Как сделать фотографию рабочего дня сотрудника пример
Обновлено: 07.07.2024
Эффективность работы любого предприятия зависит от правильной организации труда на всех его участках. Важным звеном в организации труда является нормирование трудозатрат. Существует немало методов, с помощью которых можно оценить, насколько рационально сотрудники используют свое рабочее время. Один из самых популярных – фотография рабочего времени.
Нина Слепнева, Москва
Фотография рабочего времени (ФРВ) – метод, позволяющий изучить все виды затрат рабочего времени сотрудников путем наблюдения и замеров длительности производимых операций в течение определенного периода работы. ФРВ активно используется при нормировании труда рабочих специальностей, однако его можно успешно применять и для оценки эффективности сотрудников других профессий, в том числе творческих работников, менеджеров и др.
Использование ФРВ позволяет руководству организации:
- определить структуру рабочего времени сотрудников;
- выявить, на каких этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени и установить их причины;
- выявить недостатки в организации труда;
- установить непроизводительные затраты рабочего времени;
- оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт использования рабочего времени лучших сотрудников;
- установить необходимые нормы или подтвердить достоверность ранее разработанных норм.
Виды ФРВ различаются в зависимости от форм организации труда и изучаемых объектов. Выделяются индивидуальная (наблюдение проводится за деятельностью одного работника) и групповая, или бригадная, фотография (наблюдение за деятельностью нескольких работников, объединенных в бригаду или не связанных между собой производственным процессом).
Как правило, ФРВ выполняют особые отделы по нормированию, существующие на предприятиях, либо для ее проведения привлекаются внешние эксперты.
ФРВ – длительный и кропотливый процесс. Для получения объективных данных рекомендуется проводить наблюдение одного рабочего места в течение не менее чем пяти дней. В некоторых случаях срок сокращают до трех дней. А иногда, ввиду сложности технологического процесса и в зависимости от вида оцениваемых работ, процедура затягивается и на месяц. ФРВ может проводиться и в течение нескольких дней в начале, в середине и в конце месяца или квартала.
Основная цель ФРВ – определение величины потерь рабочего времени и выявление причин их возникновения
Проведение ФРВ включает в себя несколько обязательных этапов.
1. Изучение производственного процесса на участке работы, где планируется проведение ФРВ.
2. Подготовка бланков фотокарт (наблюдательных листов) для регистрации замеров и наблюдений.
3. Согласование времени проведения исследований с руководителями подразделений и информирование персонала о предстоящей работе.
5. Определение вида и метода проведения ФРВ.
6. Непосредственное проведение необходимых измерений и наблюдений и заполнение фотокарт.
7. Обработка результатов замеров и наблюдений (подготовка сводки одноименных затрат рабочего времени и построение балансов затрат рабочего времени).
8. Анализ полученных результатов.
9. Подготовка рекомендаций по совершенствованию организации труда, сокращению потерь рабочего времени и повышению производительности труда на основании полученных результатов анализа.
КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
- Все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.
- Время работы подразделяется на время выполнения производственных заданий и на время выполнения непроизводственных заданий.
- Время выполнения производственного задания = подготовительно-заключительное время + оперативное время + время обслуживания рабочего места.
– Подготовительно-заключительное время – подготовка рабочего места к выполнению производственного задания, получение задания, необходимых материалов, прохождение инструктажа, сдача изготовленной продукции, сдача инструментов, уборка рабочего места.
– Оперативное время = основное время (то есть время работы оборудования) + вспомогательное время (время работ, связанных с выполнением работ по загрузке оборудования). Например, при работе на компьютере набор текста относится к основному времени, а форматирование и проверка текста – к вспомогательному.
– Время обслуживания рабочего места – уход за рабочим местом и поддержание оборудования в рабочем состоянии.
- Время выполнения непроизводственного задания = случайная работа + непроизводительная работа.
- Время перерывов = регламентированные перерывы + нерегламентированные перерывы.
– Регламентированные перерывы – перерывы для приема пищи, на личные надобности в соответствии с САНиП (Санитарными нормами и правилами).
– Нерегламентированные перерывы – время на личные разговоры, опоздания, нарушения производственного процесса, ожидание необходимых деталей и т.д.
- Нормируемые затраты рабочего времени – подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего места, время регламентированных перерывов.
- Ненормированные затраты рабочего времени – потери времени по организационно-техническим причинам, из-за нарушений трудовой дисциплины.
К серверу потребуется установить межсетевой экран для организации удаленного доступа пользователей (порядка 30 тыс. руб.).
Обычно ФРВ проводится методом моментных наблюдений и непосредственных замеров времени.
Метод моментных наблюдений, позволяет учитывать затраты рабочего времени группы работников. С его помощью реально также установить степень загруженности исполнителей различными видами работ, определить время использования оборудования. Данный метод применяется для разработки норм времени на подготовительно-заключительные работы, неизбежные производственно-технологические потери времени и при нормировании операций, длительность которых нельзя измерить с помощью хронометража. В зависимости от поставленных задач наблюдатель может внести в фотокарту и учесть временные затраты на отдельные виды работ.
Например, от рабочих поступили жалобы, что они часто простаивают из-за остановки оборудования, ожидания наладчика, несвоевременной подачи необходимых деталей и т.д. В данном случае необходимо выяснить, какое время исполнитель теряет по причине плохо организованного обслуживания рабочего места. Для этого в наблюдательном листе фиксируются и учитываются только виды потерь рабочего времени.
В ряде случаев (в основном, при применении метода моментных наблюдений) для изучения использования рабочего времени возможно проведение видеосъемки, четко фиксирующей все элементы трудового процесса с последующим анализом записей.
Одновременно с ФРВ для некоторых операций, проводимых в течение рабочего дня, применяется метод хронометража рабочего времени. Совмещение ФРВ и хронометражных работ называется фотохронометражем. Расчеты при проведении фотохронометража более укрупнены, при хронометраже – более детализированы.
При изучении затрат рабочего времени иногда используют все указанные методы одновременно.
Рассмотрим технологию и порядок проведения ФРВ путем непосредственных замеров на примере исследования одного рабочего дня фрезеровщика машиностроительного завода.
Чтобы получить точные расчеты использования рабочего времени, при проведении ФРВ наблюдатели должны обязательно установить причины отлучек, бездействия исполнителя, остановки оборудования и т.д. В фотокарте (приложение 1) фиксируются все действия работника в той последовательности, в которой они происходят. Кроме того, в ней следует отразить порядок организации рабочего места, ведь величина внутрисистемных потерь времени напрямую зависит от организации трудового процесса.
По итогам ФРВ, проведенной в течение нескольких дней, составляется сводка затрат рабочего времени (приложение 2) и баланс затрат рабочего времени (приложение 3).
В результате анализа полученных данных разрабатывается план мероприятий по сокращению трудовых затрат при выпуске продукции и повышению производительности труда. В данном случае, исходя из результатов ФРВ одного рабочего дня фрезеровщика, начальнику цеха следует:
1. Обратить внимание на трудовую дисциплину.
2. Организовать своевременную доставку инструмента к рабочим местам.
3. Провести профилактический ремонт оборудования.
Ликвидация указанных причин потерь рабочего времени позволит увеличить время оперативной работы одного рабочего на 47 минут или на 9,8% за смену.
Таким образом, ФРВ можно признать эффективным инструментом по учету использования рабочего времени, организации труда и его нормирования.
Пугающий работников термин "фотография рабочего времени" - эффективный метод, позволяющий работодателю изучить и проанализировать затраты рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Он может быть использован компаниями любых размеров для определения потенциальных проблем или препятствий, которые мешают выполнять задачи за разумное время. В этой статье мы расскажем, для чего проводится фотография рабочего времени (ФРВ), как преодолеть сопротивление работников и провести ФРВ без стрессов для обеих сторон и как правильно оформить полученный результат.
В первую очередь работодатель должен определить цели ФРВ, среди которых главная - улучшить организацию рабочего процесса и повысить его эффективность. Исходя из основной цели, работодатель может:
- выявить недостатки в организации рабочего процесса;
- выявить работников, неэффективно использующих рабочее время;
- определить основные причины потерь рабочего времени;
- выявить фактические обязанности работников;
- оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт лучших работников;
- снизить монотонность в работе.
Далее, чтобы достичь поставленных целей, работодатель должен определить, как он будет это делать. Существуют фирмы, которые специализируются на таких исследованиях, поэтому организации, готовые оплачивать подобную работу сторонним компаниям, могут доверить исследование им. Однако чаще всего предприятия занимаются исследованиями самостоятельно. Для проведения исследования необходимо определить:
1. Кто будет проводить ФРВ.
2. Когда ФРВ должна быть сделана (выбор дней или смен, которые будут включены в исследование).
3. Сколько всего фотографий необходимо.
4. Каким образом будет проводиться ФРВ.
За рубежом существуют и используются компьютерные программы и программы для КПК для удобства проведения ФРВ, например umtPlus и workstudy+.
Эти программы оснащены встроенным таймером и позволяют составлять все необходимые отчеты, строить графики и диаграммы. Руководители компаний, использующих указанные программы, говорят, что работники относятся к ним гораздо лояльнее, чем к секундомерам. Если вам предстоит провести ФРВ на большом предприятии, то это программное обеспечение существенно облегчит задачу.
Если руководство компании не готово к покупке подобного ПО, то для проведения ФРВ понадобятся: лист наблюдений, ручка, секундомер и компьютер с программой Microsoft Excel для анализа данных и подготовки резюме для руководителя.
Существуют несколько видов ФРВ: самофотография, индивидуальная, групповая.
При самофотографии (пример 1) работник самостоятельно записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также выдвигает предложения, направленные на предупреждение потерь рабочего времени. Для работника этот метод самый комфортный, но для работодателя - наименее эффективный. Во-первых, сотрудник отвлекается от своей основной работы на записи, во-вторых, он попросту может что-то упустить, слукавить и т. д.
Время перерыва в работе
Причины и виновники перерыва
Устранение неисправностей ПО
Для устранения потерь рабочего времени предлагаю: оптимизировать и модернизировать имеющуюся офисную оргтехнику.
При индивидуальной ФРВ объектом исследования становится один конкретный работник. Есть два способа проведения индивидуальной ФРВ:
- к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист наблюдений (пример 2);
- работника снимают на камеру с одновременным наложением времени в углу картинки.
Индивидуальная фотография (фрагмент)
Петрушко Мария Олеговна
Наименование элементов работы
Подготовка к рабочему дню
Верстка 7 полосы
Работа с корректором
Подпись ответственного за проведение
/Ф. И. О./должность/: Иванова Иванова М. В.
менеджер по персоналу
Оба способа хороши по-своему. Во время "живой" ФРВ наблюдатель может уточнять у работника, что именно он делает в данное время. Отрицательный момент в том, что оба участника процесса могут чувствовать себя некомфортно. Во время съемки такого неудобства не будет, но и при расшифровке записи может возникнуть множество вопросов, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.
При групповой ФРВ объектом исследования могут быть несколько работников, либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. Наблюдения проводятся так же, как при индивидуальной фотографии, но записываются только индексы видов затрат рабочего времени (пример 3). Такой тип групповой ФРВ применяется в основном на производстве. Один наблюдатель может охватить от двух до пяти человек, свыше пяти отследить будет трудно. Важно заранее предусмотреть, чтобы все сотрудники в день ФРВ работали (не находились в отпусках, командировках и т. д.). В противном случае при отсутствии того или иного работника ФРВ будет недостоверной.
Наименование элементов работы
Индексы категорий затрат времени:
ПЗ - подготовительно-заключительное время;
ОП - оперативное время;
ОБ - время обслуживания рабочего места;
ОТ - время на отдых и личные надобности;
ПО - время перерывов, не зависящих от работника.
Для получения объективных данных рекомендуется проводить индивидуальную ФРВ в течение 3 - 5 дней с временным интервалом, который выбирается отдельно для каждой должности. Это связано с тем, что в разные дни работник может быть загружен по-разному. Например, загруженность бухгалтера при расчете заработной платы в обычные дни значительно отличается от дней начисления заработной платы или сдачи отчетностей.
Как только вы определили цели и вид проведения ФРВ, необходимо издать приказ, в котором указать цель и сроки проведения ФРВ, а также работников, ответственных за ее проведение (приложение). С приказом должны быть ознакомлены все сотрудники, в отношении которых будет проводиться ФРВ. Так как основная причина стрессов при ФРВ - неопределенность, при ознакомлении с приказом необходимо провести разъяснительные беседы с каждым работником, учитывая индивидуальные свойства характера. Такие беседы позволят избежать паники и недовольства среди персонала. Нужно объяснить, что ФРВ проводится не для того, чтобы кого-то наказать или уволить, а для того, чтобы повысить эффективность труда. Например, оптимизировать работу оборудования. Известно, что часто сотрудники теряют много времени только потому, что их компьютер медленно работает или же они совершают массу ненужных действий, не зная дополнительных функций какой-либо программы. Конечно, как бы работодатель ни убеждал, что все его действия во благо, всегда найдутся те, кто будет резко выражать недовольство и "накручивать" коллег. Стоит отметить, что именно работники, не готовые к переменам, чаще всего оказываются самыми неэффективными, поэтому на них желательно обратить особое внимание.
Планируя ФРВ, лучше не сообщать работникам точную дату и время ее проведения.
При анализе полученных данных в первую очередь рассчитывается время, затраченное на каждую операцию. Затем операции группируются следующим образом:
Б - перерывы (ожидание, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры).
Для удобства и наглядности рекомендуется составить таблицу (пример 4). Из таблицы видно, что работник 11% рабочего времени находится в ожидании работы, 10,2% рабочего времени тратит на личные дела, не включая перерыв для отдыха и питания. Итого на перерывы у работника уходит 28,2% времени. Соответственно, можно сделать вывод, что рабочее время используется неэффективно. Чтобы избежать ожиданий в работе, можно возложить на сотрудника дополнительные функции или сократить его рабочий день. Анализируя полученные данные, необходимо помнить о целях проведения ФРВ. В зависимости от конечного результата и следует анализировать полученные данные. Существует множество формул, по которым вычисляют нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Не рекомендуется для нормирования опираться только на результаты ФРВ: существуют и другие методы, которые необходимо использовать в совокупности с фотографией. Если вы проводили ФРВ не в целях нормирования, то формулы могут не понадобиться, и достаточно только подробной таблицы. Анализируя данные, необходимо ответить на следующие вопросы:
- Выполнена ли работа?
- Что сделано из того, что должно быть сделано, а что - нет?
- Что бы произошло, если бы это не было сделано?
- Это могло быть объединено с другими операциями в процессе?
- Почему это сделано так? Можно ли сделать иначе?
- Кто еще может это сделать?
- Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи?
- Где это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании?
Для целей планирования количества штатных единиц, а также изучения степени занятости и производительности труда определенных работников, используется фотография времени работы персонала с оформлением одноименного документа. Она позволяет руководству компании принимать правильное решение при формировании штата компании, должностных инструкций, установления нормативов и планов.
Цели и задачи фотографии рабочего дня
Фотография рабочего дня – это сплошное наблюдение ответственного должностного лица за работой сотрудников с фиксацией точного времени каждого процесса.
Главная цель этого метода является повышение результативности труда персонала и выявление имеющихся резервов при использовании данных ресурсов в компании, а также снижение затрат как на единицу изделия так и в целом по предприятию.
К задачам фотографии можно отнести расчет общей величины времени, затрачиваемого всеми работниками, количества продукции, изготовленной в конкретный промежуток времени, учет возможных его потерь, рациональное построение рабочего процесса, а также выявление источников для увеличения производительности труда.
Изучая полученные данные, экономисты и руководители разрабатывают нормативы и составляют планы и бюджет компании, а также корректирует ее штатное расписание. Фотографию также могут проводить после ввода нового автоматизированного оборудования, в результате которого будет осуществляться высвобождение рабочих.
В основном обязанность по изучению времени работы возлагается на специалистов кадровой службы или экономического отдела. Фотография может проводиться как всего рабочего процесса, так и определенной стадии, бригады или конкретного специалиста.
На подготовительном этапе, перед исследованием, определяются цели данного мероприятия, изучаются действующие нормы, должностные обязанности и рассматриваются кандидаты, деятельность которых в организации будет обследоваться. Для получения высоких результатов целесообразней выбирать для наблюдения профессиональных работников со значительным стажем работы или лучшей производительности труда.
В некоторых случаях допускается проведение самофотографии, при которой сотрудник самостоятельно в отчете фиксирует соответствующее время и продолжительность своей работы. Это позволит сотруднику самостоятельно выявить бесполезно потраченное на работе и увеличить эффективность роботы без привлечении сторонних наблюдателей.
В процессе наблюдения составляется отчет, который называется карта фотографии рабочего дня. Не существует его стандартизированной формы. Оформляемый бланк должен содержать определенные реквизиты. Как правило, в компаниях разрабатывается формуляр, которой при необходимости заполняется ответственным лицом.
Затем проводится анализ полученных сведений, по результатам которого выявляются отклонения, и в дальнейшем принимаются решения.
Фотография рабочего дня пример заполнения
В документе указывается название компании и ее структурного подразделения. Далее его наименование, номер и дата проведения наблюдения.
В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.
Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.
Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:
- Подготовительно-заключительное время.
- Время обслуживание рабочего места.
- Оперативное время.
- Время перерывов.
Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.
Примерно так осуществляется отражение всех этапов рабочего процесса на производстве:
Фотография рабочего дня образец
Защита права собственности, оспаривание действий (бездействий), решений и ненормативных актов органов государственной власти, споры в сфере земельных правоотношений, трудовые споры; договорное право, сопровождение сделок с недвижимостью
Фотография рабочего времени помогает определить уровень продуктивности работников компании. В статье знакомим с примером ее оформления и рассказываем о способах составления шаблона карты фотографии рабочего времени в зависимости от предназначения документа.
Карта фотографии рабочего времени: сущность метода
На основании зафиксированных в карте фотографии рабочего времени данных можно сделать вывод:
- об эффективности использования рабочего времени самим сотрудником;
- о существовании проблем (в т. ч. технических) в организации труда отдельного сотрудника или группы трудящихся, выливающихся в потери рабочего времени;
- о затратности по времени той или иной работы или операции и т. д.
Карта фотографии рабочего времени представляет собой таблицу (самый распространенный вариант представления информации), в которую сотрудник записывает проводимые в течение заданного периода действия, указывая затраченное на каждое из них время.
Карта фотографии рабочего времени может быть учтена в качестве доказательства при определении права трудящегося на ту или иную льготу, компенсацию или гарантию (например, решение Калининградского облсуда от 03.04.2015 по делу № 33-1071/2015).
Обратите внимание! Такой порядок наблюдения руководитель организации должен утвердить приказом и ознакомить с ним затронутых данным актом сотрудников. Это позволит при необходимости доказать правомерность действий работодателя при назначении фотографии рабочего времени (например, решение Бокситогорского горсуда Ленинградской области от 29.06.2010 по делу № 2-366/2010).
Еще больше судебной практики вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Оформление карты фотографии рабочего времени
Важно! Требования к правилам оформления карты фотографии рабочего дня не установлены ни трудовым, ни иным законодательством РФ и разрабатываются каждым работодателем самостоятельно.
Процедура не является обязательной для использования организацией и применяется лишь в случаях, когда тот или иной работодатель сочтет это необходимым. На усмотрение работодателя оставлена и судьба полученных результатов исследования, их дальнейшее использование.
Представление информации обычно производится посредством заполнения специальной таблицы, разработанной работодателем, хотя возможны и иные способы.
Обратите внимание! Главное условие — это последовательное внесение абсолютно всех производимых в течение рабочего времени действий (в т. ч. имеющих лишь опосредованное отношение к работе или вообще не относящихся к ней) с указанием точного времени, затраченного на их осуществление. Другой вариант — указание конкретного времени начала операции и времени ее окончания, в зависимости от выбранной формы отчета.
К такой карте фотографии рабочего времени могут также прилагаться фото- и видеоматериалы.
Какие сведения необходимы для составления шаблона карты фотографии рабочего дня?
Для того чтобы начать названное исследование и составить бланк отчета, надлежит определиться со следующими параметрами:
- Кто будет проводить наблюдение за сотрудником:
- сам сотрудник (в этом случае речь идет о т. н. самофотографии);
- сторонний наблюдатель;
- видеорегистратор.
- На какой период будет организовано наблюдение:
- в продолжение определенной части 1 рабочего дня / смены;
- в продолжение 1 рабочего дня / смены;
- в продолжение нескольких рабочих дней / смен;
- в продолжение 1 рабочей недели и т. д.
- Какова систематичность проведения исследования:
- разовое наблюдение (имеется в виду 1 определенный период исследования);
- с установленной периодичностью (1 раз в несколько дней или недель, месяцев и т. д.).
- На какое количество сотрудников будет составлена карта фотографии рабочего времени:
- на 1 конкретного специалиста;
- на несколько сотрудников 1 структурного подразделения;
- на целый отдел / структурное подразделение;
- на несколько сотрудников из разных отделов;
- на всех сотрудников данной организации и т. д.
5. Какая форма организации наблюдения будет выбрана:
- сплошное — в продолжение 1 рабочего дня / смены;
- выборочное — наблюдаться будет лишь выполнение отдельных операций или процедур;
- моментное — наблюдатель будет фиксировать данные по установленному графику.
С учетом названных и иных необходимых, по мнению проводящего исследование, данных следует составить бланк карты фотографии рабочего времени для заполнения.
Самофотография рабочего времени (пример заполнения)
Самофотография рабочего времени осуществляется самим работником. Перечень необходимых для фиксации в отчете сведений определяется работодателем. Это может быть:
- последовательное описание каждой из процедур, выполняемых сотрудником в течение дня (включая перерывы в работе), если работодатель желает оценить, каким образом специалист строит рабочий день;
- указание только тех временных потерь, которые влекут за собой снижение эффективности работы в продолжение рабочего дня/смены;
- описание затрат времени, относящихся к выполнению конкретного вида работы.
Метод самофотографии наименее затратен как материально, так и эргономически, однако имеет недостаток — сомнительную объективность проверяемого сотрудника. Поэтому рекомендуется использовать такой способ проведения наблюдений с определенной систематичностью (а не разово) и в течение нескольких дней подряд.
Пример заполнения карты по результатам самофотографии представлен ниже:
Итак, фотография рабочего времени — это один из весьма распространенных методов наблюдений за временными затратами исполнителя на определенном отрезке трудовой деятельности. В процессе осуществления такого наблюдения заполняется специальный отчет — карта фотографии рабочего времени, форма и содержание которого определяются работодателем самостоятельно с учетом целей проведения наблюдения.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Читайте также: