Как сделать конференцию интересной

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 04.10.2024

Во время карантина все мероприятия пришлось перенести в онлайн, но неожиданно этот формат оказался таким удобным, что вполне может остаться с нами надолго. Если на первый взгляд перенос события в виртуальную плоскость кажется достаточно простым, то в реальности он скрывает в себе множество сложностей — как технических, так и организационных. Александр Альперн, основатель и CEO Webinar Group, рассказывает, как провести крупное мероприятие в виртуальном формате и какие подводные камни нужно учитывать при организации

К ак правило, проведение вебинара или мастер-класса для небольшой аудитории не вызывает больших проблем: часто от спикера требуется лишь создать конференцию в Zoom и подготовить презентацию. Другое дело — крупное мероприятие на десятки или сотни тысяч участников. Объем работ в этом случае связан не только с количеством контента: хорошая картинка и звук, удобная навигация, многопотоковая трансляция, общение в чате — все это требует серьезной подготовки и труда множества специалистов.

Быстрее, проще, короче

Перенос мероприятия в онлайн-формат связан не только с техническими, но и с организационными деталями. Иначе говоря, виртуальное пространство предъявляет свои требования к контенту: здесь сложнее удержать внимание зрителя, вызвать эмоции и создать нужную атмосферу. Кроме того, отключиться от трансляции намного проще, чем уходить из зала посреди выступления спикера.

Быстрее, короче и проще — общее правило онлайн-ивентов, которое касается не только программы, но и всех организационных аспектов. Именно поэтому на Startup Village мы упростили регистрацию для нетворкинга, а для просмотра выступлений — отменили полностью.

Свои особенности есть и в продвижении виртуального события: в онлайн-формате рекламная кампания будет эффективна не только до мероприятия, но и во время. В офлайне это правило не работает: вряд ли кто-то, узнав о проходящем прямо сейчас форуме, отменит все свои планы и отправится срочно покупать билет в другой город. Зато подключение к трансляции не обязательно планировать заранее.

Основные принципы организации крупного онлайн-мероприятия:

Продолжительность докладов — 20–40 минут
Не больше четырех-шести человек в сессии
Четкий тайминг
Динамичный сценарий
Интересный контент в перерывах между докладами
Профессиональные ведущие

От трансляций до чатов

За трансляцией выступлений спикеров стоит работа множества специалистов: операторов, ведущих съемку в Full HD, режиссера, формирующего программу, инженеров и техников. А еще нужен сайт с формой регистрации и его продвижение, нужна графика для трансляций, нужен качественный синхронный перевод, тестирование спикеров и многое другое. Ситуацию осложняет то, что часто все эти процессы ведутся одновременно и в ускоренном темпе: так, для ПМЮФ нам пришлось организовывать все за две недели, хотя на подготовку события столь широкого масштаба обычно закладывается не меньше месяца.

Кроме того, любая конференция — это не просто череда докладов, это еще и обратная связь, ответы спикеров на вопросы участников, нетворкинг, знакомства, выставочные зоны, менторские сессии и многое другое в зависимости от формата мероприятия. Все это требует соответствующих технических решений.

Общение спикеров с участниками можно реализовать с помощью модераторов, которые будут выбирать вопросы и переадресовывать их докладчикам, либо напрямую. Так, на Startup Village для ряда спикеров была реализована механика второго экрана, которая позволяла им видеть вопросы из зала и отвечать на них во время выступления.

В качестве площадки для нетворкинга можно выбрать любой мессенджер — например, Telegram: это позволит участникам продолжить общение и после окончания конференции. Но в целом сейчас существует множество инструментов для организации общения на мероприятии, поэтому можно выбрать любой удобный.

Экспо в 3D

Зона экспо — важный элемент многих конференций, и, чтобы по максимуму сохранить впечатления от нее в онлайне, оптимальный вариант — перенести ее в 3D. Так, участники выставки на Startup Village получили возможность прогуляться по территории экспо, принять участие в играх, посмотреть видеопрезентации, изучить стенды разных компаний и пообщаться с их представителями. Чтобы упростить навигацию по выставке, Startup Village разработал систему фильтров для представленных на ней стартапов: их можно было отсортировать по рынку, технологиям, стадии проекта, стране и объему требуемых инвестиций.

В программу Startup Village традиционно включаются еще два формата: матчмейкинг (поиск контактов) и менторские сессии. Оба удалось успешно перенести в онлайн: для личного общения участники могли переходить в приватные чаты, а работа с менторами проходила по видеосвязи в специальных виртуальных комнатах. Комнаты были доступны через личный кабинет, а для получения консультации нужно было заранее записаться к конкретному ментору.

Задачи для afterparty

Очевидный плюс онлайн-мероприятия, помимо его более низкой стоимости, — способность приносить прибыль и после своего завершения. Многие организаторы продают записи выступлений спикеров, так что после конференции работа не заканчивается. Во-первых, нужно смонтировать видеоматериалы для продажи, размещения в соцсетях, отчетных роликов и других целей. Во-вторых, предстоит оценить результаты: количество уникальных участников, максимальное число зрителей онлайн, среднюю продолжительность просмотра, статистику по браузерам, девайсам, городам, выступлениям и так далее — все это пригодится для планирования следующих мероприятий.

В целом онлайн-конференция — новый, более гибкий и технологичный формат, который имеет все шансы завоевать прочное место в нашей жизни. Поэтому стоит экспериментировать уже сейчас: судя по современным тенденциям, в скором времени оставаться полностью в офлайне будет уже невозможно.

Надоел обычный формат конференции, где секция идет за секцией, один спикер выступает за другим, отвечая на пару-тройку вопросов из зала? Хочется чего-то свежего и нового? Попробуем найти решение в новых форматах проведения мероприятий.

Время не стоит на месте, как и потребности event-индустрии. Аудитория уже не хочет быть просто сторонним наблюдателем, люди хотят быть участниками того, что происходит перед ними, хотят быть включенными. Лучшими спикерами становятся не те, кто хорошо выступают, а те, кто умеет выстроить с аудиторией диалог. Ответом изменившимся потребностями могут стать отличные от обычных конференций, более интерактивные форматы мероприятий. Поговорим поподробнее о некоторых из них.

Митап

Все большую популярность начинают набирать митапы. Митап ¬– встреча специалистов одной сферы для обмена опытом и знаниями, обсуждения актуальных тем и проблем в неформальной обстановке. Как правило, это короткие 1,5-2-часовые мероприятия, где самое важное – тема для обсуждения.

Главная особенность митапа – это неформальная атмосфера, поэтому важно, чтобы его участники могли свободно передвигаться по площадке и общаться не только с несколькими своими соседями. Идеально, если вся площадка разделена на две части:

Митапы могут проводиться регулярно, собирая на площадке представителей тех же сфер, при условии изменения обсуждаемых вопросов.

Часто митапы используют для создания сообществ (профессиональных, по сферам интересов). Например, для того чтобы перевести online-сообщество в режим offline. В России наиболее популярны митапы в IT-сфере, поэтому может показаться, что на таких мероприятиях обсуждают только программирование, технологии, стартапы и предпринимательство. Но тема может быть абсолютно любой: начиная с маркетинга и продаж, заканчивая путешествиями и уходом за домашними животными.

Хакатон

Хакатон — форум, творческая площадка, во время работы которой специалисты из разных областей сообща в режиме нон-стоп решают какую-либо проблему за ограниченное время. Обычно хакатоны длятся от одного дня до недели и заканчиваются презентацией итоговых разработок.

Участники обычно ничем не ограничены в своих действиях и фантазиях, главное – успеть до окончания времени. Хакатон – отличная возможность для участника проверить себя на прочность, улучшить уже имеющиеся навыки, познакомиться со специалистами той же сферы, и даже получить предложения работы – эксперты часто присматриваются к тем, кто успешно проявляют себя во время мероприятия.

Для проведения хакатона очень важно подобрать подходящую площадку. Во-первых, доступ на площадку должен быть круглосуточным, так как многие участники работают и по ночам. Во-вторых, должны быть организованы рабочие зоны, где команды смогут расположиться сами и разместить свою технику, и зона отдыха, где можно вздремнуть в мягком кресле или пуфике и перекусить.

Организация базового питания участников – тоже не менее важный аспект: чай, кофе и снеки всегда должны быть на площадке для поддержания сил и духа участников.

Питч-сессии

Питч-сессии могут быть частью и митапов, и хакатонов. Без них не обходится уже ни одно мероприятие, где есть конкурс проектов.

Питч – (от англ. pitch — бросок, подача) — краткая структурированная презентация проекта перед потенциальными инвесторами. Питч-сессии или питчинги - серии коротких выступлений участников. Чаще всего питчи – незаменимая форма защиты проектов на стартап-конференциях и грантовых форумах.

Цель питча — заинтересовать инвестора и привлечь финансирование. На выступление отводятся считанные минуты (от 1 до 7 минут, в зависимости от формата), поэтому оно должно быть максимально доходчивым. Качественный питч имеет жесткую структуру и строится из четких логических блоков. Чем меньше времени, тем меньше блоков.

Питч-сессии также активно используются среди кинематографистов. С их помощью представители индустрии привлекают внимание к своим новым проектам в области кино, ищут финансирование и кадры для их реализации.

Несмотря на то, что питчинги всегда предполагают вынос какого-либо вердикта каждому из представленных проектов, площадки, где они проводятся, являются точкой для возникновения новых знакомств и идей, бурного обсуждения актуальных вопросов сферы. В целом, питч-сессии – это всегда очень динамичные и яркие мероприятия.

Печа-куча

Еще один формат, похожий по объему на питчинг, но при этом абсолютно неограниченный тематически – печа-куча. Формат пришел к нам из Японии и представляет с собой короткую историю о чем угодно, рассказанную с помощью 20 слайдов. При этом каждому из слайдов посвящается всего 20 секунд. Таким образом, общее время презентации составляет 6 минут 40 секунд.

Сегодня печа-куча – это всемирное движение, на неформальных встречах которого собираются креативные люди и обсуждают самые разнообразные идеи – от вопросов сохранения экологии и новых веяниях моды, до рецептов приготовления кофе и новшествах в сфере технологий.

Печа-куча отличаются своей динамикой и бурным обсуждением тем после выступлений, чем очень быстро перестают напоминать офисные презентации и стандартные конференции в каком бы то ни было виде.

Это далеко не все существующие интерактивные форматы проведения мероприятий. Все больше нестандартных решений превращают обычные конференции в яркие и по-настоящему интересные события. Главное – включать фантазию и не бояться отступать от общепринятых концепций.

Если организатор сможет удачно чередовать разные типы выступлений, конференция выйдет более динамичной.

2. Используйте новые форматы презентации

Совсем не обязательно проводить конференцию в стандартном формате: один выступает – остальные слушают. Можно использовать самые разные варианты презентации информационных материалов. Например, разделить участников на небольшие группы и провести часть конференции в стиле интервью, заставив слушателей стать непосредственными участниками обсуждения. К примеру, после короткого выступления один из участников задает какой-либо вопрос по теме второму, затем второй третьему и т.д.

Ещё один вариант – использование разных форматов в рамках одного выступления. Например, сначала монолог выступающего, затем переход к диалогу с аудиторией или интервью с участием ведущего и т.д.

3. Предлагайте интересные анонсы

Перед конференцией или в перерыве между выступлениями можно использовать анонсы, чтобы подогреть интерес гостей. Выбирайте самое интересное и кратко опишите то, о чем пойдет речь далее, чтобы активизировать внимание посетителей.

4. Разбавляйте выступления краткими блоками наглядной информации

Люди имеют разные преобладающие типы восприятия: одни лучше воспринимают информацию на слух, другие – визуально. Учитывайте это, чтобы донести максимум необходимых данных до каждого посетителя. Например, выступления можно через определенное количество минут разбавлять краткими блоками (минута-две) наглядной информации по теме. Это могут быть графики, таблицы, сравнительные рисунки, фотографии и т.д. Можно использовать большие экраны, проекторы, индивидуальные дисплеи или печатные материалы.

5. Делайте интересные перерывы

Чтобы разрядить атмосферу, можно устраивать необычные перерывы между выступлениями. Их можно заполнить, например, показом интересных фотографий с комментариями, прямо или косвенно касающихся темы.

Относитесь к каждому шагу внимательно, организация онлайн-конференции — сложная задача, которая потребует концентрации и много сил. Но оно того стоит: если всё сделать правильно, ваша онлайн-школа получит много хорошего PR и новых клиентов.

Шаг 1. Разработать стратегию

Начните с общего планирования. Вам нужно прописать чёткую концепцию мероприятия, лучше в отдельном документе.

Для кого проводится встреча. Кто ваша основная целевая аудитория? Вы должны буквально нарисовать несколько портретов типичных слушателей конференции. Отвечайте на вопросы:

Когда у вас будут ответы на эти вопросы, вы сможете чётко сформулировать идею мероприятия и заняться раскруткой.

Больше о том, как формировать темы для онлайн-школ, мастер-классов и конференций читайте в интервью с директором по развитию ACCEL Алексеем Стрельцовым.

Шаг 2. Найти спикеров

Подготовьте приблизительный список людей, которые интересны целевой аудитории. Старайтесь найти не только известных людей, уже практикующих онлайн-выступления, но и лидеров мнений в нише. Это могут быть администраторы активных форумов, представители компаний, публикующиеся в профильных СМИ, владельцы крупных пабликов и групп во ВКонтакте и Facebook.

Составьте письмо, в котором не просто приглашаете людей выступить. Предлагайте тему их доклада, объясните, какие проблемы аудитории хотите решить их презентацией.

Дайте пользу и спикеру — поясните, сколько людей планируете привлекать на конференцию, какой планируется охват. Если ваш формат разрешает спикерам продавать свои продукты, скажите об этом в письме.

Так выглядит список спикеров на антиконференцию на Бали от ACCEL

Шаг 3. Подготовить программу

Основной позицией в программе конференции должен стать эксперт вашей онлайн-школы. Если планируется встреча на несколько дней, постарайтесь сделать его доклады ежедневными.

Громких спикеров ставьте в середину или конец встречи. Укажите, что сроки могут сдвигаться, поэтому зрителям лучше присутствовать на всех докладах.

Посмотрите короткий обзор нашей Антиконференции Бали — 2019.

Не забудьте упомянуть, что на встрече будет обратная связь от экспертов. Для тех, кто будет участвовать во всей конференции, подготовьте бонус — это может быть электронная книга, консультация, другие полезные материалы.

Если планируете продавать записи с конференции, скажите об этом в конце программы — чтобы те, кто не успевает побывать на самой встрече, могли планировать покупку.

Ваша программа должна быть конкретной и понятной любому новичку

Шаг 4. Найти партнёров

Чтобы организовать успешную онлайн-конференцию, хорошей программы и позиционирования недостаточно. Нужны партнеры из вашей нише.

Поступите с ними по аналогичной спикерам системе — составьте полный список компанией и брендов, которым вы можете предложить сотрудничество. Составьте коммерческое предложение, в котором укажите охват мероприятия, планируемые рекламные каналы, список спикеров, которые уже согласились участвовать и тех, кого вы пригласили.

Шаг 5. Подготовить техническую платформу

Вам нужно заранее определиться, на какой платформе будет проходить конференция. В отличие от обычного вебинара, придётся переключать основной канал на спикеров, поэтому ищите платформу с такими возможностями.

Если на конференции планируется участие хотя бы 30-100 человек, используйте платные сервисы — так будет больше надежности, нет риска, что аккаунт перестанет отвечать в самый нужный момент.

Мы работаем на GetCourse — кроме прямых трансляций и записи вебинаров, там интегрирована система аналитики. Есть демо-доступ — изучите возможности этой платформы или найдите подходящий аналог.

Так выглядит интерфейс передачи слова другому спикеру в GetCourse – всё просто и интуитивно

Шаг 6. Сделать рекламные материалы

Продвигайте онлайн-конференцию по всем каналам, где можно коснуться представителей вашей целевой аудитории:

Сделайте анонс в блоге;
Подготовьте рассылку для ваших подписчиков — достаточно 3-4 писем с анонсом, рассказом о программе, подробной информацией о спикерах и партнерах. Если есть такая возможность, поделитесь заранее полезными материалами — так целевая аудитория получит подтверждение полезности конференции;
Создайте видеоролик с приглашением, разместите его на Youtube;
Сделайте встречу-мероприятия в соцсетях, напишите несколько постов с анонсами и приглашениями;
Соберите лендинг. Подойдёт и бесплатный конструктор, например, Tilda.

Если решили работать с платформой для проведения конференций, загружайте рекламные материалы туда — автоматически подключится аналитика, будет проще вычислять цену подписчика и слушателя конференции.

Тренд на онлайн-конференции набирает обороты – на встречу собираются десятки тысяч людей одновременно

Шаг 7. Запустить продвижение

Конференция практически готова. Теперь вам нужно найти самое важное — слушателей. Лучше, если вы берёте пусть символическую, но плату за участие. Люди не воспринимают всерьёз большие мероприятия, которые проводятся бесплатно.

Основная стратегия продвижения — контекстная и таргетированная реклама, почтовая рассылка и анонсы у лидеров мнений. Почитайте подробную инструкцию о том, как продвигать бесплатный мастер-класс.

Шаг 8. Провести конференцию

Перед конференцией напомните о мероприятии всем участникам почтовой рассылкой. Сделайте анонсы за день до встречи во всех соцсетях. Попросите спикеров и партнеров продублировать вашу запись на всех площадках.

Во время конференции ведите прямой эфир в соцсетях — рассказывайте интересные тезисы, пишите цитаты участников, размещайте полезные материалы. Люди должны понять, что пропускают нечто важное и интересное.

Бонус: Что делать после конференции

Когда встреча закончилась, ваша работа продолжается. Соберите все записи вебинаров, часть из них используйте как рекламные материалы для вашей онлайн-школы.

Сделайте записи во всех каналах с предложением приобрести вебинары. Не забудьте написать к каждому выступлению подводку — краткий рассказ о том, что важного сказал спикер.

Соберите обратную связь. Создайте анкету в Google Forms, попросите участников оценить общую организацию конференции и отдельно каждого спикера. Взамен пообещайте небольшую скидку на следующую встречу.

Если хотите стать продюсером мероприятий, получить систематические знания в продвижении и поддержку большого сообщества профессионалов, приходите на бесплатный вебинар в ACCEL. Мы обожаем помогать запускать прибыльные онлайн-школы — за таким образованием будущее.

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 9 человек(а).

Навыки проведения конференции важны для педагогов, бизнес-руководителей и представителей других профессий. На эффективной конференции участники способны получить новые знания и умения, а также зарядиться энтузиазмом. Проведение такого мероприятия подразумевает несколько этапов, к примеру планирование и, в конечном итоге, оценка и анализ. Мы предлагаем вам несколько основных стратегий для работы на конференции.

Определите цель конференции. Вы намерены обучить навыку, донести информацию или повысить осознанность участников? Наметьте задачи. Результатом подобного анализа может стать список особых умений, которые вы собираетесь преподать, определенные темы, необходимые для рассмотрения, или просто ощущение полного контроля над конференцией.

Рассмотрите конференцию во всех ее подробностях. Если вам необходимо донести информацию, обдумайте, что конкретно вы будете обсуждать. А когда речь идет о получении новых навыков, определите те виды деятельности, которые собираетесь включить в конференцию.
Организуйте и координируйте. Возможно, вы захотите пригласить других экспертов для коротких выступлений - свяжитесь с ними заранее. Если вам необходимы дополнительные средства и материалы, соберите их вовремя. Уведомите участников, если им требуется определенная подготовка к конференции.

Установите все оборудование до прихода участников. Если вы используете видеоматериалы или другие медиа, проверьте работоспособность вашей техники.
Расставьте стулья до начала мероприятия. В зависимости от особенностей конференции, вы можете поставить их по кругу, в ряд или у столов.
Распространите материалы. Если для конференции необходимы особые предметы, разложите их на столах или стульях, чтобы сэкономить немного времени для самого мероприятия.
Приветствуйте участников по прибытию. Приехав на место заранее, вы можете спокойно завершить все приготовления, расслабиться и познакомиться с участниками получше. Это поможет вам построить отношения еще до начала конференции.

Еще раз поприветствуйте всех и начните вводную часть. Представьтесь, объясните задачи конференции и попросите участников представиться в ответ. Ограничьте каждого несколькими вопросами. Например, участники могут назвать свое имя и цель своего прибытия на конференцию.

Создавайте возможности для взаимодействия. Давайте информацию короткими блоками и позволяйте задавать вопросы. Для решения задач разделите участников на группы: пусть ответственный предоставит отчет от лица всей команды.

Устраивайте перерывы. Небольшие паузы помогут разложить полученную информацию по полочкам. Составьте расписание и уведомите участников о продолжительности каждого перерыва. Это позволит им спланировать телефонные звонки и решение других персональных вопросов.

По завершении конференции попросите участников заполнить анкету. Включите в нее вопросы, которые помогут вам оценить эффективность мероприятия. Спросите, каким образом конференция может быть улучшена в будущем.

Поддерживайте связь с участниками. Спросите о результатах их работы спустя некоторое время после конференции. Иногда людям нужно время, чтобы проанализировать свои впечатления от мероприятия. Поддерживая связь спустя несколько дней или недель, вы сможете сделать важные открытия о проделанной работе.

Читайте также: