Как сделать корректировку 2 ндфл за 2020 год по одному сотруднику

Обновлено: 08.07.2024

Если после отправки справок 2-НДФЛ в ИФНС обнаруживается, что были допущены неточности в кодах доходов или вычетов, переданы не актуальные паспортные данные, или есть какие-либо другие ошибки, то нужно внести исправления и представить корректирующую или аннулирующую форму 2-НДФЛ, в зависимости от вида ошибки.

Для корректирующей формы предусмотрены номера корректировки от 1 до 98, у аннулирующей номер всегда 99. В программе корректирующие справки заполняются автоматически по физическим лицам, в отношении которых ранее уже были переданы справки, но после этого вводились данные о доходах или налогах.

2-НДФЛ является документом, содержащим сведения о начисленных физическим лицам доходах и суммах НДФЛ. Фактически существует две справки с такими сведениями, но с разным назначением и статусом. Одну работодатели передают по окончании года налоговикам — это справка формы 2-НДФЛ. Другую — выдают работникам, и ее форма не имеет специальной кодировки. Бланки обеих справок утверждены отдельными приложениями к одному приказу ФНС. С 2021 года этот порядок меняется. Подробности — в нашем материале.

Отмена формы 2-НДФЛ с 2021 года

Отмена справки 2-НДФЛ, как отдельного налогового отчета, произойдет с отчетности за 2021 год. По новым правилам по итогам 2021 года необходимые сведения о доходах физлиц и соответствующих суммах подоходного налога инспекторы будут получать из отдельного приложения к годовой 6-НДФЛ.

Смотрите на схеме, как было и как будет:

По новым правилам вместо двух отчетных форм (6-НДФЛ и 2-НДФЛ) останется одна новая расширенная форма 6-НДФЛ, в которую включат сведения из справки 2-НДФЛ. При этом справка 2-НДФЛ с отчетности за 2021 год исчезнет из перечня самостоятельных налоговых отчетных форм.

В новую форму 6-НДФЛ сведения о доходах физлиц будут вноситься только по итогам года. В расчетах за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев персонифицированные сведения о доходах и суммах НДФЛ отражать не требуется (п. 5.1 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

Новый порядок корректировки сведений о доходах в 6-НДФЛ

Соединение справки 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ в одном налоговом отчете меняет порядок его корректировки.

Для исправления неверных или неполных данных из представленного налоговикам расчета 6-НДФЛ нужно оформить уточненный расчет (п. 6.4 Порядка, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@):

ошибки в Разделах 1 и/или 2 исправляются путем представления корректировочного расчета 6-НДФЛ без Приложения № 1;
ошибки в Приложении № 1 (в справках по доходам физлиц) исправляются подачей корректировочного расчета в полном составе (Разделы 1, 2 и Приложение № 1).

По новым правилам работодатель может оформить взамен справки с неверными сведениями (п. 5.3 Порядка, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@):

Как отчитаться по форме 2-НДФЛ за 2020 год

Порядок оформления справок 2-НДФЛ за 2020 год, которые работодатели будут оформлять уже в 2021 году, остается прежним:

О таком порядке представления справок 2-НЛФЛ, начиная с 01.01.2020, налоговики напомнили в Письме ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@.

В каком виде с 2021 года выдавать работникам новые справки о доходах

С 2021 года справки о полученных доходах и удержанном НДФЛ работникам выдаются по прежним правилам, но по новой форме (п. 3 ст. 230 НК РФ):

Что касается способа выдачи этих справок, то НК РФ об этом по-прежнему умалчивает. По мнению контролеров, работодатель вправе самостоятельно решить данный вопрос. Единственное ограничение — выбранный способ не должен противоречить законодательству (Письмо ФНС от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@).

Получается, что работнику можно выдать бумажную справку о доходах с живой подписью работодателя или справку в электронном виде, заверенную электронной цифровой подписью работодателя (Письмо ФНС от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@).

В каких случаях работодатель обязан выдать работнику справку о доходах в 2021 году, а когда сделать это не сможет

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдавать справки о доходах:

если работник письменно попросит об этом — справка выдается в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
при увольнении работника — в последний его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);

Такой порядок действует и в 2021 году.

В некоторых случаях справку о доходах работодатель выдать не может. Такая ситуация вполне вероятна, если работнику старше 65 лет, находящемуся на коронавирусном карантине, понадобилась справка о доходах в виде получаемого из ФСС пособия по временной нетрудоспособности.

В таком случае работнику надо обратиться с заявлением не к своему работодателю, а непосредственно в отделение Соцстраха по месту регистрации работодателя в качестве страхователя.

ФСС, как источник выплат, должен исполнить обязанности налогового агента и выдать справку работнику (п. 1, подп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 226, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Другая ситуация — работник просит выдать ему справку о доходах по утвержденной ФНС форме, подтверждающую отсутствие выплат в истекшем году (к примеру, он находился в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае работодатель не обязан выдавать нулевой документ, так как не является для такого работника налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).

Достаточно оформить справку свободной формы с необходимой информацией: о том, что работник является штатным сотрудником и в определенном периоде у данного работодателя налогооблагаемых доходов он не получал, соответственно НДФЛ не удерживался и в бюджет не перечислялся.

Как представить корректирующую справку 2-НДФЛ, если изменились персональные данные работника?

Документ

Комментарий

По действующим правилам в разделе 2 справки 2-НДФЛ указываются персональные данные работника. В настоящее время к ним относятся фамилия, имя, отчество, серия и номер паспорта физического лица. Ранее в справке указывался также адрес места жительства физлица.

Персональные данные сотрудника могут меняться по разным причинам (в результате смены фамилии, замены паспорта и др.). Соответственно, те персональные данные, которые были указаны в первоначальной справке 2-НДФЛ, могут быть неактуальными при представлении в налоговый орган корректирующей справки.

В письме от 27.03.2018 № ГД-4-11/5667@ ФНС России пояснила, что в такой ситуации в корректирующей справке следует указывать новые персональные данные работника.

Аналогичный порядок следует применять при выдаче справки 2-НДФЛ по заявлению работника. Если на момент выдачи справки персональные данные работника изменились, то справка выдается с обновленными сведениями.

Напомним, что корректирующую справку налоговый агент обязан представлять в налоговый орган, если в результате перерасчета НДФЛ изменилась сумма налога, указанная в первоначальной справке. При этом уточненную справку представлять не нужно, если после представления первоначальной справки у работника изменились только персональные данные. Подробнее см. здесь.

Нужно ли налоговому агенту представлять ежегодную справку 2-НДФЛ, если он уже подал справку о невозможности удержать налог? Подробнее.

Какой крайний срок для подтверждения основного вида деятельности для целей уплаты взносов "на травматизм" в 2018 году? Подробнее.

Комментарий

Справку о полученных доходах работники запрашивают не только для налоговой инспекции, но и в соцзащиту, для банков и других организаций и ведомств. 2-НДФЛ 2021 для сотрудников видоизменилась, поэтому заполнять ее следует по-новому.

Форма 2-НДФЛ 2021 года для сотрудников

С 2021 г. справки о доходах больше не передаются отдельными документами в ИФНС. Они перестали считаться самостоятельной отчетностью и включены в состав только годовой формы 6-НДФЛ. Но сотрудникам, в т.ч. бывшим, по их запросу работодатель обязан выдать заполненный документ в 3-дневный срок (ст.62 ТК РФ). При увольнении справку получают в день расчета. Поэтому компании все равно придется использовать отдельный бланк для отражения сведений о полученном заработке.

Форма новой справки 2-НДФЛ 2021 для сотрудников утверждена Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. Для отражения сведений за предыдущие годы необходимо использовать бланк, действующий в запрашиваемый период. Компания заполняет справки только на тех лиц, у которых имелись облагаемые НДФЛ доходы.

Новый бланк 2-НДФЛ для сотрудника за 2021 г. можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Что изменилось в справке

Как заполнить справку 2-НДФЛ сотруднику в 2021 году

Сведения, которые должны указываться в справке, не изменились. Работодатель сначала заполняет данные по организации:

ОКТМО;
телефон;
ИНН и КПП;
наименование.

Если прошла реорганизация, ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании.

Затем указываются данные физлица, получающего справку:

фамилия, имя, отчество;
статус: резидент РФ (1) или нет(2);
дата рождения;
код страны гражданства (643 – для России);
код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный - паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.

После чего в форме 2-НДФЛ 2021 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:

кодов;
периодов получения (начисления).

Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, для вычетов – из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

4 раздел 2-НДФЛ для сотрудника в 2021 году предназначен, как и прежде, для стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые записываются одной суммой за весь период. А в 5 разделе указываются итоговые суммы - доходов, вычетов и по налогу.

Подписывает документ уполномоченный представитель компании, ФИО которого расшифровывается. При наличии печати на 2-НДФЛ для сотрудника в 2021 году ставится ее оттиск.

Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников: образец заполнения

По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ. Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. Для распечатки нужно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил, но не цветные.

Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, налог – в целых рулях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.

Чтобы нагляднее показать, как работодателю составить справку по запросу работника, приведем числовой пример с конкретными суммами.

Пример

зарплата за январь-март по 40 000 руб., в апреле 12 800 руб., в мае 29 750 руб.;
отпускные, выплаченные в апреле, 36 210руб.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Раньше было два отчёта: годовой 2-НДФЛ и ежеквартальный 6-НДФЛ. Начиная с отчётности за 2021 год отдельный 2-НДФЛ отменили, а справки из него входят в 6-НДФЛ за год.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 6-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Что изменилось

До 2021 года в налоговую по итогам года сдавали 6-НДФЛ за год и справки по каждому сотруднику в отдельном отчёте 2-НДФЛ. В 6-НДФЛ показатели обобщенные, поэтому, чтобы налоговая могла понять, какой доход получил каждый сотрудник, нужны персонализированные справки по каждому сотруднику.

По итогам 2021 года 2-НДФЛ не сдают, но данные из справок налоговой все ещё нужны, поэтому они переезжают в отчёт 6-НДФЛ за год.

Сроки отправки

Срок отправки 6-НДФЛ не изменился — годовой отчёт нужно сдать до 1 марта. Дата переносится на ближайший рабочий день, если выпадает на выходной.

Квартальные отчеты 6-НДФЛ сдают не позднее последнего дня месяца, который следует за кварталом.

Правила заполнения справок в 6-НДФЛ

В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге. С отчетности за 2021 год в справку попадает ещё и неудержанный налог.

Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
Неудержанный налог — налог, который не смогли удержать.
Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в годовом отчете её нужно распределить отдельно по каждому.

Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны, а неудержанного налога не будет. Но встречаются ситуации, когда суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Что делать, если недоплатили

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи годового 6-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в отчёте начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Если вы недоплатили и не можете удержать налог, заполните сумму дохода и налога в четвертом разделе справки. Начисленный налог будет отличаться от удержанного и перечисленного.

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 6-НДФЛ такая переплата не отражается.

Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Как выдать сотруднику справку 2-НДФЛ

Сотрудники получают справку на руки, например, если увольняются. С 2022 года действует новая форма справки.

Статья актуальна на 20.01.2022

Читайте также: