Как сделать корректировку табеля в 1с за прошлый период

Обновлено: 07.07.2024

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Обозначения

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Значения и порядок составления

Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.

Оформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.

Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).

Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.

Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).

Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.

А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт. Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным. Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.

Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.

Поэтому особо предусмотрительные работодатели ввели практику уточнения подробных моментов с сотрудниками, которые не явились на службу, по телефону.

Еще одна особенность документа заключается в том, что к нему всегда прилагается служебная записка, составлением которой занимается сотрудник, ответственный за заполнение бумаги.

Если работник пребывает в командировочной поездке, он занимается ведением этого документа в самостоятельном порядке.

За выполнение подобных функций он вправе рассчитывать на доплату в связи с увеличением количества трудовых обязанностей. Так что если в подобный табель требуется внесение каких-то изменений, оформлением занимается сам сотрудник, поскольку именно он признан ответственным лицом за корректность вносимых сведений.

Если внесение корректировок осуществляется по нескольким работникам одновременно, целесообразнее всего составлять КТУРВ на каждого из них по отдельности, это позволит добиться минимизации ошибок.

Если говорить о помарках, недочетах и погрешностях, возникающих в процессе заполнения КТУРВ, то они заключаются преимущественно в следующих моментах:

Период, на протяжении которого осуществляется хранение документа, пребывает в прямой зависимости от выполняемых им функций:

если применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.

Допущение ошибочных сведений в КТУРВ может обойтись работодателю в сумму штрафа, достигающую 80 000 р. (согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).

Исправления

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

Правила ведения

Ведёт учёт времени специалист, в чьи обязанности входит данное действие. В небольших организациях это бухгалтер или кадровик, а в крупных компаниях учет осуществляется в отдельных ячейках – цехах, отделах, группах.

Несмотря на ежедневность учёта часов, табель на госпредприятиях составляется полностью и подаётся на подпись старшему кадровому сотруднику, а после в бухгалтерию, раз в месяц. Для малых частных компаний его раз в месяц сразу подписывает бухгалтер.

Внизу табеля составляющие и проверяющие табель должностные лица ставят подписи. Это обязательный порядок для финансовых организаций, по которым предусмотрена основная или упрощённая система отчетности. Утверждает табель обычно главбух.

Печать на табеле обычно не ставится, так как в Постановлении Госкомстата № 1 от 05 января 2004 г. не установлена данная форма удостоверения.

Датой составления табеля необходимо считать последнее число месяца, так как это непосредственно связано с начислением заработной платы сотрудникам.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Что представляет собой корректирующий табель учета рабочего времени

Информация в табелях по мере их заполнения может оказаться не соответствующей действительности. К примеру, частой является ситуация, при которой работник, не являвшийся на работу в течение одного или нескольких дней, представил документы о том, что находился в больнице. В этом случае в табеле необходимо вместо проставленного кода НН (неявка по неизвестным причинам) ставить код Б (больничный). Но если зарплата начисляется 2 раза в месяц, табель может быть уже сдан. Более того, правила его ведения не допускают ни исправлений, ни подчисток.

Между тем больничный должен быть оплачен, а любые расходы организации (в том числе и на оплату работникам) должны быть подтверждены первичной документацией – в противном случае налоговая инспекция не примет эти расходы во внимание. Как же быть в таком случае кадровику и бухгалтеру?

В этой ситуации применяется дополнительный документ — корректирующий табель. Как правило, он готовится по окончании расчетного периода отдельно на каждого сотрудника, в отношении которого производится корректировка. К корректирующему табелю обычно прилагается служебная записка лица, ответственного за ведение табеля. В этой записке кратко поясняются причины, по которым составлен корректирующий документ (представлен лист нетрудоспособности за прошлый период, отозван больничный и т. д.).

На основании корректирующего табеля при необходимости производится перерасчет начисленной зарплаты. Составлением этого документа кадровики обычно занимаются именно по требованию бухгалтерии, которой необходимо внести изменения в выплаты работнику.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

Табель учета – что это такое?

Прежде всего необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.

В настоящее время применяются следующие формы табеля:

Т-12, используемая при ручном заполнении.
Т-13, применяемая на предприятиях, где используются методы автоматического контроля присутствия сотрудников на рабочем месте (турникет-автомат и т. д.).
0504421, применяемая в государственных органах и бюджетных организациях.

Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и, в принципе, содержат одинаковый набор данных. Формально с 01.01.2013 эти бланки уже не являются обязательными (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Но поскольку работодатель обязан вести учет рабочего времени и начислять зарплату работникам, то на большинстве предприятий не разрабатывают свои формы для табеля учета рабочего времени, а продолжают пользоваться утвержденными ранее Т-12 и Т-13.

Форма 0504421 утверждена в марте 2015 года приказом Минфина РФ № 52н и по-прежнему остается обязательной к применению.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Для понимания того, каким образом ведется учет рабочего времени в программе ЗУП, необходимо знать, что в программе есть как отчет Табель, так и документ Табель.

Задача первого – лишь выводить информацию о рабочем времени, уже скорректированном на основании внесенных в программу документов отклонений

Задача второго – формировать эту информацию самостоятельно в случае ведения учета методом сплошной регистрации рабочего времени

Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):

график работы сотрудника

индивидуальный график на определенный месяц

документы, регистрирующие отсутствия, например - Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно - Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно

документ Табель.

Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).

Документ Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен документ Табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):

описывается график работы сотрудника

при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.

2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:

все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.)

работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)

регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты

при необходимости вводится документ Табель.

3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.

4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в одноименной статье.

Существуют два метода оформления табеля учета рабочего времени:

1. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод отклонений.

2. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации.

При учете рабочего времени используется метод отклонений

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

Для начисления зарплаты сотрудникам такой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Отчет Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам) (Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время. При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.

Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.

1. Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

2. В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать табель.

3. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.

4. В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.

5. Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.

6. Сформировать.

Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т.д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь.

При учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации

Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются.

Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине, например, взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом сплошной регистрации. В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

1. Зарплата – Табели.

3. В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц).

4. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.

5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.

6. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата и номер документа отразятся в печатной форме № Т-13.

7. В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В полях С. По. автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля. Если в поле Данные за укажите Произвольный период, тогда поля С. По. заполните вручную.

8. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.

9. Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.

10. Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке редактируемого дня. При установке флага В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях.

11. По ссылке Подписи поля Руководитель, Руководитель кадровой службы, Ответственное лицо и ссылки с их должностями заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, руководителем кадровой службы и ответственного лица вручную и используются для расшифровки подписи в печатной формы табеля № Т-13.

12. Провести.

13. По кнопке Т-13 можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13).

Табель учета – что это такое?

Прежде всего, необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.

В настоящее время применяются следующие формы табеля:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Т-12, используемая при ручном заполнении.
Т-13, применяемая на предприятиях, где используются методы автоматического контроля присутствия сотрудников на рабочем месте (турникет-автомат и т. д.).
0504421, применяемая в государственных органах и бюджетных организациях.

Форма 0504421 утверждена в марте 2020 года приказом Минфина РФ № 52н и по-прежнему остается обязательной к применению.

Назначение

Как составляется корректирующий табель учета рабочего времени

Корректировка данных, касающихся учета рабочего времени, обычно производится в следующем порядке:

В отношении того, что должно содержаться в корректирующем табеле, есть различные подходы:

Он должен полностью повторять содержание основного табеля, поданного ранее. Разумеется, с учетом внесенных исправлений. Такой позиции придерживаются специалисты Минфина РФ, которые с марта 2015 года неоднократно давали разъяснения по поводу применения приказа № 52н. Однако сам приказ требования о полном дублировании информации, содержащейся в основном табеле, не содержит.
Корректирующий табель содержит лишь исправления – то есть информацию по тем сотрудникам, по которым данные учета меняются. Такой подход к составлению встречается реже, однако не противоречит законодательству и, следовательно, при желании может применяться. Что и делают некоторые кадровики.

Отсутствие четкого законодательного регулирования относительно порядка заполнения корректирующего табеля дает кадровым специалистам определенную свободу действий, ведь никакой ответственности за неправильное заполнение данного документа не предусмотрено. Но если учитывать наличие разъяснений Минфина РФ, рекомендованным следует считать первый подход.

Также необходимо помнить: корректирующие документы заполняются по табельным номерам, а не по конкретным лицам. Дело в том, что если работник совмещает на одном предприятии 2 должности, на него должны быть заполнены 2 личные карточки, присвоены 2 номера. При корректировке, соответственно, на этого работника либо составляются 2 отдельных табеля, либо в общем он указывается 2 раза.

Исправления

Внесение исправлений

Если со стороны табельщика произошла письменная формулировка, связанная с необходимостью внесения коррективов, а основной ТУРВ был заполнен, есть возможность внесения изменений без необходимости перепечатывания.

Происходит этот процесс посредством перечеркивания ложных сведений и попутного установления истинных данных.

Поля при этом должны содержать следующие элементы:

Внесение изменений в один и тот же документ может осуществляться несколько раз, причем как по конкретному сотруднику, так и по нескольким. Сведения из корректирующей документации подлежат внесению в основную часть.

Удобнее всего производить это оформление в электронном виде, поскольку замены на бумаге бывают проблематичны. Если же необходимо подкорректировать всего несколько букв, можно обойтись простым внесением исправлений в действующий документ.

Сопутствующие документы

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Предлагаем ознакомиться: Как узнать ИНН физического лица по паспорту?

Важные нюансы

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Значения и порядок составления

если применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.

Выбор оборудования зависит от цели его эксплуатации. В магазине оборудование для реализации продуктов питания, условия хранения которых требуют поддержания особой .

Проверка отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.1

Какие проверки необходимо произвести для успешной сдачи отчетов 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и какие средства в 1С ЗУП 3.1 в этом .

Как сократить издержки в производственной компании малого бизнеса. Вебинар

18 февраля 2020 г. состоялся вебинар «Как сократить издержки в производственной компании малого бизнеса. Планирование, фактическая себестоимость, анализ в 1С:Управление .

Интервью с Сергеем Кукановым

На предприятии есть производство, но вы ещё не доросли до крупных систем управления? Тогда вполне можете попробовать обойтись решением 1С:Управление .

Годовая отчетность за 2019 г.: бухгалтерская и налоговая

Новое в ЗУП за 5 мин [выпуск от 17.02.2020]

1С:ERP Урок 55. Исполнение заказа на производство

Так как до 1.07.2020 г. сопровождение поставки электронным УПД не является обязательным для всех участников оборота табачной продукции, то могут .

Новое в учете и отчетности по НДФЛ в 2020 году

Изменения по НДФЛ в 2020 году. Изменения сроков и порядка представления отчетности по НДФЛ. Как представить отчетность по доходам по .

Ошибки при учете договоров ГПХ в 1С ЗУП 3.1

Кого считать работниками по договорам ГПХ. Ошибки квалификации договоров ГПХ. Выплаты по договорам ГПХ в 1С ЗУП 3.1. Смотрите тест-драйва .

Читайте также: