Как сделать факсимиле подписи

Обновлено: 05.07.2024

Несмотря на активное внедрение СЭД и ЭЦП, в деловом документообороте активно применяются печати и штампы. В цикле статей расскажем, как организовать работу с печатями и штампами, учитывая юридические особенности. Первая статья посвящена использованию факсимиле.

печать – устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу;
оттиск – изображение клише печати на бумаге.
клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Официальных терминов мало, учитывая сложившуюся практику работы с документами. Разновидностей печатей несколько, и каждая из них имеет определенную задачу.

По назначению печать бывает:

печать – заверяет подлинность подписи должностного лица посредством нанесения оттиска на документ [2];
штамп – содержит текстовую информацию. Форма штампов – произвольная. Напомним, что апостиль также является штампом;
факсимиле – разновидность штампа, оттиск которого воспроизводит подпись официального лица;
штемпель – с его помощью почтовые работники проставляют печати на почтовых отправлениях.

По наличию на печатях государственной символики печать бывает:

По форме печать может быть:

круглой – самая распространенная форма печати. Ее применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели;
треугольной – обычно используют медицинские учреждения;
овальной – для внутреннего пользования в библиотеках и организациях;
прямоугольной – это, как правило, штамп, штемпель.

ПРАВОВАЯ БАЗА

МНС РФ в своем информационном письме поясняет:

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ можно сделать вывод, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно. Но в этой статье не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. Факт согласия на использование факсимиле можно зафиксировать как непосредственно в договоре, заключаемом с контрагентом, так и в отдельном соглашении, иначе при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 № КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6, постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 № А56-30237/02):

федеральным законом;
иным нормативным правовым актом (НПА);
соглашением сторон.

СОГЛАШЕНИЕ СТОРОН ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ФАКСИМИЛЕ

Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.

ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

На доверенности

Нельзя использовать факсимиле при подписании доверенности:

[1] В ред. от 04.03.2004.

[3] Выделено автором.

[4] Выделено автором.

[5] Выделено автором.

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
прописать основание, по которому действует каждый субъект;
прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
служебные удостоверения;
полисы (медицинские и страховые);
письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

Факсимиле логотипа, печати, подписи руководителя организации и главного бухгалтера в 1С 8.3 настраиваются в карточке организации (Главное – Организации). Факсимиле других сотрудников настраиваются в справочнике "Сотрудники" по ссылке "Подпись". Для отображения факсимиле в документах необходимо открыть печатную форму документа (по кнопке "Печать") и установить флажок "Подпись и печать". Обратите внимание: если в карточке организации не было установлено ни одного факсимиле, этот флажок не является активным (поэтому для отображения факсимиле сотрудника в документах необходимо, чтобы в карточке организации была настроена хотя бы одна факсимильная подпись).

По итогам нажмите кнопку Записать и закрыть для сохранения изменений.
Для настройки факсимиле других сотрудников откройте справочник "Сотрудники" (Зарплата и кадры - Сотрудники), выберите сотрудника и перейдите по ссылке "Подпись". Загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением подписи в формате PNG.

После настройки подписей и печати в документах, где возможно их выведение, появится возможность установить флажок для их появления.

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

В каком документе закрепить порядок использования факсимиле

Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.

Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .

Что предусмотреть в ЛНПА

Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.

Как организовать учет факсимиле

По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Журнал учета факсимиле подписей
N п/п	Наименование факсимиле	Оттиск факсимиле	Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле	Отметка об уничтожении факсимиле

Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии .

Где хранится факсимиле

Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.

Примеры формулировок:

Кто обеспечивает сохранность факсимиле

Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.

Пример формулировки:

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Пример формулировки:

Кто вправе проставлять факсимиле

Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования. Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.

Примеры формулировок:

На каких документах разрешено проставлять факсимиле

При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон .

Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении .

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Примеры формулировок:

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;
— поздравительных открытках и письмах;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах.

Как действовать в случае утраты факсимиле

По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.

Пример формулировки:

Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.

Судебная практика

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

Постановление судебной коллегии по экономическим делам
Верховного Суда Республики Беларусь от 23.08.2016
(дело N 195-13/2015М/660А/914К)

Как уничтожается факсимиле

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.

Пример формулировки:

«Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директором организации.

Дополнительно организация вправе урегулировать в ЛНПА и другие вопросы, например:
— установить порядок изготовления факсимиле;
— определить список должностных лиц, факсимиле подписи которых могут быть использованы на документах.

Читайте также: