Как сделать инкассацию на кассовом аппарате

Обновлено: 05.07.2024

Предприниматели знают, что при работе с наличными регулярно приходится ездить в банк, заполнять кипы документов, чтобы положить их на расчетный счет.

А что если можно внести наличные на счет в любое время, без очередей и бумажной волокиты? Сэкономить время поможет самоинкассация. Разбираемся, что это такое и как работает.

Что такое самоинкассация?

Самоинкассация - это внесение наличных на расчетный счет юридического лица или индивидуального предпринимателя с помощью пластиковой карты через банкомат. Это может делать сам предприниматель или его сотрудники (можно подключить несколько пользователей).

Для банков такая услуга помогает экономить время клиентов и сотрудников, а также - отличная репутационная история. Все больше предпринимателей пользуется самоинкассацией и при выборе банка, предпочтут сотрудничать с теми, у кого эта услуга доступна.

Кому подходит самоинкассация?

Эта услуга подходит тем сферам бизнеса, в которых клиенты расплачиваются наличными: АЗС, рестораны быстрого питания, развлекательные заведения, ритейл, салоны красоты и прочие услуги населению.

Также самоинкассация полезна, когда нужно внести наличные на счет, чтобы рассчитаться с поставщиками, оплатить кредит.

Преимущества инкассации

Предприниматели выбирают самоинкассацию через банкомат - ведь это удобно и здорово экономит время. Но помимо этого к преимуществам самостоятельного внесения наличных можно отнести:

Конечно, некоторые предприниматели сетуют на ограничение количества принимаемых купюр за 1 раз (в среднем от 40 до 200 штук), что требует повторения внесения средств. Но перечисленные преимущества это компенсируют, ведь вы экономите на комиссии и бережете самое главное - ваше время.

Что нужно, чтобы начать пользоваться услугой

Чтобы подключить услугу самоинкассации нужно завести расчетный счет в банке, заключить соглашение. После этого предприниматель получает карту и коды идентификации.

Чтобы узнать подробнее о карте самоинкассации и оставить заявку на ее открытие, оставьте свои данные в форме ниже. Сотрудники Клиентского департамента оперативно проконсультируют.

Инструкция по самоинкассации через банкомат

Делимся пошаговой инструкцией, как правильно внести наличные на расчетный счет.

Наш банк работает с предпринимателями с 1994 года. Мы поддерживаем партнерские отношения с представителями бизнеса более 25 лет, а с некоторыми клиентами - непрерывно работаем на протяжении 10-15 лет.

Любой из наших клиентов всегда может обратиться к сотруднику напрямую, минуя долгое ожидание на линии колл-центра.

бесплатное обслуживание;
можно оформить онлайн и подключить неограниченное количество сотрудников;
вносить деньги можно на несколько разных счетов, открытых в нашем банке;
комиссия - 0,3% от суммы (в среднем в банках - от 0,5%)
нет ограничений по сумме взноса.

В этой статье мы подробно разберем, как происходит процесс внесения денежных средств на размен в кассу ККМ по средствам формирования расходно-кассового ордера (РСО) в программе 1С Розница 2.3.

В процессе работы любого магазина возникает потребность выемки денежных средств из кассы ККМ, например, что произвести оплату поставщикам или на иные виды расходов. В этой статье мы подробно разберем, как происходит процесс внесения денежных средств на размен в кассу ККМ по средствам формирования расходно-кассового ордера (РСО) и наоборот, выемку денег из кассы ККМ для перемещения их в операционную кассу, с помощью приходно-кассового ордера (ПКО) в программе 1С Розница 2.3. Дополнительно мы рассмотрим, как сформировать отчет об остатке в операционной кассе и кассе ККМ на конкретную дату.

Типы выемки при закрытии смены

Первым делом, что нам необходимо сделать - это выбрать тип выемки, который будет на кассе происходить в результате закрытия рабочей смены кассиром. Нам доступны несколько вариантов:

полная выемка;
частичная выемка;
выемку не производить и оставлять деньги в кассе для следующей смены.

Теперь нам нужно открыть настройки магазина.

Далее кликаем на папку с зеленой стрелочкой и выбираем пункт Типы выемки при закрытии смены.

Важно обратить внимание на предупреждение, которое нам сообщает, что если настройка отсутствует, то будет произведена полная выемка при закрытии смены. Если данный вариант настрое вас не устраивает, то нужно нажать на кнопку Создать.

Выемка не производится.

Если мы не отметим пункт Автоматическая выемка.

В результате этих настроек - вся выручка будет оставаться в кассе ККМ после закрытия смены .

Полная выемка .

Если мы отметим пункт Автоматическая выемка и не укажем максимальную сумму остатка.

В результате будет происходить полная выемка выручки из кассы ККМ.

Частичная выемка.

Отменим пункт Автоматическая выемка и указать максимальную сумму остатка в кассе ККМ.

В результате кассиру будет предложено вручную указать требуемую сумму выемки из кассы при закрытии смены. Оставшиеся денежные средства в кассе будут использованы для следующей смены. Если кассир попытается оставить в кассе денежную сумму больше, чем указанный ранее максимальный остаток в настройках, он увидит окно с предупреждением, однако выполнить эту операцию он все равно сможет.

Пример окна с предупреждением.

Собственно произойдет выемка указанной части выручки, а другая часть останется в кассе.

Таким образом, чтобы завершить процесс - нам потребуется сформировать приходный кассовый ордер для перемещения в операционную кассу предприятия денег из выемки. Разберем, как это можно сделать.

Выемка денег из кассы в окне РМК

Выемку денежных средств из кассы в течении рабочей смены можно отнести к одной из стандартных операций. Происходит данная операция через рабочее место кассира (РМК). Предварительно нам необходимо подготовить РМК, добавив на нижнюю панель две кнопки: Выемка денег и Внесение денег, которая пригодится нам чуть позже.

Обращаем внимание на суммы остатка в кассе и указываем необходимую сумму для выемки, после чего нажимаем клавишу Enter.

Готов, можно забрать указанную сумму из кассы.

Теперь нам необходимо перейти в в раздел Финансы и открыть Приходные кассовые ордера .

На вкладке Денежные средства к поступлению находим, после чего выделяем сделанную нами выемку, а затем, нажимаем Принять оплату .

В результате, программа самостоятельно заполнит поля формы. Мы можем проверить пункт просто Касса (операционная касса), Касса ККМ отправитель, сумму документа (выемки) и, если вы планируете распечатать ещё ПКО, заполнить реквизиты для печатной формы. Нам нужно только еще раз внимательно проверить поля формы, после чего нажать на кнопку Провести и закрыть.

Чтобы убедиться в успешности оформления передачи денежных средств из кассы ККМ в операционную кассу организации - нужно перейти на вкладку Приходные кассовые ордера.

Важно не забыть оформить точно таким же способом здесь ПКО и для выемок, которые происходят при закрытии смены.

Внесение денег на размен в кассу ККМ

Еще один полезный пример: формировании расходного кассового ордера на передачу денежных средств из операционной кассы на размен в кассу ККМ. Чтобы это сделать, нам нужно перейти в раздел Финансы, после чего открыть Расходные кассовые ордера.

Далее жмем кнопку Создать, после чего выбираем из выпадающего списка пункт Выдача ДС в кассу ККМ.

Внимательно проверяем кассу-получатель, указываем необходимый размер денежных средств. Для примера заполним строки в разделе Реквизиты печатной формы. После того, как мы проверили все данные, можно проводить и закрывать документ.

Таким образом, мы подготовила РКО на выдачу денежных средств в кассу ККМ. Выделив наш расходный кассовый ордер, мы можем его распечатать, нажав на значок принтера.

В распечатанном РКО в строке Получил нужно указать кассиру полученную им сумму прописью и подписать, а также, нужна будет подпись и главного кассира, который, непосредственно, выдал указанную сумму из операционной кассы.

В результате, кассиру в окне РМК потребуется нажать на кнопку Внесение денег (Alt+F3).

Далее отыскать ранее созданный РКО, после чего выбрать его.

Готово , в результате деньги внесены. Чтобы проверить можно снять отчет по кассе без гашения или нажать на кнопку Выемка денег .

Для получения информации о стоимости кассово-инкассаторских услуг подайте заявку в интернет-банке Сбербизнес или нажмите Перезвонить и проконсультировать.

Сроки зачисления проинкассированной денежной наличности определены договором на приём и зачисление. Стандартные сроки для зачисления — не позднее следующего рабочего дня после приёма денежной наличности.

Как внести изменения в действующий договор (например, добавление точек, изменение графика обслуживания)?

Для внесения изменений в договор (добавить новые точки, изменить параметры обслуживания и/или другое) оставьте заявку в интернет-банке Сбербизнес или нажмите Перезвонить и проконсультировать.

Уполномоченное лицо вашей организации может подписать договор в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Для работы с электронным документооборотом по кассово-инкассаторским услугам вам необходимо выпустить электронную подпись в сервисе E-invoicing СберБизнеc (бесплатно).

Подать заявку на инкассацию или отказаться от проведения инкассации можно через мобильное приложение СберИнкассация (смотреть инструкцию по использованию).

Приложение доступно в AppStore и GooglePlay. Удобнее на компьютере? Воспользуйтесь веб-версией.

Наличие расчётного счёта в Сбербанке не является обязательным условием заключения договора на инкассацию и пересчёт денежной наличности. Перечисление денежной наличности осуществляется на счёт в любой кредитной организации в соответствии с условиями заключённых договоров.

Следует обратиться по телефону контактного центра для заказа доставки памятки объекта клиента.

Телефоны контактного центра:

0321 доб. 2 (бесплатно с мобильного телефона в России (Билайн, Мегафон, МТС, СберМобайл, TeLe2, Yota),

+ 7 (495) 665-57-77 доб. 2 (звонки из-за границы по тарифу оператора)

3. Поле Дата не заполняется.

4. В поле От кого укажите полное (сокращенное) наименование юридического лица, фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, физического лица, занимающегося в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, сдающих наличные деньги для зачисления денежных средств на свои банковские счета. При необходимости в данном поле дополнительно укажите адрес торговой точки, осуществляющей сдачу денежной наличности, и/или её наименование или код.

5. Поле Дебет счёт № не заполняется.
В случае использования организацией специального программного обеспечения, предоставляемого Банком для оформления препроводительной ведомости к сумке 0402300, поле Дебет счёт №, может заполняться организацией.

6. В полях Кредит счёт № и Счет № укажите номер банковского счёта организации. При зачислении/перечислении на несколько счетов номера счетов проставляются в отдельных строках.

7. В поле Получатель укажите полное (сокращённое) наименование юридического лица, фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, физического лица, занимающегося в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, на банковские счета которых зачисляются денежные средства.

8. В поле ИНН укажите идентификационный номер налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, на банковские счета которых зачисляются денежные средства.

9. В поле Наименование банка-вносителя укажите ПАО Сбербанк, наименование филиала банка, наименование отделения и номер структурного подразделения (№0000/00000), в кассу которого вносятся денежные средства.

10. В поле БИК укажите в соответствии со Справочником БИК России банковский идентификационный код филиала Банка, в котором осуществляется прием сумки с наличными деньгами для зачисления денежных средств на банковский счет организации.

11. В поле Наименование банка-получателя укажите: ПАО Сбербанк, наименование филиала банка, наименование отделения и номер структурного подразделения (№0000/00000), в котором открыт банковский счёт Получателя; наименование соответствующей кредитной организации, в которой открыт банковский счёт Получателя.

12. В поле БИК укажите в соответствии со Справочником БИК России банковский идентификационный код кредитной организации, в которой открыт банковский счёт организации, на который зачисляются денежные средства.

13. В поле Сумма цифрами укажите цифрами объявленную сумму наличных денег, вложенных в сумку. При наличии нескольких счетов по кредиту соответствующие суммы цифрами указываются отдельными строками по каждому счету по кредиту и общая сумма цифрами — по дебету.

14. В поле в том числе по символам: символ, сумма укажите цифрами символы, предусмотренные отчётностью по форме 0409202, в соответствии с Указанием Банка России от 8 октября 2018 г. N 4927-У. Указываются цифрами суммы наличных денег, вложенных в сумку, в разбивке по соответствующим символам отчётности по форме 0409202. Суммы, относимые на один символ, должны показываться в соответствующих позициях вышеназванного поля одной строкой (общей суммой без разбивки по частям, т.е. номер символа и соответствующая сумма, относимая по данному символу).

15. В поле Сумма прописью укажите прописью объявленную сумму наличных денег, вложенных в сумку. Свободное место после указания суммы прописью до слова "руб." прочеркните двумя линиями или слово "руб." указывается вслед за суммой прописью без оставления свободного места.

16. В поле Источник поступления укажите источники поступления наличных денег в соответствии с содержанием символов отчетности по форме 0409202 и содержанием операции.

17. В поле Клиент проставьте подпись, фамилию, инициалы.

18. Поле Опись сдаваемых наличных денег на оборотных сторонах препроводительной ведомости к сумке и накладной к сумке заполняет кассир организации при формировании сумки:

Номинал банкнот, монеты указываются в порядке уменьшения номиналы банкнот, монеты Банка России, вложенных в сумку;

Количество сдаваемых банкнот, монеты (в листах, штуках) указывается соответствующее количество банкнот и монеты Банка России, вложенных в сумку, по каждому номиналу;

Сумма цифрами указывается цифрами сумма по каждому номиналу банкнот и монеты Банка России, вложенных в сумку.

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Инкассация денежных средств заключается в перемещении работниками специальной службы денег и документарных ценностей, таких как векселей, платежных и расчетных документов, из кассы клиентов банковской структуры до передачи в банк для последующего оприходования денег и ценностей на счета организаций.

Услуги по инкассации востребованы в работе предприятия или ИП, деятельность которых предусматривает необходимость периодической сдачи наличных средств или перемещения ценностей.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Вопрос: Как отражаются в учете расходы по оплате услуг по инкассации выручки инкассаторской службой банка?
Вознаграждение банка за услуги инкассации выручки за текущий месяц составляет 48 000 руб. (в том числе НДС 8 000 руб.), что подтверждается соответствующим актом приемки-сдачи оказанных услуг. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

Вопрос: Может ли банк учесть в расходах для целей налога на прибыль взносы (премии), уплаченные на основании договора страхования инкассируемых (доставляемых) ценностей (денежных средств) своих клиентов (пп. 2, 7 п. 1 ст. 263 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

наличных средств;
валюты;
ценных бумаг;
финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

Содержание предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Процедура инкассации предусматривает не только исключительно транспортировку наличных ресурсов и ценных бумаг на размещение и хранение, но и некоторые иные услуги:

зачисление принятых ресурсов на счета компании;
перемещение средств/ценностей между филиалами организации;
выполнение обмена купюр (укрупнение номинала).

Организация процедуры инкассации

Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:

подготовка денежных сумм к перевозке;
выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
подсчет и проверка наличных средств;
приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).

По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.

К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.

Подробнее о том, как проходит инкассация:

Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.

Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.

К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.

Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:

отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
целостность пломбировки на заполненной сумке;
соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).

Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.

Бухгалтерский учет при инкассировании денег

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

Внесение прибыли происходит на дебетовую карту клиента через:

платежный терминал;
терминал банковского самообслуживания (банкомат).

При оформлении заявки банк предоставляет терминал в пользование и содействует в установке на территории компании.

Для кого предназначена услуга?

Услуга самоинкассации автоматизирована и введена для упрощения процедуры инкассации. В первую очередь она облегчает работу:

розничных торговых предприятий;
мелкооптовых компаний;
заведений общественного питания;
развлекательной индустрии.

Главным удобством является возможность осуществлять операции круглосуточно, независимо от часов работы банков.

Процент комиссии за внесение выручки через банкомат значительно ниже, чем через стационарную кассу в классическом варианте.

Преимущества самоинкассации

Самостоятельная инкассация имеет положительные стороны:

Простота внесения денег, не занимает много времени.
Круглосуточная работа банкомата.
Быстрое зачисление денежных средств на счет компании.
Нет необходимости заполнять сопроводительные документы.
Возможность проводить операции в онлайне.
Высокий уровень защиты и безопасности денежных средств.
Значительное снижение расходов на инкассацию.

В период праздничных и выходных дней зачисление выручки на расчетный счет клиента происходит в первый рабочий день банка.

Как подключиться к программе?

Внедрение программы во многие финансовые организации произошло не так давно, но уже успешно используется многими банками. Инновационную услугу также предлагает и Сбербанк, который на протяжении долгих лет зарекомендовал себя как надежный партнер.

Порядок оформления услуги самоинкассации предусматривает:

Открытие банковского счета.
Заполнение заявления на подключение услуги.
Получение кода для проведения самостоятельных операций через банкомат.

После оформления договора сотрудник Сбербанка обязан выдать юрлицу перечень банкоматов, которыми можно воспользоваться для самоинкассации.

Что прописывается в договоре?

В основном договоре прописываются особенности сотрудничества с банком, который предоставляет услугу самоинкассации. В договоре указываются индивидуальные пакетные тарифы по услугам расчетно-кассового обслуживания. Тарифный пакет подбирается исходя из деятельности предпринимателя и определенных особенностей, связанных с его сферой.

К тарифному пакету предлагается дополнительно подключить услуги персонального помощника, который содействует в проведении денежных операций:

Распределение прибыли между несколькими счетами клиента.
Доставка наличных по назначенному адресу.
Подготовка разменных денег и доставка их представителю.
Мгновенный вывоз наличности инкассаторской службой.
Консультация по вопросам степени защиты валюты разных государств.

Пошаговая инструкция самоинкассации

Суть автоматизированного сервиса инкассации состоит в том, чтобы клиент самостоятельно выполнял действия, следуя инструкции:

В большинстве случаев банкомат принимает сразу всю выручку. Но встречаются банкоматы, которые при самоинкассации принимают наличные частями.

Читайте также: