Как сделать инкассацию

Обновлено: 03.07.2024

9.1. В подразделении инкассации должен вестись учет информации об организациях, инкассацию наличных денег которых осуществляет данное подразделение, количестве и номерах сумок, в которых организациями осуществляется сдача наличных денег в кредитную организацию, ВСП.

9.2. Количество порожних сумок, выдаваемых организации, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег.

9.3. Руководитель инкассации должен составлять маршруты инкассации наличных денег и графики заездов инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с организацией.

9.4. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег должны получить доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.5. Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен предъявить кассовому работнику организации документы, предусмотренные пунктом 7.5 настоящего Положения.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец упаковки, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

9.6. При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить целость упаковки, соответствие сумки имеющемуся образцу упаковки, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить соответствие сумм наличных денег, проставленных в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен подписать квитанцию к сумке 0402300, проставить оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвратить квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

9.7. В случае представления организацией в кредитную организацию заявки кассовый работник организации передает инкассаторскому работнику сумку с наличными деньгами и квитанцию к сумке 0402300. Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить целость упаковки, соответствие номера сумки, указанного в квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами. При использовании считывающего устройства инкассаторский работник должен произвести считывание идентификатора сумки с наличными деньгами для проведения автоматической сверки с данными заявки. Инкассаторский работник возвращает кассовому работнику организации квитанцию к сумке 0402300 с проставленными в ней подписью, оттиском штампа, датой приема сумки с наличными деньгами.

9.8. При выявлении нарушения упаковки, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника кассовым работником организации устраняются нарушения упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, либо прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при очередном заезде.

9.9. Принятые инкассаторским работником в организации сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам 0402300 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег должны размещаться инкассаторскими работниками в автотранспорте.

9.10. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники должны сдать кассовые документы, сумки с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП.

9.11. После сдачи сумок с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП инкассаторские работники должны передать руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.12. Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в настоящей главе для инкассации наличных денег организаций.

Инкассация это операция по изъятию наличных денежных средств из кассового ящика. Может быть проведена как в конце смены, так и в течение дня.

Для доступа к операции "Инкассация" работнику требуется право "Инкассация денег".

Инкассация в течение кассовой смены

Если причина выдачи денег не указана или для нее выбран нефикальный вариант, то будут напечатаны два документа:

Полная инкассация


По умолчанию в системе настроена полная инкассация при закрытии кассовой смены, т.е. сумма в денежном ящике обнуляется.


Реальная инкассация

Окно инкассации, в которое потребуется ввести реальную сумму наличных в кассе, открывается автоматически при закрытии кассовой смены.

До версии 7.06.05.402 при включении параметра "Реальная инкассация", если значение параметра "Закр КассСмен" соответствует "Кассовая с общей" для инкассации при закрытии смены необходимо обязательно закрыть смену кассы, а затем общую.

Для работы Реальной инкассации необходимо выбрать одной из значений параметра "Реальная инкассация".

    • Не использовать
    • Только сохранять введённое значение в базе
    • Создавать РКО/ПКО на разницу

    Если используется несколько наличных валют, то проделайте вышеописанные операции для каждой из валют.

    Частичная инкассация

    При закрытии смены можно инкассировать только часть денежных средств.

    В параметре "Реальная инкассация" должно быть выбрано значение "Не использовать".

    Для работы Частичной инкассации необходимо выбрать одной из значений параметра "Частичная инкассация".

    Покупюрная инкассация

    Покупюрная инкассация позволяет ввести реальное количества купюр нужного номинала для изъятия.
    Для работы Покупюрной инкассации необходимо включить параметр "Покупюрная инкассация".

    Отчеты

    В отчете Интерактивные отчеты > Выручка > Отчет по инкассации отображается су мма наличной выручки, инкассации и разницу между ними за выбранный период.

    • Да — если необходимо показать инкассацию с нулевым значением расхождения
    • Нет — если необходимо показать инкассации со значением расхождения, отличным от нуля

    После заполнения фильтра нажмите кнопку "Ок" для построения отчета.



    Значения столбцов:

    • Дата — дата проведенной инкассации
    • Время — время проведенной инкассации
    • Сотрудник — сотрудник, проводивший инкассацию
    • Сумма выручки — сумма наличной выручки
    • Сумма инкассации — сумма реальной инкассации
    • Расхождение — разница между суммой выручки и суммой инкассации. Отрицательное значение разницы означает недостачу средств в кассе, положительное – излишек.

    Куб по внесениям/инкассациям

    • Сумма — с умма изъятых/внесенных денег в валюте платежа

    Измерения


    • Валюты — н азвание
    • Общая смена — н омер общей смены
    • Название ресторана — наименование ресторана
    • Логическая дата — л огическая дата смены
    • Открытое Имя — условие: открытое имя
    • Причина — причина внесения изъятия денег
    • Кассовый Сервер — н аименование кассового сервера
    • Тип — т ип внесения (внесение в кассу, предоплата, возврат предоплаты и т.д.)
    • Месяц — м есяц выполнения операции
    • ДН — логическая дата – день недели
    • Время — время внесения / изъятия
    • Дата — дата внесения/изъятия
    • Номер смены — номер общей смены
    • Станция — наименование станции
    • Номер карты — н омер кредитной карты
    • Ящик — н аименование ящика

    Инкассация

    Индивидуальные предприниматели не обязаны устанавливать лимит денежных средств в кассе и сдавать излишки в банк. Но если бизнес развивается успешно, то рано или поздно необходимость этого назревает. А когда речь о более-менее крупных деньгах, целесообразно воспользоваться услугой инкассации.

    О чем речь

    Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.

    Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.

    Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.

    Периодичность инкассации

    Как было сказано выше, обязательного лимита остатка наличных денежных средств у предпринимателя нет. Поэтому он может сам определять, при достижении какой суммы заказывать инкассацию. Соответственно, от этого и будет зависеть периодичность инкассации.

    Аргументы за и против

    Плюсы инкассация очевидны:

    • безопасное перемещение ценностей — инкассаторы отвечают за ваши деньги;
    • не нужно отвлекаться на поездку в банк;
    • деньги в течение дня зачисляются на расчетный счет.

    Но стоит упомянуть о сложностях. Они связаны с документальным оформлением услуги. Все бумаги должны быть готовы к приезду инкассаторов, поскольку они работают строго по графику. И если с документами что-то не так, то ждать вас не будут. А вот холостой выезд придется оплатить.

    Подготовка к инкассации

    Заказывая услугу первый раз, придется проделать предварительную работу. Все это может растянуться на несколько недель, поэтому начинать процесс лучше заранее. Он состоит из трех этапов:

    1. Подача Заявки. Можно либо позвонить в банк, либо заполнить форму на сайте.
    2. Определение стоимости. Если банк публикует тарифы на сайте, то пользователь может все рассчитать самостоятельно. Но так бывает не всегда — иногда вопрос стоимость решается индивидуально в зависимости от суммы и прочих условий. Примерно стоит ориентироваться на такие тарифы: 500-800 рублей за выезд (в том числе холостой) плюс 0,1-2% от суммы, которая перевозится инкассаторами. Обычно чем больше сумма, тем меньше процент. Также могут быть предусмотрены скидки, если инкассация заказывается в том же банке, где у предпринимателя расчетный счет и эквайринг.
    3. Заключение договора. За инкассацией можно обратиться в свой банк либо стороннюю службу. В зависимости от этого договор будет двух- или трехсторонним (предприниматель, инкассаторская служба, обслуживающий счет банк). Одновременно с этим обговаривается график приезда инкассаторов. В договоре должна быть гарантия того, что при утрате денежных средств во время перевозки инкассаторами это сумма будет возмещена.

    Обратите внимание на то, что вы должны обеспечить инкассаторам условия для выполнения их функций. Это как минимум свободный подъезд к помещению, отсутствие большого количества посторонних лиц на пути специалистов, возможность освободить комнату с кассой от посетителей и закрыть ее на замок.

    Процедура инкассации

    Итак, договор заключен, график утвержден. Осталось подготовить документы и ждать инкассаторов. Рассмотрим, каковы должны быть действия предпринимателя.

    Заполнение ведомости

    Передача денег

    Явившись за деньгами, инкассатор предоставляет кассиру паспорт и доверенность на перевозку. Убедившись, что перед ним представитель инкассаторской службы, кассир выкладывает денежные средства в сумку. Это может быть одноразовый сейф-пакет или холщовый мешок многоразового использования. Рекомендуется заранее узнать в банке, нужно ли покупать сумки самостоятельно или их привезут инкассаторы. Мешки пломбируются — для этого пользователю выдается индивидуальный пломбиратор.

    Итак, деньги уложены в пакет. Заполненный на первом этапе документ делится — ведомость вкладывается в пакет, а накладная и квитанция остается у кассира.

    Инкассатор принимает сумку с деньгами, проверяет правильность заполнения документов и пломбу. Если никаких нареканий нет, он расписывается в квитанции и ставит штамп. Далее квитанция с подписью представителя инкассаторской службы передается кассиру. Это означает, что теперь ответственность за денежные средства несет инкассатор.

    Поступление денег на расчетный счет

    После передачи денежных средств инкассатору работа предпринимателя закончена. Через 1-2 дня деньги появится на расчетном счете. Перед зачислением специалисты банка их проверят и пересчитают. Если выяснится, что сумма не соответствует указанной в документах, деньги зачислены не будут. Вместо этого будет составлен акт экспертизы, а банк будет выяснять, кто в этом виновен.

    Денежный мешок. Как проводить инкассацию выручки компании

    Деятельность любой коммерческой структуры предполагает получение прибыли. И если это не интернет-коммерция, которая подразумевает все расчеты исключительно в электронном виде, то выручку от деятельности фирмы нужно транспортировать из магазинов и офисов компании в банк и наоборот.

    Делать это самостоятельно, даже если компания совсем небольшая, слишком опасно. Экономия на инкассации ни к чему хорошему не приведет, к тому же эти услуги позволяют экономить время при сборе наличных средств по всем точкам компании.

    Банки оказывают услуги по инкассации выручки и доставке ее в кассу своей или сторонней кредитной организации. Инкассаторы также доставляют наличность (в том числе разменную монету) и зарплату (с подбором купюр необходимого номинала) в офисы и подразделения компании-клиента.

    Стоимость инкассации

    Стоимость инкассации наличных денежных средств и доставки разменной монеты у всех банков разная. Но обычно она зависит от суммы выручки и расстояния до точки инкассации. Чем больше сумма, тем меньше стоимость инкассации в процентном соотношении. Например, за вывоз наличности в сумме до 3 млн руб. на расстояние свыше 10 км придется заплатить 0,5% выручки, но если вывезти в банк надо свыше 20 млн руб., то ставка составит всего 0,2%. Доставка разменной монеты в сумме до 100 тыс. руб. будет стоить в среднем 2% суммы.

    Стоимость инкассации для небольших организаций

    Для небольших организаций, дневная выручка которых составляет до 200 тыс. руб. в день, существуют специальные предложения по инкассации. Поскольку тарифы на классическую инкассацию в этом случае слишком велики, банки предлагают компаниям установить у себя специальный терминал для приема денег. Выручка вносится при помощи специальных идентификационных карт, которые выдаются уполномоченным сотрудникам, поэтому операции проходят в защищенном режиме. Такой способ сдачи выручки выгоден еще и тем, что не нужно ждать машину инкассатора, которая приходит строго по расписанию. Выручку можно внести на счет компании в любое время. Такие услуги предлагают, например, Башкомснаббанк, СДМ-Банк и некоторые другие.

    Сбербанк в свою очередь использует немного другую систему. Он устанавливает автоматический сейф в определенном месте, например в торговом центре, где много инкассируемых точек, и клиенты могут самостоятельно вкладывать в устройство мешки с деньгами. При этом проводятся те же процедуры и заполняются те же документы, что и при обычной инкассации. Однако стоимость доставки наличности в банк таким способом ниже.

    Вооруженное сопровождение грузов

    Доставить средства в банк можно и самостоятельно, например заручившись поддержкой охранных структур. Многие компании по безопасности предоставляют сопровождение вооруженной спецгруппой материальных ценностей, в том числе денежных средств. Цены зависят от запросов клиента. Водитель-инкассатор с оружием обойдется примерно в 6,5 тыс. руб. за восемь часов работы, дополнительный вооруженный инкассатор — в 5 тыс. руб., машина сопровождения с водителем — еще в 12 тыс. руб.

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Читайте также: