграция c продуктами Microsoft, Google и Apple
Синхронизируйте Календари на портале с другими приложениями и устройствами. Наоборот, подключите внешние календари. Даже в поездке календари будут с вами – их можно загрузить в мобильный телефон или планшет (iPhone, iPad, Android).
| Коннектор к MS Exchange Server 2007/2010 для синхронизации с календарями на портале | |
| Коннектор к MS SharePoint 2007/2010 с двунаправленной интеграцией календарей | |
| CalDAV - подключение календарей Google, Apple |
Интеграция с задачами
Отображение задач на сетке календаря
Просмотр задачи над Календарем
Задачи можно просматривать и полнофункционально редактировать прямо из Календаря.
Интеграция с CRM
Календари, как и файлы, могут принадлежать компании в целом (общие), рабочей группе (групповые) и конкретному человеку (личные).
Сегодня поговорим о персональных календарях.
Небольшое отступление: персональный календарь - это личное пространство каждого сотрудника, как переписка, и поэтому в Битрикс24 настроить доступ к своему личному календарю может только сам сотрудник, пользователь с правами администратора не может видеть персональный календарь сотрудника, если тот не выдал ему соответствующие права.
Настроим доступ к своему календарю в несколько шагов:
1) Заходим в Календарь слева в меню
2) Далее - в настройки личного календаря как на рисунке ниже
Итак, назначаем права доступа для коллег, переходим к следующему шагу.
5) Выбираем тех сотрудников, которым будем выдать доступ:
7) Далее назначаем каждому сотруднику в отдельности права доступа из списка возможных вариантов:
Современный электронный календарь является отличным инструментом в помощь грамотного планирования как личной, так и общей деятельности компании. Битрикс24 обладает удобным функционалом работы с разными календарями, что поможет вам ничего не забывать, постоянно находится в курсе событий и ориентироваться в их потоке. Управлять календарями легко и давайте рассмотрим этот процесс в деталях.
Разновидности календарей в Битрикс24
В любом Портале, независимо от тарифного плана, календари встречаются в нескольких местах. Все это один и тот же компонент ПО, который ведет себя по-разному в зависимости от пользователя и элемента меню. Увидеть календарь можно непосредственно в отдельной строке левого меню, а также в Задачах, Группах и Проектах при выборе одноименного вида отображения. Кроме этого иметь дело с календарем вы будете постоянно при постановке задач, описании событий, создании опросов — одним словом всегда, где есть опция привязки к дате и времени.
По праву собственности есть календари личные (для сотрудника) и общие (для группы или целой компании). Администратор Портала способен определять права доступа пользователей к различным календарям и действиям с ними. С полным набором прав вы сможете добавлять в свой личный календарь записи других пользователей, компании, выбранных рабочих групп; редактировать информацию и удалять события у себя и других сотрудников. С наиболее ограниченными правами — работать только со своим календарем. Пока Битрикс24 не поддерживает внешние календари для совместной работы с посторонними людьми, но вы можете приглашать удаленных сотрудников или клиентов в Экстранет и взаимодействовать таким способом.
Также личный календарь возможно синхронизировать с другим сервисом или календарем мобильного устройства. В первом случае вам необходимо выбрать нужный внешний календарь и пройти авторизацию. Во втором — отсканировать QR-код гаджетом на iOS или Android. Несколько секунд и данные синхронизируются: в календаре Битрикс24 появятся ваши события, а в сервисах или смартфоне — записи из календаря в Портале. Это двухсторонняя синхронизация, поэтому изменения информации в одном месте повлечет за собой изменения и в другом.
Календарный интерфейс
Внешний вид календарей создан по образу лучших решений, придуманных цивилизацией, все действия интуитивно понятные. Возможно отображение дня, недели и месяца, а также вид расписания, когда пользователь будет видеть время, дату и запланированное действие. Дневной планер по умолчанию разбит на временные отрезки по 15 минут. Горизонтальная красная линия показывает значение текущего времени. При отображении недели календарная сетка покажет все семь дней, а в виде “месяц” вы сможете увидеть вообще все запланированное. Нажатием кнопки “Сегодня” вы вернетесь в текущее значение времени и даты из любого места в календаре.
В разделе доступен поиск с использованием готовых и кастомных фильтров. Вы всегда сможете отсортировать события, которые создавали вы или на которые вас приглашали. А при надобности можно собрать собственный фильтр с различными значениями пользовательских полей для наиболее четкого отбора нужной информации. И, конечно, кроме фильтра в строке поиска можно указывать текст, по которому Битрикс24 будет просматривать календарь на предмет совпадений.
Добавление событий и задач
В календарь Битрикс24 могут быть добавлены как события, так и задачи. О последних сказано достаточно много — задачи являются важнейшей составляющей ERP-системы. Замечу, что задачу конкретно в календарь вы можете добавить только из раздела “Задачи и проекты”. Нажатие мышкой по свободному месту в календарной сетке вызовет страницу слайдера с формой постановки новой задачи. Здесь уже автоматически будет проставлено время начала задачи — зависит от того, куда вы щелкнули мышкой. Во всем остальном это самая обычная задача в Битрикс24.
Другое дело событие. Создать его можно тремя способами:
Как и в предыдущем случае, нужно нажать на пустое место календарной сетки, но уже в разделе “Календарь” левого меню. Появится попап, а не страница слайдера;
Создать событие из “Живой ленты” — появится полноценная страница слайдера;
Создать событие из чата. Все, наверняка, замечали, что в переписке подсвечиваются слова сегодня, завтра, вчера, и другие, которые относятся к датам. Нажав на такое слово вы сможете создать как новую задачу, так и новое событие в календаре.
Событие имеет ряд уникальных отличий от задачи. Вы можете указать даты начала и конца мероприятия или в один клик по чекбоксу выделить на это весь рабочий день. Разные события можно привязывать к разным календарям: к личному, общему или календарю выбранной рабочей группы. Также отличием собітия является выбор места проведения: это может быть “рабочее место”, что не влияет на другие ресурсы компании, а может быть “Конференц-зал”, выбор которого повлияет на инструмент бронирования ресурсов в Битрикс24.
Также на событие вы можете приглашать неограниченное количество сотрудников и настраивать сколько угодно напоминаний. А особенно полезным является функционал подтверждения участия: приглашенный сотрудник сможет принять ваше приглашение, а может и отказаться.
Планирование — наше все
Таким образом календари Битрикс24 могут в значительной степени улучшить как вашу личную, так и командную работу. Успех любого мероприятия зависит от уровня подготовки к нему, следование составленному графику — устраняет задержки, а своевременное напоминание про важное событие делает жизнь намного приятнее. Функционал календарей в Битрикс24 доступен каждому пользователю, как и все инструменты для современного бизнеса из данного набора. И вам совсем не нужны посторонние сервисы для работы с календарем — все уже есть в вашем Портале. И если до сих пор вы не пользовались календарями активно, может самое время начать это делать с нового года?
Безусловным преимуществом виртуального календаря Битрикс24 является его связь с каждой системой вашей компании. Рукописный ежедневник устарел. В мире информационных технологий электронный календарь Битрикс24 освободит вас от запоминания огромных объемов повседневной информации, задач, дел и планов. Информация в приложении преподносится визуально понятно и удобно.
Ежедневник
Чтобы достигнуть максимальной эффективности в работе, Битрикс24 формирует индивидуальный список задач для всех сотрудников компании или отдельной группы. В календаре Битрикс24 вы можете распределить роли Заказчика, Ответственного и Исполнителя, отследить активность персонала для правильного распределения рабочего времени.
Доступ к приложению не будет прекращен, если вы долгое время будете отсутствовать на работе. Приложение Битркис24 на вашем смартфоне напомнит вам о предстоящих событиях и задачах. Синхронизируется с Outlook.
Учет и контроль задач
При использовании Битрикс24 распределение задач между сотрудниками станет проще. Система отобразит количество заданий каждого сотрудника, это поможет вам отдать задание свободному работнику.
Встречи, совещания и собрания
Календарь Битрикс24 не позволит вам забыть о деталях предстоящих деловых встреч. Программа отображает время, место, а также переговорную комнату и участников события. Оповещения в автоматическом режиме придут всеми участникам.
Для максимально удобного использования календарем Битрикс24 внедрена возможность отображения выходных и отпусков сотрудника. Вы можете составлять график отпусков внутри программы.
Заключение
Календарь в Битркис24 – это инструмент тайм-менеджемента для всей компании. Данные синхронизированы с другими функциями Корпоративного портала, что увеличивает эффективность взаимодействия между отделами и подразделениями.
Читайте также: