Как сделать мероприятие
Добавил пользователь Дмитрий К. Обновлено: 05.10.2024
Это слайд-шоу требует JavaScript.
1. Не переносите события в онлайн без изменений
Просто так перенести привычное событие в онлайн невозможно — это миф.
Даже если у вас большой опыт проведения офлайн-мероприятий, это совсем не значит, что автоматически у вас всё сложится и онлайн. Это касается и настроя, и компетенций, и деталей.
В онлайне другое абсолютно всё: само время проведения мероприятия, его длительность, подбор спикеров и работа с ними, форматы выступления, оформление события. По-другому ведут себя зрители и участники ваших событий. И конечно, вам необходимы иного рода ресурсы.
2. Подберите правильный формат выступления
Многим кажется, что онлайн-форматы выступления очень просты и выбирать тут не из чего. Но не следует забывать, что тут вступают в силу технические особенности процесса. Если у вас есть успешный лектор, который отлично держит аудиторию, очень хорошо излагает свои мысли, чётко структурирует, то перед экраном компьютера всё это может не сработать. Спикеру сложно почувствовать, перед кем он выступает, сколько именно людей его слушают, какая энергетика от них исходит и понимают ли его. Поэтому организаторам нужно подумать заранее, как разбудить аудиторию и получить обратную связь, а также разбавить лекцию какими-то другими форматами: опрос или голосование зрителей, видеообращение других спикеров и так далее.
Традиционный формат выступления онлайн — вебинар. Но и тут не всё так очевидно. Из-за пандемии люди попали в совершенно другую реальность, где одновременно идёт очень много разных онлайн-событий. Вебинар перестал быть собой в классическом виде. Если раньше средняя его продолжительность составляла два часа, то сегодня стандартный вебинар не должен превышать одного часа.
Взрослый человек концентрирует внимание в течение 40 минут, если у вас специальная аудитория — то ещё меньше.
Самые простые в обращении форматы онлайн-мероприятий — это тренинг, мастер-класс, конференция, интервью или паблик-ток. Они хорошо работают. Но если у вас есть опыт, добавьте что-нибудь нестандартное.
3. Придумайте комбинацию форматов
В выступление можно добавить также аудиторный формат — когда спикеры в комнате двигаются, что-то показывают. Движение в кадре — это как раз то, что позволяет привлекать внимание аудитории.
4. Получите у спикеров все материалы заранее
Что бы вам ни говорили самые известные спикеры, постарайтесь получить от них все материалы до начала события! Видеоролики, аудиоролики, презентации, картинки, адреса сайтов — очень велика вероятность, что что-то из этого списка у спикера не откроется или не сработает. И когда он будет в ужасе нажимать на все кнопки подряд, нервничать, что время уходит, а он ничего не может сделать, вы как волшебник всё это запустите для аудитории на собственном компьютере, и всё пойдет дальше по плану.
5. Проведите технический тест перед выступлением
Технические неполадки бывают всегда. И дело не в вашем опыте, а в возможностях Интернета и техники. Поэтому обязательно перед выступлением надо проводить тестирование. В идеале на прогон нужно отводить 15–20 минут: банально может оказаться, что в компьютере у спикера срабатывает кулер и начинает заглушать выступающего.
По классике жанра в соседнем помещении может начаться ремонт. Или спикер протестирует аппаратуру дома заранее, а выйдет выступать на улицу, где уже совсем другое качество звука.
Однажды, например, спикер неожиданно для организаторов оказался посреди озера на лодке.
Часто мы имеем дело с ситуацией, что с одной платформой у спикера всё отлично работает, а с новой почему-то постоянно прерывается связь. Гарнитура может хорошо работать на корпоративной платформе, но давать ужасный металлический отзвук в зуме. Бывает, что лектор не знает, куда смотреть, чтобы увидеть реакцию аудитории. Ему пишут, что пропал звук, а он продолжает выступать.
Конечно, для этого требуются отдельные ресурсы: дополнительное обучение спикера, постоянный контакт с ним, техническая поддержка до и во время события.
6. Узнайте, готовы ли спикеры к записи трансляции
Не бойтесь в деталях объяснять спикеру, что произойдёт с его выступлением дальше. Так вы обезопасите себя.
7. Не забудьте про фоны и перебивки
Надо помнить, что кроме презентации спикера должна быть ещё заставка, а если выступлений много — перебивка. Тут всё зависит от ваших ресурсов и подкованности: анимация, видео, музыка — что угодно.
И главное, не забывайте о фоне, на котором выступает спикер! За время пандемии появилось огромное количество шуток на этот счёт: кто во что был одет во время выступления и что происходило за кадром. Проводя тест, обращайте внимание не только на техническую сторону процесса, но и на эстетическую: нет ли на заднем плане неубранной кровати или общего беспорядка.
Иногда выступающие пользуются функцией постановки виртуального фона. И тут бывает нужна поддержка организаторов. Если за лектором нет ровной поверхности, при наложении картинки может получиться неожиданный комичный эффект.
8. Найдите подходящую платформу
Выбирая платформу для проведения события, надо учитывать два нюанса: какой уровень взаимодействия с аудиторией вам нужен и какое количество участников вы ожидаете.
Будут ли вас просто слушать или смогут комментировать и задавать вопросы? Нужно ли встраивать в мероприятие групповую работу и мозговой штурм? Нужна одна группа или несколько? В зависимости от необходимого набора функций подбирается один из трёх типов платформ:
Конечно, платформы можно комбинировать. Например, с помощью программы OBS Studio. Тогда часть спикеров и ведущий могут находиться в Zoom, а трансляция будет идти в социальную сеть. Таких комбинаций можно придумать множество.
9. Вовлекайте аудиторию
Аудитории уже надоело большое количество конкурирующих онлайн-событий. Поэтому организаторам нужно задумываться над специальными приёмами для привлечения внимания. По возможности надо делить вступление на какие-то смысловые кусочки, на то, что позволит переключаться с одного на другое.
Самый простой и доступный способ понять, сколько людей из тех, что подключены к вашему событию, активно слушают — онлайн-голосование.
10. Считайте посещаемость иначе
Аудитория ведёт себя в онлайне абсолютно по-другому. На каких бы сервисах вы ни регистрировали участников, какие бы вы анонсы ни давали, что бы вы ни делали, вы никогда не знаете, сколько конкретно участников придёт на ваше событие. Всегда есть процент участников, которые регистрируются только для того, чтобы потом в записи получить материалы. Вы планируете работу на 10 групп, а в итоге соберётся только 2, а может, и 50. Поэтому всегда будьте готовы к перестроению.
11. Конкурируйте со всеми
Актуальные фишки для оригинальных мероприятий
Event-индустрия призвана удивлять, вдохновлять, дарить новые впечатления. Причем речь идет не только о свадьбах и юбилеях. Для делового события креатив не менее важен, в противном случае оно вряд ли достигнет цели: участники просто отбудут положенное время и разойдутся, не унеся с собой ни информации, ни стимула к действиям.
Чтобы такого не случилось, стоит взять на вооружение ряд приемов, способных вызвать и удержать интерес аудитории:
Современный ивент создает мероприятия, идеи которых отвечают мировому тренду sharing. В основе таких событий — свободное общение, живой обмен впечатлениями, а результат — новые открытия и рождение прогрессивных концепций в разных сферах деятельности.
Десять нестандартных идей мероприятий
Из-за сложившейся ситуации в мире многие люди стали задумываться о том, как продвинуть и продать свой продукт без личного контакта с потребителем. В связи с этим мы подготовили для вас статью по общедоступным инструментам, чтобы вы могли не только разобраться в устройстве онлайн-мероприятий, но и вывели digital-ивенты своей компании на новый уровень.
Сейчас нас окружают сотни онлайн-трансляций в день, кто-то использует платформы для видеоконференций, кто-то просто ретранслирует вебинар на ютуб и все это выглядит ужасно плохо. Мы подобрали несколько примеров хороших и плохих кейсов и расскажем как все устроено и из чего состоит онлайн-мероприятие образца весны 2022 года.
Отметим, что представленная вашему вниманию статья не является универсальной формулой успеха, которая подходит под все виды событий. В первую очередь она рассказывает о том, как организовать онлайн-мероприятия и какие есть форматы, когда все участники (ведущий, модераторы, спикеры) подключаются удаленно из-за ситуации с короновирусом.
- С чего начать и как подобрать платформу Необходимо понять, почему люди должны выбрать именно ваше мероприятие. Сконцентрируйтесь на контенте и определите цель. Подберите платформу с оптимальным набором инструментов.
- Дизайн (брендинг) и настройка Верстка и дизайн – одни из основных элементов, позволяющих удержать внимание пользователей на протяжении всего онлайн-ивента.
- Взаимодействие с пользователями При подборе материала для контента необходимо помнить, что он должен вовлекать пользователя, быть интерактивным. Простая трансляция видео или слайдов неспособна удержать внимание зрителя.
- Ответы на самые популярные вопросы.
- Стоимость проведения онлайн-мероприятия
С чего начать?
Первоначально требуется определиться с форматом предоставления информации и подобрать материал, который подойдет именно под ваш ивент. Он должен не только соответствовать теме, но и в полном объеме раскрывать основную идею, которую вы желаете донести до пользователей. В этой статье мы не рассматриваем проведение классических вебинаров, о которых и так все знают. У нас есть большой материал пвыбору площадки и настройки оборудования под вебинары в домашних условиях. Это бесплатно и почти всегда будет работать.
Эта статья о крупных ивент-событиях. Или не очень крупных, но когда организаторы ценят свою аудиторию и не делают плохо. В качестве примера колхоза сразу покажем последнюю онлайн-конференцию Ted (простите) ИКС.
Это прям настолько плохо визуально, что даже не хочется комментировать.
Организаторы Ted (извините) ИКС никогда не отличались вкусом, достаточно даже посмотреть выступление Алексея Пивоварова на классическом осеннем мероприятии, где даже не смогли нормально записать звук.
В общем – если вам нужно так, как делают Ted (извините) ИКС, то нашу статью можно дальше не читать. Можно найти дизайнера на авито и вам за 500 рублей сделают такое же оформление и какой бы у вас не был контент (а контент в примере выше очень неплохой, есть даже синхронный перевод) – все разобьется из-за безвкусия организаторов.
Варианты предоставления информации:
- Онлайн трансляция
Выбираете место и запускаете трансляцию без возможности незаметного устранения неточностей в повествовании. - Ретрансляция или онлайн воспроизведение
Требуется заранее записать видео, немного отредактировать и запустить контролируемую вручную трансляцию. Такой шаг позволит создать впечатление реального времени, но придется забыть о интерактиве со зрителем или сделать его поддельным.) - Предварительно подготовленная запись
Снимаете видео заранее, монтируете и делитесь ссылкой. Предварительная подготовка требуется для того, чтобы у пользователей не сложилось впечатление о вашей некомпетентности, незнание темы. Такой формат можно преподнести так, как будто это снято в режиме реального времени, самое главное – правильно подобрать площадку. Но нужно понимать, что у таких мероприятий нет души и зритель поймет, что его обманывают 🙂
Длительность онлайн-ивента
В подготовке материала необходимо помнить, что краткость – сестра таланта. Поэтому на все смотрите глазами пользователей, думаю, вы понимаете, что просидеть два часа в полной концентрации перед компьютером невозможно, поэтому придерживайтесь следующих правил:
– Одна презентация должна длиться не более тридцати минут.
– Не старайтесь уместить огромное количество информации в одно событие, лучше разделите ивент на несколько логически завершенных частей.
– Уделите время ответам на вопросы пользователей, до 20 минут.
– Не пренебрегайте тематического обсуждения ивента, потратьте на это 10 минут.
Отметим, что требуется заранее подготовиться к возможным неполадкам или сбоям в работе выбранной площадки. Поэтому позаботьтесь заранее, чтобы пользователи, у которых не получилось по техническим причинам подключиться к онлайн трансляции, без особого труда смогли посмотреть трансляцию позже.
Как подобрать платформу?
После подготовки контента для трансляции, необходимо правильно подобрать платформу. Предпочтение будет зависеть от основной цели, которую вы желаете получить, например: единовременная презентация продукта/идеи, презентация не только продукта, но и компании.
Площадки для проведения онлайн-ивента:
- YouTube Live Stream
Подходит как для крупных компаний, так и одиночных пользователей, которые желают донести свою идею или продукт широкому числу зрителей. Базовые возможности платформы позволяют вести трансляции через подписку, чат и комментарии. Чаще всего используется для проведения видеотрансляций в режиме реального времени, которые можно записать и в последующем выложить в открытый доступ.
Здесь самое главное – соблюдение авторского права. За нарушение авторских прав канал могут заблокировать или снизить приоритет в выдаче.
Основные примеры использования функций канала:
– Заранее записанные и опубликованные видео.
– Плейлисты.
– Каналы, ориентированные на публикацию информации о предстоящих мероприятиях.
- Boomstream, Evercast или Facecast
Платформы для закрытых онлайн-трансляций с доступом по электронным билетам. Конечный зритель оплачивает деньги и смотрит трансляцию прямо на платформе, либо организатор может встроить код плейера к себе на сайт. На всех платформах реализован вход с привязкой к ip адресу сети и mac адресу устройства. Эти же платформы можно использовать для конфиденциального контента.
Дизайн (брендинг) и настройка
Переход в онлайн-режим означает, что брендинг и дизайн компании переносится из офлайн в digital-пространство. Необходимо с особой педантичностью подойти к решению этого вопроса. Отсутствие информации о вашем бренде или неточность в описании продукта способно оттолкнуть пользователя на подсознательном уровне. Детали в оформлении концепции бренда – залог успеха.
Сразу для примера покажем хороший примеров онлайн-мероприятия, когда все спикеры подключаются удаленно:
Рассмотрим основные моменты настройки дизайна:
- Отличительные черты
Дизайн-гайдлайн поможет настроить графику с учетом данных вашего бренда без привлечения третьих лиц. Если у вас его еще нет, рекомендуем создать или заказать у профессионалов. Гайдлайн – особый документ, описывающий преимущества бренда и правила его использования. Это готовые дизайнерские решения с четким планом их применения. - Оформление графики
Тематический дизайн, единая цветовая схема, всплывающие заголовки и окна ненавязчивой рекламы – все это поможет получить от видеотрансляции максимум эффекта, не потеряв связанность повествования. Можно сделать стандартные картинки без анимации, будет аккуратно, симпатично и совсем недорого.
Спикер и презентация в онлайн-инвенте консалтинговой компании
Даже статичная графика может сильно усилить материал, если она сделана стильно и со вкусом. Бывают случаи, когда на фоновую графику идет сильный акцент, плюс для подключения спикеров используют площадки вроде Zoom и из-за этого выглядит очень плохо. Вот хорошая иллюстрация – шикарная стартовая заставка и голубой фон с пачкой партнерских логотипов, на которые сложно смотреть без боли. Перемотайте на 6:45 – там вылезает шаблонный титр с именем и должностью спикера сделанный в программе для онлайн-трансляции, который ничего общего не имеет с общей стилистикой мероприятия.
Очень плохо, когда стартовую заставку делает хорошо один человек, фон делает другой, а подписи колхозит третий. Никогда не делайте так, заказывайте единую эфирную графику для своего онлайн-мероприятия у профессионалов. Артемий Лебедев вышел из окна, когда случайно наткнулся на трансляцию ТЕД (простите) ИКС образца весны 2020 года.
upd. Авторам стало стыдно и они удалили видео.
- Моушн-дизайн в трансляции
Моушн-шаблоны – предоставляют возможность выделиться. Они способны не только сделать ваш бренд максимально запоминающимся, но и помогут настроить связь с аудиторией.
Начать можно с анимации на фоне, как в примере выше. Сделать разные варианты показов: ведущий на весь экран, ведущий и спикер, ведущий и несколько спикеров, все участники онлайн-конференции и так далее, в зависимости от сценария мероприятия.
Вот несколько элементов, которые можно подготовить. Название события и темы, которые будут раскрыты:
Представление участников онлайн-конференции:
- Простота в деталях
Проанализируйте бренд, продукт или основную идею, которую вы желаете донести до пользователей. В презентации не должно быть ничего лишнего, что могло бы отвлечь человека от вашего повествования. - Оптимизация под самые популярные средства просмотра видео
Смартфоны и планшеты являются самыми распространенными средствами для просмотра видео в интернете, поэтому при настройке графики ориентируйтесь на маленький экран. - Съемка видео или подготовка к онлайн-трансляции
Убедитесь, что освещение настроено под все виды оттенков кожи, а ведущие одеты (по возможности) в однотонную одежду. Это позволит избежать проблем при настройке эфирной графики. - Сдержанная фантазия
На заднем плане можно разместить несколько забавных предметов, цветов или растений. Самое главное – не перестараться. Подбирайте декор в зависимости от способа подачи информации. - Этап выступленияv
Постарайтесь создать непринуждённую атмосферу беседы, взаимодействуйте с оператором или человеком, который находится вне кадра. Такой шаг позволит привлечь внимание пользователей.
Взаимодействие с пользователями
После проведения подготовительных работ подумайте над тем, почему люди должны будут подключиться к вашей трансляции прямо сейчас, дайте им причину! Это один из основных моментов, которым нельзя пренебрегать.
Привлечь трафик на трансляцию помогут следующие факторы:
- Ответы на вопросы в режиме реального времени.
- Общение в чате, если у вас присутствует такая возможность.
- Реклама в соцсетях.
- Конкурсы с подарками.
- Геймификация.
Пример реализации опроса во время трансляции на youtube, зрители пишут в чате !1, !2 или !3 и виджет автоматически считает результаты и выводит на экран.
Обратите внимание на следующие моменты:
Спонтанность действий – удивите своих зрителей!
Если вы чувствуете, что в процессе проведения онлайн-мероприятия интерес пользователей начинает утихать, можно прибегнуть к экстраординарному действию – ответить на пару вопросов зрителей в формате видеочата.
Чтобы подготовиться к такому повороту событий, рекомендуем научиться пользоваться различными инструментами, которые позволят в режиме реального времени накладывать на видео субтитры и названия, цветные GVC и всевозможную забавную графику.
Такой шаг позволит создать хорошее впечатление о вас и мотивирует пользователей для дальнейшего участия в событии, самое главное – подготовиться к этому заранее.
Ответы на самые популярные вопросы
– Социальные сети: требуется регулярная, но не слишком частая публикация напоминай, чтобы пользователи могли без особого труда найти ссылку-приглашение на мероприятие.
– Почта: если вы уже ранее отправили приглашение на почту заинтересованному лицу, отправьте дополнительно еще несколько писем-напоминаний, одно – за два дня до события, второе – в день проведения ивента.
Также можно создать короткий видеоролик с описанием и разместить на YouTube-канале, в социальных сетях.
- Во время мероприятия. На этом этапе требуется выделить основные моменты мероприятия. Заранее подготовить тематические картинки и разместить ссылки на отложенную по времени публикацию. Для этих целей подходят рекламные площадки в крупных социальных сетях или использование чат-бота в Telegram, Facebook или Вконтакте.
Интерактив со зрителем онлайн-мероприятия с помощью чат-бота Telegram
У вас в обязательном порядке должно быть разрешение на использование авторского материала, иначе можно получить штраф за нарушение авторского права. В первую очередь это касается аудиозаписей, из-за которых трансляцию могут удалить прямо во время эфира, поэтому нужно ответственно к этому отнестись.
Сколько стоит провести онлайн-мероприятие?
Все зависит от большого количества деталей. Как и в классических онлайн-трансляциях есть ряд вопросов, которые нужно обсудить с клиентом перед тем, как перейти к подготовке коммерческого предложения. В первую очередь это количество спикеров, которые будут подключатся в качестве участников и оформление эфира.
Итоги
Надеюсь, что наша статья была полезной! А как это делать технически – мы вам расскажем в одной из следующих статей.
Плюс примерно тоже самое можно собрать на условном Zoom, но выглядеть это будет очень плохо. Вот яркий пример, где супер-интересный контент, но из-за постоянных отвалов спикеров, отсутствия оформления и неразберихи хочется поставить дизлайк.
Мы тут еще проехались по организаторам TEDx в начале , хотя люди с телевидения находятся на таком же дне, как и TEDx. Просто no comments…)
О самых важных моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия мы расскажем в данной статье. Только самые актуальные и ключевые советы по организации мероприятий!
Советы по организации мероприятий. Успешный ивент своими руками.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
2. Уделите внимание планированию
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel .
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
4. Продумайте все до мелочей
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow -эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
6. Распределяйте зоны ответственности
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
8. Уделите внимание сервису
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист .
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и относитесь спокойно к любым неожиданностям, и тогда ваше событие пройдет успешно!
Еще некоторые советы по организации мероприятий:
- Хорошие отношения начинаются с хорошей коммуникации . Обязанности ивент-менеджера не ограничиваются встречами с клиентами и планированием мероприятий на бумаге. Вы должны понять желания заказчика, а затем точно передать их поставщикам, подрядчикам и команде, помогающей в организации. Зачастую даже самое маленькое изменение в плане может повлиять на итоговый результат, поэтому я всегда проверяю, что все в курсе событий и владеют актуальной информацией. Командная работа и доверие – обязательные составляющие успеха. Довольные клиенты рассказывают обо мне и компании друзьям и бизнес-партнерам, что значительно расширяет сеть контактов и открывает дополнительные возможности для отеля.
- Организуйте свое время правильно . Еще один ценный совет по организации мероприятий – освойте приемы тайм-менеджмента. Особенно важно грамотно управлять временем, работая над несколькими проектами. Если я допущу ошибку или забуду что-то сделать, клиент может отказаться от услуг, а в результате, пострадает репутация моей компании. Поэтому я научилась расставлять приоритеты в повседневных задачах, у каждого дела есть срок выполнения, который я не должна пропустить. Если я понимаю, что не справлюсь со всем объемом работы (когда предстоит несколько крупных мероприятий), прошу помощи у коллег, поставщиков и подрядчиков. Event-мир никогда не спит, хотите качественно организовать событие? Делайте все вовремя!
- Гибкий подход . Сотрудничая с разными клиентами и компаниями, вы должны быть готовы ко всему, ведь у каждого свое видение, потребности и желания. Профессия ивент-менеджера требует от человека гибкости и умения быстро принимать решения. Безусловно, вам необходимо иметь заготовленный шаблон проведения мероприятий, но не менее важно уметь адаптировать его под подходящую ситуацию и конкретные цели.
- Постоянное обучение . Будущий профессионал должен учиться всегда и у всех. Вы обязаны быть в курсе последних событий мира, а также вашей страны и города. Вам необходимо знать все модные тенденции, изучать и анализировать самых продвинутых подрядчиков, необычных и ярких артистов, костюмеров, стилистов, в общем, мотать на ус все! Заносите ценную информацию в свой гениальный мозг и интересуйтесь всем на свете. Быть на волне event-индустрии, значит учиться у лучших. Это могут быть выставки, показы, кино, биеннале, воркшопы — все, что касается событийного бизнеса.
- Быстрота реакции . Время — крайне непростой ресурс. Все организаторы знают, с какой скоростью мгновения пролетают в последний час перед мероприятием, поэтому считайте, что у вас этих 60 минут нет. Все должно быть в состоянии полной готовности как минимум за два часа до проекта, еще лучше — за три. Event-менеджер не может позволить себе медлительность и долгую реакцию на происходящие вокруг него события: во время проекта он должен не бегать, а летать со скоростью света. Ускоряйтесь!
- Любите свою работу . Работа ивент-менеджера – это не только вечеринки и общение с людьми, но и постоянный стресс, куча скучной административной волокиты и бесконечные требования. Но когда мероприятие проходит успешно, я испытываю невероятную радость и удовлетворение. Нет ничего приятнее, чем слышать похвалу и благодарственные слова от клиентов. Это каждый день мотивирует меня встречать трудности с улыбкой.
- Придумайте яркий финал . Это может быть как торжественный салют, так и вынос стильного торта со свечами. Все зависит от возможностей площадки и ваших пожеланий.
Эти советы по организации мероприятий помогут вам достичь хороших показателей и высоких результатов. Успешных всем мероприятий!
Во время проведения фестиваля мы много общались с местными жителями, поэтому получили от них одобрение. Постоянно держали при себе мысль, что людям нравится видеть вещи, которые отражают их самих. Поэтому хороший организатор должен уметь сохранять баланс между концептуализмом и лубком.
Подготовка фестиваля занимает год. Заканчивается очередной фестиваль, и уже на следующий день с подробного анализа каждой программы, отзывов жителей и публикаций в прессе начинается планирование следующего фестиваля. Мы много общаемся с художниками, горожанами, волонтерами, кураторами программ. Они помогают нам взглянуть на фестиваль со стороны, своим личным участием создают историю фестиваля. Растет число фанатов и гостей, которые специально приезжают в Выксу на три дня, чтобы всё обязательно увидеть своими глазами.
Меняется фестиваль, и меняется отношение к нему.
Фестиваль помогает горожанам свои инициативы формулировать и претворять в жизнь.
Юлия Кривцова и Александра Макарова, куратор и координатор культурного центра TEXTIL , Ярославль
Источник фото: TEXTIL / Facebook
Уже более трех лет мы регулярно проводим городские выходные — это встречи горожан, на которых можно познакомиться с городскими сообществами и активистами, лекторий, ярмарка, игры, мастерские. Очень приятно видеть, как горожане заранее приходят и организуют свои лавки и кафе. Но это всё равно выборочная история на десять человек. Нам хотелось, чтобы активное участие могли принимать большее число людей, и решением этой задачи стал блошиный рынок. Наши участники моментально подхватили идею. Площадка во дворе TEXTIL идеально подходит для его проведения. Нам удалось привлечь людей, которые никогда не бывали на традиционных хаотичных барахолках. С первого блошиного рынка мы увидели, что формат работает и набирает популярность очень быстро. Для жителей города это простая и доступная возможность принять участие. У всех есть вещи, которые перестали служить, а теперь появилась возможность отдать их тому, кто это ищет и оценит. Нас радует, что к участию присоединяются очень разные люди: от студентов до пенсионеров, от людей, кто пришел на блошку впервые, до завсегдатаев барахолок. Всех объединяет желание интересно провести время, потолкаться в толпе ярких и приятных людей, пообщаться и найти уникальную вещицу.
Пока мы готовимся к блошиному рынку, мы общаемся с участниками, которые заранее регистрируются. Их мы настраиваем на то, что блошиный рынок — это не торговля ради торговли. Главное здесь — общение. Расскажите историю вещи, расскажите свою историю или историю своей семьи. Предмет приобретает магию, как только мы оборачиваем его в воспоминания.
Нас поразило, что многие посетители и даже участники прежде не знали, что такое блошиный рынок. Поэтому с первого мероприятия мы ввели лекторий, на котором рассказываем о традициях блошиных рынков в разных городах мира, о ярославских барахолках, об истории вещей и необходимости давать им вторую жизнь. Мы открываем ресайкл-мастерскую, рассказываем о самых классных находках на наших страницах в социальных сетях, приглашаем опытных барахольщиков. Мы также поддерживаем местное сообщество экологов, которые продвигают идеи не покупать одноразовые, односезонные вещи, не выбрасывать то, что может послужить другим людям или может быть отправлено в переработку.
Наша организация — НКО — модератор между горожанами и представителями власти. Мы заработали свой кредит доверия, люди точнее понимают, какие ценности стоят за нашим желанием организовывать встречи горожан, знают, что нами не руководят политические или коммерческие силы. Мы такие же горожане и тоже заинтересованы в том, чтобы в городе было комфортно и интересно жить.
Когда инициатива происходит снизу, проект живет дольше: до тех пор, пока он нужен горожанам. Эта позиция прочнее, потому что если проект задуман сверху, то директивы в один момент прекратятся и проект закроется.
Кирилл Параваев, организатор музыкального фестиваля TESLA , Хабаровск
Я понял, что если есть агентство или команда смелых людей, которые будут работать по 20 часов в сутки, мерзнуть, уставать и падать в обморок ради идеи, то можно создавать проект. Если нет полноценной команды, то лучше объединяться с прокатчиками, рекламистами, политиками, инвесторами и кем угодно. Не всегда результат деятельности — прибыль. Иногда важнее и ценнее — показать мастерство, видение и самоотдачу.
При планировании такого проекта мы как добровольческое движение исходим из своих ресурсов. Жители на акцию отреагировали положительно. С нашей помощью все узнали, что жизнь зубров не столь ужасна, как об этом пишут в социальных сетях. Думаю, петербуржцам понравилась идея, потому что она объединяет в себе несколько составляющих: экологию, заботу о животных и имеющийся ресурс в виде елки. Горожане понимают, что могут помочь и сделать это легко. Участвуют самые разные люди, которых объединяет неравнодушие к окружающей среде.
Благодаря нашей акции в Петербурге появилась новая традиция, которая завершает январские праздники. Для горожан это возможность внести свой вклад в дело экологии, защиты животных и разумного потребления. По отзывам участников, очень многие благодарны и вдохновлены, хотят присоединиться.
Источник фото: Том Сойер Фест / vk.om
Мы работаем с исторической средой, а не с официальными объектами культурного наследия, на реставрацию которых выделяются средства. Исторические постройки могут десятилетиями стоять, и их никто не будет трогать. Так, некоторые дома в Самаре уже сто лет не видели покраски. Проблема исторической среды болезненна для многих городов России. Чаще всего ее используют как строительную площадку для новых спальных районов. О ней много дискутируют в интернете, а мы решили, что если о ее судьбе написаны миллионы комментариев в социальных сетях, то можно найти хотя бы с десяток людей, которые перейдут от слов к делу.
Мы живем в то время, когда на жизнь горожан влияют только они сами. Если у них созрел запрос, то другие жители города совместно организуют ответ на него. Дальше эффект домино: за два года количество любительских забегов выросло в несколько раз — они проходят чуть ли не каждые выходные, стали возможными действительно массовые мероприятия, в хорошую погоду на стадионе не протолкнуться, а одного легкоатлетического манежа на город стало очевидно не хватать. И это, конечно, не заслуга организаторов или сообщества — это результат заинтересованности и активности жителей города.
Виктор Лепский, основатель маркетов CREATIVESPOT , Владивосток
Я убежден, что если хочешь изменений. сделай сам. В 2010 году нам хотелось интересно проводить время днем и видеть вокруг себя более интересные проекты. В то время молодежи днем было невероятно скучно, кроме тех, кто занимался спортом. И мы воплотили в жизнь именно те идеи, которых нам самим не хватало. Вместо слов мы организовали интересный досуг.
Таким образом, участники нашего проекта распадаются на две, часто непересекающиеся группы: это конкретные сообщества, с которыми работают художники, и зрители, которые в каждый момент могут стать соучастниками и дать обратную связь. Мы готовы принять в наше сообщество любого желающего.
Несмотря на то что нам удается вовлекать в проект отдельные локальные сообщества, в целом мы наблюдаем две проблемы. Во-первых, местные жители скептически относятся к любой проектной активности и не верят в то, что коллективные действия могут принести ощутимые изменения. Во-вторых, несмотря на то что Волгоград — один из самых полиэтничных регионов на юге России, практически все сообщества ведут крайне изолированное и замкнутое существование. Поэтому мы работаем над тем, чтобы сформировать чувство сопричастности, и стараемся установить связи между замкнутыми сообществами.
Мы держимся на энтузиазме участников. Сейчас основные финансовые средства на реализацию произведений мы получаем посредством грантовой помощи, поэтому для нас, конечно, важна поддержка администрации хотя бы на уровне человеческого контакта и признания. Каждый год мы стараемся привлекать волгоградских художников и тех, кто оказал влияние на развитие локальной художественной сцены в предыдущие десятилетия, но покинул город.
Читайте также: