Как сделать источник данных в ворде

Обновлено: 06.07.2024

Столкнулся с тем, что все инструкции связаны со сложной автоматизацией с использованием кучи каких-то файлов, экселя и его таблиц, связей документов и так далее. Всё можно сделать гораздо проще!

Автозаполнение документа или договора Word Без Excel – как это сделать?

Сколько же я намучался, забивая запросы типа “как сделать автозаполнение word без экселя” или “заполнение документа значением поля” или “word значение поля в текст автоматически“. На самом деле всё оказалось не так сложно, как я изначально предполагал.

Да, можно делать очень полезные связки документов, когда мы заполняем эксель, а потом у нас шаблон ворда из него берет информацию. Но объяснить какому-нибудь муниципальному сотруднику как это делать – задача практически невозможная.

Так вот, всё что нам потребуется – это Microsoft Word Документ. В нем мы создадим поля, настроим страницы и всё будет автоматически наполняться.

Инструкция как сделать автозаполнение документа Word из полей

Для примера возьму документ договора, где есть заказчик, исполнитель, дата документа и сумма договора, которые мы хотим подставлять из полей.

Пример документа с автозаполнением из полей делаю в microsoft office word 2019.

1. Формат документа DOCM.
   Создаем новый документ и сохраняем его в формате docm (Документ Word с поддержкой макросов).
2. Вкладка “Разработчик”.
   Файл – Параметры – Настроить ленту. В выпадающем списке выбираем “Основные команды”, затем выделяем ниже строчку “Разработчик”, и по середине жмем “Добавить”. Справа появляется “разработчик” с плюсиком, жмем Ок, и видим, что теперь вверху есть вкладка “Разработчик”.
   
3. Делаем страницу с полями для ввода данных документа (договора).
   Кликаю в начале договора, жму вставка – разрыв страницы, и в итоге у меня пустая первая страница.
   На ней создаю табличку, это не обязательно, и начинаю там создавать поля. Делаем страницу с полями для ввода данных
4. Создаём поля для ввода текста для автозаполнения документа.
   Кликаем в любое место документа, где нам нужно поле.
   Переходим во вкладку Разработчик. Вставляем не просто текстовое поле, а именно СТАРОЕ текстовое поле.
   То есть выбираем там уже иконку “Инструменты из предыдущих версий”, затем “Поле (элемент управления формы)”.
   И вставляем куда нам нужно.
   
5. Настраиваем поля Word для автозаполнения.
   Когда поле есть на странице, жмем по нему правой кнопкой и во всплывающем меню выбираем “Свойства” (поля).
   
   Настраиваем обязательно следующие параметры поля:
   - Текст по-умолчанию: тут свой текст.
   - Закладка: на английском, уникальный идентификатор поля. Придумайте что-нибудь понятное, это нам пригодится далее.
   - Ставим галочки (чек-боксы) “разрешить изменения” и “вычислить при выходе”.
   В данном примере я создал текстовое поле, в котором будет Дата договора (по сути это любой текст). Мне главное, чтобы я в одном месте ввел данные, а в других местах документа текст из поля автоматически заполнился. И в данном случае это будет то, что я назвал датой.
6. Настраиваем подстановку текста из поля в документ.
   ЕСТЬ ДВА СПОСОБА: ВРУЧНУЮ СОВСЕМ, И ЧЕРЕЗ СВОЙСТВА ПОЛЕЙ.
   Разберем первый способ: вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9.
   Для этого выбираем место, где у нас должно подставиться значение поля. Мы помним, что в нашем случае уникальный идентификатор (название закладки) в примере: POLEDATE.
   В этом месте кликаем мышкой левой кнопкой (просто чтобы там курсор мигал), затем на клавиатуре нажимаем сочетание клавиш Ctrl+F9 (контрол плюс эф девять).
   Видим, что появились фигурные скобки с серым фоном, и мы можем внутри печатать.
   
   Печатаем внутри следующее: REF POLEDATE.
   Поясняю: внутри фигурных скобочек, должно быть три буквы заглавных REF, затем пробел, затем то как мы назвали закладку (идентификатор поля). В нашем случае это POLEDATE, а может быть что угодно.
   Больше ничего жать не нужно, можно убрать оттуда курсор.
   Вот как это выглядит в итоге:
   
   Второй способ: вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF.
   Это практически тоже самое, только не нужно нажимать ничего на клавиатуре. По мне так, дольше, но вдруг вам там понятнее.
   Так же создаем поле, в этом примере возьму сумму договора. При создании поля (см. п. 5) я ввел название закладки поля (уникальный идентификатор) pole_stoimost.
   
   Только теперь, когда мы нажали в место документа, куда хотим подставить данные автоматически (курсор там мигает), мы вставляем поле.
   Выбираем вкладку “Вставка”, затем “Экспресс-блоки”, затем “Поле” (как на скриншоте ниже):
   
   Это поле нужно настроить так, чтобы в него подставлялось значение другого поля автоматически.
   При вставке поля из экспресс-блоков, или когда вы потом можете нажать правой кнопкой Свойства поля, настраиваем так.
   Слева выбираем тип поля “Ref”, и дальше выбираем название нашей закладки, т.е. идентификатор поля, откуда надо подставить текст. В нашем случае это pole_stoimost:
   
   (вот кстати выше видно на скриншоте еще ошибку “Ошибка! Источник ссылки не найден.” – это происходит, когда вы ввели REF Несуществующая закладка, например. То есть не найдено поле (закладка) с тем идентификатором уникальным. И надо просто проверить свойства полей.).
   Короче, так или иначе, подытожу:
   - Создали поле через Разработчика.
   - У него в свойствах прописали уникальный идентификатор (название закладки).
   - Вставили через CTRL+F9 или экспресс блоки – поле (место) куда будет подстваляться текст из первого поля, указав такой же идентификатор.
7. Автозаполнения документа значением из полей через F9 или печать документа.
   Ну.. тут уже все понятно должно быть – насоздавали полей сколько нужно, поставляли в места куда нужно.
   По-умолчанию, Word будет автозаполнять документ автоматически, если весь документ выделить (ctrl+a например) и нажать кнопку F9.
   Места с REF и полями преобразуются в то, что есть в оригинальном поле-закладке.
   Но есть трудность – сложно объяснить людям как это работает, что выделять и как обновлять эти поля.
   Я выбрал способ попроще – чтобы поля автоматически обновлялись при печати (печатать почти все умеют как).
   Лезем в настройки (файл – параметры), там выбираем “Экран” и отмечаем галочку “Обновлять поля перед печатью”.
   
   Теперь, каждый раз когда через Файл – Печать или Ctrl+P будет печататься документ – поля будут обновляться (текст автоматически подставляться), т.е. тоже самое что через выделение документа и нажатие F9.
8. Наводим красоту: запрет редактирования, номера страниц.
   Ну и еще два момента. Во-первых, документы пронумерованы обычно. И основная проблема – что страница с полями тоже печатается, а в официальном документе её быть не должно.
   Соответственно, способа убрать страницу word из печати автоматически я не нашел. Поэтому, выкрутился по-другому.
   Через настройки колонтитула (несколько кликов по нижней части документа (или где там у вас номера страниц)), переходим в свойства, номера страниц, и там выбираем начать с “0″, с нуля короче.
   
   Таким образом, страница с полями становится как бы нулевой, и договор печатается как надо, первая страница договора остается первой.
   И второе, защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля.
   
   Сделал просто – Рецензирование – Ограничить редактирование – Да, включить защиту, ну и пароль 1.
   Отключается так же, только не все видят – там внизу кнопка становится “отключить защиту”.

Считаю обязательным выложить для вас сам документ, который использовал в этой инструкции. Если сильно запутались, можете просто из него скопировать оригинальные поля (которые в таблице) которые заполняются, и поля которые принимают автоматически значения из других полей.

Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая позволяет персонализировать раздел для каждой копии аналогичного документа. Это позволяет вам использовать список контактов или другие части документа, хранящиеся в базе данных (это могут быть списки слияния писем Word, электронные таблицы Excel, доступ или другие формы баз данных). Другими словами, слияние почты позволяет пользователям создавать набор документов с аналогичным макетом и содержимым, но с другой информацией в некоторых разделах.

Связанный: Как изменить имя встроенного файла в документах Office?

Когда использовать слияние в Microsoft Word?

В основном эта функция используется для создания одинаковых писем, этикеток или электронных писем для разных получателей. Вы также можете использовать этот инструмент для персонализации отчетов, информационных бюллетеней или любых других документов и отправки электронной почты различным контактам в вашем списке рассылки. Как правило, слияние почты может быть полезно, когда вы хотите создать несколько выходных документов с фиксированным содержимым, например фирменным бланком, и конкретными частями с данными, различающимися в зависимости от конкретного источника данных.

Различные компоненты слияния почты

• Основной документ — документ Word, содержимое которого будет одинаковым для всех выходных данных. Это может быть обычный текст, объединяющий текст, направляющий текст, фирменный бланк компании и так далее.
• Источник данных — база данных со списком данных, которые меняются в зависимости от выходных данных слияния (например, получатели вашего ежемесячного информационного бюллетеня).
• Объединить документ — результат, полученный при объединении основного документа с источником данных.

В этом руководстве мы покажем вам, как использовать функцию слияния почты в MS Word.

Использование слияния в Microsoft Word

Связанный: Как читать электронные книги в Microsoft Word?

Выбор основного документа

Здесь вам нужно выбрать свой стартовый документ.

Добавление данных (получателей) к слиянию

MS Word предоставляет вам три варианта добавления данных из источника.

Выбрать список из существующего списка

Выберите Список из контактов Outlook

Связанный: Как добавить оглавление в Word?

Создать список в Word

Редактирование основного документа

Предварительный просмотр выходных документов

Сочетания клавиш для слияния почты

Вот некоторые из сочетаний клавиш при использовании функции слияния писем.

кратчайший путь	Описание
Alt + Shift + K	Предварительный просмотр слияния писем
Alt + Shift + N	Объединить документ
Alt + Shift + M	Распечатать объединенный документ
Alt + Shift + E	Редактировать данные слияния писем
Alt + Shift + F	Вставить поле слияния
Alt + Shift + D	Вставить поле ДАТА
Alt + Control + L	Вставить поле LISTNUM
Alt + Shift + P	Вставить поле страницы
Alt + Shift + T	Вставить поле ВРЕМЯ
Ctrl + F9	Вставить пустое поле
Control + Shift + F7	Обновить связанные данные
F9	Обновить выбранные поля
Control + Shift + F9	Удалить ссылку из поля.
Shift + F9	Переключить код и результат для выбранного поля
Alt + F9	Переключить все коды полей и результаты
Alt + Shift + F9	Запустите GOTOBUTTON или MACROBUTTON
F11	Следующее поле
Shift + F11	Предыдущее поле
Ctrl + F11	Блокировка поля
Control + Shift + F11	Разблокировать поле

Заключение

Microsoft Word является де-факто стандартной программой для документов Microsoft Office, от исследовательских работ до профессиональных отчетов. Но иногда у вас есть данные в другой программе, на которые вам нужно ссылаться; это может быть в Microsoft Excel, это может быть PDF, это может быть даже другой документ Word. Знание того, как импортировать эти данные, может сэкономить вам много времени.

В этой статье мы рассмотрим восемь различных способов импорта информации в документы Microsoft Word; некоторые будут полезны для таких вещей, как отчеты, другие — для писем в форме и аналогичных проектов, а другие просто сэкономят время в нескольких конкретных ситуациях, когда вам нужно что- то необычное

Поскольку Microsoft Excel является наиболее универсальным ресурсом для импорта данных, мы начнем с него.

Импортировать таблицу из Microsoft Excel

Форматирование таблиц в Microsoft Word это ужасно. Вот почему существует Microsoft Excel, верно? К счастью, у Microsoft было предвидение, позволяющее вам включать таблицы непосредственно из Excel в ваш документ Word, чтобы вы могли выполнять все форматирование в Excel, где это намного проще.

Теперь вы увидите ячейки, которые вы выбрали, прямо в документе Microsoft Word. И поскольку вы выбрали Вставить ссылку вместо Вставить , эти ячейки будут обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в свою электронную таблицу Microsoft Excel.

Импорт отдельной ячейки из Microsoft Excel

Вы также можете использовать тот же метод, что и выше для отдельных ячеек:

Вы можете использовать эту же стратегию для всей таблицы, если вы хотите, чтобы форматирование также соответствовало вашему документу Word. Если это не работает или вам нужно более сложное поведение из одной ячейки, вы можете попробовать использовать Visual Basic для интеграции данных Excel в своем документе Word.

Импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel

Как и при импорте таблицы, может быть очень удобно импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel в Word, чтобы она автоматически обновлялась всякий раз, когда вы вносите изменения в электронную таблицу Excel. Это может быть особенно полезно, если вам нужно создавать регулярные отчеты с графиками. К счастью, Microsoft сделала этот процесс чрезвычайно простым: просто скопируйте и вставьте график из Microsoft Excel в Word.

Вы также можете перетащить график из Microsoft Excel в Word, чтобы вставить его в файл. В любом случае, диаграмма теперь будет автоматически обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в исходную электронную таблицу.

Слияние почты из Microsoft Excel

Слияние по почте позволяет создавать в Microsoft Word большое количество писем, меток, конвертов или чего-либо еще, используя данные из Excel. Статья Брэда о том, как объединять почту с помощью Microsoft Excel и Word эту тему более подробно, чем я когда-либо мог, но короткая версия заключается в том, что вы будете использовать Инструменты> Диспетчер слияния, чтобы выбрать источник данных и создать шаблон в Microsoft Word.

Если вы используете более старую версию Microsoft Office, это учебное пособие по слиянию почты с использованием Office 2007 может быть полезно, и вы даже можете использовать слияние почты для массовых рассылок в Outlook. Может потребоваться некоторое время, чтобы освоить слияние почты, но как только вы его получите, это станет одним из самых полезных инструментов в вашем арсенале Office.

Импорт файлов PDF

В итоге вы получите PDF-файл, встроенный так:

Это не очень хорошо для текстовых PDF-файлов, но если в файле есть изображения, это проще, чем копировать, вставлять или находить способ превратить PDF-файл в файл изображения, чтобы вставить его в документ Microsoft Word.

Автоматический импорт текста из других документов Word

Если вам нужно регулярно вводить одно и то же, вы можете сэкономить время, поместив его в документ Microsoft Word и просто ссылаясь на него из другого документа.

Введите имя вашей закладки и нажмите Добавить .

Отсюда вы можете делать любые исправления, которые вам нужны. В этом примере в начале кода есть дополнительный знак равенства.

После удаления знака равенства поле работает корректно.

Чтобы внести изменения во все документы, которые вы связали с закладкой, вернитесь к общему текстовому файлу и просто внесите изменения. Здесь я заменил цитату Граучо Маркса цитатой Оскара Уайльда.

И там у вас есть, поле обновляется с новой информацией.

Это может показаться большой работой, но если вам придется печатать одни и те же вещи на регулярной основе, это может сэкономить вам огромное количество времени в долгосрочной перспективе. Это займет некоторое время на настройку внешнего интерфейса, но вы сразу увидите удобство этой системы. Не забудьте проверить другие полезные средства автоматизации Office с помощью IFTTT. чтобы сэкономить время тоже.

Импортировать текст из текстового файла или документа Microsoft Word

Если вы хотите получить текст из текстового файла или документа Word, но не хотите открывать его, выделите все, скопируйте его, вернитесь к документу и вставьте его (это может занять много времени, если у вас есть сотни страниц текста), вы можете импортировать напрямую. Просто нажмите Вставить> Файл и выберите текстовый файл или документ Word, из которого вы хотите импортировать текст.

Импорт текста с веб-страницы

Если вы хотите сохранить обновленную копию веб-страницы в документе Microsoft Word, вы можете сделать это тоже! Допустим, я хочу, чтобы текстовый файл, содержащий повесть о двух городах, был в моем документе. Я буду использовать то же поле INCLUDETEXT, но вместо того, чтобы использовать локальный путь, я буду использовать URL:

Обновление поля приводит всю книгу в мой документ.

Вы получите лучшие результаты с насыщенным текстом веб-сайтом. Вы можете увидеть, что происходит, когда я пытаюсь использовать INCLUDETEXT, чтобы открыть домашнюю страницу :

Если вам необходимо импортировать обновленный текст с веб-сайта в документ, с этим определенно стоит поиграть. Возможно, вам придется немного поэкспериментировать, но это может быть очень полезным инструментом.

Что вы импортируете в Microsoft Word?

Мы рассмотрели восемь различных вещей, которые можно импортировать в Microsoft Word. здесь — но, возможно, есть и другие варианты. Что вы импортировали в Microsoft Word? Поделитесь наиболее полезными вещами, которые вы смогли импортировать, чтобы мы все могли помочь друг другу сэкономить время, став мастерами Word. !

Работа со списком литературы – неотъемлемый процесс для студентов, школьников и представителей научной и образовательной сферы. Следовательно, чтобы всё всегда получалось, важно знать о том, как взаимодействовать с подобными объектами. Специализированная программа для работы с текстом от MS Office имеет обширный функционал. При помощи доступных инструментов вы ответите себе на вопрос о том, как сделать список литературы в Ворде.

Ниже будет описан алгоритм, о котором вряд ли догадывается большинство пользователей. Между тем, он очень полезен, когда речь идёт о формировании удобных списков.

Добавление источника литературы и ссылки в документ

В том случае, если вы добавляете ссылку в документ, то на её основе формируется непосредственно источник литературы. Он и будет отображаться в списке. Вот инструкция, чтобы добиться желаемого результата:

Настройка нового источника

Теперь непосредственно о том, как добавить новый источник:

Различные примечания

Чтобы максимально обширно ответить на вопрос, как сделать список литературы в Ворде, стоит выделить ряд некоторых нюансов:

Теперь вы частично знаете, как сделать список литературы в Ворде. Далее информация по поводу других аспектов, чтобы в итоге вы достигли желаемого результата.

Реализация поиска источника литературы

Создавая документ, вы имеете дело с определённым количеством информации и, естественно, источников. Хорошо, когда их мало, ведь тогда работать гораздо проще. Но если ссылок много, не исключено, что ранее они использовались в других документах.

Вот инструкция, которой вы должны следовать, чтобы достигнуть желаемого результата:

• Теперь необходимо реализовать поиск источника. Чтобы это сделать, выполните лишь одно из действий:
  • Можно реализовать сортировку по заголовку, году, имени автора и так далее. Используйте соответствующий функционал, чтобы добиться результата. В перечне, который отобразится, вам останется лишь выбрать нужный источник литературы.

  
  

  • • Альтернатива – это использование поисковой строки. Очень удобно, так как вам достаточно вписать имя автора или название источника литературы. Список обновится, чтобы отобразить подходящие варианты.

    
    

    Изменение заполнителя ссылок

    Например, возникла ситуация, в рамках которой необходимо создать заполнитель. При этом он должен содержать местоположение ссылки. Что касается библиографических данных, они будут добавляться позже.

    Переходя непосредственно к делу, можно выделить набор таких шагов для достижения поставленной цели:

    
    

    Дополнительная информация. При работе с диспетчером источников вы можете заметить, что все заполнители расположены в алфавитном порядке. Имена тегов при этом представлены в виде номеров. Если есть желание, вы можете задать для них любой другое имя.

    
    

    Формирование списка литературы

    Последний этап, который завершает инструкцию о том, как сделать список литературы в Ворде. Например, вы добавили в документ несколько источников литературы. Теперь можно приступать к самому основному действию:

    
    

    • Как итог, в том месте, которое вы выбрали, будет добавлен необходимый список литературы. Теперь поставленная цель полностью реализована.

    Заключение

    Вы до сих пор не знаете, как сделать список литературы в Ворде? Есть вариант пользоваться обычным вводом информации. Но, тем не менее, он не самый эффективный. Вы можете воспользоваться функционалом софта, чтобы быстрее и проще добавлять содержимое на листы. Выше поэтапно рассмотрен весь процесс, останется лишь заняться его реализацией. Набравшись опыта, на это будет уходить минимум времени.

    Читайте также:

      
    • Как сделать пропуск в полярный
      
    • Как сделать печеночный паштет в автоклаве
      
    • Как сделать копию на принтере hp deskjet 3630
      
    • Как сделать схему рифмовки
      
    • Как сделать прогиб в самбо