Как сделать многотабличный отчет

Обновлено: 04.07.2024

Многотабличная форма может не иметь включаемых форм. В этом случае в форму, кроме полей таблицы-источника, добавляются поля из связанной таблицы, являющейся главной относительно основной таблицы формы.

Многотабличная форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера форм.

При создании многотабличной формы средствами Access используются различные приемы. Наиболее технологичным является первоначальное создание форм с помощью мастера с последующей их доработкой в режиме конструктора. Мастер упрощает процесс создания формы, т.к. в этом режиме большинство требуемых операций выполняется автоматически.

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и запросов и выбрать стиль ее оформления. При этом используются различные способы построения многотабличной формы. Полученная с помощью мастера форма при необходимости может быть отредактирована в режиме конструктора.

Способы построения многотабличной формы

Явное включение подчиненной формы

При использовании мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, которая является подчиненной по отношению к таблице-источнику основной части. Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в составной части формы . с помощью мастера можно создать составную форму, включающую одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями.

Вызов связанной формы нажатием кнопки

Мастер форм позволяет создать связанные формы, которые не включаются непосредственно в форму. При этом вместо подчиненной формы включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Если необходимо просмотреть подчиненные записи, связанная подчиненная форма вызывается на экран нажатием этой кнопки. Открывающееся содержимое связанной формы синхронизировано с текущей записью формы. Этот способ построения многотабличной формы удобен в сложных формах, перегруженных большим числом элементов управления, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные данные.

Многотабличная форма без подчиненных и связанных форм

Составная многотабличная форма, построенная мастером, может не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или нескольких главных таблиц. В этом случае записеобразующим источником выводимых в форме данных является запись подчиненной таблицы. В одной отображаемой в форме записи содержатся значения полей из записи подчиненной таблицы и полей из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

Многотабличная форма на основе запроса

Создание формы на основе полей из нескольких взаимосвязанных таблиц с помощью мастера является для пользователя достаточно простой процедурой. Однако если в базе данных уже имеется запрос с выбранными для получения результата таблицами, определены поля, которые необходимо включить в результат, то целесообразно строить форму на основе ранее созданного запроса. В этом случае мастер использует ранее проделанную пользователем работу.

Создание многотабличной формы в режиме конструктора и ее редактирование

Средства конструктора форм достаточны для полного создания многотабличных форм. Конструктор позволяет в любой момент модифицировать ранее разработанную и сохраненную форму. При создании и редактировании формы может производиться добавление новых полей и надписей, включение полей со списком, создание кнопок, добавление подчиненных форм, внедрение объектов из других приложений (например, рисунков, диаграмм и т.п.), изменение расположения отдельных полей, их отображения и подписей. При редактировании могут быть выполнены любые изменения имеющихся элементов и их свойств, удаление элементов, добавление новых элементов.

Вычисления в форме

Вычисления в каждой записи формы

Чтобы произвести вычисления на основе данных в каждой записи, в форме необходимо создать вычисляемый элемент управления, в который записывается выражение. Для создания вычисляемого элемента управления откройте форму в режиме конструктора и, нажав на панели элементов кнопку Поле, разместите этот свободный элемент управления в нужном месте области данных. Затем в элемент управления Свободный необходимо ввести выражение. Выражение должно начинаться со знака равенства (=). В качестве операндов выражения чаще всего используются имена полей, константы, а в качестве операторов — знаки арифметических операций.

Пример вычисляемого поля

Пусть таблица или запрос, на основе которых строится форма, содержат данные о кафедре и имеют поля: нагрузка — количество часов, которое должны выполнить преподаватели всей кафедры; числопреп — число преподавателей на кафедре. В форме можно подсчитать и вывести среднюю нагрузку преподавателя для каждой кафедры, создав вычисляемый элемент управления и записав в него выражение:

Выражение может быть введено на вкладке Данные в поле Данные в окне свойств созданного элемента управления. Можно воспользоваться построителем выражений, используя появляющуюся кнопку Построить сразу за полем свойства Данные, который позволяет упростить создание выражения.

При формировании выражения в левой панели построителя открывается нужная форма (кафедра) в группе Форма, а в средней панели выбираются необходимые для выражения поля.

Вычисление итоговых значений

Вычисление итоговых значений для записей формы выполняется с помощью встроенных статистических функций, записываемых в качестве выражения в вычисляемых элементах управления. В однотабличной форме вычисляемый элемент управления, создаваемый для расчета итогового значения по всем записям, необходимо размещать в области примечания формы. Например, можно создать поле для суммирования нагрузки всех кафедр по полю нагрузка

Вычисление итогового значения для связанных записей подчиненной формы и вывод его в текущей записи основной формы

Основная форма и ее подчиненная форма чаще всего строятся на основе таблиц, между которыми установлена связь типа один-ко-многим. При этом в основной форме выводится одна текущая запись, а в подчиненной форме доступны несколько подчиненных записей. При расчете итогового значения для группы записей подчиненной формы, связанных с текущей записью основной формы, вычисляемое поле может быть отображено в записи основной формы.

Ограничения доступа к данным через форму

Защита данных поля от изменений

Для защиты данных поля от изменения используется свойство Блокировка. Блокировка может быть установлена для любого поля формы. Чтобы защитить, таким образом, поле, установите курсор в его рамке и с помощью контекстно-зависимого меню вызовите окно его свойств. В окне свойств на вкладке Данные в раскрывающемся списке Блокировка выберите значение Да. После установки этого свойства поле доступно только для чтения.

Установка ограничений на корректировку записей через форму

Для того, чтобы при работе через форму записи были доступны только для чтения, следует в свойствах всей формы на вкладке Данные в раскрывающихся списках Разрешить добавление, Разрешить удаление и Разрешить изменение выбрать значение Нет. Сделать записи доступными только для чтения можно также, выбрав для свойства Тип набора записей, значение Статический набор. Указанные свойства могут устанавливаться независимо друг от друга.

Свойство Ввод данных при установленном значении Да определяется режим открытия формы, при котором разрешен только ввод новых записей, просмотр существующих записей при этом не доступен. При открытии формы будет выводиться только пустая запись, которую можно заполнять.

Защита данных подчиненной формы от изменений

В этом случае технология загрузки данных в БД предполагает запрет обновления справочных данных через подчиненную форму. Защитить содержимое всех полей подчиненной формы, сделав его доступным только для чтения, позволяет свойство Блокировка, установленное для подчиненной формы.

Довольно часто случается ситуация, при которой хранить целиком базу данных в одной таблице очень не удобно и не практично. В таблице может содержаться большое количество полей, что является неудобным для пользователя. При этом записи во многих полях могут повторяться, что приводит к увеличению информационного объема БД и замедлению процедуры ее обработки. При хранении в БД слишком большого количества данных и при наличии в таблице большого количества полей ее требуется нормализовать. Как правило, в процессе нормализации образуется многотабличная БД.

БД считается нормализованной в случае выполнения следующих условий:

каждая таблица должна иметь главный ключ;
все поля каждой таблицы целиком зависят только от главного ключа;
в таблице должны отсутствовать группы повторяющихся значений.

По завершению создания таблиц с данными, которые относятся к различным аспектам БД, требуется обеспечить целостность самой базы данных. Для этого нужно связать таблицы между собой.

Различают связи нескольких типов:

один-к-одному, когда каждой записи в 1 таблице соответствует лишь 1 запись в другой таблице;
один-ко-многим, когда каждой записи главной таблицы соответствуют несколько записей подчиненной таблицы;
многие-ко-многим, когда 1 записи первой таблицы соответствуют несколько записей второй таблицы и, наоборот.

Готовые работы на аналогичную тему

Как видно, половина объема таблицы занята избыточной, дублированной информацией.

Разберемся с причиной дублирования. У комплектующих компьютера имеется 2 неотъемлемых свойства: наименование и описание. В свою очередь, название фирмы, ее адрес и цена компьютера не будут являться свойствами комплектующих, это свойства поставщика.

Правильнее будет разбить искомую таблицу на 2: Комплектующие (табл. 2) и Поставщики (табл. 3). При этом каждая таблица должна иметь хотя бы 1 ключевое поле, значение которого является уникальным для каждой записи данной таблицы. В таблицу Комплектующие вводим поле Код комплектующих, которое будет ключевым.

В таблицу Поставщики вводим дополнительное поле Код поставщика, которое станет ключевым для данной таблицы.

Эти 2 таблицы, которые находятся в отношении многие-ко-многим, связываются друг с другом только с помощью третьей таблицы. Таблицы Комплектующие и Поставщики связываются отношением многие-ко-многим, используя создание 2 связей один-ко-многим относительно к таблице Цена.

Таблицы Комплектующие и Поставщики станут главными относительно таблицы Цена. Связью между таблицами установятся отношения между идентичными значениями в полях, имеющих одинаковые имена. С ключевым полем главной таблицы (первичный ключ) будет связано поле с таким же именем подчиненной таблицы (внешний ключ).

Главная таблица Комплектующие содержит поле Код комплектующих, являющееся первичным ключом, соответственно в подчиненной таблице Цена будет иметься поле с таким же именем, которое будет являться внешним ключом. Таблица Поставщики будет являться главной относительно таблицы Цена. Ее поле Код поставщика - первичный ключ, соответственно в подчиненной таблице Цена будет присутствовать поле с таким же именем, являющееся внешним ключом.

Отсюда следует, что таблица Цена будет содержать поля (табл. 4):

Счетчик, являющееся ключевым;
Код комплектующих, являющееся внешним ключом для таблицы Комплектующие;
Код поставщика, являющееся внешним ключом для таблицы Поставщики;
Цена, являющееся числовым.

Если в начале заполним таблицу поставщиков, то для заполнения других данных можно будет составить форму согласно первоначальной таблице 1, в этом случае поставщиков можно будет выбрать из списка. Подобное заполнение данных потребует намного меньших затрат сил и времени.

Создание многотабличной формы

Многотабличную форму создают на основе нескольких взаи-мосвязанных таблиц. Она может состоять из 1 формы или из основной и 1 или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма может строиться как на основе подчиненной, так и главной таблиц.

Многотабличную форму можно создать в режиме Конструктора или при помощи Мастера форм. Однако в Access, как правило, используется изначальное создание форм при помощи мастера, и затем они могут дорабатываться в режиме Конструктора. В ходе создания многотабличной формы в Мастере форм приложением Access создается для нее базовая инструкция SQL, содержащая сведения об используемых таблицах и полях.

Перечислим способы, создающие многотабличные формы при помо-щи Мастера:

Явное включение подчиненной формы, при котором подчиненная форма будет строиться на основе подчиненной таблицы относительно таблицы, на основе которой построена основная часть формы.
Вызов связанной формы по кнопке. Созданные при помощи Мастера связанные подчиненные формы не обязательно должны включаться непосредственно в основную форму, их можно вызывать по необходимости нажатием на включенную в нее кнопку. В этом случае открывающееся содержимое связанной формы будет синхронизироваться с текущей записью формы. Данный способ построения является удобным для сложных многотабличных форм, которые перегружены большим числом элементов управления, а также для пользователя, которому не нужно постоянно видеть связанные данные.
Без использования подчиненных и связанных форм. Подобную многотабличную форму создают при необходимости отображения записей подчиненной таблицы, которые дополнены полями из одной или не-скольких главных таблиц. В данном случае источником данных, выводящихся в форму, будет являться запись подчиненной таблицы. При этом форма отобразит поля из записи подчиненной таблицы и поля из единственной связанной с ней записи главной таблицы.
На основе запроса. Для запроса, имеющего уже созданные записи в результате объединения полей связанных записей главной и каждой из подчиненной таблиц, мастер будет строить форму таким же образом, как в случае с заданными исходными таблицами. Благодаря чему будет создана форма, которая обеспечивает однократное отображение данных, поскольку она базируется на исходных нормализованных таблицах.

Полученную при помощи мастера составную форму при необхо-димости можно отредактировать, в том числе дополнить другими включаемыми формами.

Выбор таблиц и полей необходимо производить в следующем порядке:

В окне БД будет выбирается закладка Форма и нажимается клавиша Создать.
В окне Новая форма будет выбираться режим создания Мастер форм, а источником данных основной части формы выбирается таблица или запрос из списка.
В первом диалоговом окне Создание форм последовательно выбираются таблицы, а в них поля, которые будут включаться в форму, после этого требуется нажать кнопку Далее.
Во втором диалоговом окне Создание форм будет выбираться вариант создания многотабличной формы, для этого в рамке необходимо выбрать вид представления данных - выделить таблицу, являющуюся источником основной части формы.

Когда таблица (источник основной части формы) станет главной по отношению к другой таблице формы, то в окне Создание форм выберется 1 из 2 возможных типов подключения подчиненных форм:

при непосредственном включении — Подчиненные формы;
при включении кнопки, которая вызывает связанную форму, Связанные формы.

Затем выбирается вид подчиненной или связанной формы: Ленточный или Табличный. В диалоговом окне Создание форм будет выбран стиль оформления, определяющий внешний вид надписей и значений полей в форме. В последнем диалоговом окне Создание форм будет завершено создание формы Мастером, т.е. можно будет редактировать заголовки форм и выбирать дальнейшие действия: Открытие формы для просмотра или ввода данных либо Изменение макета формы.

Коммуникативный педагогический тренинг: способы взаимодействия с разными категориями учащихся

Сертификат и скидка на обучение каждому участнику

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ

Тема 4. Технология создания и преобразования информационных объектов

Цель работы: приобретение практических навыков создания базы данных, запросов, отчетов и форм в среде MS Access .

Материально-техническое обеспечение: персональный компьютер IBM PC , операционная система Windows , пакет прикладных программ Microsoft Office , система управления базой данных MS Access .

Краткие сведения из теории:

З а про с ы я в л я ют ся о с но в ой дл я а лгоритм и ч ес к ой обр а б отки д а н ных БД, и с польз у е мой д л я формиров а ни я п од с х е м ы д а нны х , об е с п е ч ив а ющих с о з д а н и е мног о т а бличн ы х форм и отч е тов.

З а про с ы и с польз у ю т ся и д л я з а д а н и я у с лов и й ф ильтр а ции з а пи се й т а блиц, формиров а ни я с т р а н и ц до с т у п а . И с ходными д а нны м и дл я з а про с ов я в л я ют ся т а блицы и ли др у г и е з а про с ы. Им е н а з а про с ов н е дол ж н ы с о вп а д а ть с им е н а ми т а блиц БД.

З а про с ы кл ас с и ф ици р у ют ся р а зличным обр а зом :

1 . П о чи с лу о бр а б а т ыв ае м ых т а бл иц :

- однот а б л ичны е;

- мног о т а бличны е ( в се т а бл иц ы должны быть с в я з а н ы ) .

2 . П о типу а лго р и т м ов обр а б о т к и :

- выборки – р е з у л ь т а т з а про са о т р а ж а е т ся только н а э к р а н е;

- п е р е к р ес т ный - с озд а н и е с в од н ой т а б л ицы, с о д е рж а щ е й гр у п по вы е ит о г и ;

- н а с озд а н и е т а бл и цы – а в т ом а т ич е с ко е ф о рмиров а ни е с т р у к т у р ы з а пи се й н о вой т а бл иц ы и з а г р у зк а ;

- н а д об а в л е н и е – вв о д но в ой з а п и с и, я в л я ющ е й ся р е з у ль т а т о м выпо л н е ни я з а про са;

- н а у д а л е ни е – у д а л е ни е гр у п п ы з а п и с е й из т а бли цы ;

- н а обновл е ни е – з а про с п е р ес чи тыв а е т (обновл я е т) з н а ч е ни я р а с ч е т ны х п о л е й.

3 . П о типу я зык а з а про с о в :

- QBE – з а п ро с по п рим е р у , п о с т р о е н ный н а о с н ов е р е л я ц и онно г о я з ык а з а про с ов гр а ф ич е с к ого тип а;

- SQL – р е л я ци онно- по л ный я з ык з а про с о в .

4 . П о с т а бил ьн о с т и у с ловий фильтр а ци и з а п и с е й :

- с т а ти с т ич е с ки е з а п р о с ы с н е изм е нн ы ми у с лови я м и ;

- дин а м ич е с ки е з а п ро с ы с изм е н яе м ы м и у с лови я ми.

П о с тро е ни е з апр о с а выполн яе т ся в Кон с т р у к то р е з апро с о в . Дл я з а п ро са выбир а ют ся и с т оч н ики ин ф ор м а ции – т а б л и ц ы и ли д р у г и е з а про с ы, у с т а н а влив а ю т ся с в я зи м е ж ду ними. Дл я к а жд о г о з а п р о са в обл ас т и Б л анк з апро с а опр е д е л я ю т ти п , у точ н я ют ся у с лови я выпо л н е ни я з а про са , с о с т а в п о л е й р е з у л ьти р у ющ е й т а блицы.

В з а про с е в с т р а и в а ю т ся вычи с л яе м ы е пол я и у с лови я отбор а . Дл я з а п у с к а з а про са из р е жим а Кон с тру к т о ра в ыпол н яе т ся н а ж а т и е кноп к и (во с кл и ц а т е л ь ный з н а к) п а н е л и и н с т р у м е нт о в К о н с труктор з ап р о с о в .

Форма — э т о объ е к т б а з ы д а н ных , к о т о р ый можно и с п ользов а ть д л я ввод а , изм е н е н и я и л и о тоб р а ж е ни я д а н ных из т а блицы или з а про са .

Формы мог у т прим е н я ть с я д л я у пр а вл е ни я д о с т у по м к д а нн ы м : с и х п о м о щью м о жно опр е д е л я т ь , к а к и е п о л я или с т роки д а нных б у д у т от о бр а ж а т ь с я .

Формы пр е дн а з н а ч е ны т а к ж е д л я п ро с м отр а р е з у л ьт а тов з а про с ов вы б орки, с озд а н и я п ользов а т е л ь с к о г о м е ню, д и а г р а мм.

Новы е формы м ог у т с озд а в а ть ся н а вк л а дк е Ф о рмы с по м ощью к о м а ндных кнопо к вкл а д к и Со з дани е г р у ппы Ф о р мы:

- П у с тая форма – позвол яе т б ы с т р о по с троить форм у , о с об е нн о ес ли в н е й б у д е т лишь н ес к ол ь ко п ол е й ;

- К о н с т р ук т ор фо р м – н а и бол ее тр у до е мкий с по с о б, об е с п е ч и в ае т с о з д а ни е и р е д а к ти р о в а н и е ф орм р а зл и чн о й с ло ж н о с ти ;

- М а с т е р форм – с п е ц и а л ь н ая про г р а мм а д л я а в т ом а т из а ц ии с озд а н и я форм ;

- Форма – бы с т р о е с оз д а н и е про с т е йш и х однот а бл и чных ф ор м ;

- Сводная д и а г ра мма – по с т ро е ни е д и а г р а мм д л я чи с ловых д а нных т а бли ц ;

- Р а з д е л е н н а я ф о р ма — позво л я е т одновр е м е нн о о то бр а ж а ть д а нны е в д в у х п р е д с т а в л е н и я х — в р е ж им е ф ормы и в р е жим е т а блиц ы ;

- Сводная табл и ца – по с тр о е н и е итог о в ой э к р а нн о й формы, об ес п е чи в а ю щ е й формиров а н и е и про с м отр итог о в в э л е к т р о нной т а бл и ц е Ex c e l ;

- Н ес к о ль к о эл е м е нт о в - ф о рм а п р е д о с т а в л яе т б о льш е во з можн о с т е й н ас т рой к и, ч е м т а бл и ц а . Н а прим е р, к н е й м о ж н о доб а в л я ть г р а ф и ч е с к и е эл е м е нты, к нопки и д р у ги е э л е м е нты у пр а вл е н и я .

О т ч е ты – тр а д и ц ион н а я ф ор м а пр е д с т а в л е ни я и нформ а ц ии д л я у пр а вл е н и я .

Отч е ты в ывод я т ся н а экр а н, принт е р и ли в ф а й л д л я п е р е д а ч и по к а н а л а м с в я зи, р а зм е щ а ю т ся н а W e b – с е рв е р а х. Отч е т ы с о з д а ют с я н а о с нов е б а з овых т а блиц, з а про с ов, выборки д а нн ы х и п е р е кр ес т н ых з а про с ов.

П о у р о вню с тр у кт у рной с л о ж н о с т и отч е ты д е л я т с я н а про с ты е ( п одготов л е нны е н а о с н о в е одной т а бл и цы и ли з а п р о са ), мног о табличны е ( н ес к о ль к о т а бл и ц). По чи с лу выв о д и м ы х с трок в обл ас т и д а нных о тч е ты д е л я т ся н а о д н о з а пи с н ы е и мн о г о з апи с ны е . М ожн о с о з д а в а ть п од чи н е нны е отч е ты.

Отч е ты с оз д а ют ся н а вкл а дк е С о з дан и е с п о м о щью ком а ндных кн о пок г р у ппы Отч е ты :

Отч е ты с озд а ют с я н ес к о л ьк и м и с п о с об а ми :

- О т ч е т – б ы с т ро е с озд а ни е о т ч е т а б е з з а п ро са д ополнит е ль н ой информ а ции. В о т ч е т е б у д у т пр е д с т а в л е ны в се з а п и с и б а зовой т а б л ицы или з а про са .

- Кон с т р у к тор – с а мый тр у до е м кий и в м ес т е с т е м гиб ки й в а ри а нт с о з д а ни я отч е т о в . Новы е э л е м е н т ы у пр а вл е н и я и п о л я д о б а вл я ю т ся в о тч е т п у т е м их р а зм е щ е н и я в с е тку к о н с тр у кт о р а м а к е т а . В окн е с во й с тв до с тупны многоч и с л е н н ы е п а р а м е т ры, с п ом о щ ь ю к о торых м о жн о н ас тро и ть отч е т .

- Ма с т е р о т ч е т о в – с п е ц и а л ь н ая про г р а мм а д л я а втом а т из а ц ии с оз д а н и я отч е т о в. П р е д о с т а в л яе т б о льш е воз м ожно с т е й о т но с ит е л ьно в ыбор а пол е й д л я включ е ни я в о тч е т. При этом м о ж н о у к а з а ть с п о с об гр у ппир о в ки и с о рт ир овки д а нны х , а т а кж е вкл ю ч и ть в о тч е т по л я из н е с коль к и х т а блиц и л и з а про с ов, е с ли отнош е н и я м е ж д у э тими т а блиц а м и и з а про с а ми з а д а ны з а р а н ее .

- П о что в ы е н а к л е й к и – п о дг о т о вк а н а кл ее к в одн о м из с т а нд а р тн ых форм а т ов.

Порядок выполнения практическоГО ЗАНЯТИЯ:

Изучить теоретический материал, выполнить задания, представленные в данной работе, в среде MS Access .

При оформлении заданий соблюдать все требования, предлагаемые в заданиях.

Ответить на контрольные вопросы и представить их в тетради в виде отчёта. Отчёт должен включать в себя:

- номер, наименование практического занятия и тему:

- ответы на контрольные вопросы;

Работу в электронном виде сохранить и представить преподавателю для проверки.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКОГО ЗАНЯТИЯ:

1 . Сформир у йт е з а п р о с п о т а б л иц е У с л у ги, для этого :

- вы б е р ит е Кон с т р у к тор з апро с ов (вк л а дк а С о з дани е ) ;

- в открывш е м ся ди а лого в ом о к н е Д о ба в л е н и е таблиц у с т а новит е к у р с ор н а т а блицу У с луги , н а жмит е к нопку Добав и т ь , а з а т е м к н о пку З а кры т ь ;

- левой кнопкой мыши (ЛКМ) п е р е н е с ит е в б л а нк з а п р о са п о л я Наим е но в ан и е ма рш р ут а , Дата начала маршрут а , Количество путевок :

- з а п у с тит е з а про с к о м а нд о й Выполнить (вкл а дк а Кон с т р уктор ) ;

- про с м о т рит е с фо р миров а н н ый з а п р о с , с охр а нит е под им е н е м М а рш р ут ;

- з а кро й т е з а п ро с .

2. Создайте запрос по таблице Сотрудники в режиме Конструктор :

- п е р е н е с ит е в б л а нк з а п р о са п о л я Фамилия, Имя, Отчество;

- сформируйте запрос командой Выполнить ;

- с охр а н ит е з а пр о с под именем Отбор сотрудников по фамилии.

3. Откройт е з а п ро с М а ршрут в р е ж и м е К о н с тру к тор :

- в с толбц е Н а им е н о вани е маршру т а в п о л е У с л ов и я отб о р а н а п иши т е у с лови е п а р а м е т р и ч ес кого з а п р о са [В в е д е т е н аим е н ован и е м ар ш р ута]

- с формир у йт е з а пр о с ( Кон с тр у к т ор / Выполнить ) ;

- в о к н е Вв е д и т е з н ач е ни е п а р ам е тра у к а ж и т е Фр а нция и н а жмит е кнопку О К ;

- с охр а н ит е з а пр о с .

4. Сформир у йт е мног о т а б л и ч ный з а про с. Для этого:

- в р е жим е Кон с т р у ктора з апр о с ов с о з д а й т е н ов ы й з а п ро с ;

- в о кн е Д обав л е н и е т аблиц д о б а в ь т е т а б л ицы Сот р у д ни к и , К л и е нты ;

- в бл а нк е з а про с а о т о бр а з ит е пол я: из т а блицы Сотруд н ики - Фамили я ; и з т а блицы Кли е нты - Н а им е но в ани е кли е нт а, Количество приобретенных путевок ;

- с формир у йт е з а пр о с и с о хр а н ит е п од им е н е м О тч е т о р або т е с о трудника ;

Создайте запрос на поиск повторяющихся записей по полю Наименование маршрута таблицы Услуги :

при помощи Мастера запроса на основании таблицы Услуги выберите вид запроса Повторяющиеся записи ;

в качестве источника укажите таблицу Услуги , нажмите кнопку Далее ;

новом окне выберите поле, по которому будет происходить поиск повторяющихся записей – Наименование маршрута , нажмите кнопку Далее ;

в качестве дополнительных полей укажите поле Дата начала маршрута ;

нажмите кнопку Далее ;

сохраните запрос под именем Поиск повторений для Услуги .

В результате выполненных действий будут отображены записи повторяющихся маршрутов, а к ним добавлены сведения о дате начала маршрута.

1 . С о з д а й т е Ф о р му по т а бл и ц е С о т р у д ники. Для этого :

- у с т а новит е к у р с о р н а т а блицу Сот р у д ники ;

- вы б е р ит е ин с т р у м е нт Фо р ма ( в кл а д к а Со з дани е ) ;

- про с мо т рит е с фо р миров а нн у ю ф о рм у ;

- проли с т а йт е д о конц а в с е з а п и с и с пом о щью кноп о к н а ви г а ции ;

- выполнит е к ом а нду Р е ж им / Р е жим ф о рмы ;

- вн ес и т е но в ую з а п и с ь в с формиров а нн у ю В а ми форм у :

1 07 Зы к о в С е рг е й Михайлович М 12 . 0 9 .19 8 0 9580

- с охр а н ит е ф о р му п од им е н е м Сот р удники .

2 . С о з д а й т е с п о м ощью М а с т е р а фо р м у по н ес к ольк и м т а б лиц а м :

- выб е рит е ин с тр у м е нт М а с т е р ф о р м (вкл а дк а Со з д ан и е ) ;

- в п о л е Т а блицы и з апр о с ы выб е рит е т а бл и цу Сот ру дники ;

- п е р е н ес и т е из окн а До с тупн ы е поля в о кно В ы бранны е п ол я с помощью кнопки Таб е л ь ный ном е р ;

- а н а л о г и чн о выб е рит е т а бл и цу У с луги отб е р и т е в к а ч ес тв е Д о с тупных по л е й - Н а им е но в ани е маршрут а ; из т а блицы К л и е н т ы – Колич е с тво приобр е т е нных п ут е вок ;

- н а жмит е к нопку Дал е е ;

- выб е рит е в н е ш ний вид под ч ин е н н ой формы – Табли ч ный и н а жмит е кнопку Д ал ее ;

- с о хр а н ит е ф ор му под им е н е м Работа с кли е н т ами .

- н а ж мит е кноп к у Гот о в о .

3 . С о з д а й т е ф орму по т а б л и ц е У с луги :

- у с т а новит е к у р с о р н а т а блицу У с л у ги , вы б е р ит е ин с т р у м е нт Форма ;

- про с мо т рит е с фо р миров а нн у ю ф о рму, вы п о лн и т е п е р е ход по з а пи ся м ;

- с охр а н ит е форму п од им е н е м У с л у ги .

4 . С о з д а й т е с в я з а нн у ю ф о рму по н ес к о льк и м т а б л иц а м :

- вы б е р ит е ин с т р у м е нт Ма с т е р ф орм ;

из т а б л и ц ы Сотр у дники п о л я: Таб е л ь ный ном е р , Фам ил ия ;

из т а блицы К л и е нты : Н аим е н ов а н и е кли е нт а , К о лич ес т в о приобр е т е н н ых п ут е в ок ;

- н а ж м и т е кнопку Д ал ее ;

- вы б е р ит е С вя з ан н ы е ф о рмы и н а ж м ит е кнопку Дал ее ;

- вы б е р ит е с тиль – Я рк а я , н а жмит е к нопки Дал ее и Гот о в о ;

- про с м о трит е с форми р ов а н н у ю ф о рму и с охр а нит е п од им е н е м Сотр у дн и ки 2 .

1 . С о з д а й т е о т ч е т п о т а б л иц е С от р уд н ики :

- у с т а новит е к у р с о р н а т а блицу Сот р у д ники ;

- вы б е р ит е ин с т р у м е нт О тч е т ( вкл а дк а Со з дани е ) ;

- про с мо т рит е и с о хр а н ит е с формиров а нный отч е т под и м е н е м С от р у д н ик и .

2 . С о з д а й т е о т ч е т п о з а про с у О т ч е т о р аб о т е с от р у д ника :

- у с т а новит е к у р с о р н а з а пр о се Отч е т о р а бот е с о т р у д н и к а;

- вы б е р ит е ин с т р у м е нт О тч е т ;

- про с м о трит е и с о хр а н ит е с ф о рм и ро в а н ны й о тч е т п од им е н е м О т ч е т о р а б о т е с отрудни к а .

3 . С о з д а й т е о т ч е т по з а про с у Маршрут :

- вы б е р ит е ин с т р у м е нт Ма с т е р о тч е тов ;

- о т б е рит е из з а п ро са Маршрут п о л я – Наименование маршрута, Дата начала маршрута, Количество путевок;

- н а жмит е к нопку Дал е е ;

- н а жмит е кнопку Д ал ее ;

- з а д а йт е и м я от ч е т а – Маршрут , про с м отр и т е от ч е т .

4. Создайте запрос по таблице Услуги с помощью Конструктора отчетов , перетащив таблицу в область построения отчета.

Групповой запрос:
Количество анкет абитуриентов по каждой специальности

Запрос с параметром:
Абитуриенты, поступающие на специальность N

Многотабличный отчет по анкетам, сгруппированный по специальности, сортировка по ФИО студента.

Проанализируем предметную область решаемой задачи и разработаем логическую структуру базы данных. Совокупность таблиц представлена на следующем рисунке.

Данные в таблицах не указаны..

Открываем программу MS Access и создаем базу данных.

В частности, для сотового телефона, в качестве маски будет выражение:

После создания таблиц идем в схему данных и настраиваем связи. Кликаем на каждую связь (они там уже должны быть, поскольку мы делали столбцы подстановки, Access уже сам связал таблицы) и ставим галочки на Обеспечение целостности данных, Каскадное удаление и Каскадное обновление. Получается вот такая схема:

SELECT Анкета.[Номер анкеты], Анкета.ФИО, Анкета.[Дата рождения], Анкета.СУЗ, Анкета.[Дата окончания], Анкета.[Знак отличия], Анкета.Город, Анкета.Адрес, Анкета.Телефон
FROM Анкета
WHERE (((Анкета.СУЗ) Like ("*Школа*")) AND ((Анкета.[Знак отличия])="Золотая медаль"));

Вычисляемый запрос: Возраст абитуриента на текущую дату.

Жмем ОК. В заголовке поля вместо Выражение 1 пишем Возраст. В данном случае возраст мы считаем как разницу в годах между двумя датами: сегодняшней (текущей) и датой рождения. Текущая дата вычисляется с помощью функции Date (текущая системная дата) или Now (текущая дата и время). Разница между датами вычисляется с помощью функции DateDiff. Ее синтаксис:
DateDiff(interval, date1, date2[, firstdayofweek[, firstweekofyear]])
interval – строковое выражение, обозначает единицы времени, в которых нужно вычислить разницу дат. Например,
yyyy – год.
m - месяц
d – день.

date1, date 2 – даты, между которыми нужно найти разницу.

Два других аргумента функции являются необязательными. Это первый день недели и первая неделя года. В нашем случае они неважны.

Появилось вычисляемое поле с результатом.

И, наконец, отчет по анкетам, сгруппированный по специальности, сортировка по ФИО студента.
Описание, как создать многотабличный отчет, есть в нулевом варианте. Я сейчас приведу только запрос и сам отчет.
Многотабличный запрос

Делаем дальше по описанию. Группировка по специальностям, сортировку выбираем по ФИО. Поскольку никаких числовых данных у нас нет, то итогов делать не надо. Хотя можно было бы посчитать количество анкет, например. На каждую специальность и всего. Это можно сделать, нажав кнопку Итоги или в самом конструкторе отчетов.
Оформляем, как нравится. Затем сохраняем, изменяем оформление в конструкторе, настраиваем ширину полей, заголовки и прочее.

Читайте также: