Как сделать информационное письмо

Обновлено: 03.07.2024

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

О смене директора

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Информационное письмо (или письмо-представление) наиболее широко используется в деловой коммуникации и служит для установления связи, запроса информации или описания нового продукта или услуги. Как правило, информационные письма пишут людям, с которыми лично не знакомы, поэтому так сложно бывает угадать с тоном и стилем письма. Но вы можете научиться некоторым упрощенным эффективным методам, которые помогут сделать ваше письмо точным, читабельным и эффективным для выполнения вашей цели.

Начните свое письмо с указания своей должности, ученого звания или роли и объяснения причины, по которой вы пишите. Обычно в письме не указывают свое имя, так как оно будет обозначено ниже, в качестве подписи.

Одна из распространенных ошибок, которую совершают неопытные в этом авторы, – это любой ценой избегать сокращений – до такой степени, что письмо напоминает скорее перевод, а не оригинальное письмо. Используйте сокращения, чтобы письмо выглядело в форме беседы, но профессиональной. Пусть ваше письмо вас представляет.
Не пытайтесь продемонстрировать свой ум, заменяя обычные слова книжными и энциклопедическими. Это не магистерская работа, а информационное письмо. Используйте уместные слова и четко выражайте свою мысль.

Если у вас есть какая-либо связь с любым из сотрудников этой компании или вам порекомендовали подать заявление на работу, или если вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от вашего учреждения за свою работу, лучше упомянуть об этом в самом начале своего письма. Это может подстегнуть память вашего адресата ("О, вот о ком мне говорил Иван!"), или станет шансом запомниться, выделиться среди других.

Обрисуйте определенный опыт, который у вас был в сфере или отрасли, куда вы пытаетесь попасть благодаря своему письму. Если вы запланировали свое информационное письмо как вышеуказанное, оно должно сосредотачиваться на определенного рода профессиональной сфере или отрасли. Полезно будет включить в перечень конкретные умения и навыки, чтобы письмо принесло результат. [1] X Источник информации
Желание получить работу – это не то же самое, что обладание необходимыми качествами для ее выполнения. Если во вступительной части вы подчеркнете, что заинтересованы в собеседовании на данную должность, потому что вы отлично для нее подходите, вам не нужно пятьдесят раз повторять одно и то же. Слова, что вы "правда-правда нуждаетесь в этой работе" не делают из вас более привлекательного кандидата.

Сосредоточьте информационное письмо на работе конкретного уровня. Вам не обязательно прямо упоминать тип задания или должность, но не забывайте, к какому результату вы стремитесь , чтобы письмо соответствовало цели.

Не включайте в письмо ту информацию, которую вы уже указали в своем резюме. Перечисление своих ученых степеней, наград и хвастовство связями – не самая лучшая идея для информационного письма. Повторение информации, которую можно быстро просмотреть в вашем резюме, – это лишняя трата пространства и букв. Вы не пытаетесь написать о том, что можно узнать быстрее и легче в другом месте. Вы пишите, чтобы подороже себя "продать" и сделать первый шаг в развитии деловых отношений.

Еще раз повторите самую важную информацию в заключении. Прямо перед тем, как завершить письмо уместным прощанием, неплохая идея – кратко повторить то, чего вам хочется, прямым текстом.

Проверка – это более чем устранение опечаток и ошибок в правописании. Посмотрите на свое письмо свежим взглядом и проверьте, чтобы все существительные и глаголы были согласованы, чтобы вы правильно донесли мысль, и чтобы ваше письмо достигло той цели, которую вы себе поставили.
Как только вы удовлетворены качеством и успешностью своего письма, можете начинать вычитку и поиск "запоздалых тревог" – вещей, которые вы могли испортить в последнюю минуту, среди которых исправление опечаток, ошибок в правописании и форматирование ваше письма.

Пусть письмо будет простым и сжатым. Информационные письма, в общем, не должны быть длиннее одной стороны листа бумаги, или превышать 300-400 слов. Независимо от причин, вероятно, что вы пишите тому, кому приходится работать с горой бумаг в этот день, и ему вряд ли захочется тщательно проверять ваше особенно длинное и подчеркнуто раздутое письмо-представление. Обидно, если вся ваша тяжелая работа окажется в мусоре, поэтому важно не превышать объем. В своем письме сосредоточьтесь только на самой важной информации. [2] X Источник информации

Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.

Предназначение информационного письма

Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

Нередко такие письма используются не по прямому назначению, а в качестве дополнительного маркетингового инструмента. Эти письма содержат информацию рекламного характера, которую отправитель желает донести до клиентов или партнеров (как действующих, так и потенциальных).

Составляется такой документ на фирменном бланке организации, при этом размер основного текста может колебаться от двух-трех предложений до нескольких страниц. Но всю информацию в самом письме иногда не указывают: для этого используются дополнительные приложения, в которых содержится полная информация.

При необходимости в письмах информационного характера указываются нормативные документы или выдержки из них. Несмотря на то, что образец информационного письма и бланки для него находятся в свободном доступе, можно использовать собственные формы в конкретной организации.

Как правильно оформить

За исключением основного текста, который может содержать любую информацию на усмотрение отправителя, весь документ в целом составляется согласно определенным правилам. В частности, такой документ должен содержать следующие реквизиты:

данные адресата (его имя или название организации);
заголовок письма;
указание исполнителя в контексте основной информации и сам текст письма;
контактные данные отправителя;
его подпись с расшифровкой.

Несмотря на то, что такой документ в большинстве случаев рассылается от лица руководителя компании или организации, он не обязан ставить свою подпись на таких документах лично. Более того – в случае, если предполагается массовая рассылка или отправление по электронной почте, ставить личную подпись на каждом экземпляре затруднительно или невозможно.

В таких ситуациях можно обойтись факсимиле, как вариант – письма может подписывать секретарь или другое уполномоченное лицо. Но этот реквизит не является обязательным, и при невозможности поставить подпись руководителя информационное письмо о деятельности компании может ее вовсе не иметь.

Образец информационного письма

Пример информационного письма о смене директора скачать.

Пример письма о проведении выставки скачать в формате Word.

Читайте также: