Как сделать корпоративный справочник

Обновлено: 05.07.2024

Для ввода реквизитов организации требуется перейти по пункту меню главное и перейти по ссылке реквизиты организации.

Далее выбираем вид организации - индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

Для примера рассмотрим ситуацию, когда у нас юридическое лицо. После этого следует выбрать систему налогообложения. Упрощенная система - шесть процентов, пятнадцать или общую систему. Данная настройка нужна для учетной политики организации. В будущем эту настройку можно будет изменить. Выберем в данном случае упрощенную систему пятнадцать процентов.

Открывается окошко, которое является карточкой вашей организации, где вводятся абсолютно все сведения об организации начиная с названия.

Например, возьмем название ООО "Ромашка".

Программа нам сама в автоматическом режиме вводит полное название и наименование в программе.

Далее вводим ИНН, КПП и ОГРН нашей организации. Система налогообложения вводится автоматически, так как мы до этого ее с вами выбрали.

Основной банковский счет. Нажимаем показать все.

Создать. По классификатору выбираем наш банк.

Классификатор изначально в программу подгружен. Выбираем нужный нам банк и вводим номер счета.

Далее следует ввести оставшиеся сведения об организации. В принципе вам не обязательно это делать сразу же. Вы можете ввести эти данные позже, можете ввести сразу же. Переходим по ссылке адреса и телефоны.

Мы можем ввести юридический адрес нашей организации.

Перед этой процедурой необходимо загрузить адресный классификатор.

Как правило адресный классификатор загружается в момент установки программы 1С.

После того, как мы ввели информацию об адресах и телефонах, переходим в пункт меню подписи и заполняем руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Нажимаем кнопку создать и заполняем графы.

Это физические лица нашей организации. Нужно это для того, чтобы данные подписи отображались в печатных формах наших документов.

Логотип и печать.

Данный раздел нужен для того, чтобы подгрузить логотип и печать, которые будут отображаться в печатных формах наших документов.

Вводим код инспекции. Например, наобум введем код 7705.

Как только мы ввели код инспекции, программа дает возможность ввести наименование, полное наименование, ОКТМО и ОКАТО. Нужно это заполнять для того, чтобы в отчетности заполнялась налоговая, в которой будет сдаваться собственно отчетность на титульном листе.

Пенсионный фонд и фонд социального страхования. Данные разделы нужны для того, чтобы у нас правильно заполнялась отчетность по кадровому учету и по зарплате.

Коды статистики нужны для статистической отчетности.

После того, как мы ввели все данные, мы нажимаем кнопку записать и закрыть.

Корпоративный портал — это площадка для организации работы, хранения информации и общения между сотрудниками внутри компании.

В статье вы узнаете:

какие бизнес-задачи решает корпоративный портал;
какие есть инструменты для улучшения эффективности сотрудников;
как с помощью корпоративного портала можно увеличить продажи;
для кого портал станет главным рабочим инструментом.

Какие задачи решает портал?

Независимо от набора инструментов, базовый функционал портала действует на 4 бизнес-задачи:

Объединение компании в одном рабочем пространстве.
Организация работы сотрудников.
Увеличение и контроль продаж.
Автоматизация бизнес-процессов.

Объединение компании

Единая рабочая среда упрощает процесс распространения актуальной информации от компании:

Портал также дает инструменты для внутреннего общения:

чаты, живая лента, опросы, поздравления;
подключение корпоративной почты;
работа в совместном режиме над задачами и документами;
бронирование переговорных, видеозвонки, вебинары.

Организация работы сотрудников

Для постановки и контроля задач портал оснащен рядом инструментов:

управление задачами, фильтры и шаблоны;
планирование и аналитика затраченного времени;
анализ работы над проектом;
распределение обязанностей.

Увеличение продаж

Базовый функционал CRM-системы включает:

автоматическое создание карточки контакта с сохранением истории коммуникаций и продаж;
сквозная аналитика;
стадии продаж: этапы от первого обращения до успешной сделки;
коммуникация с клиентом через социальные сети, мессенджеры, чаты, телефонию;
у менеджеров в быстром доступе необходимая информация и документы для работы с клиентом;
повышение первичных и повторных продаж за счет СRM-маркетинга.

Автоматизация бизнес-процессов

В корпоративном портале есть инструменты для того, чтобы автоматизировать регулярные внутренние процессы компании:

заказ справок и канцелярии;
оформление больничных, отпусков, командировок;
согласование и выставление счетов;
согласование договоров, заявок на оплату.

Кому полезен портал?

Помимо общего улучшения в организации, корпоративный портал может стать главным инструментом в обязанностях отдельных должностей:

Руководители. Контролируют сотрудников, получают обратную связь, составляют отчет по деятельности отдела.
ИТ-специалисты. Обработка обращений от сотрудников на ИТ-обслуживание. Под рукой удобный механизм обработки заявок.
Менеджеры по продажам. Ведение клиентов в одной системе, сохранение звонков, писем, чата внутри карточки.
HR. Найм, адаптация, проведение опросов и анкетирования. Используют архив организационно-правовых документов и инструкций. Информирмируют новых сотрудников и управляют задачами по вводу в должность.

Главная выгода внедрения портала организация рабочих процессов. Инструменты могут быть разные, но для получения эффекта важно грамотно ими пользоваться.

Битрикс24 Корпоративный портал это:

социальная сеть всей компании;
умная CRM система;
генератор повторных сделок и передача их менеджеру;
готовые отчеты по продажам и работе сотрудников;
автоматическая отправка писем и SMS клиентам;
готовые решения для автоматизации бизнес-сценариев.

Первый Бит поможет с внедрением корпоративного портала на базе Битрикс24. От разработки индивидуального дизайна внутреннего портала до обучения персонала и сопровождения.

Для улучшения коммуникации внутри компании, повышения лояльности и квалификации сотрудников можно воспользоваться корпоративными соцсетями, объединяющими преимущества корпоративных порталов и социальных сетей.

Выбранная форма интранета в идеале должна не только обеспечивать сотрудников нужной информацией, но и мотивировать их к повышению уровня своих знаний.

Используя широкие возможности обратной связи в корпоративных соцсетях, можно повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс.

Благодаря наличию доступа к базе контактов и возможности быстро помогать удаленным сотрудникам корпоративные соцсети позволяют экономить рабочее время и оперативно решать текущие задачи.

Корпоративные соцсети способны помочь при адаптации новых сотрудников.

Чтобы обеспечить должный уровень информационной безопасности, можно обратиться к корпоративным соцсетям с комплексной защитой.

Корпоративный портал = интранет?

В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.

Функционал интранет-портала

Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Это интересно
По статистике [5] сотрудники тратят непосредственно на выполнение своих обязанностей в среднем около 18% всего рабочего дня. Более 30% времени они тратят впустую: на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как внедрить интрасеть в организацию?

Существует три основных способа создания интрасети:

Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.

Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам [7] .

Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Плюсы и минусы корпоративного портала

Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:

Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.

Что выбрать: разработку индивидуального решения или готовое предложение?

Что касается недостатков корпоративных порталов: действительно, слабая социальная направленность — это серьезная проблема, из-за которой, по признанию многих фирм, внедрение КП в компании не принесло никаких плюсов. Некоторые переходят от портала к корпоративным социальным сетям, но большинство из таких сервисов тоже имеет существенные недостатки.

Справочник статей ДДС – аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.

Порядок разработки справочника статей движения денежных средств для управленческого учета

При создании справочника статей движения денежных средств, статьи разделяются на группы по видам деятельности:

Операционная деятельность – это деятельность предприятия в соответствии с ее предметом и целью. Соответственно основным притоком денег от операционной деятельности является выручка от реализации, а оттоком – различные текущие затраты. Кроме этого в данный раздел включаются прочие внереализационные доходы и расходы.
Инвестиционная деятельность состоит из статей, разделяющих вложение средств в инвестиционные проекты, капитальные вложения во внеоборотные активы, в т.ч. строительство объектов, отдача от которых приходит от 3-х и более месяцев.
Финансовая деятельность включает такие статьи по операциям с финансами, как выплата дивидендов, поступления по кредитам и займам, выплата кредитов, расходы по обслуживанию и т.п.

Рис.1 Группы статей ДДС верхнего уровня с примерами статей

При наполнении справочника статьями придерживайтесь правил:

Пример справочника статей ДДС

Приведем примеры организации справочника статей движения денежных средств на примере программ 1С.

Статьи ДДС в 1С:ERP

Рис.3 Структура справочника статей ДДС в 1С:ERP

При создании новой статьи пользователи в настройке указывают:

Наименование;
Приоритет оплаты (низкий, средний, высокий);
Вид движения денежных средств;
Хозяйственные операции.

Рис.6 Создание статьи ДДС на примере 1С:ERP

Рис.7 Закрепление статьи ДДС за хозяйственными операциями

Аналогично задаются статьи ДДС по финансовой деятельности предприятия.

Статьи ДДС в 1С:УХ

Здесь также устанавливают уровни структуры справочника, которые наполняются элементами – статьями ДДС. В нашем примере статьи объединены в группы – три классические и одну дополнительную, о которых говорилось в начале статьи.

При создании новой статьи пользователь кроме наименования:

задает использование по умолчанию в операциях;
определяет вид движения денежных средств;
указывает возможные операции (приход, расход);
закрепляет виды аналитики, приоритет;
устанавливает очередность платежа и другие настройки.

Рис.11 Пример создания статьи ДДС в 1С:УХ

Рис.12 Статьи ДДС по умолчанию

Статьи ДДС в WA:Финансист

Рис.16 Создание групп и статей ДДС в WA:Финансист

При создании статьи, кроме ее названия, пользователь задает:

Также задается период действия статьи и другие параметры.

Рис.17 Карточка статьи ДДС в WA:Финансист

Формирование структуры справочника статей ДДС и аналитики позволяет разделять денежные потоки, сформировать отчеты по их движению и проанализировать их. Придерживаясь перечисленных выше правил и исходя из операций вашей компании, можно составить удобный именно для вас справочник. Адаптация статей под вашу деятельность, позволит четко видеть структуру движения финансовых потоков в отчетах.

Правильно составленный справочник статей ДДС помогает получить достоверную, детальную информацию о движении денег и, оперируя цифрами отчетов, принимать верные управленческие решения. От правильности его структуры зависит детализация отчета о движении денежных средств. Разбивка статей на группы в справочнике влияет не только на форму подачи информации в отчетах, но и сокращает время работы пользователя, облегчает и ускоряет поиск нужной статьи.

Читайте также: