Как сделать многозадачность
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 05.10.2024
Уметь действовать в условиях многозадачности. Зачастую именно такое требование к сотрудникам можно встретить в описаниях вакансий. К сожалению, вокруг этого понятия ходит много мифов и недопониманий. Одни говорят, что это главный враг продуктивности, другие (как те самые работодатели) считают необходимым навыком современного человека. Мы разобрались, кто прав, есть ли вред от многозадачности и можно ли обратить его в пользу. Читайте полный гайд по продуктивности в нашей статье.
Что такое мультизадачность
Почему это не работает?
Наше внимание обладает определенной инерцией. Ему необходимо время, чтобы сосредоточиться на чем-то. Некоторый период оно будет сфокусировано на задаче, а потом начнет уставать. Если в процессе этого вы вдруг переключитесь на что-то другое, вам придется начинать весь цикл сначала. Это как катить тяжелогруженую телегу короткими рывками: толкнул, остановился, толкнул, остановился. Вы наверняка очень быстро устанете. То же произойдет и с вашим вниманием, если вы будете постоянно его переключать.
Не закончив задачу А, вы переходите к задаче Б. Ваш мозг все еще сосредоточен на первой, однако вы заставляете его вникнуть в другую. В результате вы не можете эффективно работать ни над одной из них. Вы тратите больше энергии, потому что пытаетесь думать сразу о двух вещах, хотя это и невозможно.
Как избежать многозадачности
Если вы хотите заставить работать свой мозг на полную, придется несколько изменить стратегию в пользу монозадачности.
Работайте над задачами последовательно
Как показали исследования [Geoffrey F. Woodman, 1999], наиболее эффективно наш мозг работает над последовательной обработкой информации. Это означает, что вы должны работать над одной задачей за один промежуток времени, не обращая внимания ни на что другое. Это сложно, особенно если вы привыкли к многозадачности, а также если вы постоянно отвлекаетесь на уведомления телефона или звонки. Но, к счастью или к сожалению, именно так построен наш мозг. Он любит выполнять задачи последовательно.
Дайте себе пространство для маневра
Люди очень плохо оценивают время, необходимое на выполнение тех или иных задач. Обычно мы не досчитываемся минут, а то и часов. Еще хуже, если происходит что-то экстраординарное и незапланированное. В результате сроки начинают поджимать, мы спешим, перескакиваем с одного дела на другое. Т.е. скатываемся к мультизадачности. Ну и тут уж совсем все летит из рук.
Чтобы избежать подобной ситуации, запланируйте в своем расписании буферное время. Выделите полчаса-час, которые вы используете в случае выбивания из графика. Если же вы будете успевать, потратьте этот час в конце дня на что-то полезное или приятное. В виде бонуса, так сказать.
Еще один трюк – планируйте несколько важных задач, которые вы обязательно должны выполнить, и несколько дополнительных, с которыми вы разберетесь, если еще останется время.
Не поддавайтесь внезапным импульсам
Вы работаете над каким-то Очень Важным Делом. Все идет хорошо, но тут вам приходит блестящая идея, как сделать Нечто Совершенно Потрясающее. Ваш мозг тут же переключается и начинает это Нечто обдумывать.
Вы нарушили главный принцип монозадачности – перешли на другое дело, не завершив первое. Но ведь идея очень крутая, и не хочется ее терять…
Поэтому опишите ее в блокноте парой фраз и забудьте до поры до времени. И продолжайте работать.
Когда мультизадачность действительно работает
Несмотря на всю критику многозадачности, есть ситуации, когда она допустима. Более того, даже полезна.
Когда у вас есть много маленьких задач
Со временем у нас накапливается множество мелких дел, таких как уборка, пара коротких звонков, разбор заметок, оплата по счетам и т.д. Они настолько незначительны, что по отдельности даже не хочется включать их в расписание. И это очень правильный подход. Соберите их вместе в 1-2-3-х часовый блок, и выполняйте так быстро, как сможете.
Обычно такие задачи не требуют особой сосредоточенности, и вы можете переключаться между ними без потери производительности. К тому же выполнение столь большого количества дел за короткий промежуток времени даст вам особое удовлетворение.
Когда вы делаете что-то автоматическое
Или не требующее особого внимания. Например, вы идете, едете в транспорте, готовите ужин. При этом вы особо не задумываетесь над вашими действиями. Это значит, есть возможность загрузить ваш мозг параллельной работой. Например, прослушиванием аудиокниг/подкастов или совершением звонков.
Когда вы в тупике
Существует два основных стиля мышления. Целенаправленный – когда вы непосредственно концентрируетесь на проблеме и пытаетесь решить ее логическим путем. И диффузный – когда вы расслабляетесь и позволяете своим мыслям блуждать.
Так вот, если вы над чем-то сосредоточенно работали, но вдруг оказались в тупике, можно остановиться, ослабить хватку внимания и перейти в диффузный режим. В это время вы можете сделать и что-то продуктивное, вроде прогулки, уборки или готовки еды.
Резюме
Классическое понимание многозадачности противоречит принципу работы мозга – на уровне сознания он не может выполнять две и более задач одновременно. Также ему вредят быстрые переключения между невыполненными делами. Особенно если они требуют глубокой сосредоточенности.
Тем не менее, вы можете использовать многозадачность для несложных мелких дел, которые можно объединить в блок. Также можно выполнять простые действия на фоне автоматических процессов, таких как ходьба.
Исследования нейробиологов показывают: мозг просто не способен фокусироваться на нескольких вещах сразу. Но реальность диктует свои правила, и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.
Содержание
Многозадачность – не вариант
Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними. Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!
Творческие методы борьбы с отвлечениями
Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот — методы избавления от нее:
Просто отключите телефон
По статистике ресурса TechTalk, лишь 12% людей ожидают быстрого ответа на свое рабочее письмо — в течение 15 минут. Так что не спешите, отвечайте в удобное для вас время и ограничивайте контакты с сотрудниками:
- Если вы начальник, установите для сотрудников часы посещения, чтобы они не стучались в вашу дверь каждую минуту.
- Если вы менеджер, выключайте свой основной телефон, чтобы вам не звонили, когда вы работаете. Для экстренных ситуаций заведите второй телефон или отдельную сим-карту.
- В качестве основного средства коммуникации выберите электронную почту.
Группируйте однотипные задачи
Конвейерное производство применяется повсеместно не просто так: ведь выполнять одну операцию куда проще, чем переключаться между несколькими. Для тех, кого интересует способность работать в режиме многозадачности, есть простой совет: объедините однотипные мелкие задачи в одну большую и сделайте ее в один присест. Например, можно каждый день посвящать по полчаса работе в соцсетях, а можно в понедельник и за час подготовить все посты на неделю: вы ставите их на таймер и они выкладываются без вашего участия. Таким образом можно группировать почти любые дела.
Дарья Круглова, контент-маркетолог SalesapCRM:
— Когда мы создавали новый сайт компании, плотно работали с командой дизайнеров. Они каждый день по 5 раз слали мне варианты дизайна, а я каждый день отписывала им новые ТЗ и правки. Все остальные рабочие процессы практически встали, я занималась ими по остаточному принципу, постоянно переключаясь на дизайн. В итоге я придумала, как с этим бороться: я попросила дизайнеров присылать мне готовые работы один раз в неделю большой пачкой, и в этот же день отправляла им правки и давала новые ТЗ. В итоге на дизайн у меня уходил ровно 1 день в неделю, я целиком посвящала его только одному процессу, а остальные 4 дня в неделю спокойно занималась основными рабочими обязанностями.
Читать по теме
Хотите создать действительно работающий долгосрочный план? Читайте,
как правильно написать цели на год и все успеть
Автоматизируйте выполнение задач
Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически формируют документы по шаблону, подставляя туда данные о клиентах.
Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?
Все это и даже больше может облачная программа SalesapCRM. Посмотрите, как легко в ней можно автоматизировать любые процессы — без помощи программиста, без специальных знаний, без сложных блок-схем.
Хотите прокачать отдел продаж?
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Поработали — восстановились
Читать по теме
О том, как эффективно управлять своим временем, читайте в нашей статье.
Время любит учёт
Чтобы качественно распределять время, нужно понимать, на что вы его тратите. Специалисты советуют записывать в течение дня все задачи, которые вы делаете, и указывать, сколько на них ушло времени. Можно использовать для этого специальные компьютерные программы или мобильные приложения.
Читать по теме
Как составить план задач на день и все успеть, мы рассказали в этой статье.
Руководителю недостаточно самому прекратить работать в условиях многозадачности — надо помочь сделать это своим сотрудникам. Когда освоите эту науку, перестройте процессы подчиненных, донесите до них результаты своего опыта, расскажите, как сильно это помогло вам. Тогда вся команда станет эффективнее. И мы надеемся, что вместе с помощниками — сервисами для учета времени и CRM-программами вам удастся успевать больше.
Настройте внутренние часы
Приучите себя работать даже в некомфортных условиях
Во многих компаниях сегодня используются офисы открытого типа — опенспейс, где сотрудники работают бок о бок без отдельных кабинетов. В них нужно быть готовым к посторонним шумам. Как натренировать себя в этом плане? Попробуйте почитать книгу, когда фоном играет музыка, или решить кроссворд, головоломку, изучить что-либо в шумном общественном месте. Умение концентрировать внимание при наличии множества отвлекающих факторов — полезный навык.
Записывайте планы
Используйте приложения, тренирующие мозг
Умение переключаться с задачи на задачу и быстрая фокусировка напрямую связана с концентрацией внимания. Тренировать этот навык можно с помощью приложений и специальных онлайн-игр, развивающих когнитивные способности. Тренажеров такого плана очень много, разной сложности и направленности, их легко можно найти в интернете, но все они способствуют созданию или укреплению нейронных связей в головном мозге.
Читайте и учите стихи
Еще одно отличное средство для тренировки памяти — заучивание стихов. Так что, стоит вспомнить любимых поэтов и пополнить свой багаж знаний несколькими произведениями из их творчества. Также стихи можно заменить на тексты песен.
Давайте мозгу полноценный отдых и питание
Для того чтобы мозг работал корректно, обязательно нужно давать ему отдыхать. Обычно мы экономим время на сне и еде, пытаясь решить множество задач и переделать все дела, но в регулярном режиме это приводит к нежелательным последствиям. Спите не меньше 7-8 часов в сутки. И помните, что сбалансированное питание предполагает определенное соотношение белков, жиров и углеводов. Съесть что-нибудь сладкое для работы мозга — неправильное решение. Лучше употреблять медленные углеводы, к которым относятся нерафинированные продукты: паста из твердых сортов пшеницы, нерафинированный сахар, неочищенные крупы, нерафинированные масла. Не забывайте про правильные жиры. Не стоит ограничивать рацион только обезжиренными продуктами.
Медитируйте и устраивайте перерывы
Уделяйте хотя бы 5-10 минут медитации. Она помогает успокоить безумный поток мыслей, который происходит у нас в голове, и настроится на новые задачи, быть более сфокусированным.
Кроме того в обязательном порядке нужно устраивать себе 20-минутные перерывы между важными совещаниями, встречами и т.д. Это поможет повысить личную эффективность и легко переключаться между делами.
Развивайте безоценочность
В состоянии перегруженности мозга может возникать эмоциональная лабильность, когда человек способен взорваться в любой момент. В этой ситуации используйте безоценочность, развить которую помогает взгляд на ситуацию со стороны, как если бы вы сами не были в нее вовлечены. В сложные моменты представляйте, что вы стоите рядом и смотрите на происходящее как сторонний наблюдатель.
Жонглируйте
Чудесный вариант тренировки многозадачности для тех, кто любит задачи повеселее и посложнее — жонглирование мячиками. Попробуйте удерживать в фокусе внимания и в воздухе 6 мячиков, это не так-то просто. Зато конечный результат вас точно впечатлит.
Настройтесь на позитив
Помните, каждый человек понимает многозадачность по-своему, поэтому не нужно сравнивать себя с другими людьми. Для кого-то достижение — слушать музыку в наушниках и составлять важные документы, а для кого-то одновременно курировать несколько проектов.
Если неподготовленный человек будет сразу пытаться сесть на шпагат, он рискует порвать связки. Развитие любых навыков должно быть поэтапным, и тогда через какое-то время вы сможете стать настоящим королем многозадачности.
В последних версиях прошивки MIUI 12 появилась такая функция, как многозадачность Xiaomi. Что же это такое? Функция представляет собой отображение на экране сразу нескольких иконок приложений, которые оформлены в виде двух столбцов, размещенных сверху вниз. Пользователям предоставляется возможность прокручивания списка для того, чтобы выбрать нужную программу для работы с ней.
Как вызвать меню многозадачности Xiaomi? Для этого вам нужно один раз кликнуть по кнопке в виде квадрата, размещенной в нижней части экранного модуля. На дисплее появится список утилит, которые вы открывали в последнее время. Вы можете выбрать одну из них для работы или же переместить ее вверх/вниз. При нажатии на изображение крестика у вас получится очистить системную память, т.е. для этого не придется переходить в соответствующее приложение.
Недавно появилась информация о том, что в новой версии оболочки MIUI 12 появится возможность выбирать подходящий вариант отображения меню многозадачности Xiaomi. Оно будет не только вертикальным, но и горизонтальным. Конечно, горизонтальное отображение будет менее информативным, нежели вертикальное, зато с ним гораздо удобней будет работать одной рукой.
Преимущество этой функции заключается в том, что вам не придется перелистывать экраны на телефоне, чтобы добраться до нужного приложения. Если вы с ним недавно работали, то вызывать его получится буквально в течение секунды.
Читайте также: